Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ là văn bản không thể thiếu khi kết thúc giao dịch ngoại hối. Trong bài viết này, team biên tập Mẫu Biên Bản sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, căn cứ pháp lý, nội dung cần có, cách ghi chuẩn cũng như những lưu ý quan trọng để tránh sai sót. Đồng thời, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ mới nhất theo quy định hiện hành.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ là văn bản ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng sau khi các bên đã hoàn thành nghĩa vụ hoặc thỏa thuận chấm dứt trước hạn. Văn bản này do tổ chức tín dụng và khách hàng cùng ký xác nhận, làm cơ sở tất toán tài khoản và khép lại nghĩa vụ pháp lý.

Căn cứ pháp lý về thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ dựa trên các văn bản pháp lý quan trọng như: Thông tư 15/2015/TT-NHNN ngày 29/9/2015 của Ngân hàng Nhà nước hướng dẫn về giao dịch mua bán ngoại tệ của tổ chức tín dụng với khách hàng; Thông tư 19/2024/TT-NHNN về tỷ giá hối đoái; Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 410, 422, 428) và các nghị định xử phạt liên quan. Các quy định này tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc chấm dứt hợp đồng đúng luật.

Những trường hợp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ

Bạn cần lập biên bản thanh lý trong các trường hợp: hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn; các bên thỏa thuận chấm dứt trước hạn; sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách ngoại hối); hoặc một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ. Việc lập biên bản đúng thời điểm giúp tránh rủi ro pháp lý và tranh chấp không đáng có.

Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ

Thông tin căn cước, tư cách pháp lý của các bên

Phần này ghi đầy đủ tên tổ chức/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số CMND/CCCD, số tài khoản. Với ngân hàng, cần ghi rõ tên chi nhánh, mã số đơn vị. Sai sót ở mục này là lỗi phổ biến nhất khiến biên bản bị từ chối.

Thông tin hợp đồng gốc

Ghi số hợp đồng, ngày ký, loại ngoại tệ (USD, EUR, JPY...), khối lượng giao dịch, tỷ giá cam kết, loại hợp đồng (giao ngay, kỳ hạn, hoán đổi...). Thông tin phải khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ thanh toán, giao nhận ngoại tệ

Nêu rõ ngày chuyển tiền, số tiền VND và ngoại tệ thực tế, phương thức thanh toán, số chứng từ (SWIFT, giấy báo Có/Nợ). Điều này giúp xác nhận cả hai bên đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính.

Xác nhận khoản thanh toán còn dở dang hoặc các nghĩa vụ phát sinh

Nếu còn khoản chênh lệch tỷ giá, lãi chậm trả, phí phạt hoặc tiền ký quỹ, cần ghi rõ giá trị và biện pháp xử lý. Bỏ qua mục này rất dễ dẫn đến khiếu kiện sau này.

Cam kết của các bên sau khi thanh lý

Các bên xác nhận không còn khiếu nại, cam kết phối hợp xử lý nếu phát hiện sai sót, và giữ bí mật thông tin giao dịch theo Điều 17 Thông tư 15/2015/TT-NHNN.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ chuẩn hiện hành

Theo Phụ lục số 02 ban hành kèm Thông tư 15/2015/TT-NHNN (sửa đổi bởi Thông tư 07/2025/TT-NHNN), mẫu chuẩn gồm ba phần: thông tin các bên, thông tin hợp đồng và tình hình thực hiện, xác nhận thanh lý và cam kết. Tùy ngân hàng có thể bổ sung điều khoản riêng nhưng không trái pháp luật. Bạn có thể tải mẫu file Word/PDF ở cuối bài.

Hướng dẫn cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ

Lưu ý về tỷ giá quy đổi và ngày chốt giá

Hợp đồng giao ngay dùng tỷ giá niêm yết tại ngày chốt giá (T+1 hoặc T+2); hợp đồng kỳ hạn dùng đúng tỷ giá cam kết, không thay đổi. Theo Thông tư 19/2024/TT-NHNN, tỷ giá giao ngay giữa VND/USD dao động +/-5% so với tỷ giá trung tâm.

Lưu ý về chữ ký, con dấu

Chữ ký phải của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Con dấu phải đúng mẫu đã đăng ký. Từ 2024, ngân hàng chấp nhận chữ ký số nhưng vẫn yêu cầu bản cứng cho giao dịch trên 500.000 USD.

Lưu ý về số lượng bản, thời điểm lập biên bản

Lập 02 bản chính, mỗi bên giữ một bản. Với hợp đồng giao ngay, lập ngay sau khi hoàn tất thanh toán; với hợp đồng kỳ hạn, lập vào ngày đáo hạn hoặc chậm nhất 01 ngày sau. Tránh lập trễ để không bị phạt hành chính từ 20–50 triệu đồng.

Những sai lầm thường gặp khi thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ và cách tránh

Thống kê từ 5 ngân hàng lớn năm 2025 cho thấy: 28% số biên bản sai thông tin căn cước; 22% sai tỷ giá/ngày chốt; 18% thiếu chữ ký/con dấu; 15% không ghi nhận nghĩa vụ phát sinh; 10% lập quá hạn. Cách tránh: đối chiếu kỹ giấy tờ trước khi in, kiểm tra bằng hệ thống, lập checklist và nhắc lịch tự động.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ

Hợp đồng mua bán ngoại tệ thanh lý trước hạn có bị phạt không?

Không có khung phạt cố định, các bên tự thỏa thuận. Thực tế, tổn thất khi thanh lý trước hạn khoảng 0,5–2,5% giá trị hợp đồng kỳ hạn. Nếu đơn phương chấm dứt trái thỏa thuận, bên vi phạm có thể bị bồi thường thiệt hại theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015.

Cần giấy tờ gì khi thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ tại ngân hàng?

Hồ sơ gồm: biên bản thanh lý (02 bản đã ký), hợp đồng gốc, chứng từ giao dịch, giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền nếu có. Thanh lý trước hạn cần thêm văn bản thỏa thuận chấm dứt và bảng tính chênh lệch tỷ giá.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm biên bản thanh lý cho các loại hợp đồng khác, hãy tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng đồng sở hữu đất, biên bản thanh lý hợp đồng bơm cát hoặc biên bản thanh lý hợp đồng thuê đào đất. Đây đều là những văn bản có cấu trúc tương tự, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh theo từng lĩnh vực.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức về biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ, từ khái niệm, căn cứ pháp lý, nội dung cần có đến cách ghi chuẩn. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán ngoại tệ file Word/PDF tại đây và chỉnh sửa cho phù hợp với giao dịch của mình. Nếu có thắc mắc, đừng ngần ngại để lại bình luận, team Mẫu Biên Bản luôn sẵn sàng hỗ trợ.