Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng: Mẫu tham khảo, nội dung, căn cứ pháp lý và cách lập

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra, xác nhận việc các bên đã hoàn thành hoặc xử lý các nghĩa vụ theo hợp đồng, đồng thời xác định tình trạng khối lượng công việc, chất lượng, giá trị thực hiện, thanh toán và những nghĩa vụ còn lại trước khi kết thúc quan hệ hợp đồng. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, nội dung nghiệm thu, giá trị thực hiện, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán, nghĩa vụ sau khi thanh lý và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu nghiệm thu và kết thúc hợp đồng thực tế.

Mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng là gì?

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng, xác nhận tình trạng nghiệm thu và quyết toán các khoản tài chính cuối cùng. Đây là cơ sở quan trọng để tuyên bố chấm dứt hiệu lực hợp đồng trước pháp luật. Theo Bộ luật Dân sự hiện hành, hợp đồng chỉ được coi là hoàn thành khi các bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và thường được ghi nhận thông qua biên bản này.

Khác với biên bản nghiệm thu thông thường chỉ xác nhận chất lượng công việc, hàng hóa tại một thời điểm, biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng có phạm vi rộng hơn. Nó bao gồm việc đối chiếu khối lượng, kiểm tra chất lượng, quyết toán giá trị và giải quyết mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nhờ đó, văn bản này đóng vai trò bằng chứng pháp lý không thể thiếu khi cần chứng minh nghĩa vụ đã hoàn thành.

Khi nào cần lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng?

Bạn cần lập biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ công việc theo thỏa thuận.
• Hai bên cùng đồng thuận chấm dứt hợp đồng trước thời điểm kết thúc.
• Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt theo quy định pháp luật.
• Sự kiện bất khả kháng khiến hợp đồng không thể thực hiện tiếp.

Trong lĩnh vực xây dựng, thanh lý hợp đồng bắt buộc phải thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. Với hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp áp dụng chính sách ghi nợ, trả chậm hoặc hợp đồng có giá trị lớn. Nếu một bên vi phạm nghĩa vụ, biên bản giúp xác định khối lượng, giá trị đã thực hiện, làm căn cứ để bồi thường thiệt hại hoặc phạt vi phạm.

Mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Số: 12/BBNTTL/2026

Hôm nay, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Hà Nội, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH MINH AN

Địa chỉ: …………………

Mã số doanh nghiệp: …………………

Đại diện: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Giám đốc

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

Địa chỉ: …………………

Mã số doanh nghiệp: …………………

Đại diện: Trần Văn B

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Hai bên thống nhất lập Biên bản nghiệm thu và thanh lý Hợp đồng số 05/2026/HĐDV ngày 01/06/2026 với các nội dung sau:

Điều 1. Căn cứ nghiệm thu và thanh lý

Việc nghiệm thu và thanh lý được thực hiện căn cứ:

• Hợp đồng số 05/2026/HĐDV ngày 01/06/2026.
• Các phụ lục hợp đồng đã ký giữa hai bên.
• Hồ sơ, tài liệu liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng.
• Kết quả thực hiện công việc thực tế.
• Thỏa thuận của hai bên về việc nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

Điều 2. Nội dung và kết quả thực hiện hợp đồng

Bên B đã thực hiện các công việc theo phạm vi được quy định trong hợp đồng, gồm:

Sau khi kiểm tra hồ sơ và kết quả thực tế, Bên A xác nhận các nội dung nêu trên đã được Bên B thực hiện theo thỏa thuận của hợp đồng.

Điều 3. Giá trị hợp đồng và nghiệm thu

Giá trị hợp đồng: 200.000.000 đồng.

Giá trị công việc thực tế được nghiệm thu: 200.000.000 đồng.

Bằng chữ: Hai trăm triệu đồng.

Các bên xác nhận giá trị nêu trên là giá trị được nghiệm thu theo phạm vi công việc đã thỏa thuận, không bao gồm các khoản phát sinh chưa được các bên xác nhận bằng văn bản.

Điều 4. Tình hình thanh toán

Tổng giá trị Bên A đã thanh toán cho Bên B:

180.000.000 đồng
(Bằng chữ: Một trăm tám mươi triệu đồng).

Số tiền còn phải thanh toán:

20.000.000 đồng
(Bằng chữ: Hai mươi triệu đồng).

Bên A có trách nhiệm thanh toán số tiền còn lại theo thời hạn và phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Điều 5. Hồ sơ và tài liệu bàn giao

Bên B đã bàn giao cho Bên A các hồ sơ, tài liệu liên quan đến phạm vi công việc theo hợp đồng.

Hai bên xác nhận việc bàn giao hồ sơ được thực hiện theo danh mục tài liệu đã thống nhất.

Điều 6. Nghĩa vụ còn lại sau nghiệm thu và thanh lý

Các bên xác nhận về cơ bản đã hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Trường hợp còn nghĩa vụ bảo hành, bảo mật, hỗ trợ hoặc nghĩa vụ khác tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý, các nghĩa vụ này vẫn được thực hiện theo nội dung hợp đồng và thỏa thuận giữa hai bên.

Điều 7. Thanh lý hợp đồng

Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng số 05/2026/HĐDV kể từ ngày ký Biên bản này, ngoại trừ những quyền và nghĩa vụ được thỏa thuận tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt.

Sau khi Bên A hoàn thành khoản thanh toán còn lại nêu tại Điều 4 và các bên hoàn thành những nghĩa vụ còn lại, hai bên xác nhận đã hoàn tất việc thực hiện hợp đồng trong phạm vi được ghi nhận tại Biên bản này.

