Biên bản thanh lý hợp đồng múc đất là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng múc đất là văn bản do bên giao thầu và bên nhận thầu cùng ký để xác nhận hợp đồng thi công xúc, múc, vận chuyển đất đã chấm dứt, chốt khối lượng thực tế và nghĩa vụ tài chính còn lại. Thuật ngữ “múc đất” không phải là loại hợp đồng riêng theo pháp luật mà thường dùng để chỉ công việc đào, xúc, bốc, vận chuyển đất bằng máy đào, máy xúc – nằm trong nhóm hợp đồng thi công xây dựng hoặc hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự.

Về bản chất, biên bản thanh lý không tạo lập nghĩa vụ mới, chỉ ghi nhận sự kiện hợp đồng đã chấm dứt và xác định hậu quả pháp lý giữa các bên. Một biên bản chuẩn giúp cả hai tránh rủi ro đòi thanh toán bổ sung hoặc khiếu nại khối lượng sau khi ký, đặc biệt quan trọng với công việc múc đất vì khối lượng dễ phát sinh tại hiện trường.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng múc đất với hợp đồng múc đất thông thường

Hợp đồng múc đất là văn bản xác lập giao dịch: quy định khối lượng, đơn giá, tiến độ, chất lượng, trách nhiệm các bên. Biên bản thanh lý là văn bản kết thúc giao dịch: ghi nhận chấm dứt, khối lượng đã nghiệm thu và công nợ cuối cùng. Hợp đồng có thời hạn hiệu lực từ ngày ký đến khi hoàn thành; biên bản thanh lý chỉ được ký sau khi nghiệm thu, quyết toán hoặc thống nhất chấm dứt trước thời hạn. Nếu hợp đồng gốc có thể sửa đổi bằng phụ lục, thì biên bản thanh lý không được “sửa”, khi phát hiện sai sót phải lập biên bản bổ sung. Trong hồ sơ hoàn công, hợp đồng là căn cứ phát sinh quyền đòi nợ, còn biên bản thanh lý là căn cứ xác nhận đã tất toán nợ.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng múc đất?

Cần lập ngay khi hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ khối lượng và được nghiệm thu; nếu không, bên nhận thầu khó được giải phóng bảo lãnh thực hiện và bảo lãnh bảo hành. Cũng cần lập khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận, bất khả kháng, vi phạm hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động – biên bản là bằng chứng chốt trách nhiệm. Theo thông lệ, biên bản thanh lý được lập trong vòng 7–15 ngày sau biên bản nghiệm thu hoàn thành và bảng quyết toán được duyệt. Với hợp đồng sử dụng vốn nhà nước, phải lập sau khi thẩm tra quyết toán hoàn thành.

Thanh lý khi hợp đồng hoàn thành đúng hạn

Khi hoàn thành đúng hạn, biên bản ghi nhận không phát sinh phạt vi phạm, không bồi thường thiệt hại; giúp thu hồi bảo lãnh và đóng công trình dứt điểm. Cần dẫn chiếu biên bản nghiệm thu khối lượng, nghiệm thu hoàn thành hạng mục và xác định giá trị quyết toán cuối cùng. Nếu còn tồn đọng lỗi kỹ thuật hoặc nghĩa vụ bảo hành, phải ghi rõ các bên vẫn tiếp tục nghĩa vụ bảo hành.

Thanh lý khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn hoặc tạm dừng thi công

Khi chấm dứt trước hạn, biên bản phải bổ sung giá trị khối lượng đã làm, chi phí di chuyển máy móc, nhân công, làm sạch hiện trường. Nếu một bên đơn phương chấm dứt trái pháp luật, chỉ ký sau khi đã thống nhất bồi thường; nếu ký “hai bên không khiếu nại” sẽ mất quyền đòi bồi thường. Thực tế thường bị chấm dứt do chủ đầu tư thay đổi thiết kế, giải phóng mặt bằng chậm hoặc địa chất khác dự kiến – cần lập biên bản xác nhận khối lượng tại thời điểm dừng. Lưu ý: biên bản tạm dừng thi công không phải là thanh lý.

Mục đích và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng múc đất

Mục đích quan trọng nhất là xác nhận khối lượng thực tế và giá trị quyết toán cuối cùng, làm cơ sở kế toán tất toán công nợ. Biên bản là chứng cứ văn bản có giá trị pháp lý khi tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Sau khi ký, hợp đồng gốc coi như không còn hiệu lực, nhưng các điều khoản bảo hành, bảo mật, giải quyết tranh chấp có thể tiếp tục nếu được bảo lưu. Biên bản cũng là căn cứ hoàn trả bảo lãnh cho nhà thầu.

Xác nhận khối lượng múc đất thực tế

Khối lượng thực tế phải được xác định từ biên bản nghiệm thu công việc xây dựng có chữ ký của nhà thầu, chủ đầu tư và tư vấn giám sát (nếu có) theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Khối lượng thực tế thường chênh với dự toán do điều kiện địa chất, cao độ mặt bằng, sai số đo đạc, vì vậy biên bản phải dẫn chiếu số liệu nghiệm thu. Nên đối chiếu bảng tính khối lượng (m3 đào, m3 đắp, cự ly vận chuyển) và ghi rõ phương pháp đo bóc.

Xác nhận việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ

Theo Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng chấm dứt, các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Biên bản thanh lý chính là sự thỏa thuận khác. Một biên bản chặt chẽ sẽ ghi từ thời điểm ký, các quyền và nghĩa vụ coi như đã thực hiện xong, không bên nào được khiếu nại. Tuy nhiên, các nghĩa vụ về bảo hành, thuế, hóa đơn, thanh toán tiền còn lại thường vẫn tồn tại, cần liệt kê cụ thể.

Căn cứ để thực hiện quyết toán và thanh toán lần cuối

Biên bản thanh lý có thể thay cho biên bản đối chiếu công nợ trong ghi nhận kế toán. Nghị định 50/2021/NĐ-CP yêu cầu thanh toán căn cứ trên khối lượng nghiệm thu; biên bản thanh lý là văn bản cuối cùng xác nhận số tiền còn lại. Nếu ghi thiếu “số tiền còn lại” và “thời hạn thanh toán”, bên nhận thầu có nguy cơ mất quyền đòi nợ.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng múc đất

Khung pháp lý chính gồm: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), Nghị định 50/2021/NĐ-CP và Thông tư 08/2022/TT-BXD. Nếu công việc múc đất độc lập, không gắn với công trình, hợp đồng có thể là hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự; nếu gắn với dự án xây dựng thì áp dụng Luật Xây dựng. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc, tự do thiết kế miễn đảm bảo điều kiện có hiệu lực.

Bộ luật Dân sự 2015

Điều 422 quy định hợp đồng chấm dứt khi: hoàn thành, theo thỏa thuận, đơn phương chấm dứt hợp pháp, đối tượng không còn, bất khả kháng, pháp nhân chấm dứt tồn tại hoặc vô hiệu. Điều 423 quy định khi chấm dứt, các bên không phải tiếp tục nghĩa vụ, nhưng quyền bồi thường, bảo mật vẫn có thể phát sinh. Điều 424 quy định đơn phương chấm dứt trái luật phải bồi thường.

Luật Xây dựng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành

Luật Xây dựng 2014 sửa đổi bởi Luật 62/2020/QH14, có hiệu lực từ 01/01/2021. Điều 146 quy định hợp đồng xây dựng chấm dứt khi hoàn thành, các bên thỏa thuận, hủy bỏ, đơn phương chấm dứt hoặc cá nhân/pháp nhân không còn tồn tại. Nghị định 50/2021/NĐ-CP thay thế Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết về thanh toán, nghiệm thu, tạm ứng, quyết toán.

Thông tư hướng dẫn hợp đồng thi công xây dựng hiện hành

Thông tư 08/2022/TT-BXD ban hành ngày 30/12/2022 là văn bản hướng dẫn hiện hành. Trước đó, Thông tư 09/2019/TT-BXD từng hướng dẫn; nếu hợp đồng gốc ký trước 2023, cần đối chiếu quy định áp dụng. Các biên bản không bắt buộc theo mẫu của Thông tư, nhưng nên giữ đúng thuật ngữ “bên giao thầu”, “bên nhận thầu”, “khối lượng nghiệm thu”, “giá trị quyết toán”.

Nội dung chính cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng múc đất

Cấu trúc chuẩn gồm: quốc hiệu tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian địa điểm, thông tin các bên, nội dung thanh lý, bảng quyết toán, cam kết và chữ ký. Các nội dung tối thiểu: số hợp đồng/ngày ký, khối lượng đã thực hiện, giá trị thanh lý, số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại, thời hạn thanh toán, cam kết chấm dứt. Nếu dùng cho quyết toán thuế, cần mã số thuế, số hóa đơn GTGT, tổng giá trị thanh toán chưa gồm thuế.

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Thông tin bên A, bên B phải giống hợp đồng gốc: tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, CCCD, chức danh. Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật, bắt buộc kèm giấy ủy quyền. Với cá nhân/hộ kinh doanh, chỉ cần ghi họ tên, CCCD, địa chỉ, tài khoản ngân hàng.

Số hợp đồng và ngày ký hợp đồng gốc

Biên bản phải dẫn chiếu “Hợp đồng thi công múc đất số … ngày …” để xác định phạm vi. Nếu có phụ lục điều chỉnh, liệt kê tất cả phụ lục; áp dụng giá trị theo phụ lục sau cùng. Trường hợp mất hợp đồng gốc, vẫn lập biên bản trên cơ sở nghiệm thu, hóa đơn, chứng từ; ghi rõ lý do.

Khối lượng múc đất thực tế và kết quả nghiệm thu

Khối lượng thực tế phải thống nhất với biên bản nghiệm thu; nếu khác, biên bản có thể bị vô hiệu. Nên kèm phụ lục bảng tính khối lượng với các cột: hạng mục, đơn vị (m3), khối lượng hợp đồng, nghiệm thu, đơn giá, thành tiền. Ghi rõ m3 đất nguyên thổ hay tơi xốp.

Giá trị quyết toán, số tiền còn lại và trách nhiệm thanh toán

Công thức: Số tiền còn lại = Giá trị quyết toán – tạm ứng – đã thanh toán – phạt vi phạm – bảo hành giữ lại. Ghi cụ thể thời hạn thanh toán, lãi suất chậm trả. Nếu giữ bảo hành, ghi rõ tỷ lệ, thời điểm hoàn trả.

Cam kết chấm dứt hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh

Cam kết phổ biến: “Hai bên cam kết kể từ ngày ký, hợp đồng số … chấm dứt hiệu lực, các bên không còn quyền khiếu nại…, trừ nghĩa vụ bảo hành và thanh toán còn nợ.” Nếu còn khiếu nại, ghi rõ vào mục “các vấn đề còn tồn tại” và gia hạn giải quyết. Bổ sung câu “Biên bản thanh lý là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng gốc.”

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng múc đất chuẩn

Quy trình 6 bước: rà soát hợp đồng gốc → nghiệm thu khối lượng → lập bảng quyết toán → soạn dự thảo → tổ chức ký kết → thông báo cho bên liên quan (bảo lãnh, kho bạc, ngân hàng). Thời điểm ký tốt nhất là sau khi bảng quyết toán được thẩm tra. Kiểm tra kỹ số hợp đồng, đơn vị, số tiền bằng số và chữ, họ tên người ký.

Trình tự thủ tục thanh lý hợp đồng xây dựng, múc đất

Các bước chuẩn: (1) nghiệm thu hoàn thành, (2) lập biên bản nghiệm thu khối lượng, (3) bên nhận thầu lập hồ sơ quyết toán, (4) chủ đầu tư/tư vấn thẩm tra, (5) đối chiếu công nợ, (6) ký thanh lý, (7) hoàn trả bảo lãnh. Hợp đồng nhỏ có thể rút gọn. Hợp đồng vốn ngân sách bắt buộc thẩm tra phê duyệt quyết toán.

Lưu ý về chữ ký, dấu pháp nhân và số lượng bản thanh lý

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, đóng dấu không bắt buộc, nhưng nên đóng dấu khi liên quan đối chiếu công nợ và cơ quan thuế. Người ký phải đúng thẩm quyền hoặc có ủy quyền. Số lượng bản thanh lý thường bằng số lượng bản hợp đồng gốc, mỗi bên giữ một bản và lưu hồ sơ hoàn công.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng múc đất

Sai lầm phổ biến: ký khi khối lượng chưa nghiệm thu, ghi khối lượng khác với nghiệm thu, thiếu số tiền còn lại và thời hạn thanh toán, bỏ qua phạt vi phạm, không ghi rõ bảo hành, người ký không có ủy quyền. Những sai lầm này dẫn đến biên bản vô hiệu hoặc mất quyền đòi nợ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng múc đất mới nhất (file Word)

Chúng tôi cung cấp các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng múc đất dạng Word được soạn thảo sẵn, bám sát quy định pháp luật, dễ dàng chỉnh sửa theo nhu cầu. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan như: biên bản thanh lý hợp đồng đóng sổ hữu đất, biên bản thanh lý hợp đồng bơm cát, và biên bản thanh lý hợp đồng thuê đào đất để lựa chọn phù hợp với hạng mục công việc.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng múc đất cơ bản

Mẫu cơ bản gồm đầy đủ các điều khoản chính: thông tin các bên, khối lượng nghiệm thu, giá trị quyết toán, số tiền còn lại, cam kết chấm dứt. Bạn chỉ cần điền số liệu thực tế vào các chỗ trống.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thi công đào đất, san lấp mặt bằng

Mẫu mở rộng cho thi công đào đất, san lấp mặt bằng, phù hợp với gói thầu xây dựng, có thêm các mục về nghiệm thu khối lượng đào, đắp, cự ly vận chuyển và bảo hành.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng múc đất

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc công chứng theo pháp luật. Chỉ cần chữ ký và dấu (nếu có) của các bên. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã công chứng hoặc các bên có thỏa thuận, thì biên bản thanh lý có thể cần công chứng để đảm bảo giá trị pháp lý.

Thanh lý hợp đồng múc đất khi chưa quyết toán có hợp lệ không?

Có thể ký nhưng không nên. Nếu chưa quyết toán, số tiền còn lại chưa xác định chính xác, biên bản dễ bị vô hiệu hoặc phải sửa lại. Các bên nên quyết toán xong rồi mới ký thanh lý.

Một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Trước tiên, rà soát hợp đồng xem có điều khoản nào quy định về thanh lý không. Gửi văn bản đề nghị ký, nêu rõ căn cứ khối lượng nghiệm thu. Nếu một bên cố tình trốn tránh, bên còn lại có thể khởi kiện yêu cầu tòa án công nhận việc chấm dứt hợp đồng và buộc thanh toán.

Kết luận

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng múc đất là bước quan trọng để khép lại giao dịch, tránh rủi ro pháp lý về sau. Hy vọng bài viết và các mẫu kèm theo sẽ giúp bạn hoàn thành hồ sơ nhanh chóng. Hãy tải mẫu và điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình.