Mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu chuẩn mới nhất (Tải về Miễn phí)

Bạn đang tìm kiếm mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu đúng quy định pháp luật? Bài viết này cung cấp mẫu chuẩn theo Mẫu số 05-VT, kèm hướng dẫn chi tiết cách lập, xử lý chênh lệch, và link tải file Word/Excel miễn phí để bạn dùng ngay.

---

Tổng quan về biên bản kiểm kê nguyên vật liệu

Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu là gì?

Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu (NVL) là chứng từ kế toán ghi nhận kết quả đối chiếu giữa sổ sổ kế toán và số liệu kiểm đếm thực tế về số lượng, chất lượng, giá trị NVL tồn kho. Theo Điều 36 Luật kế toán 2015, kiểm kê là bước “cân đong, đo, đếm” để đối chiếu dữ liệu sổ kế toán. Mẫu 05-VT – "Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa" là mẫu chính được ban hành theo TT 133/2016 và TT 200/2014, dùng chung cho cả NVL, CCDC, thành phẩm.

Biên bản kiểm kê khác với biên bản giao nhận hàng – nó ghi nhận đối chiếu nội bộ, không phải chuyển giao mua bán.

Vai trò và ý nghĩa của biên kiểm kê trong doanh nghiệp

Vai trò pháp lý: là chứng từ hợp pháp để cơ quan thuế, kiểm toán chấp nhận việc điều chỉnh tồn kho trên sổ sách. Thiếu biên bản kiểm kê, các điều chỉnh TK 152 bị xem là vô căn cứ, có thể bị xuất toán. Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi 110/2022), một việc kiểm kê không đầy đủ có thể bị phạt 5–15 triệu đồng đối với tổ chức.

Quản trị: giúp phát hiện hao hụt, thất thoát, tăng hiệu suất kho. Số liệu cũng là đầu vào để xử lý toán tài chính, đảm bảo báo cáo đúng thực chất.

Khi nào cần thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu?

• Kiểm kê định kỳ bắt buộc ít nhất một lần trong năm trước khi lập báo cáo tài chính (thường 31/12).
• Kiểm kê đột xuất khi: bàn giao kế toán, chia/tách/giải thể, thiên tai, sai sót nghi ngờ, thanh kiểm tra nhà nước.
• Kiểm kê nội bộ: khi thay thủ kho, nghi do gian lận, chuyển đổi phần mềm.
• Với ngành trọng (dệt may, chế biến…) nên dùng kiểm kê quay vòng (hàng tuần/tháng) để giảm rủi.

Căn cứ pháp lý và mẫu biểu quy định

Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC

Cả hai Thông tư đều quy định cùng Mẫu số 05-VT – Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. TT133 dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ; TT200 dùng cho doanh nghiệp lớn, FDI, tập đoàn. Tính đến nay (2025), chưa có thông tư sửa đổi nào thay thế, vẫn áp dụng mẫu 05-VT làm chuẩn thống nhất.

Mẫu số 05-VT – Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mẫu 05-VT có cấu trúc: - Phần đầu: tên đơn vị, số biên bản, giờ/ngày kiểm kê, nơi thực hiện, thành phần Hội đồng kiểm kê (BTC tối thiểu gồm Chủ tịch, thủ kho, kế toán, đại diện sử dụng). - Phần bảng: 12 cột dữ liệu chi tiết NVL (STT, tên – quy cách, mã số, đơn vị, đơn giá, số lượng theo sổ, số lượng thực tế, các cột chênh thừa/thiếu, giá trị chênh, biên bản xử lý, ghi chú). - Phần cuối: nhận xét Hội đồng và chữ ký của 5 chức vụ.

Mẫu không có sẵn cột nguyên nhân chênh lệch – có thể ghi ở cuối “Ghi chú” hoặc dùng biên bản xử lý riêng.

Những đối tượng áp dụng theo từng thông tư

SME (đến đã vừa) đối chiếu theo NĐ 80/2021 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: siêu nhỏ ≤10 nhân; nhỏ – 11-100/11-50 nhân, doanh thu điều kiện. Doanh nghiệp theo TT200: không thuộc SME, quy mô lớn, nhà nước, FDI, tập đoàn. Kể cả SME có quyền chọn TT200 nhưng phải nhất quán 2 năm liên tiếp.

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản kiểm kê nguyên vật liệu

Chuẩn bị trước buổi kiểm kê (thành lập Hội đồng, xác đề thời điểm)

1. ** Thành lập Hội đồng** – Ban Giám đốc ra quyết định thành lập trước 2-3 ngày, ghi rõ chủ tịch (Giám đốc/Phó Giám đốc), các thành viên.
2. ** Chốt sổ sách** – Kế toán vật tư in 02 chi tiết TK 152 tại đúng thời điểm.
3. Tạm dừng nhập/xuất – Thủ kho ngừng nhập – xuất vào khu vực kiểm kê. Nếu phát sinh bắt buộc, tách riêng nhóm chưa hoàn thành thủ tục.
4. Chuẩn bị công cụ – in biên bản mẫu, thẻ kho, cân đếm, máy tính. Phân vùng kho để tránh sót/trùng.
5. Thông báo kế hoạch cho các phòng SX, cung ứng.

Thời gian thực tế cho kho 200-500m², 300-500 mã thường 1-2 ngày làm việc.

