Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp chốt lại toàn bộ quyền và nghĩa vụ sau khi hợp đồng kết thúc. Trong bối cảnh ngành hàng hải Việt Nam đang phát triển mạnh, việc nắm rõ cách soạn thảo biên bản này không chỉ giúp bạn tránh rủi ro tranh chấp mà còn tối ưu hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Hãy cùng Mẫu Biên Bản tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Thanh lý hợp đồng là thủ tục ghi nhận việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc bị chấm dứt. Biên bản thanh lý là chứng từ pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về toàn bộ kết quả thực hiện hợp đồng, bao gồm dịch vụ đã cung cấp, giá trị thanh toán và các nghĩa vụ còn lại.

Đặc thù của hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển có đối tượng là các dịch vụ đặc thù như bốc dỡ hàng hóa, lưu kho bãi, hoa tiêu, lai dắt, đại lý tàu biển... Do đó, biên bản thanh lý cần thể hiện chính xác từng loại dịch vụ, khối lượng nghiệm thu và các chứng từ kèm theo. Khác với hợp đồng mua bán thông thường, loại hợp đồng này thường được gia hạn hoặc điều chỉnh nhiều lần, đòi hỏi biên bản thanh lý phải liệt kê đầy đủ các phụ lục, văn bản sửa đổi.

Vai trò của biên bản thanh lý trong quản lý rủi ro pháp lý

Theo Báo cáo của Tòa án Nhân dân Tối cao, tranh chấp hợp đồng dịch vụ chiếm khoảng 34% tổng số vụ án kinh doanh thương mại, phần lớn xuất phát từ việc thiếu biên bản thanh lý hoặc biên bản không chặt chẽ. Một biên bản thanh lý hợp lệ giúp doanh nghiệp giảm tới 70% rủi ro trong các tranh chấp về thanh toán, đồng thời là căn cứ để tái lập thời hiệu khởi kiện theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015

Đây là văn bản luật chuyên ngành điều chỉnh trực tiếp hoạt động khai thác cảng biển. Điều 60, 61 quy định về điều kiện kinh doanh và giá dịch vụ cảng biển. Khi lập biên bản thanh lý, các bên cần đối chiếu hợp đồng gốc với quy định này để đảm bảo tính hợp pháp.

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 428 về chấm dứt và thanh lý hợp đồng)

Điều 422 liệt kê các căn cứ chấm dứt hợp đồng, trong khi Điều 428 quy định về hợp đồng vô hiệu. Những quy định này là nền tảng để xác định loại biên bản thanh lý cần soạn thảo và các điều khoản cam kết chấm dứt quyền nghĩa vụ.

Nghị định về quản lý, khai thác cảng biển và các văn bản hướng dẫn liên quan

Nghị định 98/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 65/2021/NĐ-CP) quy định chi tiết về điều kiện kinh doanh cảng biển. Ngoài ra, Thông tư 35/2018/TT-BGTVT về giá dịch vụ cảng biển và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn chứng từ là những căn cứ quan trọng khi quyết toán trong biên bản thanh lý.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển?

Hợp đồng hết hạn theo thỏa thuận

Khi hợp đồng hết hạn, các bên cần thanh lý để xác nhận việc hoàn thành và giải quyết các nghĩa vụ phát sinh. Thông thường, biên bản được lập trong vòng 30 ngày sau khi hết hạn.

Các bên hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ (dịch vụ bốc xếp, lưu kho, hoa tiêu, đại lý tàu biển...)

Với các dịch vụ đã hoàn thành như bốc xếp, lưu kho bãi, hoa tiêu..., biên bản thanh lý cần được lập sau khi nghiệm thu khối lượng và đối chiếu chứng từ. Trường hợp hợp đồng dài hạn, có thể thanh lý định kỳ để ghi nhận doanh thu.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận hoặc bất khả kháng

Khi gặp sự kiện bất khả khản hoặc hai bên thỏa thuận chấm dứt sớm, biên bản thanh lý giúp xác định khối lượng dịch vụ đã thực hiện đến thời điểm đó.

Vi phạm hợp đồng dẫn đến thanh lý

Nếu một bên vi phạm, bên kia có quyền đơn phương chấm dứt và lập biên bản thanh lý để ghi nhận hiện trạng và xác định trách nhiệm bồi thường.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Thông tin các bên tham gia (bên sử dụng dịch vụ – bên khai thác cảng)

Cần ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ hợp đồng gốc và phụ lục hợp đồng

Liệt kê số hợp đồng, ngày ký, và toàn bộ phụ lục, văn bản sửa đổi bổ sung liên quan.

Xác nhận dịch vụ đã thực hiện và nghiệm thu (bốc dỡ, cầu bến, kho bãi, hoa tiêu, vệ sinh tàu...)

Phần này phải nêu rõ từng loại dịch vụ, khối lượng, chất lượng và các biên bản nghiệm thu kèm theo.

