Biên bản kỷ luật: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản kỷ luật được sử dụng để ghi nhận quá trình xem xét một hành vi vi phạm nội quy, quy chế hoặc nghĩa vụ đã cam kết, đồng thời làm căn cứ để các bên xác nhận nội dung sự việc và thực hiện quy trình xử lý phù hợp. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản kỷ luật tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin người vi phạm, nội dung sự việc, ý kiến giải trình, tài liệu liên quan và kết quả xử lý. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo quy chế và trường hợp thực tế.

Biên bản kỷ luật là gì?

Biên bản kỷ luật là văn bản ghi nhận toàn bộ quá trình xem xét, xử lý vi phạm của người lao động theo quy định nội bộ và pháp luật. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để ban hành quyết định kỷ luật.

Phân biệt biên bản vi phạm kỷ luật và biên bản xử lý kỷ luật

• Biên bản vi phạm kỷ luật: ghi nhận hành vi sai phạm cụ thể của người lao động, thường do quản lý trực tiếp lập.
• Biên bản xử lý kỷ luật: được lập trong cuộc họp xử lý kỷ luật, ghi lại nội dung, ý kiến các bên và hình thức kỷ luật.

Phân biệt rõ hai loại giúp tránh nhầm lẫn trong quy trình xử lý.

Khi nào cần lập biên bản kỷ luật nhân viên?

Khi người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động, người sử dụng lao động cần lập biên bản để làm căn cứ xử lý.

Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động điển hình

• Đi muộn, về sớm không phép.
• Sử dụng tài sản công ty sai mục đích.
• Tiết lộ thông tin nội bộ.
• Gây mất an ninh trật tự tại nơi làm việc.

Các trường hợp không được xử lý kỷ luật

• Người lao động đang trong thời gian nghỉ ốm, nghỉ thai sản.
• Đang bị cơ quan chức năng điều tra, xác minh vụ việc.

Việc xác định đúng thời điểm lập biên bản rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản kỷ luật

Quy định theo Bộ luật Lao động 2019

Bộ luật Lao động quy định rõ về nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật lao động, trong đó có việc lập biên bản như một thành phần bắt buộc trong hồ sơ.

Điều 70, 71 Nghị định 145/2020 hướng dẫn chi tiết

Điều 70 quy định về thời hiệu xử lý kỷ luật; điều 71 quy định quy trình và thủ tục xử lý. Biên bản kỷ luật phải được lập đúng theo các điều này.

Mẫu biên bản kỷ luật có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản kỷ luật đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI AN PHÚC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP XEM XÉT XỬ LÝ KỶ LUẬT

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 00 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại phòng họp tầng 5 Công ty Cổ phần Thương mại An Phúc, chúng tôi tiến hành cuộc họp xem xét hành vi vi phạm của người lao động với các thành phần sau:

1. Thành phần tham dự

Người chủ trì: Bà Nguyễn Hoài An – Trưởng phòng Nhân sự.

Người ghi biên bản: Ông Vũ Minh Khang – Chuyên viên Phòng Nhân sự.

Người bị xem xét: Ông Lê Quang Huy – Nhân viên kinh doanh, Phòng Kinh doanh số 2.

Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Bà Trần Ngọc Diệp – Đại diện tổ chức đại diện người lao động tại Công ty.

2. Nội dung vụ việc

Theo báo cáo của Trưởng phòng Kinh doanh số 2, trong ngày 12/08/2026, ông Lê Quang Huy được phân công thực hiện việc cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống quản lý khách hàng của Công ty trước 17 giờ 00 phút.

Đến thời điểm kiểm tra, một số thông tin khách hàng chưa được cập nhật theo yêu cầu của bộ phận phụ trách.

Theo nội quy làm việc của Công ty, nhân viên có trách nhiệm thực hiện đầy đủ công việc được giao và cập nhật dữ liệu theo thời hạn của từng bộ phận.

3. Ý kiến của người bị xem xét

Ông Lê Quang Huy xác nhận chưa hoàn thành việc cập nhật toàn bộ dữ liệu theo thời hạn được giao.

Ông Huy giải trình rằng trong ngày làm việc nêu trên, ông phải xử lý một số yêu cầu phát sinh từ khách hàng và chưa hoàn thành phần cập nhật dữ liệu trước thời hạn.

Ông Huy xác nhận đã nhận được yêu cầu của quản lý và cam kết hoàn thành phần công việc còn lại, đồng thời thực hiện đúng thời hạn trong các lần tiếp theo.

4. Ý kiến của người tham dự

Bà Nguyễn Hoài An đề nghị ông Huy nghiêm túc thực hiện đúng quy trình cập nhật dữ liệu của Phòng Kinh doanh và chủ động báo cáo quản lý nếu phát sinh tình huống có thể ảnh hưởng đến thời hạn công việc.

Bà Trần Ngọc Diệp đề nghị Công ty xem xét đầy đủ nguyên nhân, mức độ vi phạm, tình tiết liên quan và ý kiến giải trình của người lao động trước khi đưa ra quyết định xử lý.

5. Tài liệu được xem xét

Các tài liệu được đưa ra xem xét gồm:

1. Phiếu giao việc ngày ... tháng ... năm ...
2. Báo cáo tình trạng cập nhật dữ liệu của Phòng Kinh doanh số 2.
3. Nội quy lao động của Công ty.
4. Bản giải trình của ông Lê Quang Huy.
5. Các tài liệu liên quan khác được cung cấp tại cuộc họp.

6. Kết quả cuộc họp

Các thành viên tham dự đã trao đổi về nội dung vụ việc, mức độ thực hiện công việc, nguyên nhân phát sinh và ý kiến giải trình của ông Lê Quang Huy.

Cuộc họp thống nhất ghi nhận nội dung vụ việc và các ý kiến nêu trên để người có thẩm quyền xem xét, quyết định hình thức xử lý phù hợp theo quy định của pháp luật và nội quy lao động của Công ty.

Biên bản này ghi nhận diễn biến cuộc họp và không thay thế quyết định xử lý kỷ luật của người có thẩm quyền.

7. Cam kết và xác nhận

Ông Lê Quang Huy xác nhận đã được trình bày ý kiến, giải trình về nội dung được xem xét và được đọc lại nội dung biên bản trước khi xác nhận.

Các thành viên tham dự thống nhất nội dung biên bản phản ánh đúng diễn biến cuộc họp.

Biên bản được lập thành 02 bản có nội dung như nhau, 01 bản lưu tại Phòng Nhân sự và 01 bản được cung cấp cho người bị xem xét theo quy định.

NGƯỜI CHỦ TRÌ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoài An

NGƯỜI BỊ XEM XÉT
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Quang Huy

NGƯỜI GHI BIÊN BẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vũ Minh Khang

Hướng dẫn soạn thảo biên bản kỷ luật chuẩn và hợp lệ

Cấu trúc 3 phần bắt buộc của biên bản xử lý kỷ luật

1. Phần mở đầu: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian, địa điểm lập.
2. Phần nội dung: thành phần tham dự, mô tả hành vi vi phạm, ý kiến của các bên.
3. Phần kết thúc: kết luận, hình thức kỷ luật, chữ ký các bên.

Cách ghi thông tin thành phần tham dự cuộc họp

Ghi rõ họ tên, chức vụ của người lập biên bản, người lao động vi phạm, đại diện công đoàn (nếu có) và các thành viên khác tham dự.

Cách mô tả hành vi vi phạm khách quan, đúng trọng tâm

Mô tả sự việc một cách khách quan, trung thực, không thêm nhận xét cá nhân. Nêu rõ thời gian, địa điểm, diễn biến cụ thể.

Nêu rõ hình thức kỷ luật áp dụng và ý kiến các bên

Cuộc họp phải ghi nhận ý kiến của người lao động vi phạm, đại diện công đoàn, và hình thức kỷ luật được quyết định (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải).

Quy trình xử lý kỷ luật lao động đúng luật

Bước 1 – Xác minh và lập hồ sơ vi phạm

Thu thập chứng cứ, lời khai liên quan. Lập hồ sơ vi phạm ban đầu nếu cần.

Bước 2 – Gửi thông báo họp xử lý kỷ luật trước 5 ngày

Thông báo phải bằng văn bản, nêu rõ nội dung vi phạm, thời gian và địa điểm họp.

Bước 3 – Tổ chức cuộc họp và lập biên bản tại buổi họp

Cuộc họp có sự tham gia của người lao động vi phạm, đại diện công đoàn, người lập biên bản kỷ luật. Biên bản được lập trực tiếp trong cuộc họp.

Bước 4 – Ban hành quyết định kỷ luật lao động

Sau khi có biên bản, người sử dụng lao động ban hành quyết định kỷ luật trong thời hiệu quy định.

Mẫu biên bản kỷ luật mới nhất hiện nay (File Word tải về)

Dưới đây là các mẫu biên bản kỷ luật thông dụng, bạn có thể tải về để chỉnh sửa cho phù hợp với doanh nghiệp.