Cách điền từng trường thông tin trong biên bản

• Ghi tên đơn vị, địa chỉ ở trên, dòng “Mẫu số 05-VT” in – chính bản gốc giữ chữ đó.
• Số biên bản ghi theo thứ tự dần, ví dụ: 2025/KTNVL. Liên tục, không trùng.
• Ghi giờ/ngày/tháng/năm chính xác tại thời điểm kiểm đếm (không chỉ ngày) – căn cứ xác định số dư.
• Thành phần Hội đồng ghi họ tên + chức vụ; nếu đổi người – phải là ủ quyền lập biên bản bổ sung.
• Cột số lượng theo sổ: chép từ sổ chi tiết; cột thực tế: kết quả đếm trực tiếp.
• Chính số chênh lệ = Số lượng thực tế – Số liệu sổ. D dương ghi cột Thừa, âm ghi Thiếu (giá trị tuyệt đối).
• Cột 10 (biên bản xử lý) để trống khi lập biên bản; ghi sau khi đã xử lý họp.

Xử lý chênh lệch giữa sổ sách và thực tế sau kiểm kê

• Nguyên tắc: xử lý bằng biên bản riêng trước khi khóa sổ.
• ** Thiếu NVL:** Ghi Nợ TK 1381 / Có TK 152. Sau đó tùy quyết định xử lý: bồi thượng – Nợ TK334 hoặc 1388 / Có TK1381; hoặc cho vào chi phí Nợ TK632/Có 1381.
• Thừa NVL: Ghi Nợ TK152/Có 3381. Sau đó có thể trả nhà cung cấp (Nợ 3381/Có 331 welcome 20 051) hoặc thu nhập khác (Nợ 3381 Có 711).
• Định mức hao hụt cho từng loại NVL phải xây trước cho Hội đồng duyệt.

Lưu ý khi lập biên bản để hợp pháp hóa chứng từ {" Lưu ý”}

• Lưu, giữ file biên gốc gốc “Mẫu số 05-05 ban hành trong thông tư”.
• Không được để trống cột nào lý do.
• Chữ ký đầy Lưu,, ghi rõ chức danh, số bộ (kế toán, thủ kho).
• Kiểm kê cùng 1 hội đồng lập = 2 bản hoặc scan điện tử đủ CTS.
• Lưu trực hồ sơ liên hoàn: Quyết định thành lập, Biên bản kiểm kê, Biên bản xử lý, chứng từ điều chỉnh.

Tải mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu (File Word/Excel) của Mẫu Biên Bản

Để bạn chỉ việc sử dụng, TẢI NGAY mẫu 05-VT chuẩn (click vào link tải) dưới đây.

Nội dung có trong mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu

• Tiêu đề pháp lý: "Mẫu số: 05-VT Danh số đo, địa chỉ, số biên bản..."
• Bảng kê chi tiết 12 cột dữ liệu mô tả từng loại NVL.
• Phần cuối với đầy đủ ô chữ ký của các chức danh.
• Khuôn trình bày sẵn, dễ chỉnh sửa, in đẹp.

Tài về miễn phí dưới đây:

• [Tải mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu dạng Word chuẩh thông tư 133] - (file .docx)
• [Tải mẫu Excel] - (file .xlsx)

Hướng dẫn sử dụng mẫu – các bước thực tế

• Bước 1: Nhập tên đơn vị, địa.
• Bước 2: Thêm số biên bản, thời điểm kiểm kê.
• Bước 3: Điền thành phần Hội đồng kiểm kê (tối 5 người).
• Bước 4: Nhập từng mã NVL: mã, tên, mã số, đơn vị, đơn giá.
• Bước 5: Nhập số liệu sổ và thực tế, công cụ tự tính chênh.
• Bước 6: Ghi nhận xét, ký, lưu trữ file PDF hoặc in.

Câu hỏi thường gặp về mẫu biên bản

1. Mẫu này dùng cho doanh nghiệp nào? Dùng cho mọi doanh nghiệp: SME theo TT133 hoặc TT200 – phù hợp cả 2.

2. Có bắt buộc sử dụng đúng mẫu 05-VT? Đúng, theo quy định Nhà nước, không được thay đổi kết cấu.

3. Làm sao xử lý khi số liệu chênh lệch? Sử dụng Listac ghi TK132/138, lập biên bản xử lý riêng như hướng dẫn ở trên.

4. Có phải lập 2 bản không? Bắt buộc lập tối thiểu 2 bản (kế toán + thủ kho), mỗi bản có dấu đỏ.

5. Có thể lập trên Excel với điện? Được, bạn có thể scan/PDF hoặc lập trực tiếp trên phần mềm kế toán khi có chữ ký số hợp lệ.

Kết luận và tư vấn thêm (Call-to-action)

Kểm kê NVL định kỳ là việc bắt buộc pháp luật và cũng là cơ hội vàng để cải thiện quản trị kho, giảm hao hụt. Với mẫu biên bản chuẩn có sẵn, bạn đã có sẵn công cụ hợp lệ.

• Tải ngay mẫu biên bản kiểm kê nguyên vật liệu (Word/Excel) miễn phí về máy.
• Khám phá thêm mẫu liên quan: Biên bản kiểm kê tài sản khi bàn giao công việc, Biên bản kiểm kê kho hàng, Biên bản kiểm kê vật tư thiết bị.
• Nếu bạn cần tư vấn chi tiết cho doanh nghiệp, liên hệ Mẫu Biên Bản – team kế toán nội ngũ, hỗ trợ 24/7 qua hotline/chat.

Bấm nút đỏ [Tải mẫu miễn phí] dưới đây để bắt đầu!