Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án là văn bản ghi nhận việc hai bên (chủ đầu tư/chủ dự án và bên môi giới) thống nhất chấm dứt hợp đồng dịch vụ môi giới, đối chiếu nghĩa vụ đã hoàn thành và xử lý các khoản tài chính còn lại. Về bản chất, đây là thỏa thuận chấm dứt hợp đồng song phương, không phải hợp đồng mới, nhưng phải đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án?

Khi hợp đồng môi giới dự án kết thúc mà không có biên bản thanh lý, các nghĩa vụ về phí môi giới, bàn giao hồ sơ khách hàng hay bảo mật thông tin rất dễ trở thành tranh chấp. Biên bản thanh lý giúp:

• Xác nhận chấm dứt nghĩa vụ: Xác định rõ thời điểm chấm dứt hợp đồng và các khoản nợ phát sinh trước đó.
• Tránh tranh chấp phí môi giới: Chốt số lượng sản phẩm đã môi giới, ngăn chặn việc trùng phí khi chuyển đổi đơn vị phân phối.
• Căn cứ quyết toán thuế và hạch toán: Chi phí môi giới muốn khấu trừ thuế TNDN cần có hợp đồng, hóa đơn và biên bản thanh lý kèm theo; đồng thời giúp kế toán xóa số dư công nợ.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng môi giới dự án

Hiện nay, khung pháp lý quan trọng gồm:

• Luật Kinh doanh bất động sản 2023 (hiệu lực từ 01/01/2025) quy định về hợp đồng dịch vụ môi giới, yêu cầu tổ chức, cá nhân hoạt động môi giới phải có chứng chỉ hành nghề và đăng ký kinh doanh.
• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 423) quy định về căn cứ chấm dứt hợp đồng và đơn phương chấm dứt hợp đồng.
• Nghị định 96/2024/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Kinh doanh bất động sản 2023.

Lưu ý, pháp luật không ban hành mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án cố định; các mẫu hiện nay chỉ mang tính tham khảo.

Trường hợp cần lập biên bản thanh lý

Cần lập biên bản thanh lý trong các tình huống phổ biến:

• Dự án hoàn thành theo đúng hợp đồng, hết thời hạn môi giới.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn do thay đổi chính sách bán hàng hoặc chuyển đổi hệ thống phân phối.
• Đơn phương chấm dứt khi một bên vi phạm: bên môi giới không đạt chỉ tiêu, cung cấp thông tin sai lệch; hoặc chủ đầu tư chậm thanh toán phí môi giới.
• Dự án chuyển nhượng, thay chủ đầu tư, hoặc doanh nghiệp môi giới giải thể, phá sản.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án

Một biên bản thanh lý đầy đủ cần có:

1. Thông tin các bên: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện (kèm giấy ủy quyền nếu ký thay).
2. Hợp đồng gốc: Số hợp đồng, ngày ký, tên dự án, phạm vi môi giới, các phụ lục kèm theo.
3. Kết quả nghĩa vụ đã thực hiện: Bảng tổng hợp số sản phẩm đã môi giới, số hợp đồng mua bán đã ký, giá trị giao dịch.
4. Nghĩa vụ tài chính còn lại: Tổng phí môi giới, số đã thanh toán, số còn nợ, thời hạn và phương thức thanh toán bổ sung.
5. Cam kết sau thanh lý: Các bên xác nhận không còn khiếu kiện gì thêm, trừ nghĩa vụ bảo mật thông tin và bồi thường thiệt hại.
6. Hiệu lực và số lượng bản lưu: Ghi rõ ngày hiệu lực, số bản mỗi bên giữ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án chuẩn

Mặc dù không có mẫu chính thức, bạn có thể tham khảo cấu trúc sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG MÔI GIỚI DỰ ÁN

• Căn cứ Hợp đồng môi giới số... ngày...
• Căn cứ kết quả đối chiếu công nợ giữa hai bên.

Điều 1: Xác nhận quá trình thực hiện

Bên A (chủ đầu tư) và Bên B (bên môi giới) xác nhận đã hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng, cụ thể: ...

Điều 2: Nghĩa vụ tài chính

Tổng phí môi giới là...; đã thanh toán...; còn lại... Số tiền còn lại sẽ được thanh toán trước ngày...

Điều 3: Cam kết

Kể từ ngày ký biên bản, hai bên không còn quyền yêu cầu gì thêm về hợp đồng đã thanh lý.

Điều 4: Hiệu lực

Biên bản có hiệu lực từ ngày ký. Lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Bạn có thể tải các mẫu file word chi tiết hơn từ các nguồn pháp lý uy tín, hoặc liên hệ để được hỗ trợ.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý

• Thẩm quyền ký: Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ; nếu không, biên bản có thể bị vô hiệu.
• Không trái hợp đồng gốc: Các thỏa thuận miễn giảm phí cần được ghi rõ là sửa đổi bổ sung của hợp đồng.
• Rà soát kỹ trước khi ký: Nếu còn khoản phí tranh chấp, nên ghi rõ số tiền và phương thức giải quyết, tránh ghi “không còn khiếu nại” vội vàng.
• Công chứng, chứng thực: Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc đã công chứng.

Các câu hỏi thường gặp

Thanh lý hợp đồng khác với đơn phương chấm dứt thế nào?

Thanh lý là sự thỏa thuận của cả hai bên, có chữ ký của cả hai; đơn phương chấm dứt là hành động của một bên và thường phải bồi thường nếu không có căn cứ.

Phí môi giới đã nhận có phải hoàn trả?

Không bắt buộc nếu các bên thỏa thuận giữ nguyên; nhưng nếu hợp đồng vô hiệu hoặc bên nhận phí có lỗi, có thể phải hoàn lại.

Mất bản hợp đồng gốc có thanh lý được không?

Vẫn được, bạn có thể lập biên bản thanh lý và ghi rõ tình trạng thất lạc, dựa trên bản sao hoặc chứng từ lưu trữ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án là công cụ pháp lý quan trọng giúp các bên kết thúc hợp đồng một cách êm đẹp, tránh rủi ro tranh chấp và đảm bảo quyết toán tài chính chính xác. Nếu bạn đang chuẩn bị thanh lý hợp đồng môi giới, hãy sử dụng mẫu tham khảo phù hợp và cân nhắc nhờ luật sư rà soát trước khi ký. Đừng quên tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý cho từng lĩnh vực môi giới:

• Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới bán hàng
• Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới chứng khoán
• Biên bản thanh lý hợp đồng môi giới nhà đất

Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn!