Biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng: Hướng dẫn chi tiết và mẫu chuẩn 2025

Việc thuê sân trượt băng phục vụ giải trí, tổ chức sự kiện hay thi đấu thể thao đang ngày càng phổ biến tại các trung tâm thương mại lớn ở Hà Nội, TP.HCM và Đà Nẵng. Khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt trước thời hạn, lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng là bước bắt buộc để chốt lại mọi nghĩa vụ tài chính, bàn giao tài sản và tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp căn cứ pháp lý, nội dung cần có và mẫu biên bản chuẩn áp dụng cho năm 2025.

Căn cứ pháp lý lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng

Quy định của Bộ luật Dân sự 2015 áp dụng cho hợp đồng thuê tài sản

Hợp đồng thuê sân trượt băng chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13). Cụ thể, Điều 481 quy định nghĩa vụ trả lại tài sản thuê đúng tình trạng như khi nhận – điều này đặc biệt quan trọng với mặt sân trượt dễ bị trầy xước do giày trượt. Điều 429 giới hạn thời hạn thuê tối đa 20 năm, đồng thời Điều 428 tạo điều kiện cho các bên thỏa thuận chấm dứt trước hạn. Ngoài ra, nếu việc thuê liên quan đến lao động vận hành sân (kỹ thuật viên làm băng) thì cần rà soát thêm Bộ luật Lao động 2019 về nghĩa vụ bảo hiểm trước khi thanh lý.

Điều kiện để lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng hợp lệ

Một biên bản hợp lệ phải đáp ứng đủ 3 điều kiện: (1) Được ký bởi người đại diện hợp pháp của cả hai bên theo đúng giấy phép kinh doanh hoặc CCCD; (2) Có đối chiếu số hợp đồng gốc, ngày ký và phụ lục kèm theo; (3) Ghi rõ kết quả kiểm đếm tài sản, trang thiết bị và số liệu tài chính cuối cùng. Nếu thiếu một trong các yếu tố trên, biên bản dễ bị tuyên vô hiệu khi có tranh chấp tại tòa án.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng

Thông tin các bên tham gia: bên cho thuê (chủ sân trượt băng) và bên thuê (khách hàng, tổ chức sự kiện)

Cần ghi đầy đủ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, đại diện và chức danh. Đối với bên thuê là tổ chức sự kiện, nên bổ sung mã số thuế để phục vụ hạch toán kế toán. Trường hợp bên thuê là cá nhân, ghi số CCCD và địa chỉ liên lạc chính xác.

Số hợp đồng gốc, ngày ký hợp đồng thuê sân trượt băng

Ghi rõ số hợp đồng, ngày tháng năm ký, thời hạn thuê cũng như số phụ lục nếu có. Việc này giúp xác định căn cứ pháp lý và tránh nhầm lẫn giữa các bản hợp đồng khác nhau.

Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng và khối lượng sử dụng thực tế

Thống kê số buổi thuê, số giờ sử dụng thực tế, sản lượng điện nước tiêu thụ (nếu có) và đối chiếu với camera an ninh trong trường hợp có hư hại mặt băng. Nếu bên thuê đã sử dụng đúng mục đích, biên bản cần ghi nhận việc hoàn thành nghĩa vụ để làm cơ sở giải quyết tiền đặt cọc.

Quyết toán tài chính: tiền thuê tồn, bồi thường vi phạm, hoàn trả tiền đặt cọc

Liệt kê chi tiết các khoản: tiền thuê còn thiếu (nếu có), tiền phạt do vi phạm hợp đồng, tiền đặt cọc được hoàn trả (theo Điều 328 Bộ luật Dân sự) và các khoản bồi thường tổn thất khác. Cần có chữ ký xác nhận của kế toán hai bên để số liệu được đối soát chặt chẽ.

Bàn giao tài sản, trang thiết bị sân trượt băng khi kết thúc thời gian thuê

Lập danh mục kiểm kê toàn bộ tài sản: máy làm đá, bảng quảng cáo, hệ thống tủ khóa, giày trượt… ghi rõ tình trạng đạt hay hư hỏng. Quá trình bàn giao nên có bên thứ ba chứng kiến nếu giá trị tài sản lớn.

Điều khoản cuối cùng: hiệu lực biên bản, số lượng bản, trách nhiệm phát sinh

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, thường làm 02 bản (mỗi bên giữ 01 bản). Các tranh chấp phát sinh sau khi thanh lý sẽ được giải quyết theo thỏa thuận ghi trong hợp đồng gốc hoặc đưa ra tòa án có thẩm quyền.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng chuẩn 2025

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng file Word tải miễn phí

Hiện nay, nhiều trang web cung cấp mẫu biên bản dạng Word sẵn sàng điền thông tin. Bạn nên lựa chọn mẫu được soạn thảo theo đúng quy định mới nhất của Bộ luật Dân sự 2015 để đảm bảo giá trị pháp lý.

Hướng dẫn soạn thảo chi tiết từng mục trong biên bản

Bắt đầu bằng quốc hiệu, tiêu ngữ; sau đó là tên biên bản, thời gian, địa điểm lập. Phần thông tin bên và nội dung thanh lý cần điền chính xác từng con số. Cuối cùng là phần chữ ký, đóng dấu pháp nhân nếu có.

Lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng

Sai sót thường gặp khi lập biên bản thanh lý

Những sai sót phổ biến gồm: ghi sai tên đơn vị không khớp giấy phép kinh doanh, thiếu chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc không kê khai đầy đủ khoản tiền phạt. Những lỗi này khiến biên bản mất giá trị chứng cứ.

Xử lý trường hợp thuê sân trượt băng phục vụ sự kiện, thi đấu giải thể thao

Với hợp đồng thuê theo giờ cho các giải đấu, việc thanh lý cần ghi rõ thời lượng thi đấu, số lượng người tham dự và các chi phí phát sinh roaming (y tế, bảo hiểm) để tránh phát sinh khiếu kiện.

Thanh lý khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Nếu một bên muốn đơn phương chấm dứt, cần đối chiếu điều khoản phạt trong hợp đồng để xác định số tiền bồi thường. Biên bản sẽ ghi nhận thỏa thuận này và coi như chấm dứt hoàn toàn mọi nghĩa vụ.

Khi nào cần công chứng, chứng thực biên bản thanh lý

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý cho hợp đồng thuê tài sản thông thường. Tuy nhiên, nếu hợp đồng đã công chứng thì biên bản nên được công chứng tương tự để đảm bảo sự nhất quán. Với trường hợp có tranh chấp, việc công chứng giúp tăng sức thuyết phục trước tòa.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý khi hết hạn hợp đồng thuê sân trượt băng không?

Không bắt buộc nếu thuê ngắn hạn theo giờ hoặc ngày và hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ tự nguyện. Nhưng với hợp đồng dài hạn hoặc có giá trị lớn, biên bản thanh lý là bằng chứng quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán và tránh rủi ro thuế.

Bên thuê sân trượt băng không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên cho thuê nên gửi thông báo bằng văn bản đề nghị ký trong thời hạn 7 ngày. Nếu vẫn không phối hợp, có thể lập biên bản một bên kèm hình ảnh kiểm kê và mời đại diện chính quyền địa phương chứng kiến.

Chi phí xây dựng sân trượt băng có được thanh lý cùng hợp đồng thuê không?

Không nên gộp. Chi phí xây dựng, cải tạo sân thuộc khoản đầu tư riêng và được xử lý theo hợp đồng xây dựng hoặc thỏa thuận đầu tư. Biên bản thanh lý chỉ tập trung vào nghĩa vụ thuê sân.

Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân trượt băng không chỉ giúp chốt số liệu tài chính mà còn là “lá chắn pháp lý” cho cả hai bên. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình, nội dung và những lưu ý quan trọng. Nếu bạn cần mẫu biên bản liên quan đến các ngành nghề khác, tham khảo thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng huấn luyện viên, Biên bản thanh lý hợp đồng hội viên phòng gym, và Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu quốc tế. Ngoài ra, hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn PDF/Word tại maubienban.vn – bạn chỉ cần điền thông tin và sử dụng ngay.