Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên xác nhận toàn bộ công việc tổ chức sự kiện đã hoàn thành theo đúng thỏa thuận, đồng thời chốt các nghĩa vụ tài chính cuối cùng và chấm dứt hợp đồng. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi nghĩa vụ hoàn thành, và biên bản này là chứng cứ quan trọng để xác định thời điểm đó.

Trong thực tế, hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói thường bao gồm nhiều hạng mục: thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC, vũ đoàn, in ấn, quà tặng, hoa, bàn ghế… Vì vậy, biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện đóng vai trò như “bản chốt cuối” để xác nhận mọi công việc đã bàn giao, tránh việc một bên đòi thêm chi phí sau khi sự kiện đã kết thúc.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng sự kiện

Tranh chấp hợp đồng dịch vụ là một trong những loại tranh chấp thương mại phổ biến. Theo báo cáo của Tòa án nhân dân tối cao, số vụ án kinh doanh thương mại năm 2023 tăng khoảng 8–10% so với năm 2022, trong đó các vụ liên quan đến thanh toán sau khi kết thúc dịch vụ chiếm tỉ trọng lớn. Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện có giá trị như một thỏa thuận song phương; nếu không có văn bản này, bên cung cấp dịch vụ có thể bị khiếu nại đòi hoàn tiền hoặc bồi thường dù đã tổ chức thành công chương trình.

Phân biệt biên bản nghiệm thu và biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ sự kiện

Biên bản nghiệm thu chỉ ghi nhận khối lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành; còn biên bản thanh lý đi xa hơn một bước, xác nhận việc chốt số tiền cuối cùng, trả nốt hoặc hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính giữa hai bên. Trong nghiệp vụ kế toán, nhiều doanh nghiệp gộp nghiệm thu và thanh lý vào một biên bản khi dịch vụ đã hoàn thành, nhưng về mặt kiểm toán và thuế, nên tách riêng để xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn GTGT – vì biên bản thanh lý thường được ký sau khi các bên đã thống nhất toàn bộ công nợ.

Thời điểm cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Thời điểm chuẩn để lập biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện là sau khi bên A đã tổ chức xong sự kiện, bên B đã nghiệm thu, và trước khi thanh toán khoản tiền cuối cùng; thông thường trong vòng 7–10 ngày làm việc kể từ khi sự kiện kết thúc. Nếu sự kiện kéo dài nhiều giai đoạn, các bên cần quy định rõ thời điểm lập biên bản thanh lý từng giai đoạn hoặc một biên bản tổng khi hoàn thành toàn bộ các hạng mục.

Căn cứ pháp lý và điều kiện để thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Căn cứ pháp lý thường được ghi trong biên bản gồm: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan. Điều kiện then chốt để thanh lý là toàn bộ công việc đã hoàn thành, không có khiếu nại về chất lượng dịch vụ, hoặc nếu có thì đã được giải quyết xong bằng phụ lục hoặc văn bản đồng ý – đây chính là hồ sơ thanh lý hợp đồng sự kiện mà kế toán viên thường lưu để phục vụ quyết toán.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện chi tiết

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Trong biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện, thông tin của bên A (đơn vị tổ chức sự kiện) và bên B (khách hàng) phải ghi đầy đủ: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, số CCCD/CMND; thiếu hoặc sai thông tin sẽ khiến biên bản khó được tòa án công nhận khi xảy ra kiện tụng.

Căn cứ hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện đã ký kết

Phải ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên sự kiện cụ thể; nếu có phụ lục hoặc thỏa thuận bổ sung (tăng hạng mục, thay đổi giá, gia hạn thời gian) thì cần liệt kê đầy đủ. Một sai lầm làm mất hiệu lực của biên bản là ghi sai căn cứ – ví dụ ghi số hợp đồng cũ trong khi đã có hợp đồng phụ.

Nội dung nghiệm thu công việc tổ chức sự kiện đã hoàn thành

Phần này cần mô tả ngắn gọn nhưng đầy đủ: sự kiện có tên gì, diễn ra khi nào, tại địa điểm nào, số lượng khách thực tế, các hạng mục đã bàn giao tương ứng với điều khoản hợp đồng. Với sự kiện trọn gói, nên kèm bảng phụ lục liệt kê từng nhóm dịch vụ: địa điểm, sân khấu, kỹ thuật, in ấn, lễ tân, bảo vệ, trong đó ghi rõ số lượng thực tế so với hợp đồng.

Giá trị hợp đồng và quyết toán chi phí tổ chức sự kiện

Theo chuẩn mực kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC, giá trị quyết toán phải bao gồm: giá trị chưa thuế GTGT, thuế GTGT (kể cả thuế suất 8% theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP nếu hoạt động tổ chức sự kiện thuộc đối tượng giảm thuế), tổng giá trị, số tiền đã tạm ứng và số còn lại. Các bên cần đối chiếu khoản tạm ứng với sao kê ngân hàng; việc ghi “đã nhận đủ” nhưng thực tế chưa nhận là lỗi rất phổ biến.

Xác nhận số tiền còn phải thanh toán sau thanh lý

Nếu còn khoản nợ, ghi rõ con số chính xác (bằng số và bằng chữ), thời hạn thanh toán, phương thức chuyển khoản, số tài khoản thụ hưởng; tránh dùng cụm từ mơ hồ. Nếu đã thanh toán đủ, phần xác nhận phải ghi câu: “Bên B đã thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng cho bên A; bên A xác nhận đã nhận đủ và không còn khoản phải thu nào.”

Cam kết chấm dứt nghĩa vụ và không phát sinh tranh chấp

Trong mọi mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn, cần có điều khoản: “Hai bên cam kết sau khi biên bản này được ký, hợp đồng không còn giá trị ràng buộc và không có bất kỳ khiếu nại, tranh chấp nào phát sinh.” Thực tiễn tòa án đã nhiều lần bác đơn khởi kiện sau thanh lý vì bên nguyên đơn đã tự nguyện ký cam kết này.

Hiệu lực và số lượng bản lập của biên bản

Biên bản thanh lý hợp đồng thường được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản; nếu cần nộp cho cơ quan thuế hoặc ngân hàng, có thể lập thành 04 bản. Điều khoản hiệu lực cần ghi ngày tháng năm và địa điểm ký; biên bản có hiệu lực kể từ ngày hai bên đại diện ký và đóng dấu (nếu là tổ chức).

Các mục bắt buộc có trong mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Một mẫu hoàn chỉnh phải có 8 nhóm: (1) quốc hiệu – tiêu ngữ; (2) tên văn bản; (3) thông tin các bên; (4) căn cứ pháp lý và hợp đồng; (5) nội dung thanh lý gồm nghiệm thu, giá trị và công nợ; (6) cam kết chấm dứt tranh chấp; (7) hiệu lực và số bản; (8) chữ ký, họ tên, con dấu. Ngoài ra, mẫu chuyên nghiệp nên bổ sung mã số hồ sơ và phần phụ lục đính kèm để cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện (file Word)

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn dưới dạng file Word (.docx) để dễ chỉnh sửa. Tùy theo loại hình sự kiện, bạn nên chọn mẫu phù hợp:

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện

Đối với dạng mẫu gộp, phần nghiệm thu cần liệt kê kèm “đạt yêu cầu” hoặc “chấp nhận” cho từng hạng mục; phần thanh lý xác nhận tổng giá trị cuối cùng sau khi đã trừ các khoản phạt, bồi thường (nếu có). Mẫu này giúp rút gọn thủ tục, nhưng cần lưu ý thời điểm xuất hóa đơn VAT được xác lập tại thời điểm ký.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện ngắn gọn

Mẫu ngắn gọn phù hợp với sự kiện nhỏ, giá trị dưới 50 triệu đồng, chỉ cần 1 trang A4, nhưng vẫn phải có bốn nội dung cốt lõi: các bên, số hợp đồng, số tiền đã quyết toán, cam kết không khiếu nại. Dù ngắn, vẫn nên ghi rõ “biên bản này thay thế cho mọi thỏa thuận trước đó” để tránh tranh chấp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện song ngữ Anh – Việt

Một số khách hàng ngoại quốc yêu cầu biên bản song ngữ; cần dùng thuật ngữ chuẩn: “Contract Settlement Agreement”, tránh dùng “Liquidation” đơn lẻ vì trong tiếng Anh thương mại thường gắn với giải thể công ty. Trong mẫu song ngữ, nên quy định ngôn ngữ ưu tiên khi có sự khác biệt giữa hai văn bản.

Nếu bạn tổ chức các loại hình sự kiện đặc thù, có thể tham khảo thêm các mẫu chuyên biệt như biên bản thanh lý hợp đồng đặt tiệc tất niên, biên bản thanh lý hợp đồng đặt tiệc hay biên bản thanh lý hợp đồng đặt tiệc hội nghị để áp dụng cho phù hợp.

Lưu ý khi ký biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Người ký biên bản phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ; nếu không có giấy ủy quyền, biên bản có thể bị tuyên vô hiệu. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định việc dùng con dấu, nhưng thực tiễn tòa án và ngân hàng vẫn yêu cầu con dấu trên biên bản thanh lý; do đó, tốt nhất nên đóng dấu đỏ cạnh chữ ký để tăng giá trị pháp lý.

Những sai lầm thường gặp khi thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Sai lầm phổ biến: ký thanh lý ngay sau sự kiện mà chưa đối chiếu số sản phẩm thực tế với hóa đơn nhà cung cấp phụ trợ, dẫn đến chi phí phát sinh từ trong đêm sự kiện không được ghi nhận. Sai lầm thứ hai: ghi “đã thanh toán đủ” trong biên bản khi khách hàng mới thanh toán một phần; về mặt pháp lý, người ký đã cam kết nhận đủ, thì nếu khách hàng không trả tiếp, đơn vị tổ chức sẽ rất khó khởi kiện đòi nốt số còn lại.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện

Có bắt buộc phải công chứng biên bản thanh lý hợp đồng không?

Theo Luật Công chứng 2014, biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện không thuộc danh mục phải công chứng, nên việc công chứng là tự nguyện. Tuy nhiên, khi có công chứng, biên bản có giá trị chứng cứ hiển nhiên, giúp giảm nhẹ thủ tục chứng minh nếu một bên cố tình không thừa nhận chữ ký.

Nếu một bên không đồng ý ký thanh lý thì xử lý thế nào?

Trước hết, bên mong muốn thanh lý nên gửi thông báo bằng văn bản cho bên còn lại, lưu lại biên nhận gửi thư và email. Nếu vẫn không hợp tác, bên có quyền lợi bị ảnh hưởng có thể khởi kiện yêu cầu tòa án công nhận việc chấm dứt hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015; thời hiệu khởi kiện là 3 năm theo Điều 429, và biên bản thanh lý do một bên soạn thảo vẫn là một chứng cứ về sự hoàn thành công việc.

Biên bản thanh lý có thay thế được hóa đơn VAT không?

Không. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn VAT phải được lập tại thời điểm hoàn thành dịch vụ; biên bản thanh lý không có chức năng thay thế hóa đơn, chỉ là chứng từ bổ sung. Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn chậm hoặc không xuất hóa đơn sau khi ký biên bản thanh lý, có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức sự kiện không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hãy luôn chuẩn bị sẵn một mẫu chuyên nghiệp, điền đầy đủ thông tin, đối chiếu kỹ công nợ trước khi ký. Để nhanh chóng có được mẫu chuẩn, bạn có thể tải ngay các file Word trên trang Mẫu Biên Bản và tùy chỉnh theo yêu cầu. Đừng quên sử dụng các mẫu chuyên biệt cho từng loại sự kiện để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp cao nhất!