Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế là văn bản do bên thuê vận chuyển và bên vận chuyển cùng lập khi kết thúc hợp đồng. Văn bản này ghi nhận hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ về khối lượng hàng, cước phí, bồi thường (nếu có) và chấm dứt hiệu lực hợp đồng vận chuyển ban đầu. Khác với hàng hóa thông thường, vật tư y tế như trang thiết bị, hóa chất, sinh phẩm, vắc xin thường có yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản và nhiệt độ, do đó biên bản thanh lý cần thể hiện rõ tình trạng hàng hóa khi bàn giao.

Vai trò pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

Biên bản thanh lý là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng, giúp các bên dứt điểm công nợ và tránh tranh chấp kéo dài. Với các đơn vị y tế công lập, đây còn là điều kiện để Kho bạc Nhà nước giải ngân số tiền còn lại và giải tỏa bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Vì vậy, biên bản cần được soạn thảo chặt chẽ, đầy đủ nội dung và đúng quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển

Bộ Luật Dân sự 2015

Bộ Luật Dân sự 2015 quy định về chấm dứt hợp đồng tại Điều 422 và thời hiệu khởi kiện tại Điều 429. Đây là nền tảng pháp lý chung để các bên xác định thời điểm hết hiệu lực của hợp đồng vận chuyển.

Luật Thương mại 2005

Luật Thương mại 2005 tại các Điều từ 190 đến 201 quy định trực tiếp về hợp đồng vận chuyển hàng hóa, bao gồm nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm bồi thường và quyền cầm giữ hàng hóa. Biên bản thanh lý cần đối chiếu các quy định này để đảm bảo tính thống nhất.

Các quy định liên quan đến vật tư y tế

Với vật tư y tế, cần lưu ý Nghị định 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế, Luật Dược 2016 và Thông tư 36/2016/TT-BYT về Thực hành tốt bảo quản thuốc. Nếu vận chuyển vắc xin, sinh phẩm, biên bản cần ghi rõ nhiệt độ chuỗi lạnh khi giao nhận để làm căn cứ quy trách nhiệm.

Thời điểm cần lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

Biên bản nên được lập ngay sau khi giao xong lô hàng cuối cùng hoặc khi hợp đồng hết thời hạn, tốt nhất trong vòng 30 ngày để tránh thất lạc chứng từ. Ngoài ra, biên bản cũng được lập khi hợp đồng hoàn thành trước hạn, gặp sự kiện bất khả kháng hoặc một bên vi phạm nghiêm trọng. Việc chậm lập biên bản khiến việc đối chiếu công nợ trở nên khó khăn và dễ phát sinh khiếu nại.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

1. Rà soát hợp đồng gốc, các phụ lục và điều khoản liên quan.
2. Chốt khối lượng thực hiện thực tế với chữ ký xác nhận của thủ kho hoặc người giao nhận.
3. Đối chiếu công nợ: cước phí cơ bản, phụ phí, thuế GTGT, số tiền tạm ứng.
4. Soạn nội dung biên bản theo cấu trúc chuẩn và các thỏa thuận đã đạt được.
5. Ký tên, đóng dấu bởi người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

Một biên bản đầy đủ gồm: quốc hiệu, tên biên bản, thông tin các bên, căn cứ pháp lý, kết quả nghiệm thu, quyết toán tài chính, cam kết và chữ ký. Phần quyết toán cần tách bạch từng khoản mục; phần giao nhận cần mô tả số lô, hạn dùng, nhiệt độ bảo quản, tình trạng niêm phong để dễ đối chiếu khi có khiếu nại.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế thông dụng

Tùy vào đối tượng, bạn có thể sử dụng mẫu giữa doanh nghiệp vận tải và nhà cung ứng, mẫu cho gói thầu bệnh viện công hoặc mẫu đơn giản cho phòng khám tư nhân. Nếu vận chuyển bằng xe chuyên dụng, bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì xe cứu thương để bổ sung các điều khoản phù hợp.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý

• Chỉ lập biên bản sau khi đã đối chiếu công nợ chính xác.
• Không ghi đã giải quyết xong toàn bộ nếu vẫn còn hóa đơn chưa xuất.
• Kiểm tra tên, mã số thuế trên biên bản trùng khớp với hợp đồng và hóa đơn.
• Lưu trữ biên bản tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
• Với hợp đồng vận chuyển đường biển, cần đối chiếu chứng từ cảng biển. Trường hợp thuê tàu, có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu du lịch đường biển.

Những lỗi thường gặp khi thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

Nhiều đơn vị mắc lỗi ghi sai số hợp đồng, để người không có thẩm quyền ký thanh lý, quên đính kèm phụ lục hoặc viết số tiền bằng số và bằng chữ không khớp. Đặc thù ngành y tế còn có lỗi bỏ sót thông tin về nhiệt độ, số lô, hạn dùng của vật tư. Khi hạ tầng cảng, kho bãi tham gia vào quá trình vận chuyển, bạn nên tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì cầu cảng di động để xử lý đúng các tài sản phụ trợ.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý không?

Không, trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận. Chữ ký và con dấu của người đại diện hợp pháp là đủ điều kiện.

Hồ sơ thanh lý gồm những gì?

Hồ sơ gồm hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận hàng, hóa đơn GTGT và biên bản thanh lý hợp đồng.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế (Word/PDF)

Bạn có thể tải ngay mẫu chuẩn tại Mẫu Biên Bản, chỉnh sửa thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp. Nếu cần thêm các mẫu thanh lý chuyên ngành khác, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.