Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng là gì? Vì sao phải lập?

Khái niệm và vai trò pháp lý của biên bản nghiệm thu

Theo khoản 11 Điều 3 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nghiệm thu công việc xây dựng là quá trình kiểm tra, xác nhận khối lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chủ đầu tư thanh toán và đưa công trình vào sử dụng.

Biên bản này đóng vai trò quyết định trong việc thanh toán – ngân hàng và cơ quan thuế chỉ chấp nhận hồ sơ khi có biên bản kèm theo. Nếu thiếu, doanh nghiệp có thể bị từ chối thanh toán hoặc xuất toán chi phí khi quyết toán. Ngoài ra, đối với dự án vốn nhà nước, biên bản là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ bảo hiểm công trình theo Thông tư 09/2021/TT-BXD, giúp bảo vệ quyền lợi của nhà thầu và chủ đầu tư khi xảy ra sự cố.

Đối tượng và phạm vi áp dụng theo quy định hiện hành

Theo Điều 25 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, hồ sơ nghiệm thu phải lập cho tất cả các công trình: mới xây dựng, sửa chữa, cải tạo, thậm chí cả công trình tạm, bất kể nguồn vốn tư nhân hay nhà nước. Các bên tham gia ký biên bản gồm: chủ đầu tư (hoặc đại diện), nhà thầu thi công, tư vấn giám sát. Với các gói thầu riêng lẻ như điện, nước, cấp thoát nước, cần có thêm đại diện đơn vị quản lý vận hành ký xác nhận theo Thông tư 10/2021/TT-BXD.

Nội dung chính có trong mẫu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng

Thông tin chung của công trình và các bên tham gia

Phần này yêu cầu ghi chính xác mã số thuế và số giấy phép kinh doanh của từng bên. Đây là lỗi thường gặp nhất khiến cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra, tên công trình trên biên bản phải khớp tuyệt đối 100% với giấy phép xây dựng và hợp đồng, nếu không biên bản sẽ vô hiệu khi bàn giao.

Phần đánh giá công việc xây dựng đã thực hiện

Phần đánh giá phải được đối chiếu với hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, quy chuẩn QCXDVN và tiêu chuẩn TCVN áp dụng. Khi kết luận, phải ghi rõ "Đạt yêu cầu về kỹ thuật – mỹ thuật – chất lượng" hoặc nêu cụ thể hạng mục chưa đạt để yêu cầu sửa chữa. Tuyệt đối không viết chung chung như "Đạt" hay "Tốt" mà thiếu căn cứ định lượng.

Tài liệu làm căn cứ nghiệm thu

Các tài liệu cần liệt kê gồm: hợp đồng xây dựng, biên bản bàn giao mặt bằng, nhật ký thi công (có chữ ký giám sát), chứng chỉ vật liệu CO/CQ, và các biên bản kiểm tra trung gian. Nếu hợp đồng có phụ lục thay đổi giá trị, phải căn cứ vào văn bản mới nhất tại thời điểm thi công.

Kết luận và chữ ký của các bên

Kết luận phải ghi rõ cụm từ "Nghiệm thu tại hiện trường" và thời điểm bắt đầu/kết thúc công việc thực tế. Chữ ký phải của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ kèm giấy ủy quyền. Với nhà thầu liên danh, bắt buộc có đủ chữ ký các thành viên, nếu không biên bản bị vô hiệu.

Hướng dẫn cách ghi biên bản nghiệm thu công việc xây dựng đúng chuẩn

Các lưu ý khi điền thông tin các bên liên quan

Khi có người ký thay theo ủy quyền, cần ghi rõ "Theo Giấy ủy quyền số..." bên cạnh chức danh. Đồng thời, nên bổ sung đầy đủ số điện thoại, email của người đại diện để thuận tiện xử lý các phát sinh sau này.

Cách trình bày đánh giá và kết luận nghiệm thu

Nội dung đánh giá phải định lượng bằng con số cụ thể, ví dụ: "Khối lượng đã thi công đạt 100% so với thiết kế", "Sai số nằm trong TCVN 9393:2012". Tránh dùng từ cảm tính như "rất tốt", "quá đẹp". Hãy dùng ngôn ngữ chuyên môn: "Bê tông đạt mác M250", "Độ dày lớp bê tông 20cm ± 1cm".

Những sai sót cần tránh khi lập biên bản

Dưới đây là các lỗi phổ biến nhất: - Nhầm lẫn khối lượng nghiệm thu với khối lượng quyết toán. - Bỏ trống ngày tháng năm hoặc ghi không khớp nhật ký thi công. - Không đánh số trang và không ký tắt vào từng trang.

Ngoài ra, đối với những hạng mục đặc thù, bạn nên sử dụng mẫu chuyên biệt để tránh sai sót. Ví dụ, khi gặp sự cố cần lập biên bản nghiệm thu khắc phục, hãy tham khảo biên bản nghiệm thu khắc phục sự cố công trình. Với nền đất yếu, có thể dùng biên bản nghiệm thu xử lý nền đất yếu. Còn đối với công trình thủy lợi, cần mẫu riêng như biên bản nghiệm thu công trình thủy lợi.

Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng mới nhất theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Mẫu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng (Phụ lục đầy đủ)

Phụ lục số 01 của Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định mẫu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng chi tiết. Mẫu này thay thế hoàn toàn mẫu cũ theo Nghị định 46/2015/NĐ-CP, đồng thời bổ sung thêm cột về điều kiện môi trường và thời tiết trong quá trình thi công. Cần phân biệt rõ biên bản nghiệm thu công việc (lập theo từng đợt, từng hạng mục) với biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình (lập khi toàn bộ dự án kết thúc).

Bản hướng dẫn sử dụng mẫu đi kèm chi tiết

Để lập đúng chuẩn, bạn cần tham khảo Thông tư 10/2021/TT-BXD hướng dẫn về hồ sơ nghiệm thu điện tử và lưu trữ số hóa. Theo khảo sát gần đây từ các sở Xây dựng, gần 40% hồ sơ bị trả lại do dùng mẫu cũ. Vì vậy, sử dụng đúng mẫu mới nhất sẽ giúp rút ngắn thời gian phê duyệt.

Tóm lại, biên bản nghiệm thu công việc xây dựng là tài liệu pháp lý bắt buộc, ảnh hưởng trực tiếp đến thanh toán, bảo hiểm và quyết toán công trình. Hãy đảm bảo lập chính xác, đầy đủ theo quy định.

Để tải ngay các mẫu biên bản chuẩn, đừng quên truy cập Mẫu Biên Bản – nơi cung cấp đa dạng biểu mẫu pháp lý cho mọi lĩnh vực xây dựng.