Biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên (cơ sở giáo dục và giảng viên) đã hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký, đồng thời xác nhận sự chấm dứt hiệu lực của hợp đồng đó. Thông thường, hợp đồng giảng dạy ngắn hạn có thời hạn dưới 12 tháng, có thể chỉ kéo dài vài tuần đến vài tháng, áp dụng cho các khóa bồi dưỡng, chứng chỉ, thỉnh giảng hoặc mời giảng.

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi đã được hoàn thành hoặc các bên thỏa thuận chấm dứt. Biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận sự kiện đó, giúp minh bạch tài chính và tránh khiếu nại phát sinh sau này.

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy

Biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy là bằng chứng xác nhận số giờ giảng thực tế, kết quả dạy học và số thù lao phải quyết toán. Tài liệu này thường được sử dụng như chứng cứ trước pháp luật và là cơ sở để xuất hóa đơn hoặc xóa công nợ.

Khác với biên bản nghiệm thu – chỉ xác nhận khối lượng và chất lượng công việc, biên bản thanh lý chốt lại toàn bộ quyền và nghĩa vụ tài chính cuối cùng giữa hai bên. Trong các đơn vị giáo dục công lập, biên bản thanh lý là bắt buộc khi quyết toán ngân sách, đặc biệt cho các hợp đồng có giá trị trên 20 triệu đồng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Phân biệt biên bản thanh lý với biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu có thể được lập nhiều lần theo giai đoạn, còn biên bản thanh lý chỉ xuất hiện một lần khi hợp đồng kết thúc. Trong giáo dục, trường thường ký biên bản nghiệm thu khi kết thúc học phần, sau đó ký biên bản thanh lý để chốt số kinh phí phải trả cho giảng viên. Biên bản thanh lý đóng vai trò quyết định trong việc xử lý các khoản bồi thường hoặc phạt nếu có.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn?

Các trường hợp bắt buộc lập biên bản thanh lý

• Hợp đồng hết hạn và đã hoàn thành: dù số giờ giảng thực tế khớp hoặc khác biệt với hợp đồng, vẫn cần biên bản để chốt số kinh phí cuối cùng.
• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: do giảng viên bận công việc, hoặc trường cao bỏ lớp – cần thanh lý để xử lý phần thù lao chưa quyết toán.
• Sử dụng ngân sách nhà nước: theo Luật Kế toán, đơn vị phải có biên bản thanh lý khi thanh quyết toán chi phí.
• Khi thay đổi pháp nhân, sáp nhập trường: làm thanh lý để chuyển giao nghĩa vụ ghéo mới.

Hậu quả pháp lý khi không lập biên bản thanh lý

Không lập biên bản thanh lý không ghi nhận hợp đồng chấm dứt, theo đó các bên vẫn có thể phát sinh yêu cầu bồi thường, lãi chậm trả hoặc bị cơ quan thuế truy thu. Ví dụ, tòa án Hà Nội từng xử một trường phải trả thêm vài năm lãi cho giảng viên thỉnh giảng vì thiếu chứng từ thanh lý. Ngoài ra, chi phí không có hóa đơn chứng từ hợp lệ sẽ bị xuất kiểm toán bác bỏ.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng giảng dạy ngắn hạn và thanh lý

Luật Giáo dục BGDĐT, Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT, Nghị định 46/2020/NĐ-CP và Bộ luật Dân sự đều là nền tảng pháp lý. Theo Điều 73 của Luật Giáo dục, giảng viên thỉnh giảng phải đủ tiêu chuẩn và khi kết thúc phải có biên bản thanh lý theo quy định của trường.

Đối với hợp đồng dưới 12 tháng, giao kết có thể áp dụng theo quy định của Bộ luật Lao động nếu mang quan hệ phụ thuộc; ngược lại hợp đồng dịch vụ thuộc Bộ luật Dân sự. Khi soạn biên bản cần tham chiếu đúng điều khoản của hợp đồng gốc và các văn bản pháp luật để tránh vô hiệu.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn

Thông tin bắt buộc tại phần mở đầu (tên đơn vị, thời gian, địa điểm)

Phần đầu ghi rõ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc, sau đó là tên biên bản: “BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIẢNG DẠY NGẮN HẠN”, kèm số hiệu, thời gian, địa điểm chính xác. Mỗi cơ sở có thể tự quy định lại mã số, nhưng cấu trúc chung thống nhất để quản lý.

Thông tin về các bên tham gia (bên A - cơ sở giáo dục, bên B - giảng viên)

Bên A được ghi tên trường, mã số thuế, số tài khoản, người đại diện là hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền. Bên B ghi họ tên, số CMND/CCCD, địa chỉ và số tài khoản thụ trả. Nếu giảng viên nước ngoài, thêm số hộ chiếu và giấy phép lao động. Nếu bên B đại diện cho nhóm giảng viên, liệt kê danh sách kèm chữ ký của từng người.

