Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng [Mới nhất 2025] – Hướng dẫn soạn thảo & Tải về

Kết thúc mỗi học kỳ hoặc năm học, các cơ sở giáo dục cần hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng với giảng viên thỉnh giảng. Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ pháp lý giúp hai bên chấm dứt hợp đồng minh bạch, tránh tranh chấp về sau. Bài viết cung cấp mẫu biên bản mới nhất 2025, kèm hướng dẫn soạn thảo chi tiết từng bước.

Biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng là gì?

Khái niệm và vai trò pháp lý

Biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng là văn bản ghi nhận việc hai bên (cơ sở giáo dục và giảng viên) đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ trong hợp đồng, đồng thời chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc chấm dứt hợp đồng nên được lập thành văn bản để đảm bảo tính pháp lý. Đây là chứng cứ cuối cùng giúp giảng viên giải phóng trách nhiệm về tiến độ và nội dung giảng dạy, đồng thời là căn cứ để nhà trường hạch toán chi phí, quyết toán thuế hợp lệ.

Phân biệt với biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu tập trung xác nhận chất lượng và khối lượng công việc đã hoàn thành, trong khi biên bản thanh lý nhằm chốt tài chính và chấm dứt hợp đồng. Nhiều trường hiện nay gộp chung thành biên bản nghiệm thu – thanh lý để giảm thủ tục giấy tờ.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng?

Cần lập biên bản thanh lý khi hợp đồng hết thời hạn, khi hai bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn, hoặc sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và thuế. Thực tế, nhiều giảng viên bận không về ký thanh lý khiến hồ sơ bị “treo”, gây khó khăn cho việc quyết toán của nhà trường.

Căn cứ pháp lý lập biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng

Quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo

Thông tư 44/2011/TT-BGDĐT yêu cầu cơ sở giáo dục phải ký hợp đồng và thanh lý hợp đồng bằng văn bản với giảng viên thỉnh giảng. Dự thảo sửa đổi Thông tư này dự kiến sẽ siết chặt hơn các quy định về thanh lý đối với giảng viên là cán bộ, công chức.

Các văn bản pháp luật liên quan

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422) quy định về chấm dứt hợp đồng. Nếu hợp đồng thỉnh giảng được ký dưới dạng hợp đồng lao động, việc thanh lý phải tuân thủ Bộ luật Lao động 2019 (Điều 48). Ngoài ra, cần lưu ý Luật Thuế thu nhập cá nhân khi chi trả thu nhập và khấu trừ thuế.

Quy chế thỉnh giảng tại các cơ sở giáo dục

Các trường đại học, cao đẳng tự chủ thường ban hành quy chế chi tiêu nội bộ riêng, trong đó quy định cụ thể mẫu biên bản nghiệm thu/thanh lý và đơn giá giờ giảng. Vì vậy, bạn nên kiểm tra mẫu của trường mình trước khi áp dụng mẫu chung.

Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng

Thông tin hai bên

Ghi rõ tên trường, mã số thuế, địa chỉ; họ tên giảng viên, mã số thuế cá nhân, số tài khoản ngân hàng. Thiếu MST có thể khiến biên bản bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Căn cứ hợp đồng gốc

Trích dẫn số hợp đồng, ngày ký, thời hạn. Cần chính xác để đối chiếu và tránh sai sót.

Khối lượng giảng dạy thực tế

Kê khai chi tiết số tiết lý thuyết, thực hành, hướng dẫn đồ án. Đính kèm bảng chấm công hoặc nhật ký giảng dạy để làm căn cứ đối chiếu.

Số tiền thanh toán, đơn giá giờ giảng và phụ cấp

Theo mặt bằng chung 2024-2025, đơn giá thỉnh giảng dao động: Giáo sư/Tiến sĩ khoa học 500.000–800.000 đồng/tiết; Tiến sĩ 300.000–500.000 đồng/tiết; Thạc sĩ 200.000–350.000 đồng/tiết. Ghi rõ phụ cấp đi lại, lưu trú (nếu có) và tổng số tiền thực nhận.

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ

Điều khoản xác nhận giảng viên đã hoàn thành 100% nghĩa vụ giảng dạy, không phát sinh yêu cầu bổ sung.

Cam kết sau thanh lý

Khoản cam kết không khiếu nại, khởi kiện sau khi ký biên bản là rất quan trọng để bảo vệ nhà trường.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng từng bước

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ

Sao y hợp đồng gốc, bảng thanh toán tiền giảng, quyết định phân công giảng dạy, biên lai khấu trừ thuế TNCN (nếu có).