Quyết toán giá trị thanh toán, thuế GTGT và hóa đơn

Xác định tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã thanh toán, giá trị còn lại, thuế GTGT và hóa đơn đã xuất.

Xác nhận công nợ còn tồn đọng và phương thức giải quyết

Nếu có công nợ, cần ghi rõ số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán và phương thức giải quyết.

Cam kết chấm dứt quyền và nghĩa vụ sau thanh lý

Đây là điều khoản quan trọng xác lập sự chấm dứt toàn bộ nghĩa vụ sau khi ký biên bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển chuẩn (kèm file tải)

Hiện tại, Mẫu Biên Bản cung cấp các mẫu biên bản phù hợp cho từng trường hợp:

Mẫu số 1 – Thanh lý khi hoàn thành hợp đồng trọn vẹn

Áp dụng khi cả hai bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, không phát sinh tồn đọng.

Mẫu số 2 – Thanh lý hợp đồng có phát sinh điều chỉnh, bổ sung

Dùng khi hợp đồng gốc đã được sửa đổi qua phụ lục hoặc văn bản thỏa thuận.

Mẫu số 3 – Thanh lý khi chấm dứt trước thời hạn còn tồn đọng công nợ

Trường hợp này biên bản cần ghi rõ công nợ và cam kết thanh toán.

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan như biên bản thanh lý hợp đồng thuê bãi container, biên bản thanh lý hợp đồng thuê kho bãi tại cảng biển và biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển gạo để áp dụng cho từng tình huống cụ thể.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý từng phần chi tiết

Cách ghi phần quốc hiệu, tiêu ngữ và số hiệu biên bản

Ghi rõ “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”, sau đó là số hiệu biên bản theo format BBTL/2024/XXX.

Cách ghi thông tin bên A (doanh nghiệp khai thác cảng) và bên B (khách hàng)

Đảm bảo đúng tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, chức danh người đại diện.

Cách liệt kê khối lượng dịch vụ đã cung cấp tại cảng biển

Sử dụng bảng biểu để thống kê từng loại dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Cách trình bày phần kết quả quyết toán tài chính

Nêu rõ tổng giá trị, đã tạm ứng, còn thanh toán, thuế GTGT, và phương thức thanh toán.

Quy định về chữ ký, con dấu và hiệu lực biên bản

Biên bản có hiệu lực sau khi đại diện hợp pháp của hai bên ký tên, đóng dấu (nếu có) và thường được lập thành 02 bản.

Những lưu ý đặc thù khi thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Đối chiếu với điều kiện kinh doanh khai thác cảng biển theo quy định

Đảm bảo doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh theo Nghị định 98/2017/NĐ-CP, tránh nguy cơ hợp đồng vô hiệu.

Rà soát các phụ lục về giá dịch vụ cảng biển và biểu phí

Giá dịch vụ cần khớp với biểu giá ban hành tại thời điểm ký hợp đồng, tránh sai lệch dẫn đến quyết toán sai.

Xử lý chứng từ hải quan, hóa đơn điện tử và hàng tồn đọng tại cảng

Cần đối chiếu chứng từ hải quan, hóa đơn điện tử đã xuất và xác định hàng tồn đọng để đưa vào biên bản, tránh phát sinh khiếu nại sau này.

Thời hiệu khởi kiện và rủi ro tranh chấp sau thanh lý

Biên bản thanh lý có vai trò quan trọng trong việc xác định thời điểm chấm dứt tranh chấp và thời hiệu khởi kiện.

Phân biệt thanh lý hợp đồng và đơn phương chấm dứt hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Bản chất pháp lý khác nhau

Thanh lý là thỏa thuận chấm dứt, còn đơn phương chấm dứt là hành vi một bên chấm dứt theo quy định.

Hậu quả pháp lý và nghĩa vụ tài chính

Thanh lý làm chấm dứt toàn bộ nghĩa vụ, còn đơn phương chấm dứt có thể dẫn đến bồi thường.

Trường hợp nào nên lập biên bản thanh lý thay vì chấm dứt đơn phương

Nếu hai bên thống nhất chấm dứt và muốn tránh tranh chấp, thanh lý là lựa chọn tối ưu.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận hoặc pháp luật yêu cầu. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ.

Không lập biên bản thanh lý có bị coi là vi phạm pháp luật không?

Không vi phạm nếu hợp đồng không quy định. Nhưng đây là rủi ro lớn khi phát sinh tranh chấp.

Một bên không chịu ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo yêu cầu ký, nếu không hồi đáp có thể khởi kiện theo quy định.

Thanh lý hợp đồng có cần có hóa đơn GTGT không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải được lập trước khi thanh lý nếu dịch vụ đã hoàn thành.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng khai thác dịch vụ cảng biển là văn bản không thể thiếu để khép kín một hợp đồng an toàn. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết. Hãy luôn sử dụng các mẫu biên bản chuyên nghiệp và được soạn thảo bởi đội ngũ pháp lý có kinh nghiệm để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.