Mẫu 1 – Biên bản xử lý kỷ luật đối với nhân viên đi muộn

Mẫu này tập trung vào hành vi đi muộn, thường được sử dụng phổ biến nhất trong các công ty.

Mẫu 2 – Biên bản xử lý kỷ luật vi phạm sử dụng tài sản công ty

Ghi nhận các hành vi sử dụng xe, thiết bị văn phòng sai mục đích, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Mẫu 3 – Biên bản xử lý kỷ luật tiết lộ thông tin nội bộ

Mẫu này quan trọng trong các công ty cần bảo mật thông tin kinh doanh, công nghệ.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản kỷ luật

Chữ ký, xác nhận của người lao động và đại diện công đoàn

Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các bên tham dự. Nếu người lao động từ chối ký, phải ghi rõ lý do vào biên bản để làm căn cứ.

Lỗi thường gặp khiến biên bản kỷ luật bị vô hiệu

• Thiếu chữ ký của một bên.
• Mô tả sự việc thiếu khách quan, mang tính buộc tội.
• Không tuân thủ thời hiệu xử lý kỷ luật.

Lưu trữ hồ sơ và thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Hồ sơ xử lý kỷ luật phải được lưu trữ ít nhất vài năm theo quy định. Thời hiệu xử lý tối đa là 6 tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm.

Câu hỏi thường gặp về biên bản kỷ luật

Biên bản kỷ luật dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận sự việc, hành vi được xem xét, ý kiến giải trình và diễn biến của buổi làm việc hoặc cuộc họp xử lý kỷ luật.

Biên bản kỷ luật có đồng nghĩa với bị kỷ luật không?

Không. Biên bản và quyết định xử lý kỷ luật là hai loại văn bản có mục đích khác nhau.

Ai có quyền lập biên bản kỷ luật?

Người lập biên bản phụ thuộc vào quy trình của cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong xử lý kỷ luật lao động, cần bảo đảm người lập và người tham gia phù hợp với quy trình của người sử dụng lao động và pháp luật áp dụng.

Có cần ghi nội quy bị vi phạm vào biên bản không?

Nên ghi rõ điều khoản hoặc quy định liên quan nếu biên bản được lập để xem xét một hành vi vi phạm nội quy. Việc này giúp xác định căn cứ mà người sử dụng lao động hoặc tổ chức dựa vào để xem xét sự việc.

Biên bản kỷ luật có cần chữ ký của người bị xem xét không?

Việc xác nhận của người bị xem xét giúp thể hiện họ đã được tiếp cận và xác nhận nội dung biên bản. Trường hợp không ký cần được xử lý theo quy định áp dụng, không nên tự ý thay thế bằng chữ ký của người khác.

Có thể dùng mẫu biên bản này cho học sinh, sinh viên không?

Có thể tham khảo về bố cục, nhưng cần điều chỉnh theo quy chế của trường và quy định áp dụng cho học sinh, sinh viên. Không nên dùng nguyên mẫu xử lý kỷ luật lao động cho môi trường giáo dục.

Có thể dùng biên bản kỷ luật để thay thế quyết định kỷ luật không?

Không. Nếu pháp luật hoặc quy chế yêu cầu ban hành quyết định xử lý thì biên bản không thay thế quyết định đó.

Có thể tải và chỉnh sửa mẫu biên bản kỷ luật không?

Có thể sử dụng nội dung tham khảo để soạn văn bản phù hợp với trường hợp thực tế. Khi hoàn thiện, cần kiểm tra lại căn cứ pháp lý, thông tin người liên quan và quy trình xử lý trước khi ký.

Kết luận

Biên bản kỷ luật là văn bản không thể thiếu trong quản lý nhân sự. Việc lập biên bản đúng cách giúp doanh nghiệp xử lý vi phạm hợp lệ, tránh tranh chấp pháp lý. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản kỷ luật có sẵn tại Mẫu Biên Bản – nơi cung cấp nhiều mẫu văn bản chuẩn, dễ dàng chỉnh sửa.

Ngoài ra, trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bạn có thể cần đến các mẫu văn bản khác như biên bản kiểm toán tài chính, biên bản ký kết hiệp định thương mại quốc tế hay biên bản đề nghị khen thưởng để hỗ trợ công tác văn phòng.

Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay để tải về các mẫu biên bản kỷ luật mới nhất và nhiều văn bản hữu ích khác, giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp và đúng luật.