Bước 2 – Thống nhất nội dung giữa hai bên

Trao đổi qua email/Zalo để xác nhận nội dung thanh lý. In email xác nhận lưu cùng hồ sơ để tăng tính pháp lý.

Bước 3 – Soạn thảo dự thảo

Sử dụng font Times New Roman, cỡ chữ 13-14, căn lề theo chuẩn văn bản hành chính.

Bước 4 – Kiểm tra đối chiếu số liệu giờ dạy, tiền công

Đối chiếu bảng chấm công với đề cương chi tiết. Lưu ý các trường hợp dạy bù, dạy thừa cần ghi rõ trong biên bản.

Bước 5 – Ký kết và lưu trữ

Biên bản cần chữ ký của giảng viên, trưởng khoa/bộ môn, kế toán trưởng. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

5 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng phổ biến nhất

Mẫu 1 – Hợp đồng ngắn hạn (dưới 3 tháng)

Dùng cho báo cáo chuyên đề, khóa đào tạo ngắn hạn. Nội dung đơn giản, chỉ cần xác nhận đã dạy xong và nhận đủ tiền.

Mẫu 2 – Hợp đồng dài hạn (học kỳ/năm học)

Kèm bảng kê chi tiết theo từng tháng, từng môn học; có xác nhận của trưởng bộ môn về việc hoàn thành chấm thi, vào điểm.

Mẫu 3 – Kết hợp nghiệm thu và thanh lý

Tích hợp cả hai phần nghiệm thu và thanh lý tài chính, giúp giảm thủ tục giấy tờ, được nhiều trường sử dụng hiện nay.

Mẫu 4 – Dành cho giáo viên mầm non, phổ thông

Áp dụng theo Thông tư 16/2018/TT-BGDĐT. Lưu ý tổng số tiết dạy thỉnh giảng không vượt quá 50% khối lượng chương trình.

Mẫu 5 – Mẫu mới nhất 2025

Bổ sung thông tin về hình thức giảng dạy offline/online, phù hợp với Nghị định 24/2024/NĐ-CP về đào tạo từ xa.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng

Lỗi thường gặp trong kê khai giờ giảng và cách khắc phục

Thường nhầm tiết quy đổi (1 giờ tín chỉ 50 phút so với 1 tiết 45 phút) hoặc không phân biệt giờ lý thuyết và thực hành (thực hành hệ số 0.75). Hãy quy đổi rõ ràng ngay từ đầu để tránh sai lệch.

Thuế TNCN và BHXH khi thanh lý

Nếu giảng viên không ký hợp đồng lao động dài hạn, thu nhập thỉnh giảng bị khấu trừ 10% (từ 2 triệu đồng/lần chi trả). Hợp đồng dịch vụ dân sự không thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc – cần ghi rõ trong biên bản.

Thời hiệu và lưu trữ

Thời hiệu khởi kiện là 03 năm kể từ ngày ký biên bản thanh lý. Hóa đơn, chứng từ liên quan phải lưu trữ 10 năm.

Tải xuống miễn phí mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng

Tại website Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải miễn phí các mẫu biên bản dưới dạng file Word (.docx) chỉnh sửa trực tiếp và file PDF sẵn sàng in ấn. Các mẫu đều được cập nhật mới nhất theo quy định hiện hành, kèm hướng dẫn điền thông tin chi tiết. Hãy lựa chọn mẫu phù hợp với từng loại hợp đồng và điều chỉnh theo thông tin của trường bạn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý khi hết hạn hợp đồng thỉnh giảng không?

Có. Đây là chứng từ bắt buộc khi thanh toán bằng ngân sách. Nếu thiếu, Kho bạc Nhà nước có thể từ chối chi trả.

Biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Pháp luật không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận. Có người làm chứng hoặc xác nhận của phòng đào tạo sẽ tăng giá trị pháp lý.

Xử lý thế nào nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý?

Lập biên bản làm việc ghi nhận sự từ chối với ít nhất 2 người làm chứng, gửi thư bảo đảm qua bưu điện. Dựa trên các tài liệu này, nhà trường có thể chốt sổ sách để tránh tồn đọng công nợ.

Việc sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng chuẩn giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Hãy tải ngay mẫu mới nhất tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh theo nhu cầu. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!