Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng là văn bản do bên cho thuê tàu (chủ tàu hoặc công ty quản lý tàu) và bên thuê tàu cùng ký kết sau khi quan hệ thuê tàu kết thúc. Văn bản này ghi nhận các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã được hoàn thành, chốt số liệu quyết toán cước phí, chi phí, bồi thường (nếu có) và xác nhận hai bên chấm dứt hiệu lực hợp đồng.

Về bản chất, biên bản thanh lý không tạo lập quyền, nghĩa vụ mới mà là sự xác nhận tình trạng hoàn thành nghĩa vụ, đối chiếu công nợ và là cơ sở để giải quyết các vấn đề tài chính tồn đọng. Trong thực tiễn logistics, biên bản này thường được lập sau khi tàu được trả lại, sau khi hoàn thành xếp dỡ hàng hóa hoặc khi các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Dù Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 không định nghĩa biên bản thanh lý là một loại hợp đồng riêng, nó vẫn là chứng cứ quan trọng để chứng minh hợp đồng đã kết thúc, giúp hạn chế tranh chấp và hỗ trợ quyết toán bảo hiểm, hải quan, thuế.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng?

Hết thời hạn thuê tàu theo hợp đồng (thuê định hạn, thuê trần)

Đối với hợp đồng thuê tàu định hạn, khi hết thời hạn, tàu phải được trả lại cho chủ tàu và hai bên lập biên bản thanh lý sau khi xác nhận tình trạng tàu và quyết toán tiền thuê. Tương tự, với thuê tàu trần (bareboat charter), biên bản thanh lý thường đi kèm biên bản bàn giao lại tàu để xác nhận bên thuê không còn nợ cước thuê hoặc chi phí bảo dưỡng. Thông lệ các hợp đồng thuê định hạn có điều khoản trả tàu, và sau khi trả tàu, các bên thường chốt số dư trong vòng 7–30 ngày.

Hoàn tất chuyến đi, tàu dỡ xong hàng hóa (thuê chuyến)

Với hợp đồng thuê tàu chuyến, biên bản thanh lý được lập sau khi tàu cập cảng đích và dỡ hết hàng. Các bên phải đối chiếu giấy giao nhận, bảng khai hàng, thời gian làm hàng (laytime) để xác định chính xác số lượng hàng, cước phí và các chi phí phát sinh như hoa tiêu, lai dắt, cảng phí. Thông thường biên bản được ký ngay sau khi dỡ hàng xong, trước khi tàu rời cảng, tránh việc bên thuê cấu trừ cước phí vô lý.

Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt theo thỏa thuận của các bên. Khi chấm dứt trước hạn, biên bản thanh lý cần ghi rõ lý do, số tiền thuê đã trả và phải hoàn trả, khoản bồi thường nếu có, cũng như cách xử lý các chi phí phát sinh do việc kết thúc sớm.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu

Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015

Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (Luật số 95/2015/QH13, hiệu lực từ 01/7/2017) là văn bản pháp lý quan trọng nhất điều chỉnh quan hệ thuê tàu. Chương X của Bộ luật quy định chi tiết về các loại hợp đồng thuê tàu định hạn, thuê chuyến và thuê tàu trần. Biên bản thanh lý cần đối chiếu các quy định này để xác định nghĩa vụ của từng bên, đặc biệt là trách nhiệm về cước phí, nhiên liệu, cảng phí và thời gian thuê.

Bộ luật Dân sự 2015 về chấm dứt hợp đồng

Điều 422, 423 và 424 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng và hậu quả pháp lý. Biên bản thanh lý chính là hiện thân của sự thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, giúp các bên chốt nghĩa vụ tài chính cuối cùng. Khi có xác nhận nợ rõ ràng, biên bản này có giá trị làm căn cứ khởi kiện theo Điều 294 về nghĩa vụ trả nợ.

Thông tư, văn bản hướng dẫn liên quan đến vận tải biển

Hiện chưa có văn bản riêng quy định về biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu, nhưng cần rà soát Nghị định 146/2024/NĐ-CP và Thông tư 15/2024/TT-BGTVT khi liên quan đến đăng ký tàu biển. Ngoài ra, Thông tư 86/2024/TT-BTC yêu cầu chứng từ kế toán phù hợp khi quyết toán cước vận tải biển, trong đó có biên bản thanh lý.

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng

Thông tin các bên tham gia (bên cho thuê – chủ tàu và bên thuê tàu)

Cần ghi đầy đủ tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức danh và số tài khoản ngân hàng của cả hai bên. Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ.

Thông tin tàu và hợp đồng thuê tàu được thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên tàu, quốc tịch, số IMO, trọng tải, cảng đăng ký. Với thuê chuyến, cần bổ sung cảng xếp dỡ, hàng hóa, số chuyến; với thuê định hạn, cần thời điểm giao/trả tàu, số ngày thuê, số ngày off-hire.

Tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên

Liệt kê từng nghĩa vụ đã hoàn thành, ví dụ chủ tàu cung cấp tàu đúng tiêu chuẩn, đúng lịch; bên thuê trả tiền thuê đúng hạn, trả tàu đúng cảng. Nếu có vi phạm, cần xác nhận mức bồi thường đã thống nhất.

Quyết toán cước phí thuê tàu và các chi phí phát sinh

Chốt tổng tiền thuê, tiền đã trả, số còn phải thanh toán hoặc hoàn trả, kèm thời hạn thanh toán. Với thuê định hạn, tính thêm nhiên liệu, dầu nhờn, cảng phí; với thuê chuyến, tính demurrage/despatch và điều chỉnh theo khối lượng hàng thực tế.

Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ và cam kết không còn khiếu nại

Đây là nội dung quan trọng nhất: hai bên xác nhận sau khi ký biên bản, mọi nghĩa vụ đã hoàn thành, không còn khiếu nại phát sinh, trừ nghĩa vụ được bảo lưu cụ thể.

Hiệu lực và số lượng bản biên bản

Ghi rõ biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ bao nhiêu bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng chuẩn (tải miễn phí)

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng dạng Word/PDF giúp bạn dễ dàng tải về và điền thông tin. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác kinh doanh vận tải và biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế để áp dụng cho các loại hợp đồng thương mại khác.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu đúng pháp lý

Lưu ý về chữ ký, con dấu và thẩm quyền ký

Chữ ký phải là của người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền. Nếu công ty có quy định đóng dấu thì cần đóng dấu đúng quy cách. Nên ký song song từng trang để tránh thay thế nội dung.

Lưu ý về thời hạn khiếu nại và điều khoản bảo mật

Biên bản cần quy định rõ thời hạn khiếu nại sau khi ký (thường 30–90 ngày) và điều khoản bảo mật thông tin thương mại, tránh rò rỉ số liệu cước phí.

Các sai lầm thường gặp khi soạn biên bản thanh lý

Nhiều người thường bỏ sót số ngày off-hire hoặc không ghi chi tiết phụ phí, dẫn đến khó đòi nợ sau này. Cũng có trường hợp ký biên bản khi chưa đối chiếu hết công nợ, hoặc dùng ngôn ngữ mơ hồ như “các bên đã hoàn thành nghĩa vụ” trong khi vẫn còn nợ. Ngoài ra, cần tránh mẫu biên bản không có nội dung dẫn chiếu hợp đồng gốc. Để an toàn, bạn có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác sản xuất vắc xin để hiểu cách thể hiện các điều khoản thanh lý phức tạp.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng thuê tàu không?

Pháp luật không bắt buộc, nhưng đây là thông lệ tốt để chốt công nợ và tránh tranh chấp. Nếu hợp đồng có điều khoản thanh lý thì phải thực hiện.

Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý như thế nào nếu xảy ra tranh chấp?

Biên bản thanh lý có giá trị chứng cứ quan trọng tại tòa án hoặc trọng tài. Nếu nội dung rõ ràng, được ký đúng thẩm quyền, tòa án sẽ dựa vào đó để phán quyết, trừ khi chứng minh được biên bản được lập giả tạo hoặc vô ý chí.

Phân biệt biên bản thanh lý với biên bản chấm dứt hợp đồng

Biên bản thanh lý thường đi kèm quyết toán tài chính cuối cùng và xác nhận thanh toán xong. Biên bản chấm dứt hợp đồng chỉ ghi nhận việc dừng hiệu lực, có thể chưa giải quyết xong các nghĩa vụ tài chính. Trong nhiều trường hợp, hai văn bản được gộp làm một.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng là bước không thể thiếu trong nghiệp vụ vận tải biển chuyên nghiệp. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản và chỉnh sửa cho phù hợp với hợp đồng của bạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý nhanh chóng và chính xác.