Tổng quan về thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông

Thanh lý hợp đồng đấu thầu là gì?

Thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông là quá trình các bên, gồm chủ đầu tư và nhà thầu, cùng xác nhận việc hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng sau khi đã nghiệm thu, quyết toán khối lượng. Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý ghi nhận sự kết thúc hiệu lực của hợp đồng, giải quyết toàn bộ nghĩa vụ tài chính tồn đọng, và là cơ sở để các bên tiến hành bảo hành, giải phóng bảo lãnh. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ quan trọng để phòng tránh tranh chấp về sau.

Vì sao dự án giao thông bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Pháp luật xây dựng quy định rõ, theo Điều 46 Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2023/NĐ-CP), hợp đồng xây dựng phải được thanh lý khi hoàn thành hoặc chấm dứt. Đối với dự án giao thông sử dụng vốn nhà nước, thanh lý hợp đồng là điều kiện bắt buộc để chủ đầu tư được đóng tài khoản vốn, hoàn tất công tác quyết toán theo quy định của Luật Đầu tư công. Việc chậm thanh lý có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, khiến quan hệ hợp đồng bị “treo” và gây khó khăn cho việc bảo hành, thanh toán, thậm chí ảnh hưởng đến xử lý nợ xấu tại ngân hàng với các dự án BOT, BT.

Phân biệt thanh lý hợp đồng, nghiệm thu và quyết toán công trình

Nghiệm thu là hoạt động kiểm tra, xác nhận chất lượng và khối lượng công việc đã hoàn thành. Quyết toán là việc xác định giá trị cuối cùng của hợp đồng sau khi đối chiếu khối lượng, đơn giá, các khoản tạm ứng. Thanh lý là bước cuối cùng, ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng sau khi đã nghiệm thu và quyết toán. Nếu thiếu biên bản nghiệm thu hoặc bảng quyết toán, biên bản thanh lý sẽ mất căn cứ pháp lý và dễ bị cơ quan kiểm toán, thanh tra yêu cầu điều chỉnh.

Căn cứ pháp lý và điều kiện thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông

Quy định pháp luật hiện hành về thanh lý hợp đồng xây dựng

Nền tảng pháp lý chính là Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 35/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung. Ngoài ra, cần tham khảo Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, và các thông tư hướng dẫn như Thông tư 08/2017/TT-BXD, Thông tư 02/2023/TT-BXD. Với dự án giao thông, Thông tư 52/2020/TT-BGTVT về quản lý chất lượng và nghiệm thu công trình cũng cần được lưu ý vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ nghiệm thu phục vụ thanh lý.

Các trường hợp được phép thanh lý hợp đồng thi công dự án giao thông

Hợp đồng được thanh lý khi cả hai bên hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, công trình được nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng. Ngoài ra, hợp đồng cũng có thể được thanh lý khi chấm dứt do vi phạm hợp đồng, bất khả kháng, hoặc khi nhà thầu mất tư cách pháp nhân. Trong các trường hợp này, biên bản thanh lý vẫn phải được lập để xác định khối lượng và giá trị đã thực hiện, làm căn cứ giải quyết hậu quả.

Điều kiện để biên bản thanh lý hợp đồng có hiệu lực pháp lý

Biên bản phải do người đại diện hợp pháp của cả hai bên ký, ghi rõ chức danh, đóng dấu (nếu là tổ chức). Nội dung phải nêu rõ căn cứ pháp lý của hợp đồng gốc, các phụ lục, quyết định điều chỉnh. Mặc dù công chứng không bắt buộc, nhưng nếu hợp đồng gốc có công chứng thì biên bản thanh lý cũng nên công chứng để tăng giá trị pháp lý. Đặc biệt, hồ sơ đính kèm như biên bản nghiệm thu, bảng quyết toán, bảng đối chiếu công nợ là điều kiện không thể thiếu.

Các bước chuẩn bị hồ sơ thanh lý hợp đồng đấu thầu

Rà soát hợp đồng thi công và phụ lục kèm theo

Trước khi lập biên bản, cần rà soát toàn bộ hợp đồng gốc, phụ lục, văn bản điều chỉnh. Kiểm tra các điều khoản về nghiệm thu, quyết toán, thanh lý để đảm bảo tuân thủ. Đối chiếu hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và văn bản trúng thầu để tránh sai lệch về đơn giá và khối lượng. Cũng cần xác định các điều khoản còn hiệu lực sau thanh lý như bảo hành, bảo mật, giải quyết tranh chấp.

Kiểm tra khối lượng nghiệm thu, quyết toán và tạm ứng

Kiểm tra đối chiếu bảng khối lượng nghiệm thu với hồ sơ quyết toán. Các dự án giao thông thường có sai lệch ở nền đường, móng cọc do điều kiện địa chất. Cần rà soát số liệu tạm ứng, thu hồi tạm ứng, các khoản điều chỉnh giá theo chỉ số giá xây dựng. Lưu ý, theo Thông tư 96/2018/TT-BTC, hồ sơ quyết toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, do đó phải đối chiếu cẩn thận với hồ sơ đã được kiểm toán.

Xác định giá trị quyết toán và trách nhiệm của từng bên

Giá trị quyết toán cuối cùng phải được lập thành bảng tổng hợp chi tiết có chữ ký xác nhận. Biên bản thanh lý cần nêu rõ nghĩa vụ tài chính còn lại, các khoản phạt, bồi thường thiệt hại. Trách nhiệm bảo hành phải được nhắc lại, với thời hạn tối thiểu 24 tháng cho công trình cấp I, II và 12 tháng cho cấp III, IV theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Đồng thời, liệt kê danh mục hồ sơ hoàn công đã bàn giao để tránh khiếu nại về sau.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông

Cấu trúc chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng

Cấu trúc gồm 4 phần chính: phần mở đầu (quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian, địa điểm), phần thông tin các bên, phần nội dung thanh lý, và phần cam kết ký tên. Có thể tham khảo Mẫu số 08/BM-HĐXD ban hành kèm theo Thông tư 08/2017/TT-BXD, nhưng cần điều chỉnh cho phù hợp với dự án giao thông. Phụ lục đính kèm nên được liệt kê ngay trong biên bản để làm rõ phạm vi.

Thông tin bắt buộc trong phần mở đầu biên bản

Tên biên bản phải đúng loại hợp đồng, ví dụ “BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG”. Ghi rõ số và ngày ký hợp đồng gốc, tên gói thầu, tên dự án, địa điểm xây dựng. Trích dẫn các phụ lục, văn bản điều chỉnh đã ký trước đó. Phần mở đầu cũng cần nêu rõ căn cứ pháp lý để lập biên bản.

Nội dung chính biên bản thanh lý: khối lượng hoàn thành, giá trị thanh toán, tồn tại

Phần nội dung cần nêu rõ khối lượng công việc đã hoàn thành được nghiệm thu, giá trị quyết toán được duyệt, số tiền đã tạm ứng, đã thanh toán, và số tiền còn lại phải thanh toán hoặc thu hồi. Nếu có tồn tại, khiếm khuyết, ghi rõ biện pháp xử lý và trách nhiệm của từng bên. Biên bản phải phản ánh chính xác các con số, tránh mơ hồ.

Điều khoản chấm dứt hiệu lực hợp đồng và cam kết của các bên

Điều khoản này xác nhận kể từ thời điểm ký biên bản, hợp đồng chấm dứt hiệu lực, trừ các điều khoản đã thỏa thuận còn hiệu lực như bảo hành, bảo mật. Các bên cam kết không còn quyền khiếu nại về khối lượng, giá trị đã quyết toán. Đồng thời, nêu rõ trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ phát sinh sau thanh lý.

Các lưu ý khi ghi thời điểm, địa điểm và chữ ký trong biên bản

Thời điểm ký biên bản phải trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng theo Nghị định 35/2023/NĐ-CP. Địa điểm ký thường là trụ sở chính của chủ đầu tư hoặc hiện trường công trình. Chữ ký phải đúng thẩm quyền, ghi rõ họ tên, chức danh, và đóng dấu đầy đủ. Nếu ký qua người được ủy quyền, phải kèm giấy ủy quyền hợp lệ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông

Mẫu biên bản thanh lý khi hoàn thành toàn bộ công trình giao thông

Mẫu này áp dụng khi công trình đã được nghiệm thu hoàn thành và bàn giao. Nội dung tập trung xác nhận toàn bộ khối lượng đã thực hiện, giá trị quyết toán cuối cùng, và các bên không còn nghĩa vụ gì với nhau, trừ phần bảo hành.

Mẫu biên bản thanh lý khi chấm dứt hợp đồng do dừng thi công

Được sử dụng khi hợp đồng bị chấm dứt giữa chừng do vi phạm hoặc bất khả kháng. Biên bản cần ghi rõ khối lượng đã thi công đến thời điểm dừng, giá trị nghiệm thu tương ứng, và các khoản chi phí giải phóng mặt bằng, di dời thiết bị, thiệt hại nếu có.

Mẫu biên bản thanh lý có phụ lục quyết toán khối lượng

Đây là mẫu phổ biến nhất trong các dự án lớn. Biên bản chỉ tóm tắt các số liệu chính, còn chi tiết nằm trong phụ lục đính kèm như bảng quyết toán khối lượng, bảng đối chiếu công nợ. Cần đánh dấu “kèm theo” và đóng dấu giáp lai để phụ lục có giá trị pháp lý.

Những rủi ro thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng và cách xử lý

Thiếu chữ ký, đóng dấu của đại diện hợp pháp

Nếu biên bản thiếu chữ ký hoặc đóng dấu của một bên, biên bản có thể bị vô hiệu. Cách xử lý là bổ sung chữ ký, đóng dấu hoặc làm lại biên bản mới. Trong trường hợp người ký không đúng thẩm quyền, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

Ghi sai giá trị quyết toán, phát sinh tranh chấp

Sai sót về số liệu là rủi ro lớn, dẫn đến khiếu kiện. Cách xử lý là rà soát kỹ hồ sơ trước khi ký, đối chiếu với bảng quyết toán đã được kiểm toán. Nếu phát hiện sai, lập biên bản điều chỉnh kèm phụ lục sửa đổi.

Không kèm phụ lục chi tiết khối lượng nghiệm thu

Biên bản thanh lý không có phụ lục sẽ thiếu căn cứ chứng minh khối lượng thực tế. Biện pháp khắc phục là bổ sung phụ lục càng sớm càng tốt, ghi rõ số liệu từng hạng mục, và yêu cầu hai bên xác nhận lại.

Xử lý khi một bên chậm ký biên bản thanh lý

Nếu một bên cố tình chậm ký, bên còn lại có thể gửi thông báo bằng văn bản ấn định thời hạn cuối cùng. Hết thời hạn mà vẫn không ký, có thể khởi kiện ra tòa hoặc đưa ra trọng tài thương mại. Hồ sơ giao dịch, email, công văn cần được lưu giữ để làm bằng chứng.

Câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông

Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng là bao lâu?

Theo Nghị định 35/2023/NĐ-CP, thời hạn thanh lý là 45 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công trình hoặc từ ngày hợp đồng chấm dứt. Các bên có thể thỏa thuận khác, nhưng thường không nên vượt quá thời hạn này để tránh vi phạm hành chính.

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc đã công chứng hoặc pháp luật yêu cầu. Tuy nhiên, để tăng tính bảo mật và tránh tranh chấp, nhiều chủ đầu tư vẫn thực hiện công chứng, nhất là với các dự án lớn liên quan đến quyền sử dụng đất.

Biên bản thanh lý có hủy bỏ hiệu lực hợp đồng gốc không?

Có. Biên bản thanh lý chấm dứt hiệu lực của hợp đồng gốc, trừ các điều khoản mà các bên thỏa thuận còn giữ nguyên hiệu lực. Vì vậy, cần liệt kê rõ trong biên bản các điều khoản “sống sót” để tránh mơ hồ.

Đơn phương thanh lý hợp đồng có hợp pháp không?

Không, trừ trường hợp hợp đồng hoặc pháp luật cho phép đơn phương chấm dứt. Thông thường, thanh lý phải có sự đồng thuận của cả hai bên. Nếu muốn đơn phương, bên có nhu cầu cần căn cứ vào quy định về vi phạm hợp đồng hoặc bất khả kháng để thực hiện đúng quy trình.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng đấu thầu dự án giao thông là văn bản quan trọng, khép lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Để đảm bảo giá trị pháp lý, các bên cần tuân thủ đúng quy định, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, và soạn thảo cẩn trọng. Nếu bạn đang cần mẫu biên bản thanh lý cho các loại hợp đồng khác như hợp đồng thuê cảng biển, hợp đồng vận hành bến xe hay hợp đồng cung cấp phụ tùng xe, hãy tham khảo các mẫu có sẵn tại Mẫu Biên Bản để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.

Tải ngay các mẫu biên bản thanh lý chuyên nghiệp để áp dụng ngay cho dự án của bạn!