Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở khách du lịch là văn bản pháp lý ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng giữa bên cho thuê và bên thuê sau khi hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, đây là căn cứ xác nhận sự kết thúc quan hệ hợp đồng. Văn bản này còn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh vận tải hành khách du lịch theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP.

Tầm quan trọng của biên bản thanh lý hợp đồng khi kết thúc chuyến thuê xe du lịch

Khi chuyến du lịch kết thúc, biên bản thanh lý giúp hai bên chốt công nợ, xác nhận tình trạng xe và giải quyết mọi phát sinh. Theo thống kê, nhiều tranh chấp du lịch được giải quyết thuận lợi hơn khi có biên bản thanh lý. Đây là cơ sở để xuất hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời giúp doanh nghiệp lữ hành quản trị rủi ro hiệu quả.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở khách du lịch?

Hoàn tất chuyến đi theo đúng hợp đồng

Hai bên ký thanh lý khi xe đã hoàn thành hành trình, bàn giao lại đúng địa điểm và không có phát sinh. Theo Thông tư 05/2020/TT-BVHTTDL, thanh lý nên thực hiện trong vòng 5 ngày làm việc. Việc lập biên bản này cũng tương tự như khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe tải nhẹ nội đô hay biên bản thanh lý hợp đồng thuê bãi đỗ xe tải tại cảng – đều cần ghi nhận rõ ràng tình hình bàn giao và nghiệm thu.

Hợp đồng thuê xe dài ngày hoặc tour trọn gói

Với các tour xuyên Việt hoặc dài ngày, biên bản thanh lý cần chi tiết từng chặng, số km thực tế và chi phí phát sinh. Điều này giúp tránh khiếu nại về chất lượng dịch vụ.

Có vi phạm hoặc bồi thường

Nếu có hư hỏng, chậm giờ hoặc thay đổi lịch trình, biên bản thanh lý là cơ sở để ghi nhận mức bồi thường và trách nhiệm từng bên theo Bộ luật Dân sự.

Căn cứ pháp lý khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe du lịch

Các văn bản pháp lý cần dựa vào gồm: Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422-428), Nghị định 10/2020/NĐ-CP, Luật Du lịch 2017, Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Biên bản thanh lý không bắt buộc công chứng trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng có giá trị lớn. Ngoài ra, tùy loại hình vận tải mà bạn có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển vật tư y tế để áp dụng các nguyên tắc tương tự.

Nội dung chuẩn bắt buộc có trong mẫu biên bản

Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Phần này trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ghi rõ tên văn bản "BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ XE CHỞ KHÁCH DU LỊCH" và số hiệu văn bản.

Thông tin hai bên

Cần đầy đủ tên công ty, mã số thuế, số giấy phép kinh doanh vận tải, người đại diện. Đối với bên cho thuê, phải có giấy phép theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP.

Căn cứ và thời điểm chấm dứt hợp đồng

Ghi rõ số hợp đồng gốc, ngày ký và thời điểm kết thúc. Nên xác định rõ ngày hoàn thành nghĩa vụ để tránh tranh chấp về chi phí phát sinh.

Xác minh tình hình thực hiện

Cần đối soát số km thực tế, lộ trình đã đi, kiểm tra tình trạng xe và đánh giá mức độ hoàn thành nghĩa vụ của hai bên. Nên chụp ảnh hoặc quay video làm bằng chứng.

Quyết toán chi phí và bồi thường

Tổng hợp các khoản phải thanh toán, bao gồm tiền thuê còn lại, chi phí phát sinh và bồi thường nếu có. Hai bên ký xác nhận số tiền cuối cùng.

Điều khoản thừa nhận và chữ ký

Cuối văn bản, hai bên cam kết không còn khiếu nại gì khác và cùng ký tên, đóng dấu.

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thanh lý hợp đồng xe chở khách du lịch chuẩn

Bước 1 – Ghi đầy đủ quốc hiệu, số hợp đồng gốc

Đảm bảo thông tin trùng khớp với hợp đồng đã ký để thuận tiện đối chiếu.

Bước 2 – Kiểm tra thông tin tổ chức/cá nhân hai bên

Xác minh giấy phép kinh doanh, CCCD của người đại diện và thông tin trên giấy đăng ký xe.

Bước 3 – Ghi nhận kết quả đối soát và nghiệm thu xe

Chi tiết về số km, lộ trình, tình trạng xe. Nếu có phát sinh, ghi rõ nguyên nhân và trách nhiệm.

Bước 4: Xử lý công nợ và hoàn thiện pháp lý

Chốt số tiền và giao nhận, sau đó ký tên đóng dấu. Lưu trữ cẩn thận để phục vụ kế toán và thuế.

Download Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở khách du lịch (Word/PDF)

Bạn có thể tải về mẫu miễn phí để sử dụng ngay. Mẫu được soạn thảo sẵn theo đúng quy định pháp luật, chỉ cần điền thông tin.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Không bắt buộc theo luật nhưng rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp.

Một bên đã thanh toán đủ hết tại đi xe có cần thanh lý?

Vẫn nên lập biên bản để xác nhận không còn nghĩa vụ phát sinh và có cơ sở xuất hóa đơn.

Lập biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Chỉ cần khi hai bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng lớn trên 100 triệu đồng.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở khách du lịch là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp kết thúc hợp đồng một cách an toàn và hợp pháp. Hãy sử dụng mẫu chuẩn để đảm bảo quyền lợi của mình. Tải ngay để áp dụng vào hoạt động kinh doanh!