Điều 8. Cam kết của các bên

Hai bên cam kết:

1. Các thông tin ghi trong Biên bản là đúng với kết quả thực hiện thực tế.
2. Việc nghiệm thu được thực hiện trên cơ sở hồ sơ và kết quả công việc đã cung cấp.
3. Các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thanh toán và nghĩa vụ còn lại theo Biên bản.
4. Trường hợp phát sinh vấn đề liên quan đến nghĩa vụ tiếp tục có hiệu lực, các bên thực hiện theo hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Điều 9. Hiệu lực của Biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày các bên ký.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Các bên đã đọc, hiểu và thống nhất toàn bộ nội dung Biên bản trước khi ký.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Nguyễn Văn A

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Trần Văn B

Vì sao nên sử dụng mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chuẩn?

Sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo. Thay vì tự viết từ đầu mất nhiều giờ đồng hồ, bạn chỉ mất vài phút để điền thông tin vào mẫu có sẵn. Một mẫu chuyên nghiệp được thiết kế bởi chuyên gia pháp lý sẽ đảm bảo đầy đủ các điều khoản bắt buộc như căn cứ pháp lý, số hợp đồng, ngày ký, giá trị nghiệm thu, nghĩa vụ bảo hành và cam kết không còn khiếu nại.

Thực tế cho thấy nhiều biên bản tự soạn thiếu các nội dung cốt lõi, dẫn đến rủi ro tranh chấp hoặc bị cơ quan thuế loại chi phí hợp lệ khi kiểm tra. Mẫu chuẩn định dạng Word/PDF cũng mang lại tính chuyên nghiệp, dễ dàng chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ. Đặc biệt, các mẫu mới hiện nay thường tích hợp sẵn trường mã số thuế, tài khoản ngân hàng để đối chiếu công nợ nhanh chóng.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Bạn có thể tải mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng dưới hai định dạng:

• Word (.docx): Dễ dàng chỉnh sửa nội dung theo hợp đồng thực tế.
• PDF: In ấn trực tiếp, phù hợp khi cần chữ ký tươi hoặc chữ ký số.

Quy trình sử dụng mẫu hiệu quả gồm 5 bước:

1. Tải mẫu về máy và mở bằng phần mềm soạn thảo phù hợp.
2. Đối chiếu nội dung hợp đồng gốc để ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, tên pháp nhân.
3. Điền đầy đủ khối lượng, giá trị nghiệm thu, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại.
4. Ghi rõ các cam kết về bảo hành, phạt vi phạm nếu có.
5. Trình ký, đóng dấu theo đúng thẩm quyền của từng bên.

Trong lĩnh vực xây dựng, bạn cần kiểm tra biên bản với các thông tư hướng dẫn hiện hành để đảm bảo tính hợp lệ. Các mẫu mới thường bổ sung mục mã số thuế, tài khoản ngân hàng, hỗ trợ thanh toán qua ngân hàng và tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Để biên bản có giá trị pháp lý, bạn cần đặc biệt lưu ý:

• Kiểm tra kỹ thẩm quyền ký của người đại diện hai bên.
• Ghi đầy đủ số hợp đồng, ngày ký, tên chính xác của các bên.
• Xác định rõ số tiền đã thanh toán, số tiền còn lại và thời hạn thanh toán.
• Nêu rõ tình trạng bảo hành nếu hợp đồng có điều khoản bảo hành.
• Đảm bảo biên bản được ký tắt, đóng dấu đúng quy định.

Nếu trước khi thanh lý cần xác nhận hiện trạng công trình, bạn có thể tham khảo biên bản nghiệm thu kiểm tra hiện trạng công trình. Đối với việc kiểm tra chất lượng vật liệu, hãy sử dụng biên bản nghiệm thu kiểm tra độ bền vật liệu để có cơ sở vững chắc trước khi chốt quyết toán. Việc bổ sung các biên bản nghiệm thu chi tiết sẽ giúp quá trình thanh lý diễn ra thuận lợi, minh bạch, tránh khiếu nại về sau.

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng dùng để làm gì?

Dùng để xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng và tình trạng các nghĩa vụ của các bên khi hợp đồng kết thúc.

Nghiệm thu có giống thanh lý không?

Không. Nghiệm thu xác nhận kết quả thực hiện; thanh lý tập trung vào việc xử lý và xác nhận các quyền, nghĩa vụ khi kết thúc hợp đồng.

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Cần xem xét hợp đồng và pháp luật áp dụng.

Có thể thanh lý khi còn công nợ không?

Có thể nếu các bên thống nhất cách xử lý công nợ và phù hợp với hợp đồng, pháp luật.

Có cần ghi số tiền còn phải thanh toán không?

Nếu còn công nợ, nên ghi cụ thể số tiền, thời hạn và phương thức thanh toán.

Có cần ghi phần công việc chưa hoàn thành không?

Có. Nếu thanh lý trước khi hoàn thành toàn bộ công việc, cần ghi rõ phần chưa hoàn thành và cách xử lý.

Biên bản có phải căn cứ thanh toán không?

Có thể nếu hợp đồng quy định. Tuy nhiên, việc thanh toán còn phụ thuộc vào các điều kiện và hồ sơ khác theo hợp đồng.

Có cần công chứng biên bản không?

Thông thường không, trừ trường hợp giao dịch cụ thể có yêu cầu về hình thức.

Mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo, cần điều chỉnh theo loại hợp đồng và tình huống thực tế.

Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng chuẩn định dạng Word/PDF

Để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro, hãy tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng chuẩn từ Mẫu Biên Bản. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu văn bản hữu ích cho doanh nghiệp, từ biên bản nghiệm thu, thanh lý đến các mẫu văn bản hành chính khác. Truy cập ngay hôm nay để sở hữu tài liệu chất lượng, phục vụ công việc một cách hiệu quả.