Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing: Hướng dẫn chi tiết & Mẫu mới nhất

Trong bối cảnh chi tiêu quảng cáo kỹ thuật số tại Việt Nam đạt khoảng 3,2 tỷ USD vào năm 2023, việc quản lý và kết thúc hợp đồng quảng cáo đúng cách trở thành yếu tố then chốt để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Đặc biệt với loại hình quảng cáo remarketing – vốn chiếm 20-30% ngân sách quảng cáo hiển thị, biên bản thanh lý hợp đồng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để chấm dứt quan hệ hợp tác một cách minh bạch.

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo remarketing là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên cung cấp dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ về việc kết thúc hiệu lực hợp đồng, xác nhận kết quả thực hiện và quyết toán các nghĩa vụ tài chính lẫn phi tài chính sau chiến dịch remarketing.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi hoàn thành hoặc do thỏa thuận đôi bên. Biên bản thanh lý là bằng chứng văn bản mạnh, giúp xác định trách nhiệm của các bên, là cơ sở cho việc quyết toán thuế và hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp. Đối với các hợp đồng có giá trị trên 100 triệu đồng, biên bản này gần như bắt buộc để phục vụ kê khai thuế.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng thường với hợp đồng quảng cáo remarketing

Khác với biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo truyền hình – thường chỉ ghi nhận số lần phát sóng và chi phí, biên bản thanh lý hợp đồng remarketing bắt buộc có mục bàn giao tài sản số như tài khoản Google Ads, Facebook Business Manager, Pixel, danh sách retargeting audience. Ngoài ra, do hợp đồng remarketing luôn kèm KPI cụ thể (CTR, CPC, CPA, ROAS), nên biên bản cần đính kèm báo cáo hiệu quả chiến dịch.

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về mẫu biên bản cho loại hình quảng cáo truyền thống, có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo truyền hình.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing?

Hợp đồng hoàn thành đúng thời hạn

Đa số hợp đồng remarketing kết thúc đúng hạn. Các bên nên lập biên bản trong vòng 10 ngày làm việc sau ngày cuối cùng của chiến dịch để sớm hoàn tất nghĩa vụ kê khai hóa đơn, chứng từ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận hai bên

Khoảng 25% hợp đồng dịch vụ digital marketing bị chấm dứt trước hạn do thay đổi chiến lược kinh doanh. Trong trường hợp này, biên bản thanh lý cần ghi rõ phần chi phí đã phát sinh, số dư tài khoản quảng cáo và công thức hoàn trả nếu có. Tương tự như biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sự kiện khi sự kiện bị hủy bỏ, các bên cần chốt rõ các khoản đã chi để tránh khiếu kiện sau này.

Các trường hợp bất khả kháng trong chiến dịch remarketing

Điển hình như Facebook/Google thay đổi thuật toán hoặc chính sách (ví dụ Apple iOS 14 yêu cầu opt-in trong ATT), khiến hiệu quả đo lường remarketing giảm khoảng 30%. Lúc này, các bên có thể viện dẫn Điều 294 Luật Thương mại 2005 để chấm dứt hợp đồng, và biên bản thanh lý cần mô tả chi tiết sự kiện bất khả kháng cùng các bằng chứng từ nền tảng.

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần ghi chính xác tên công ty (theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), mã số thuế, địa chỉ trụ sở. Nếu người ký là người được ủy quyền, phải có giấy ủy quyền kèm theo theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015.

Căn cứ pháp lý và số hợp đồng quảng cáo gốc

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký kết, danh sách các phụ lục đã ký. Đây là cơ sở để xác định nguồn gốc của biên bản, tránh bị cơ quan thuế bắt lỗi thiếu thông tin. Nên trích dẫn các văn bản pháp lý như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Nghị định 70/2021/NĐ-CP.

Kết quả thực hiện hợp đồng – Báo cáo hiệu quả remarketing

Biên bản cần ghi rõ các chỉ số chính: số lần hiển thị, click, CTR, CPC trung bình, số chuyển đổi, doanh thu ghi nhận (nếu có). Nên đính kèm báo cáo và xác nhận bởi đại diện kỹ thuật hai bên. Nếu chiến dịch không đạt KPI, hãy ghi nhận thực tế để làm cơ sở giải quyết bồi thường.

Nghĩa vụ tài chính và quyết toán công nợ cuối kỳ

Bảng quyết toán cần nêu tổng giá trị hợp đồng, số đã tạm ứng, số còn lại hoặc số phải hoàn trả, cùng điều khoản thuế GTGT. Thời hạn thanh toán cuối cùng nên được ghi rõ (thường 5 ngày làm việc kể từ ngày ký).

Bàn giao tài sản quảng cáo (tài khoản Ads, Pixel, dữ liệu Audience)

Đây là mục đặc thù của biên bản thanh lý hợp đồng remarketing. Cần xác định ai sở hữu tài khoản quảng cáo, mã Pixel, và danh sách Audience. Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, nếu bên cung cấp dịch vụ giữ lại dữ liệu cá nhân sau khi thanh lý sẽ vi phạm pháp luật. Do đó, quy trình bàn giao hoặc xóa dữ liệu cần được thực hiện trước khi ký.

Cam kết bảo mật thông tin khách hàng sau khi thanh lý

Nghĩa vụ bảo mật phải duy trì hiệu lực ngay cả sau khi hợp đồng chấm dứt. Biên bản nên ghi thời hạn bảo mật (ví dụ 2 năm) và mức phạt vi phạm để tăng tính răn đe.

Điều khoản chấm dứt trách nhiệm giữa hai bên

Thống nhất từ ngày ký biên bản, hai bên chấm dứt mọi nghĩa vụ phát sinh theo hợp đồng gốc, ngoại trừ các điều khoản bảo mật, giải quyết tranh chấp và các nghĩa vụ đã phát sinh trước đó.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing đầy đủ nhất

Mẫu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo remarketing giữa nhà quảng cáo và nhà cung cấp dịch vụ

Mẫu này được soạn thảo cho các công ty quảng cáo cung cấp dịch vụ remarketing trọn gói, bao gồm đầy đủ các mục về KPI, bàn giao tài sản số và nghĩa vụ bảo mật. Bạn có thể tải mẫu chi tiết tại trang Mẫu Biên Bản.

Mẫu 2: Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ digital marketing đơn giản (mẫu ngắn gọn)

Phù hợp cho các hợp đồng nhỏ, thời gian ngắn hoặc các chiến dịch thử nghiệm. Mẫu tập trung vào quyết toán tài chính và xác nhận hoàn thành công việc, giảm bớt các điều khoản phức tạp về sở hữu dữ liệu.

Cách viết biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Remarketing chuẩn pháp lý

Hướng dẫn ghi chính xác các mục thông tin bắt buộc

Đảm bảo tất cả các mục như tên bên, căn cứ, kết quả, tài chính, bàn giao tài sản đều được điền đúng và đầy đủ. Số liệu phải được đối chiếu với báo cáo trên nền tảng quảng cáo.

Lưu ý khi ghi số hợp đồng gốc, ngày ký kết và thời hạn hiệu lực

Số hợp đồng gốc phải trùng tuyệt đối với hợp đồng đã ký. Nếu có phụ lục, ghi rõ số phụ lục và ngày ký. Thời hạn hiệu lực của biên bản là ngày ký.

Quy định về chữ ký, con dấu và thẩm quyền ký của các bên

Chữ ký phải đúng thẩm quyền, có con dấu (nếu là pháp nhân). Người ký cần ghi rõ chức danh. Nếu ký qua điện tử, cần tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử.

Các lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo và cách tránh

• Thiếu thông tin hợp đồng gốc: gây khó khăn khi kiểm tra.
• Không ghi rõ KPI thực tế: dẫn đến tranh cãi về chất lượng.
• Bỏ sót mục bàn giao tài sản số: có thể mất quyền kiểm soát tài khoản.
• Cam kết bảo mật chung chung: không có giá trị ràng buộc.

Cách tránh: sử dụng mẫu chuẩn và kiểm tra kỹ từng hạng mục trước khi ký.

Hậu quả pháp lý khi không lập biên bản thanh lý hợp đồng remarketing

Không lập biên bản thanh lý có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài, khó xác định trách nhiệm của từng bên, thậm chí bị cơ quan thuế xử phạt vì chứng từ không hợp lệ. Hơn nữa, bên cung cấp dịch vụ có thể tiếp tục sử dụng tài khoản hoặc dữ liệu khách hàng, gây thiệt hại nghiêm trọng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo remarketing có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã công chứng, nên công chứng biên bản để tăng giá trị pháp lý.

Cần lập bao nhiêu bản biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo?

Thông thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu có thêm cơ quan thuế yêu cầu, có thể lập thêm bản sao.

Biên bản thanh lý có thay thế hoàn toàn hợp đồng quảng cáo gốc không?

Không, biên bản thanh lý chỉ chấm dứt hiệu lực của hợp đồng kể từ thời điểm ký, nhưng các điều khoản về bảo mật, giải quyết tranh chấp vẫn còn hiệu lực.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo remarketing là văn bản không thể thiếu để khép lại chiến dịch một cách chuyên nghiệp, bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Hy vọng bài viết và các mẫu gợi ý đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan. Nếu bạn cần thêm mẫu cho các loại hợp đồng khác, hãy ghé thăm Mẫu Biên Bản để khám phá thêm nhiều tài liệu hữu ích như biên bản thanh lý hợp đồng môi giới nhà đất. Đừng quên theo dõi các bài viết mới để cập nhật kiến thức pháp lý thường xuyên nhé!