Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa phụ huynh/học viên (bên A) và giáo viên/trung tâm dạy thêm (bên B) về việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng sau khi đã hoàn thành hoặc dừng trước thời hạn. Văn bản này xác nhận toàn bộ nghĩa vụ tài chính như học phí đã đóng, số buổi đã học, các khoản phát sinh và cam kết không còn khiếu nại về sau.

Mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm

Mục đích chính của biên bản thanh lý là chốt công nợ, tránh tranh chấp. Hơn 70% vụ kiện liên quan đến dịch vụ đào tạo xuất phát từ việc thiếu văn bản chốt học phí. Bên cạnh đó, biên bản còn là chứng cứ quan trọng để đối chiếu với cơ quan thuế, nhà trường hoặc trung tâm trong việc quyết toán tài chính.

Phân biệt biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu hợp đồng

Trong khi biên bản nghiệm thu chỉ ghi nhận khối lượng và chất lượng dịch vụ đã hoàn thành, biên bản thanh lý có phạm vi rộng hơn, bao trùm toàn bộ quan hệ pháp lý, bao gồm thanh toán và nghĩa vụ phát sinh. Đối với hợp đồng dạy thêm, quy trình chuẩn là nghiệm thu số buổi học trước, sau đó lập biên bản thanh lý. Một số trung tâm gộp chung hai nội dung này để giảm thủ tục.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm?

Trường hợp hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn

Hợp đồng dạy thêm thường kết thúc sau một khóa học, học kỳ hoặc hết số buổi đã ký. Dù hợp đồng tự hết hiệu lực, việc lập biên bản vẫn cần thiết. Thực tế khoảng 85% phụ huynh không yêu cầu thanh lý, dẫn đến rủi ro khiếu nại đòi lại học phí. Nếu giáo viên chưa thu đủ tiền, biên bản bắt buộc phải ghi nhận số nợ, thời hạn và phương thức trả.

Trường hợp thanh lý hợp đồng dạy thêm trước thời hạn

Khi phụ huynh đổi trung tâm, giáo viên bận việc hoặc chất lượng giảng dạy không đạt, hợp đồng có thể bị thanh lý sớm. Lúc này, biên bản cần nêu rõ số buổi chưa học và tỷ lệ hoàn trả học phí (thường 30–100% tùy thỏa thuận). Nếu lỗi thuộc về trung tâm, cần căn cứ Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015 để xử lý bồi thường.

Trường hợp hủy bỏ hoặc đình chỉ hợp đồng

Khi một bên vi phạm (dạy sai môn, thu phí trái quy định...), biên bản thanh lý dùng để xác định hậu quả pháp lý: hoàn trả những gì đã nhận, bồi thường thiệt hại theo Điều 424 Bộ luật Dân sự 2015. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, việc thanh lý còn cần thiết để hoàn tất nghĩa vụ thuế và quản lý lao động.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng dạy thêm

Quy định chung về thanh lý hợp đồng theo Bộ luật Dân sự

Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đình chỉ, hủy bỏ hợp đồng tại các Điều 422, 423, 424. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 03 năm (Điều 429), vì vậy biên bản thanh lý nên được lưu trữ ít nhất 3 năm. Theo Điều 117, biên bản có giá trị khi các bên tự nguyện ký kết, không vi phạm điều cấm, không bắt buộc công chứng.

Lưu ý pháp lý riêng đối với hợp đồng dạy thêm, thỉnh giảng

Hoạt động dạy thêm chịu sự điều chỉnh của Thông tư 17/2012/TT-BGDĐT (sửa đổi bởi Thông tư 09/2016/TT-BGDĐT), nhấn mạnh tính tự nguyện và đăng ký hoạt động. Với giảng viên thỉnh giảng trong trường đại học, biên bản cần ghi rõ số giờ thực giảng và thù lao tương ứng. Nếu cá nhân dạy thêm có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm, cần kê khai thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Nội dung chính của mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm

Phần quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quốc hiệu và tiêu ngữ được trình bày căn giữa, phía trên văn bản, kèm số hiệu như “Số: …/BB-TLHĐ” để dễ quản lý.

Thông tin các bên tham gia (bên dạy và bên học/phụ huynh)

Cần ghi chính xác họ tên, số CCCD/CMND, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại của từng bên. Nếu là trung tâm, bổ sung người đại diện pháp luật và chức danh.

Thông tin hợp đồng được thanh lý (số hợp đồng, ngày ký)

Phải trùng khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc; sai sót nhỏ cũng có thể khiến biên bản mất giá trị đối chiếu.

Kết quả thực hiện hợp đồng và nghĩa vụ còn lại

Liệt kê tổng số buổi, số buổi đã học, số buổi còn lại, lý do kết thúc và đánh giá chất lượng. Đây là căn cứ để hoàn trả tiền nếu có.

Xác nhận tình trạng thanh toán và các khoản phát sinh

Bảng quyết toán cần nêu tổng học phí, số đã thanh toán, số còn nợ, số hoàn trả và thời hạn thanh toán. Nếu hoàn trả theo tỷ lệ, ghi rõ cách tính (ví dụ học 20/30 buổi thì hoàn 10/30).

Cam kết và chữ ký của các bên

Phần cam kết nêu rõ: kể từ ngày ký, hai bên không còn quyền và nghĩa vụ nào khác từ hợp đồng đã thanh lý. Nếu bên B là trung tâm, cần đóng dấu; nếu học viên dưới 18 tuổi, phụ huynh ký thay.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm chuẩn chỉnh

Các thông tin bắt buộc không được thiếu

Tên văn bản, số biên bản, thời gian địa điểm lập, thông tin các bên, thông tin hợp đồng gốc, kết quả thực hiện, quyết toán tài chính, cam kết và chữ ký. Thiếu bất kỳ mục nào, biên bản dễ bị tuyên vô hiệu khi khiếu nại.

Lưu ý về cách ghi thông tin các bên

Không viết tắt tên trường, trung tâm; dùng “Bên A” và “Bên B” thống nhất từ đầu, tránh từ ngữ thiếu chuyên môn.

Lưu ý về ngôn ngữ, thể thức văn bản

Ngôn ngữ soạn thảo là tiếng Việt, font Times New Roman hoặc Arial cỡ 13–14, căn lề đều. Không tẩy xóa, không dùng bút chì; nếu sửa lỗi phải có chữ ký bên cạnh.

Cách xử lý khi một bên không đồng ý ký thanh lý

Bên còn lại nên gửi thông báo bằng email (khớp địa chỉ trong hợp đồng), lập biên bản ghi nhận việc từ chối, giữ lại toàn bộ tin nhắn. Sau 3 lần thông báo mà vẫn từ chối, có thể khởi kiện tại tòa án nơi bị đơn cư trú trong thời hiệu 3 năm.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm (file Word)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm mới nhất 2025

Mẫu mới cập nhật thêm điều khoản về dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP) và thanh toán online nếu lớp học qua Zoom, Google Meet.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy / thỉnh giảng đại học

Dành cho giảng viên thỉnh giảng, bao gồm các trường: đơn vị sử dụng lao động, số thẻ giảng viên, số giờ giảng quy đổi, mức thù lao theo quy định nội bộ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng gia sư, trung tâm dạy thêm

Thiết kế dạng quyết toán nhanh với một bảng duy nhất liệt kê học phí, đã thu, còn nợ, hoàn trả và cam kết, tối ưu cho trung tâm và phụ huynh.

Ngoài ra, nếu bạn cần mẫu cho các loại hợp đồng đào tạo khác, hãy tham khảo: mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo tiếng Anh, biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ đào tạo và biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề.

Hướng dẫn tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm

Các bước tải mẫu miễn phí

Truy cập website cung cấp mẫu → chọn file Word (.docx) → bấm tải → kiểm tra dung lượng (dưới 5MB để tránh mã độc) → mở và chỉnh sửa.

Cách chỉnh sửa mẫu theo thông tin cá nhân

Sử dụng tính năng “Ctrl + H” để thay thế các cụm từ như [Họ và tên], [Số CCCD], [Số hợp đồng] bằng thông tin thật, xóa chú thích màu đỏ và kiểm tra lại định dạng trước khi in.

Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Thanh lý hợp đồng dạy thêm có bắt buộc lập biên bản không?

Không bắt buộc trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận. Tuy nhiên, không có biên bản sẽ gặp khó khăn khi xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng và thu hồi công nợ.

Biên bản thanh lý cần lập thành mấy bản?

Thông thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Nếu có 03 bên (trung tâm, giáo viên, phụ huynh) thì lập 03 bản.

Có thể thanh lý hợp đồng dạy thêm bằng văn bản tay không?

Có, miễn đáp ứng Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015. Tuy nhiên, đánh máy được khuyến nghị để dễ đọc, dễ lưu trữ và tránh tranh cãi.

Chi phí lập biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm là bao nhiêu?

Nếu tự soạn, chi phí 0 đồng. Nếu công chứng tự nguyện, phí khoảng 20.000–100.000 đồng theo Thông tư 257/2016/TT-BTC. Nếu thuê luật sư rà soát, chi phí từ 1,5–5 triệu đồng.

Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm là thói quen pháp lý tối thiểu giúp các bên bảo vệ quyền lợi tài chính và giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Hãy tải ngay mẫu biên bản mới nhất 2025 để sử dụng cho trung tâm, gia sư hoặc giảng viên thỉnh giảng. Đừng quên lưu ý căn cứ pháp lý và các điều khoản quan trọng để biên bản có hiệu lực tuyệt đối.