Biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa: Hướng dẫn chi tiết và mẫu chuẩn

Biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa là văn bản không thể thiếu khi kết thúc quá trình thực hành lâm sàng tại bệnh viện. Nó không chỉ xác nhận việc hoàn thành chương trình mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để quyết toán chi phí, xác lập cam kết bảo mật và tạo điều kiện cho thực tập sinh được cấp chứng chỉ hành nghề.

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì? Vai trò và giá trị pháp lý

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hoàn thành hoặc khi các bên thỏa thuận chấm dứt. Biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận sự thống nhất cuối cùng về việc đã hoàn thành nghĩa vụ, quyết toán tài chính và giải quyết các vấn đề tồn đọng. Khác với biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận chất lượng công việc, biên bản thanh lý có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả nghĩa vụ pháp lý và cam kết sau hợp đồng. Đối với thực tập sinh y khoa, biên bản này là điều kiện bắt buộc để được cấp chứng chỉ hành nghề theo Điều 24 Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023.

Đặc thù của hợp đồng thực tập sinh y khoa

Thực tập sinh y khoa không được coi là người lao động theo Bộ luật Lao động 2019, do đó quan hệ thực tập được điều chỉnh bởi Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023, các thông tư của Bộ Y tế và Bộ luật Dân sự. Các loại hợp đồng phổ biến gồm: hợp đồng liên kết đào tạo giữa trường đại học và bệnh viện, hợp đồng giữa bệnh viện và cá nhân thực tập sinh, hoặc thỏa thuận theo đề xuất của Sở Y tế. Điểm đặc thù là các hợp đồng này luôn gắn với nghĩa vụ bảo mật hồ sơ bệnh án và an toàn người bệnh – điều mà biên bản thanh lý cần phản ánh rõ.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa

Thông tin các bên tham gia

Cần ghi chính xác tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ của bệnh viện hoặc trường đại học. Với thực tập sinh cá nhân, ghi số CCCD, ngày cấp, nơi cấp. Thiếu dữ liệu này có thể khiến biên bản bị tòa án trả lại khi xảy ra tranh chấp.

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ đào tạo và thực hành lâm sàng

Trước khi ký thanh lý, các bên cần đối chiếu số giờ thực hành, danh mục kỹ năng đã hoàn thành với phiếu đánh giá của khoa/phòng. Biên bản nên dẫn chiếu số biên bản đánh giá cụ thể để tránh tranh cãi về sau.

Quyết toán phí, chi phí đào tạo và bồi hoàn

Liệt kê từng khoản: phí đào tạo đã đóng, bảo hiểm, vật tư tiêu hao. Nếu thực tập sinh bỏ dở giữa chừng, mức bồi hoàn thường gấp 2-3 lần học phí theo quy chế của nhiều trường. Phần này cần nêu rõ số tiền còn lại và thời hạn thanh toán.

Cam kết bảo mật thông tin

Mục này nhấn mạnh nghĩa vụ của thực tập sinh sau khi kết thúc hợp đồng – không được tiết lộ hồ sơ bệnh án, hình ảnh bệnh nhân hay dữ liệu nội bộ. Vi phạm có thể bị xử phạt theo Nghị định 176/2024/NĐ-CP và Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023.

Chữ ký, con dấu và hiệu lực

Người ký phải là giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Biên bản cần đóng dấu treo hoặc dấu chính thức. Với bệnh viện tư nhân, thiếu dấu có thể ảnh hưởng đến việc đối chiếu với cơ quan thuế hoặc ngân hàng. Nêu rõ hiệu lực kể từ ngày ký cuối cùng; mọi sửa đổi sau đó phải lập phụ lục.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa

Có hai dạng mẫu phổ biến: mẫu giữa bệnh viện và trường đại học, và mẫu giữa cơ sở y tế với cá nhân thực tập sinh. Mẫu liên kết đào tạo cần có số hợp đồng, chương trình đào tạo, số lượng học viên, kết quả nghiệm thu và quyết toán chi phí. Mẫu cá nhân thường gọn hơn, tập trung vào thông tin cá nhân, khoa thực tập, ngày bắt đầu/kết thúc, xác nhận hoàn thành nhiệm vụ và các khoản phí.

Khi điền mẫu, phải viết số tiền bằng số và bằng chữ khớp nhau; nếu không phát sinh khoản nào thì ghi rõ “không phát sinh” thay vì để trống. Mẫu nên được soạn ở file word/PDF để dễ chỉnh sửa, in 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu dùng chữ ký số, cần tuân theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý và các lưu ý quan trọng

Nền tảng pháp lý chính là Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422-427) về chấm dứt hợp đồng. Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 quy định chặt chẽ hơn về thực hành lâm sàng, do đó biên bản cần phản ánh đúng mã số đăng ký thực hành trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Về Nghị định 188/2025/NĐ-CP, hiện chưa có văn bản chính thức được công bố; nếu có, bạn cần cập nhật để đảm bảo tuân thủ.

Các sai lầm thường gặp: không dẫn chiếu số hợp đồng gốc, không quy định trách nhiệm sau thanh lý, người ký không đúng thẩm quyền, hoặc không ghi rõ thời điểm thanh toán số tiền cuối cùng. Tranh chấp sau thanh lý thường được giải quyết tại TAND cấp quận/huyện; bệnh viện nên lưu trữ biên bản tối thiểu 5 năm theo quy định về hồ sơ kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý có bắt buộc công chứng không?

Theo Luật Công chứng 2014, biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa không bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, nếu các bên muốn có thêm giá trị chứng cứ, có thể công chứng để tránh rủi ro giả mạo.

Thực tập sinh hủy ngang giữa chừng có cần thanh lý không?

Có. Hợp đồng vẫn phải được thanh lý để chốt chi phí phát sinh và xác định mức bồi hoàn. Nếu không thanh lý, bệnh viện vẫn có thể khởi kiện theo hợp đồng gốc với thời hiệu 3 năm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).

Thời điểm nào nên lập biên bản thanh lý?

Thời điểm vàng là trong vòng 7-10 ngày làm việc sau khi kết thúc chương trình. Chậm trễ trên 30 ngày có thể làm sai lệch dữ liệu trên hệ thống cấp chứng chỉ hành nghề, gây khó khăn cho thực tập sinh.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thực tập sinh y khoa không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi của cả bệnh viện và thực tập sinh. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích để soạn thảo biên bản chuẩn chỉnh. Nếu bạn cần mẫu văn bản tương tự trong lĩnh vực y tế, hãy tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế, biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác xét nghiệm gen, hoặc biên bản thanh lý hợp đồng trả góp điện thoại. Đừng quên tải các mẫu có sẵn trên website Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian!