Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản chuẩn pháp lý 2025

Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản là văn bản quan trọng xác nhận việc chấm dứt hợp đồng giữa các bên, đồng thời là cơ sở pháp lý để quyết toán công nợ và bàn giao tài sản. Việc lập biên bản đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật kế toán – thuế mà còn ngăn ngừa rủi ro tranh chấp.

Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản là văn bản pháp lý ghi nhận sự kết thúc của một hợp đồng dịch vụ quản lý (như trông coi, bảo quản, vận hành hoặc khai thác tài sản). Hai bên xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành, chốt công nợ, bàn giao tài sản và chính thức chấm dứt quan hệ hợp đồng.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản thanh lý tài sản cố định

Không nên nhầm lẫn hai loại văn bản này. Biên bản thanh lý hợp đồng dùng để đóng kết quan hệ hợp đồng (ví dụ: hợp đồng quản lý tòa nhà, quản lý thiết bị), trong khi biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu 02-TSCĐ) chỉ ghi giảm tài sản cụ thể khỏi sổ kế toán khi hết khấu hao, hư hỏng. Nếu phải lập cả hai, doanh nghiệp cần tách và bổ sung nội dung cho phù hợp.

Vai trò của biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

• Pháp lý: Bằng chứng xác lập nghĩa vụ đã thanh toán, hạn chế khiếu nại về bàn giao tài sản.
• Kế toán – tài chính: Là chứng từ gốc để hạch toán chi phí/doanh thu cuối cùng, xóa khoản phải thu, phải trả và đối chiếu với cơ quan thuế.
• Quản trị: Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, làm căn cứ gia hạn hoặc chuyển nhà quản lý mới.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản?

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi: hoàn thành nghĩa vụ; các bên thỏa thuận chấm dứt; cá nhân chết, tổ chức chấm dứt; vật không thể thực hiện được; hoặc các căn cứ khác do luật định. Hãy lập biên bản trong mọi trường hợp cần chấm dứt giao dịch.

Hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ

Khi hết thời hạn hợp đồng (thường 12, 24, 36 tháng) và hai bên thực hiện đầy đủ–bắt buộc phải thanh lý. Nếu bỏ sót, hợp đồng bị “rơi” trong sổ sách, gây khó cho công tác quyết toán và thanh tra thuế.

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Nếu các bên muốn kết thúc sớm do thay đổi nhu cầu, biên bản cần ghi rõ thời điểm chấm dứt, trách nhiệm bàn giao và khoản bồi thường (nếu có). Quy định về đơn phương chấm dứt theo Điều 428 Bộ luật Dân sự sẽ chi phối nội dung nêu trong biên bản.

Các trường hợp bất khả kháng hoặc vi phạm hợp đồng

Sự kiện bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn…) khiến hợp đồng không thể hoàn thành thì hai bên lập biên bản để xử lý hậu quả. Hoặc khi một bên vi phạm (để tài sản hư hỏng mất mát), việc bồi thường được chốt lại trong biên bản.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật số 91/2015/QH13 quy định về chấm dứt hợp đồng (Điều 422, Điều 428) và nguyên tắc tự do thỏa thuận (Điều 3). Nội dung biên bản phải bám theo các quy định này để bảo đảm hiệu lực.

Luật Thương mại và các thông tư hướng dẫn (Thông tư 200/2014/TT-ƄTC, Thông tư 99/2025/TT-BTC)

Khi hợp đồng quản lý tài sản giữa các thương nhân, Luật Thương mại 2005 áp dụng. Doanh nghiệp nên tham khảo các mẫu chứng từ theo Thông tư 200 và mới có thể sửa đổi, bổ sung các loại biên bản cho phù hợp.

Nguyên tắc tự do thỏa thuận giữa các bên

Các nên tự quy định nội dung biên bản miễn là không trái luật. Tuy nhiên với tài sản công, thỏa thuận bị giới hạn bởi Luật Quản lý tài sản công 2017.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

Một biên bản hoàn chỉnh thường gồm 8 phần chính: quốc hiệu; thời gian – địa điểm; thông tin các bên; thông tin hợp đồng gốc; kết quả thực nhiện; hiện trạng tài sản; quyết toán tài ch á; cam kết – chữ ký. Dưới đây là các trục chính.

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi đầy đủ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện; kèm chứng danh, CMND/CCCD. Nếu có đồng quản lý, cần liệt kê tất cả.

Thông tin hợp đồng gốc (số hợp đồng, ngày ký, giá trị)

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, giá trị chữ và lồng; liệt kê các phụ lục kèm theo để xác định tổng giá trị cổ.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ của từng bên

Nêu vận tắt các công việc đã hoàn thành; ghi rõ vi phạm đã được xử lý hay chưa để xác địnhtiếp tục trách số chấm dứt.

Tình trạng tài sản và giá trị còn lại khi bàn giao

Lập bảng kiểm kê: tên tài sản, số lượng, hiện trạng, vị trí. Giá trị còn lại tính theo nguyên giá trừ khấu hao; tài sản đã hết trích là vẫn có thể thể hiện giá trị hiện vật.

Xác nhận quyết toán và các khoản thanh toán cuối cùng

Bảng số liệu: tổng giá trị, đã thanh toán, còn nợ; tách các khoản phạt lãi chậm. Kèm thời gian thanh toán nếu còn nợ. Quyết định hóa đơn GTGT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cam kết và chữ ký của các bên

Cam kết: “hai bên không còn quyền lợi, nghĩa vụ nào phát sinh trừ trưởng thanh lý”. Chữ ký và con dấu đầy đủ; nếu cần thêm biên bản bảo hành riêng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản mới nhất

Mẫu rộng dụng file word

Mẫu chuẩn thường gồm “CỘNG HÒA…”, số hiệu, thông tin, thường biên chính và cam kết. Thông dụng cho mọi loại hình– từ sâu khu công nghiệp đến toà nhà.

Mẫu biên bản thanh lý tài sản cố định 02-TSCĐ

Mẫu này theo Thông tư 200 (hoặc 133) dùng để ghi giảm TSCĐ: nguyên giá, khối mòn, giá trị còn lại. Bạn cần phân biệt rõ với mẫu than lý hợp đồng nói chung.

Mẫu thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Bổ sung thêm mục “Lý do chấm dứt thành, cách xử lý bồi thường”, và điều kiện bàn giao hồ sơ.

Nếu bạn làm việc với hợp đồng thế chấp, hãy cần tham khảo Biên bản thanh lý hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng bảo trì – xem Biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì, hoặc Biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê thiết bị để có cách trình bày phù hợp cho từng đối tượng tài sản.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

Cách ghi thông tin bên A, bên B

Nhập đủ cụ thể như trên, đảm bảo trùng với hòi sơ pháp lý của doanh nghiệp.

Cách mô tả tài sản quản lý chính xác

Dùng tên chuẩn (theo giấy đăng ký hoặc hóa đơn mua hàng), mã tài sản, số lượng, ghi rõ trạng thái “mới 100% / tốt / hư hỏng”.

Cách xác định giá trị, khấu hao và nghĩa vụ tài chính còn lại

Tính theo sổ kế toán: nguyên giá – khấu hao lũy kế = giá trị còn lại. Khấu hao nhanh, tăng giảm đồng thời cần phản ánh đúng để cơ quan thuế chấp nhận.

Lưu ý khi ghi số lượng biên bản và thời điểm có hiệu lực

Thường lập thành 02 bản có giá trị pháp lý (mỗi bên 1). Thời điểm có hiệu lực ghi rõ: từ ngày ký hoặc từ ngày các bên xác nhận đã phó mới hoàn tất.

Quy trình thanh lý hợp đồng quản lý tài sản đúng chuẩn

Bước 1: Rà soát hợp đồng và điều khoản thanh lý

Đọc kỹ điều khoản thanh lý để ghi đúng quy định về nghĩa vụ phát sinh.

Bước 2: Thành lập ban thanh lý (nếu cần)

Đối với tài sản quy mô lớn, nên thành lập hộ n định để đánh giá hiện trạng.

Bước 3: Kiểm kê, đánh giá ghi sau

Lựa kiểm kê từng hạnh mục, chụp ảnh lưu hồ sơ chứng minh.

Bước 4: Lập biên bản và ký xác nhận

Ngay sau kiểm kê, lập dựa thảo đầy đủ các mục; sao gửi cho nhau để góp chỉnh, thống nhất.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục kế toán, thuế và lưu trữ

Kê ghi giảm công nợ, xuất hóa đơn (nếu cần), lưu biên bản cùng hồ sơ hợp đồng để phục vụ thanh tra.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

Không ghi rõ số và ngày hợp đồng gốc

Thiếu các dữ liệu này sẽ khiến biên bản không được đối chiếu, dễ nảy khả nhi.

Thiếu chữ ký/ con dấu của các bên

Mẫu dấu giúp biên bản có giá trị pháp lý; nếu một bên từ chối ký, phản hồi đánh giá được ghi lại.

Không xác định rõ trách nhiệm sau thanh lý

Cần kịp thời nêu bảo hành, bảo trì sau khi giao để trách chằn lướn về sau.

Không đối chiếu công nợ và tài sản trước khi ký

Hãy lập bảng đổi chiếu riêng, ký nháy đầy đủ để tránh thất thoát tài chính.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc trừ khi luật yêu cầu cho loại hình tài sản cụ thể. Tuy nhiên, với tài sản giá trị lớn, công chứng sẽ tăng cường nền pháp.

Một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Nếu đã có căn cứ đề nghị lập nhưng phải thì bên kia từ chối, hãy gửi thông báo bằng văn bản, lưu chứng cứ vi phạm và khởi kiện theo hợp đồng hoặc pháp luật.

Biên bản thanh lý có thay thế được hợp đồng gốc không?

Không. Biên bản chỉ bổ sung hoặc chấm dứt hợp đồng gốc; các điều khoản không bị viện dẫn vẫn có hiệu lực trong quản lý.

Nên lập bao nhiêu bản biên bản thanh lý hợp đồng?

Thường làm 02 bản hoặc nhiều hơn tùy theo số bên tham gia để mỗi bên giữ một bản.

Kết luận và khuyến nghị

Việc soạn biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản có vai trò then chốt khi kết thúc bất kỳ giao dịch quàí. Sử dụng đúng mẫu, ghi mã nguồn, đối chiếu trước khi ký là phương pháp ngặn ngừa rủi ro tối ưu.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản file word

Tìm thực biản chuẩn – dễ dàng tải về trên các uy tín để áp dụng điều há.Nếu bạn cần tư vấn pháp cụ, hãy tới liên hệ với luật sư.* Hãy chủ động hoàn tất thanh lý ngay để không phải đối mặt với máy điva về thanh tra hay lỗ tộc.

Tư vấn pháp lý khi gặp tranh chấp liên quan thanh lý

Cần thêm trợ dưỡng? Đọc các mẫu thanh lý điển hình: Biên bản thanh lý hợp đồng thế chấp tài rất thái - bản thanh lý hợp đồng bảo trí hoặc biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê thiết bị để đối chiếu trong từng bối cảnh. Luôn có thư viện kiến thức sẵn sàng đồng hành cùng bạn!