Biên bản nghiệm thu nội bộ là gì? Khi nào cần lập?

Biên bản nghiệm thu nội bộ là văn bản pháp lý do nhà thầu thi công lập để tự kiểm tra, đánh giá chất lượng trước khi mời chủ đầu tư và tư vấn giám sát vào nghiệm thu bàn giao. Theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 06/2021/NĐ-CP, đây là một yêu cầu bắt buộc trong quản lý chất lượng công trình xây dựng. Biên bản do cán bộ kỹ thuật thi công lập, trình giám đốc đơn vị thi công ký duyệt. Bản chất là hoạt động tự kiểm tra, nên không cần chữ ký của chủ đầu tư hay đơn vị giám sát.

Cần lập biên bản ngay sau khi hoàn thành từng hạng mục, bộ phận hoặc toàn bộ công trình. Với những công việc gia công chế tạo thiết bị, biên bản được lập ngay tại xưởng sản xuất trước khi vận chuyển đến hiện trường. Quy định này áp dụng cho công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, giao thông cũng như các công trình sửa chữa, cải tạo theo Thông tư 26/2016/TT-BXD. Nếu thiếu biên bản nghiệm thu nội bộ, hồ sơ nghiệm thu công trình bị xem là không hợp lệ, gây chậm trễ trong thanh toán và quyết toán.

Giới thiệu mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ chuẩn hiện hành

Mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ chuẩn hiện hành được ban hành kèm theo Thông tư 26/2016/TT-BXD ngày 25/10/2016. Mẫu này áp dụng thống nhất trên toàn quốc cho mọi loại công trình xây dựng. Trong bộ hồ sơ nghiệm thu, mẫu thường được ký hiệu rõ ràng, giúp dễ dàng sắp xếp và quản lý. Với công trình quân sự hoặc công trình bí mật nhà nước, Bộ Quốc phòng và Bộ Công an có quy định riêng.

Hiện nay, mẫu được lưu hành dưới dạng Word và PDF. Bạn nên chọn mẫu có ghi rõ “Ban hành kèm theo Thông tư 26/2016/TT-BXD” từ các website uy tín. Doanh nghiệp có thể thay logo, tên đơn vị nhưng không được thay đổi cấu trúc, bỏ bớt trường thông tin bắt buộc. Nếu công ty áp dụng ISO 9001, có thể sử dụng mẫu riêng miễn là nội dung đáp ứng đầy đủ theo quy định. Nhiều phần mềm quản lý hồ sơ xây dựng hiện đại cũng tích hợp sẵn mẫu, giúp đồng bộ với nhật ký thi công và giảm khoảng 40% thời gian soạn thảo.

Nội dung chính có trong mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ

Một mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ chuẩn gồm các phần chính:

• Phần thông tin tổng quan: tên công trình, hạng mục, địa điểm, tên nhà thầu, số hợp đồng, ngày lập biên bản.
• Phần thành phần tham gia: họ tên, chức vụ, đơn vị công tác của người lập biên bản, cán bộ kỹ thuật, cán bộ phụ trách chất lượng, chỉ huy trưởng công trường, giám đốc đơn vị thi công.
• Phần nội dung kiểm tra: khối lượng thi công, vật liệu sử dụng, kết quả thí nghiệm, kiểm định; đối chiếu với bản vẽ thiết kế được phê duyệt và quy chuẩn xây dựng Việt Nam.
• Phần đánh giá chất lượng: kết luận hạng mục, bộ phận hoặc toàn bộ công trình đạt hay không đạt yêu cầu, đủ hay không đủ điều kiện nghiệm thu bàn giao.
• Phần kết luận và chữ ký của các thành viên tham gia.

Theo quy định, biên bản nghiệm thu nội bộ phải được lập thành ít nhất 02 bản gốc. Một bản lưu trong bộ hồ sơ quản lý chất lượng của nhà thầu, một bản đính kèm hồ sơ nghiệm thu gửi chủ đầu tư và tư vấn giám sát. Chữ ký trong biên bản phải là chữ ký của đúng người có thẩm quyền, đồng thời đóng dấu nếu đơn vị thi công là pháp nhân. Chữ ký sao chụp hoặc chữ ký số có thể bị từ chối khi cơ quan thanh tra, thẩm tra hồ sơ.

Hướng dẫn cách điền và tải mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ

Khi điền mẫu, bạn cần ghi chính xác tên công trình và hạng mục theo đúng hợp đồng xây dựng. Chỉ cần một sai lệch nhỏ về tên gọi cũng làm biên bản không khớp với hồ sơ hoàn công, kéo dài thời gian quyết toán. Ngày nghiệm thu ghi trong biên bản phải khớp với nhật ký thi công, biên bản thí nghiệm và các biên bản nghiệm thu của công đoạn trước. Lỗi sai lệch ngày tháng là lỗi thường gặp nhất bị cơ quan thẩm tra phát hiện.

Để tải mẫu, bạn nên tìm kiếm với từ khóa “mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ Thông tư 26/2016/TT-BXD”. Chọn nguồn uy tín như các website văn bản pháp luật, diễn đàn xây dựng hoặc trang Mẫu Biên Bản. Trước khi điền, hãy dự trù số lượng theo tổng số hạng mục cần nghiệm thu, lập ngay sau khi mỗi hạng mục hoàn thành để tránh dồn việc, sai sót.

Đối với công việc gia công chế tạo thiết bị, biên bản cần bổ sung số lô sản xuất, số khung, số máy, chủng loại vật tư và kết quả thử nghiệm áp lực trước khi xuất xưởng. Sau khi có biên bản nghiệm thu nội bộ hợp lệ, nhà thầu mới được mời tư vấn giám sát thực hiện nghiệm thu bàn giao và lập biên bản nghiệm thu công việc xây dựng.

Lưu ý quan trọng: biên bản nghiệm thu nội bộ không thể thay thế biên bản nghiệm thu công việc xây dựng hay biên bản nghiệm thu bàn giao. Bốn loại chứng từ này phải tồn tại song song. Thiếu bất kỳ loại nào, hồ sơ nghiệm thu đều không được chấp thuận. Nhà thầu vi phạm còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP.

Kết luận

Biên bản nghiệm thu nội bộ là nền tảng không thể thiếu trước khi tiến hành nghiệm thu bàn giao. Sử dụng đúng mẫu, điền chính xác và lưu trữ đầy đủ giúp hồ sơ công trình hợp lệ, rút ngắn thời gian nghiệm thu và giải ngân. Để hiểu rõ hơn về các loại biên bản nghiệm thu khác, bạn có thể tham khảo biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng và biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình. Nếu đang nghiệm thu nhà ở, xem thêm biên bản nghiệm thu nhà ở. Truy cập Mẫu Biên Bản để tải nhanh các mẫu văn bản chuẩn, soạn thảo dễ dàng và đúng quy định.