Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến là văn bản pháp lý ghi nhận việc chấm dứt quan hệ hợp đồng giữa bên cung cấp dịch vụ quảng cáo và bên thuê quảng cáo. Văn bản này xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành, chốt số liệu chiến dịch, quyết toán công nợ và giải phóng trách nhiệm pháp lý cho hai bên. Theo Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý là căn cứ quan trọng để xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt, tránh tranh chấp về sau.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến?

Hợp đồng hết hạn và hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ

Khi hợp đồng quảng cáo trực tuyến hết hạn và cả hai bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, biên bản thanh lý được lập để khóa sổ chiến dịch. Trên thực tế, hơn 60% hợp đồng quảng cáo online được ký theo hình thức trọn gói, vì vậy việc thanh lý thường chỉ cần nghiệm thu kết quả và chốt hóa đơn GTGT cuối cùng.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thay đổi ngân sách, định hướng kinh doanh hoặc thỏa thuận của hai bên, biên bản thanh lý cần quy định rõ phần chi phí đã phát sinh, số tiền cọc được hoàn lại hay giữ lại, cũng như điều khoản từ bỏ quyền yêu cầu bồi thường (mutual waiver) để dứt điểm.

Các trường hợp đặc thù khi quảng cáo online (Google Ads, Facebook Ads, TikTok Ads, affiliate...)

• Google Ads: nếu tài khoản bị khóa do vi phạm chính sách, biên bản thanh lý phải làm rõ trách nhiệm của agency và khách hàng đối với số dư tài khoản.
• Facebook Ads: khi pixel hoặc Conversion API gặp lỗi tracking, hai bên cần chốt lại số liệu và phân định trách nhiệm về KPI không đạt.
• TikTok Ads: cần ghi nhận chính sách hoàn tiền của nền tảng nếu không đạt mức chi tiêu tối thiểu.
• Affiliate: phải xác định hoa hồng còn dở dang do thời gian cookie window (thường 24h – 30 ngày).

Vì sao phải lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến?

Xác nhận nghĩa vụ tài chính và công nợ đã quyết toán

Biên bản thanh lý đóng vai trò như bảng đối chiếu công nợ cuối kỳ, xác nhận số tiền còn phải thanh toán và thời hạn thanh toán. Đây là căn cứ để xuất hóa đơn GTGT cuối cùng theo Thông tư 219/2013/TT-BTC.

Chốt số liệu hiệu quả chiến dịch (impressions, clicks, conversions, chi phí)

Việc chốt số liệu trong biên bản giúp hai bên tránh tranh cãi về chất lượng chiến dịch. Lưu ý rằng Google Ads chỉ lưu dữ liệu tối đa 13 tháng, vì vậy cần xuất báo cáo gốc và đính kèm vào biên bản để bảo toàn bằng chứng.

Tránh tranh chấp giữa bên cung cấp dịch vụ và khách hàng

Khoảng 27% vụ tranh chấp thương mại liên quan đến chất lượng dịch vụ quảng cáo do không có văn bản nghiệm thu. Biên bản thanh lý chính là văn bản nghiệm thu cuối cùng, giúp bên cung cấp dịch vụ tránh bị khiếu nại sau khi đã thanh toán.

Làm căn cứ pháp lý khi kết thúc hoặc chấm dứt hợp đồng

Theo Bộ luật Dân sự, biên bản thanh lý ghi nhận thời điểm chấm dứt hợp đồng, từ đó xác định thời hiệu khởi kiện (3 năm) và các điều khoản bảo mật, giải quyết tranh chấp vẫn còn hiệu lực.

Nội dung chính cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến

Thông tin các bên tham gia (bên cung cấp dịch vụ – bên thuê quảng cáo)

Ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật của cả hai bên.

Căn cứ pháp lý và hợp đồng gốc được thanh lý

Nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hợp đồng gốc.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ quảng cáo

Tổng hợp ngân sách đã chi, thời gian chạy chiến dịch, số liệu impressions, clicks, conversions, chi phí thực tế (kèm báo cáo).

Xác nhận thanh toán, hóa đơn, thuế GTGT

Chốt tổng giá trị quyết toán, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại (nếu có) và thời hạn thanh toán.

Bàn giao tài sản, tài khoản quảng cáo và dữ liệu liên quan

Xác định rõ ai là người sở hữu tài khoản quảng cáo, pixel, mã tracking, dữ liệu khách hàng sau khi thanh lý.

Cam kết bảo mật, điều khoản giải quyết tranh chấp

Duy trì hiệu lực các điều khoản bảo mật thông tin chiến dịch và phương thức giải quyết tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc.

Hiệu lực và số bản lưu của biên bản

Ghi rõ số bản lưu, mỗi bên giữ một bản và thời điểm biên bản có hiệu lực.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo online chuẩn

Bước 1: Xác định loại thanh lý

Xác định rõ là thanh lý do hết hạn hay chấm dứt trước thời hạn để chọn mẫu phù hợp.

Bước 2: Thu thập số liệu và chứng từ chạy quảng cáo

Xuất báo cáo từ Google Ads, Meta Ads Manager, TikTok Ads, lưu file CSV hoặc PDF để đính kèm.

Bước 3: Ghi chính xác các điều khoản về tài chính, công nợ

Liệt kê chi tiết các khoản phí không hoàn lại (phí nền tảng, phí quản lý) để tránh hiểu lầm.

Bước 4: Kiểm tra thẩm quyền ký kết của người đại diện

Đảm bảo người ký biên bản có thẩm quyền theo giấy ủy quyền hoặc điều lệ công ty.

Bước 5: Lưu giữ phân phối biên bản đúng số lượng

Sau khi ký, mỗi bên giữ một bản gốc, sao gửi cho bộ phận kế toán và lưu trữ hồ sơ hợp đồng.

Những lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến

Thời điểm ký biên bản so với ngày hết hạn hợp đồng

Nên ký biên bản trong vòng 7–15 ngày sau khi hợp đồng hết hạn để tránh phát sinh nghĩa vụ ngoài ý muốn.

Nghĩa vụ xuất hóa đơn, kê khai thuế khi thanh lý

Hóa đơn GTGT cuối cùng phải xuất trước khi ký biên bản thanh lý, đảm bảo đúng quy định về khấu trừ thuế.

Quyền sở hữu tài khoản, pixel, mã tracking và dữ liệu khách hàng

Biên bản cần tuyên bố rõ ai là chủ sở hữu của tài khoản quảng cáo sau khi thanh lý để tránh tranh chấp.

Điều khoản bảo mật thông tin chiến dịch sau khi thanh lý

Quy định trách nhiệm bảo mật chiến lược, dữ liệu khách hàng và thông tin chiến dịch ngay cả khi hợp đồng đã kết thúc.

Trường hợp biên bản thanh lý có giá trị như văn bản chấm dứt HĐ

Nếu hợp đồng gốc không có điều khoản thanh lý, biên bản thanh lý vẫn được coi là văn bản chấm dứt hợp đồng có giá trị pháp lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến

Mẫu 1 – Thanh lý hợp đồng hết hạn (dùng cho khách hàng & agency)

Áp dụng khi chiến dịch kết thúc đúng hạn, hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ. Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chụp ảnh để hiểu cấu trúc tương tự.

Mẫu 2 – Thanh lý hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Dùng khi một bên có nhu cầu dừng sớm, cần chốt chi phí phát sinh và thỏa thuận bồi thường. Xem thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chụp ảnh sản phẩm để nắm cách trình bày các mục.

Mẫu 3 – Thanh lý kèm bàn giao tài khoản quảng cáo (Google Ads / Facebook)

Biên bản này cần bổ sung phần bàn giao quyền truy cập tài khoản, pixel, mã tracking. Tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sơn để đối chiếu cách quy định hiệu lực và bàn giao tài sản.

Hướng dẫn điền từng mục trong biên bản mẫu

Ghi chính xác thông tin, tránh tẩy xóa; mọi số liệu đều cần có chứng từ đính kèm; ký tên, đóng dấu (nếu có) đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến có bắt buộc phải lập không?

Không bắt buộc theo pháp luật, nhưng là thông lệ quản trị tốt để tránh tranh chấp về công nợ và chất lượng dịch vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo có cần công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng gốc yêu cầu công chứng.

Hợp đồng đã hết hạn nhưng chưa thanh lý thì có rủi ro gì?

Rủi ro chính là tranh chấp về công nợ, số liệu chiến dịch và thời hiệu khởi kiện khó xác định.

Biên bản thanh lý khác phụ lục hợp đồng quảng cáo như thế nào?

Phụ lục bổ sung, sửa đổi khi hợp đồng đang thực hiện; còn biên bản thanh lý chỉ được lập khi hợp đồng kết thúc hoặc chấm dứt.

Một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý thì xử lý ra sao?

Bên còn lại có thể gửi thông báo bằng văn bản, yêu cầu hòa giải hoặc khởi kiện theo quy định tại Điều 319 Bộ luật Dân sự.

Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kết thúc chiến dịch một cách minh bạch, tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của mình. Hãy tải ngay các mẫu biên bản chuyên nghiệp để sử dụng cho từng tình huống cụ thể!