Nội dung chính cần ghi nhận trong biên bản

Liệt số giờ dạy theo thựcế, so sánh với hợp đồng, chứng nhận chất lượng giờ học. Ngoài ra ghi rõ các sự kiện ngoài hợp đồng (dạy ngày, đổi giờ) và phần vi phạm nếu có. Kinh nghiệm: sử dụng bảng số liệu để dễ đối chiếu.

Điều khoản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và quyết toán kinh phí

Nêu tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã tạm ứng, số phải trả hoặc phải thu lại, kèm thời gian quyết toán. Cần khấu trừ thuế TNCN và bảo hiểm nếu có quan hệ lao động, ghi rõ trách nhiệm nộp. Căn cứ và quyết toán, kế toán sẽ lưu và xóa công nợ.

Cam kết và chữ ký của các bên

Cuối cùng, hai bên cam kết “đã hoàn thành mọi nghĩa vụ, không cần phần khởi kiện”. Bên A kết góc, đóng dấu pháp nhân; bên B kết tên. Lưu trữ mỗi bên một bản gốc, bản thứ ba tại bộ phận kế toán.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn chuẩn nhất (kèm hướng dẫn điền)

Mẫu tiêu chuẩn gồng gọi các mục: Quốc hiệu – Tên biên bản – Thời gian, địa điểm – Đại diện các bên – Nội dung thanh lý – Quyết toán tài chính – Chữ ký. Trên Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải các mẫu soạn đường, điền sẵn để sử dụng ngay cho nhiều loại hợp đồng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thỉnh giảng thông dụng

Theo định dạng của Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT, mẫu này dành cho các kỳ NV, trường đại học. Đặc biệt, nếu bạn cần mẫu cho chương trình đào tạo tiếng Anh ngắn hạn, tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy tiếng Anh – tương thích với chuẩn thông tư và kế toán hiện hành.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng mời giảng

Mẫu dành cho giảng viên mời theo thoả thuận, có quy chế thù lao riêng. Cấu trúc mẫu cũng tương tự nhưng thêm mục thuyết minh cho các hoạt động ngoài giờ chuẩn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy cá nhân (gia sư, dạy thêm)

Dành cho cá nhân – phụ huynh hoặc trung tâm gia sư, cũng dùng mẫu chung nhưng đơn giản hóa. Trong các tình huống liên quan đến bất động sản – chẳng hạn cơ sở giáo dục thuê mắt bằng làm phòng học – bạn đọc cần thủ tục từ biên bản thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng để phối hợp với biên bản giảng dạy khi quyết toỏn.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy

Rà soát các điều khoản trước khi ký

Đối chiếu từng số liệu giờ, lớp, thù lao. Nếu có chênh lệch, ghi rõ lý do trước khi ký, không để giấy trắng – tránh thanh kiểm.

Thời điểm lập biên bản và thời hạn thanh toán

Sau khi hợp đồng kết thúc 10–15 ngày, nên tiến hành hoàn tất. Quy định thời gian thanh toán rõ, ví như trong vòng 7-10 ngày thì hầu hảo, để tránh nợ dị.

Xử lý các tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Ghi thêm điều khoản giải quyết tranh chấp, nêu cơ quan có thẩm quyền nếu không thỏa thuận, ưu tiên hoà giải tại tòa án.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy ngắn hạn

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không.Nội bộ tự ký kết đầy đủ, đủ nhân sự theo luật đều có hiệu lực.

Có thể thanh lý hợp đồng một phần khối lượng giảng dạy không?

Có phép, nếu các bên thỏa thuận và ghi rõ phần giá trị còn lại. Tuy nhiên, nên nếu chấm dứt hoàn toàn.

Giảng viên vắng mặt khi thanh lý xử lý thế nào?

Buộc phải có sự hiện của đại diện hợp pháp, nếu không thể X từ xa: ký số hoặc ủy quyền, bao gồm văn bản gốc đính kèm.

Kết luận

Thanh lý hợp đồng không phải thủ tổ rườm rà mà là “bàn bia” cuối cùng giúp cả hai bên an toàn, minh bạch. Hãy dùng mẫu chuẩn của Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian, tránh sai văn phạm. Nếu bạn có nhu cầu cho tất cả loại hợp động – từ giảng dạy, thuê cơ sở hay kiện tổ chức tiúng – tham khảo thêm công thức biên bản thanh lý hợp đồng đặt tiệc liên hoan để có cái nhìn toàn diện.

Tải ngay bộ 5 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn tại Mẫu Biên Bản – cập nhật 2025!