Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng theo quy định hiện hành

Biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế là văn bản ghi nhận sự chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa bên mua (bệnh viện, cơ sở y tế) và bên bán (nhà cung cấp) sau khi hợp đồng hoàn thành hoặc bị chấm dứt. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422) và Luật Đấu thầu 2023, biên bản thanh lý không bắt buộc phải công chứng, nhưng cần đảm bảo đầy đủ nội dung, chữ ký và con dấu của các bên. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán chốt công nợ, quyết toán hợp đồng và phòng tránh rủi ro thanh tra, kiểm toán.

Đặc thù của hợp đồng cung cấp vật tư y tế trong thanh lý

Vật tư y tế chịu sự quản lý chặt chẽ về chất lượng, số lô, hạn dùng theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP. Vì vậy, biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế phải liệt kê chi tiết từng lô hàng, mã số, tình trạng nghiệm thu và phương án xử lý vật tư không đạt chuẩn. Điều này khác biệt hoàn toàn so với thanh lý hàng hóa thông thường.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế?

Hợp đồng đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ

Đây là trường hợp phổ biến nhất, chiếm khoảng 85% các gói thầu mua vật tư y tế. Khi bên bán giao đủ hàng, bên mua nghiệm thu và thanh toán đủ, hai bên lập biên bản thanh lý để xác nhận kết thúc hợp đồng, giải phóng các bên khỏi trách nhiệm và dứt điểm sổ sách kế toán.

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn

Nếu một bên vi phạm nghiêm trọng hoặc có thỏa thuận chấm dứt, biên bản thanh lý vẫn phải được lập để xử lý hậu quả. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, các bên vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm chấm dứt, như bồi thường thiệt hại, hoàn trả tạm ứng. Ghi nhận rõ trong biên bản giúp tránh tranh chấp kéo dài.

Mua sắm tập trung

Với hợp đồng khung, biên bản thanh lý phải đối chiếu với từng đơn hàng cụ thể, các phụ lục gia hạn và đảm bảo tuân thủ Thông tư 09/2024/TT-BYT. Việc này giúp cơ sở y tế quản lý đúng nguồn ngân sách và tránh bị cơ quan chức năng xuất toán.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Ghi đầy đủ tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và chức danh của cả bên mua và bên bán.

Thống kê khối lượng vật tư đã cung cấp, nghiệm thu

Liệt kê chi tiết từng chủng loại vật tư, số lượng, số lô, hạn sử dụng, đơn giá và thành tiền theo từng đợt giao hàng. Đồng thời xác nhận chất lượng vật tư đã được nghiệm thu đạt yêu cầu._

Giá trị thanh toán và phương thức thanh toán còn lại

Chốt tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả (nếu có) và thời hạn thanh toán cuối cùng. Phải ghi rõ nghĩa vụ của bên chậm thanh toán để có cơ sở tính lãi vi phạm.

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm bảo hành

Ghi nhận thời điểm kết thúc trách nhiệm bảo hành hoặc các nghĩa vụ phát sinh sau hợp đồng. Nếu còn bảo hành, cần nêu rõ phạm vi và thời gian còn lại.

Cam kết giải quyết tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Các bên cam kết không có khiếu nại gì thêm và thống nhất cơ chế giải quyết nếu phát sinh vấn đề liên quan đến hợp đồng đã thanh lý.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế

Căn cứ pháp lý cần viện dẫn khi lập biên bản

Cần viện dẫn: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Đấu thầu 2023, Nghị định 24/2024/NĐ-CP, Nghị định 98/2021/NĐ-CP và các thông tư liên quan như Thông tư 62/2024/TT-BTC đối với hợp đồng sử dụng vốn ngân sách.

Các sai sót thường gặp khi soạn thảo và cách tránh

Sai sót phổ biến là nhầm lẫn biên bản thanh lý với biên bản nghiệm thu, thiếu thông tin số lô/hạn dùng, bỏ sót các khoản phạt hoặc lãi chậm trả, ký không đúng thẩm quyền. Để tránh, nên sử dụng mẫu chuẩn và rà soát kỹ trước khi ký.

Quy trình lập và ký biên bản thanh lý đúng thẩm quyền

Tổ chức cuộc họp đối chiếu giữa hai bên, lập dự thảo biên bản, trình người có thẩm quyền duyệt, sau đó ký và đóng dấu. Nên lập ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản và gửi kèm chứng từ liên quan.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế miễn phí, chuẩn pháp lý

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý chuyên dụng cho lĩnh vực vật tư y tế, định dạng Word/PDF tiện lợi, đã đính kèm hướng dẫn điền thông tin. Bạn có thể tải về để sử dụng ngay. Ngoài ra, tùy theo đặc thù, bạn có thể tham khảo các mẫu thanh lý chuyên ngành:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác xét nghiệm gen
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hỗ trợ bệnh nhân ung thư
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cấy ghép implant

Các mẫu này được thiết kế riêng cho từng lĩnh vực y tế đặc thù, giúp bạn tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo đúng quy định.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc. Biên bản có giá trị pháp lý nếu có đầy đủ chữ ký, con dấu và nội dung thể hiện ý chí tự nguyện của các bên. Tuy nhiên, với hợp đồng có giá trị lớn, công chứng có thể tăng cường giá trị chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp.

Xử lý thế nào khi một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý?

Bên còn lại cần gửi văn bản thông báo, lưu giữ bằng chứng về việc đã đối chiếu công nợ. Nếu vẫn không hợp tác, có thể khởi kiện tại tòa án trong thời hiệu 2 năm. Biên bản thanh lý không phải là điều kiện tiên quyết để khởi kiện, nhưng là chứng cứ quan trọng.

Thanh lý hợp đồng khi vật tư y tế trả lại có phát sinh chi phí không?

Có, nếu hai bên thỏa thuận bên bán chịu chi phí vận chuyển, lưu kho hoặc tiêu hủy. Toàn bộ chi phí này phải được ghi rõ trong biên bản thanh lý để tránh phát sinh tranh chấp về sau.

Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp vật tư y tế tại Mẫu Biên Bản để hoàn tất hồ sơ một cách nhanh chóng, đúng pháp luật và chuyên nghiệp.