Biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ là văn bản pháp lý do bên giao thầu (tổng thầu/nhà thầu chính) và bên nhận thầu (nhà thầu phụ) cùng lập, nhằm xác nhận việc kết thúc nghĩa vụ trước khi hợp đồng chính thức hết hiệu lực. Khác với biên bản nghiệm thu – vốn chỉ xác nhận khối lượng/chất lượng tại một thời điểm – biên bản thanh lý là văn bản tổng kết toàn diện về tài chính, công nợ và các nghĩa vụ còn lại, giúp hai bên “chốt sổ” trước khi chấm dứt quan hệ hợp đồng. Trong thực tiễn xây dựng, biên bản này còn là chứng từ quan trọng phục vụ quyết toán thuế, giải chấp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và đối chiếu công nợ giữa tổng thầu với chủ đầu tư và nhà thầu phụ.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ?

Theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hợp đồng xây dựng phải được thanh lý khi hoàn thành toàn bộ công việc hoặc khi chấm dứt trước thời hạn; thời điểm thanh lý thường là tối đa 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành, trừ khi có thỏa thuận khác. Đối với hợp đồng thầu phụ, biên bản cần được lập khi nhà thầu phụ thi công xong toàn bộ phần việc được giao và đã được nghiệm thu, bao gồm cả hạng mục phát sinh. Trường hợp hợp đồng thầu phụ bị chấm dứt trước thời hạn vì vi phạm, bất khả kháng, hoặc cắt giảm khối lượng từ chủ đầu tư, hai bên vẫn phải lập biên bản thanh lý để xác nhận khối lượng hoàn thành và giá trị quyết toán tại thời điểm dừng.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ

Hệ thống pháp lý áp dụng gồm: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020) và Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP).

Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 không có điều khoản trực tiếp về “thanh lý hợp đồng”, nhưng Điều 422 về chấm dứt hợp đồng và Điều 423 về hậu quả chấm dứt hợp đồng là nền tảng pháp lý. Nguyên tắc tự do thỏa thuận tại Điều 3 cho phép các bên lựa chọn nội dung thanh lý, miễn không vi phạm điều cấm. Điều 429 quy định thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 03 năm; việc ký biên bản thanh lý ghi rõ thời hạn thanh toán sẽ giúp xác lập mốc thời hiệu mới rõ ràng.

Luật Xây dựng 2014

Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi bởi Luật 62/2020/QH14) quy định tại Điều 142 về chấm dứt và thanh lý hợp đồng xây dựng – đây là căn cứ trực tiếp nhất khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ. Theo Điều 138, nhà thầu chính chịu trách nhiệm với chủ đầu tư về cả phần việc do nhà thầu phụ thực hiện; vì vậy khi thanh lý thầu phụ, tổng thầu phải kiểm tra kỹ để tránh rủi ro bảo hành, chất lượng sau này.

Hợp đồng thầu phụ và các phụ lục kèm theo

Nghị định 37/2015/NĐ-CP (Điều 47) yêu cầu thanh lý hợp đồng phải dựa trên hồ sơ nghiệm thu, quyết toán khối lượng hoàn thành và các thỏa thuận trong hợp đồng. Cần rà soát toàn bộ phụ lục hợp đồng (điều chỉnh giá, tiến độ, khối lượng phát sinh) vì chúng có giá trị như hợp đồng theo Điều 403 BLDS 2015. Các điều khoản về bảo hành, tạm ứng, phạt vi phạm, lãi chậm thanh toán cần được trích dẫn đầy đủ vào phần căn cứ của biên bản.

Nội dung chính cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ

Một biên bản chuẩn phải có tối thiểu: thông tin các bên, căn cứ thanh lý, khối lượng hoàn thành, giá trị quyết toán, nghĩa vụ thanh toán còn lại, thời điểm chấm dứt hiệu lực, cam kết và chữ ký.

Thông tin của bên giao thầu và bên nhận thầu

Cần ghi chính xác tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, người đại diện pháp luật và số CMND/CCCD của người ký; nếu người ký là người được ủy quyền thì phải kèm giấy ủy quyền hợp lệ. Thiếu hoặc sai mã số thuế là lỗi phổ biến khiến biên bản không được cơ quan thuế chấp nhận.

Căn cứ thanh lý và khối lượng công việc hoàn thành

Nên dẫn chiếu rõ số hợp đồng thầu phụ, ngày ký, các phụ lục, biên bản nghiệm thu từng đợt, bảng quyết toán khối lượng. Khối lượng hoàn thành phải khớp với bảng quyết toán đã được ký duyệt; nếu còn khối lượng phát sinh chưa duyệt, cần tách riêng hoặc ký phụ lục bổ sung trước khi chốt thanh lý.

Giá trị quyết toán và nghĩa vụ thanh toán còn lại

Phần này thể hiện đủ 4 cột: giá trị hợp đồng ban đầu, giá trị tăng/giảm, tổng giá trị quyết toán, tạm ứng và khối lượng đã thanh toán, số tiền còn lại. Số tiền còn lại cần ghi cả bằng số và bằng chữ, kèm thời hạn thanh toán và lãi suất chậm thanh toán (nếu thỏa thuận).

Thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng thầu phụ

Biên bản phải ghi rõ hiệu lực hợp đồng chấm dứt kể từ ngày ký biên bản hay kể từ ngày thanh toán xong toàn bộ nghĩa vụ tài chính. Các điều khoản mang tính bền vững như bảo hành, bảo mật, khiếu nại có thể được giữ hiệu lực sau thanh lý và cần nêu rõ.

Cam kết của các bên và chữ ký xác nhận

Phần cam kết gồm: xác nhận số liệu trung thực, cam kết thanh toán đúng hạn, cam kết không tranh chấp lại và cùng chịu trách nhiệm trước pháp luật. Chữ ký phải đúng thẩm quyền, có thể dùng dấu pháp nhân hoặc chữ ký cá nhân.

Trình tự lập và ký biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ

Quy trình chuẩn gồm 6 bước: (1) rà soát hợp đồng, phụ lục, hồ sơ nghiệm thu, hoàn công; (2) đối chiếu khối lượng, giá trị giữa hai bên; (3) lập dự thảo biên bản; (4) gửi bên nhận thầu kiểm tra; (5) thống nhất và chỉnh sửa; (6) ký kết và lưu trữ hồ sơ. Trước khi soạn thảo, nên lập “biên bản đối chiếu công nợ” kèm bảng quyết toán khối lượng. Sau khi ký, phát hành biên bản thành 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thầu phụ trong xây dựng

• Đối chiếu điều khoản “thanh lý hợp đồng” ngay trong hợp đồng thầu phụ để xem có điều kiện tiên quyết trước khi ký.
• Trách nhiệm bảo hành không tự động chấm dứt; cần ghi rõ phần bảo hành do nhà thầu phụ tiếp tục thực hiện.
• Rà soát hóa đơn GTGT; nếu giá trị quyết toán khác với tổng hóa đơn, phải điều chỉnh trước khi ký thanh lý.
• Kiểm tra bảo lãnh tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành đã được giải chấp hay chuyển giao đúng thời điểm chưa.

Một số sai lầm thường gặp khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ

Sai lầm phổ biến nhất là chỉ ghi “hai bên đã hoàn thành mọi nghĩa vụ” mà không kèm bảng đối chiếu số liệu chi tiết. Nhiều doanh nghiệp ký thanh lý trước khi xong quyết toán khối lượng, bỏ qua nghiệm thu khối lượng dở dang, hoặc người ký không đúng thẩm quyền. Việc không xử lý hóa đơn chênh lệch và không lưu giữ hồ sơ gốc cũng khiến biên bản mất giá trị pháp lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ chuẩn (Word/PDF)

Mẫu chuẩn hiện nay cần được soạn theo cấu trúc mẫu hợp đồng xây dựng ban hành kèm Nghị định 37/2015/NĐ-CP, không nên dùng mẫu cũ trước năm 2015 vì thiếu các quy định về quyết toán, điều chỉnh hợp đồng và bảo hành.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu biên bản thanh lý

Khi tải mẫu Word/PDF, hãy kiểm tra tính cập nhật theo Nghị định 50/2021/NĐ-CP, đặc biệt về thời hạn thanh lý và nghĩa vụ bảo hành. Mẫu nên có sẵn các cột: số hợp đồng, ngày ký, ngày nghiệm thu, giá trị quyết toán, tạm ứng, đã thanh toán, còn lại, thời hạn thanh toán – giúp người dùng chỉ mất 15-20 phút để hoàn thiện.

Vì sao nên sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ của chúng tôi?

Mẫu của chúng tôi được soạn thảo dựa trên Luật Xây dựng 2014, Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi 2021) và BLDS 2015, giúp giảm rủi ro pháp lý. Mẫu thiết kế linh hoạt cho hai tình huống: thanh lý khi hoàn thành toàn bộ và thanh lý khi chấm dứt trước thời hạn. Sản phẩm bao gồm cả file Word và PDF, kèm hướng dẫn điền từng mục.

Điều khoản bản quyền và hỗ trợ chỉnh sửa mẫu

Tài liệu miễn phí có bản quyền cho mục đích sử dụng nội bộ; không được đăng tải lại mà không ghi nguồn. Nếu gặp tình huống phức tạp như nợ quá hạn, mất khả năng thanh toán, hãy liên hệ hỗ trợ trước khi ký.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ

Hỏi: Biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ có bắt buộc công chứng không? – Không bắt buộc, chỉ cần chữ ký và dấu hợp lệ.

Hỏi: Đã ký thanh lý nhưng phát hiện thiếu khoản phạt vi phạm thì có đòi lại được không? – Nếu biên bản ghi “không còn tranh chấp, khiếu nại” thì cơ hội rất thấp; có thể thương lượng ký phụ lục điều chỉnh.

Hỏi: Công trình chưa nghiệm thu toàn bộ nhưng đã thanh lý thầu phụ có hợp lệ không? – Vẫn có thể nếu hai bên thống nhất khối lượng, lập biên bản nghiệm thu dở dang và quy định nghĩa vụ bảo hành chuyển giao.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ giúp khép lại quan hệ hợp đồng minh bạch, tránh tranh chấp. Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý trong lĩnh vực khác như biên bản thanh lý hợp đồng mua bán phân bón, biên bản thanh lý hợp đồng xuất khẩu nông sản và biên bản thanh lý hợp đồng mua bán nông sản. Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thầu phụ chuẩn tại Mẫu Biên Bản để sử dụng cho dự án của bạn!