Biên bản nhắc nhở vi phạm: Mẫu tham khảo, nội dung, căn cứ pháp lý và cách lập

Biên bản nhắc nhở vi phạm được sử dụng để ghi nhận việc một cá nhân có hành vi chưa tuân thủ quy định, nội quy, quy chế hoặc yêu cầu công việc của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức và nội dung nhắc nhở được thực hiện tại thời điểm phát hiện sự việc. Biên bản giúp xác định người vi phạm, thời gian, địa điểm, hành vi, quy định có liên quan, ý kiến giải trình và nội dung yêu cầu khắc phục, qua đó làm căn cứ theo dõi việc thực hiện và xử lý tiếp theo nếu vi phạm tiếp diễn. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin người lập biên bản, người được nhắc nhở, nội dung vi phạm, ý kiến giải trình, yêu cầu khắc phục và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nội quy, quy chế và tình huống thực tế.

Biên bản nhắc nhở vi phạm là gì và mục đích sử dụng

Biên bản nhắc nhở vi phạm là văn bản ghi nhận hành vi vi phạm nội quy của cá nhân hoặc tổ chức, đồng thời nhắc nhở, chấn chỉnh. Mục đích không nhằm xử phạt ngay mà để giáo dục, răn đe, tạo cơ hội sửa chữa. Biên bản còn là căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật khi tái phạm.

Trong doanh nghiệp, biên bản này giúp duy trì kỷ luật, nâng cao ý thức tuân thủ. Việc lập biên bản cần khách quan, trung thực, đúng thủ tục.

Các trường hợp cần lập biên bản nhắc nhở vi phạm trong doanh nghiệp

Biên bản được dùng khi: - Vi phạm nội quy lao động: đi muộn, nghỉ không phép, không tuân thủ quy trình. - Vi phạm an toàn lao động: không dùng đồ bảo hộ, vi phạm PCCC. - Vi phạm đạo đức nghề nghiệp: lộ bí mật kinh doanh. - Vi phạm hành chính nội bộ: sử dụng tài sản công sai mục đích. - Vi phạm tiến độ, chất lượng công việc.

Lập biên bản giúp ghi nhận sự việc, tránh tranh chấp, tạo tiền đề xử lý sau này. Trong một số lĩnh vực đặc thù, biên bản còn là chứng từ phục vụ thanh tra, giám sát.

Căn cứ pháp lý về biên bản nhắc nhở vi phạm

1. Bộ luật Lao động 2019

Nếu biên bản được sử dụng trong quan hệ lao động, cần đối chiếu Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt các quy định về:

• Nội quy lao động.
• Nghĩa vụ của người lao động.
• Kỷ luật lao động.
• Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động.
• Các hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện khi xử lý kỷ luật.

Đây là điểm quan trọng vì doanh nghiệp không nên sử dụng “biên bản nhắc nhở” để thay thế trình tự xử lý kỷ luật lao động theo quy định.

2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Đối với quan hệ lao động, Nghị định 145/2020/NĐ-CP có các quy định hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, trong đó có nội dung liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.

Khi biên bản nhắc nhở được lập trong doanh nghiệp, cần đối chiếu với nội quy lao động và các quy định hiện hành có liên quan.

3. Nội quy, quy chế của cơ quan hoặc doanh nghiệp

Đây thường là căn cứ trực tiếp để xác định hành vi có vi phạm quy định nội bộ hay không.

Ví dụ:

Căn cứ Nội quy lao động của Công ty ban hành ngày …/…/……

hoặc:

Căn cứ Quy chế làm việc của ………………

Không nên viện dẫn một điều khoản nội bộ nếu người lập chưa kiểm tra chính xác nội dung quy định đó.

Lưu ý: Nếu biên bản chỉ mang tính nhắc nhở, ghi nhận và yêu cầu khắc phục thì cần thể hiện đúng bản chất này. Trường hợp doanh nghiệp muốn xử lý kỷ luật lao động thì phải thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật được pháp luật quy định.

Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm tham khảo

CÔNG TY ………………………

Số: ……/BB-NN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NHẮC NHỞ VI PHẠM

Về việc: Vi phạm quy định về thời gian làm việc

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 00 phút ngày 19 tháng 08 năm 2026, tại Văn phòng Công ty ……………………, chúng tôi tiến hành lập biên bản nhắc nhở đối với:

I. THÔNG TIN NGƯỜI ĐƯỢC NHẮC NHỞ

Họ và tên: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Bộ phận: Phòng Kinh doanh

Mã nhân viên: ……………………

II. NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN

Họ và tên: Trần Văn B

Chức vụ: Trưởng phòng Kinh doanh

III. NỘI DUNG VI PHẠM

Theo ghi nhận của bộ phận quản lý, vào ngày 18/08/2026, ông Nguyễn Văn A có mặt tại nơi làm việc lúc 08 giờ 35 phút, trong khi thời gian bắt đầu làm việc theo nội quy của Công ty là 08 giờ 00 phút.

Qua kiểm tra, đây là lần ………… người lao động được ghi nhận đi làm không đúng thời gian quy định trong khoảng thời gian ………………

Quy định có liên quan:

Điều …… Nội quy lao động của Công ty ………………… quy định: …………………………………

IV. Ý KIẾN GIẢI TRÌNH CỦA NGƯỜI ĐƯỢC NHẮC NHỞ

Ông Nguyễn Văn A trình bày:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

V. NỘI DUNG NHẮC NHỞ VÀ YÊU CẦU KHẮC PHỤC

Người lập biên bản đã thông tin cho ông Nguyễn Văn A về nội dung vi phạm và yêu cầu:

1. Thực hiện đúng thời gian làm việc theo nội quy của Công ty.
2. Chủ động sắp xếp thời gian để hạn chế việc tái diễn tình trạng đi làm muộn.
3. Thực hiện nghiêm túc các quy định về thời gian làm việc và nội quy tại nơi làm việc.

Người được nhắc nhở xác nhận đã được thông tin về nội dung nêu trên và có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu khắc phục.

VI. Ý KIẾN CỦA NGƯỜI ĐƯỢC NHẮC NHỞ

…………………………………………………………

…………………………………………………………

VII. KẾT THÚC BIÊN BẢN

Biên bản được lập nhằm ghi nhận nội dung vi phạm và việc nhắc nhở, yêu cầu khắc phục đối với người được nhắc nhở.

Biên bản đã được đọc lại cho những người có tên trên cùng nghe và xác nhận nội dung.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

………, ngày …… tháng …… năm 2026

NGƯỜI LẬP BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

NGƯỜI ĐƯỢC NHẮC NHỞ
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

NGƯỜI CHỨNG KIẾN, NẾU CÓ
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

Cấu trúc và nội dung chuẩn của mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm

Một mẫu biên bản gồm:

1. Quốc hiệu, tiêu ngữ và tên văn bản

Ghi rõ quốc hiệu, tiêu ngữ và tên biên bản.

2. Thông tin chung

• Thời gian, địa điểm lập biên bản
• Người lập biên bản, người vi phạm
• Người làm chứng (nếu có)

3. Nội dung vi phạm

• Mô tả chi tiết hành vi, thời điểm, hậu quả
• Trích dẫn quy định bị vi phạm
• Giải trình của người vi phạm

4. Biện pháp xử lý

• Hình thức nhắc nhở, thời hạn khắc phục
• Cam kết không tái phạm

5. Chữ ký

Các bên liên quan ký, ghi rõ họ tên.

Ngôn ngữ cần trang trọng, khách quan, chính xác.

Tải mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm (Word/PDF) và lưu ý khi sử dụng

Bạn có thể tải mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản. Ngoài ra, tham khảo thêm các mẫu liên quan: biên bản mở thầu chào hàng cạnh tranh, biên bản mua bán đất, biên bản mở niêm phong liên quan đến KHCN.

Lưu ý khi sử dụng: - Kiểm tra tính pháp lý, bổ sung thông tin cụ thể. - Bắt buộc có chữ ký của người vi phạm; nếu từ chối ký, cần ghi rõ và có người làm chứng. - Lưu trữ ít nhất 2 năm. - Tùy chỉnh linh hoạt nhưng giữ tính khách quan.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nhắc nhở vi phạm

Biên bản nhắc nhở vi phạm dùng để làm gì?

Dùng để ghi nhận hành vi chưa tuân thủ quy định và việc thông báo, nhắc nhở, yêu cầu khắc phục.

Biên bản nhắc nhở có phải là quyết định kỷ luật không?

Không mặc nhiên. Cần xem xét nội dung thực tế và mục đích của văn bản.

Người bị nhắc nhở có bắt buộc phải ký không?

Nếu người đó không đồng ý ký, không nên ký thay. Có thể ghi nhận việc từ chối ký và lý do nếu có.

Có cần ghi căn cứ pháp lý không?

Nên ghi căn cứ phù hợp, đặc biệt là nội quy, quy chế áp dụng và pháp luật liên quan nếu biên bản được sử dụng trong quan hệ lao động.

Có được phạt tiền khi lập biên bản nhắc nhở nhân viên không?

Đối với xử lý kỷ luật lao động, không được dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho hình thức xử lý kỷ luật theo quy định.

Có cần người chứng kiến không?

Tùy trường hợp. Nếu người được nhắc nhở không ký hoặc có tranh chấp về nội dung lập biên bản, việc có người chứng kiến có thể giúp ghi nhận khách quan quá trình lập biên bản.

Biên bản nhắc nhở có thể dùng cho học sinh, sinh viên không?

Có thể điều chỉnh mẫu cho môi trường giáo dục, nhưng cần căn cứ vào nội quy, quy chế của cơ sở giáo dục và quy định chuyên ngành áp dụng, không nên áp dụng máy móc mẫu dành cho quan hệ lao động.

Kết luận

Biên bản nhắc nhở vi phạm là công cụ thiết yếu trong quản lý kỷ luật. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải các mẫu văn bản chất lượng, phục vụ công việc hiệu quả.