Biên bản họp Hội đồng cổ đông: Mẫu tham khảo, nội dung, căn cứ pháp lý và cách lập

Biên bản họp Hội đồng cổ đông được sử dụng để ghi nhận nội dung, diễn biến và kết quả của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần, bao gồm thông tin về cổ đông tham dự, chương trình họp, các vấn đề được thảo luận, kết quả biểu quyết và những nghị quyết được thông qua. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản họp Hội đồng cổ đông tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin công ty, thời gian và địa điểm họp, thành phần tham dự, chương trình họp, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết và phần xác nhận của Chủ tọa, Thư ký. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu tổ chức và lưu hồ sơ cuộc họp của công ty cổ phần.

Lưu ý về thuật ngữ: Trong pháp luật doanh nghiệp, tên gọi chính xác là Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). “Hội đồng cổ đông” thường được sử dụng theo cách gọi thông thường, nhưng khi lập hồ sơ chính thức nên dùng thuật ngữ Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp Hội đồng cổ đông (Đại hội đồng cổ đông) là gì?

Biên bản họp ĐHĐCĐ là văn bản do Thư ký lập ngay tại cuộc họp, ghi chép trung thực toàn bộ diễn biến, ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết và các quyết định được thông qua. Đây là cơ sở pháp lý để công ty thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp nội bộ và chứng minh tính tuân thủ pháp luật với cơ quan quản lý.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14), ĐHĐCĐ gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần và thường diễn ra trong bốn tháng đầu năm tài chính. Những quyết định quan trọng như sửa đổi Điều lệ, bầu Hội đồng quản trị hay phương án kinh doanh đều phải được ghi nhận trong biên bản hợp lệ.

Phân biệt Hội đồng cổ đông và Đại hội đồng cổ đông theo Luật Doanh nghiệp 2020

Nhiều người nhầm lẫn "Hội đồng cổ đông" với "Đại hội đồng cổ đông" hoặc "Hội đồng quản trị". Thực tế, ĐHĐCĐ là cơ quan tối cao, có thể là toàn bộ cổ đông; còn Hội đồng quản trị (HĐQT) do ĐHĐCĐ bầu ra để quản lý điều hành thường xuyên (Điều 138, Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2020).

Vai trò khác biệt: ĐHĐCĐ quyết định chiến lược dài hạn, trong khi HĐQT điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày. Vì vậy, biên bản họp hai cơ quan này có nội dung, thủ tục và giá trị pháp lý khác nhau. Nếu bạn cần mẫu biên bản cho cuộc họp HĐQT, có thể tham khảo riêng, còn bài viết này tập trung vào biên bản ĐHĐCĐ.

Vì sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông quan trọng?

Đây là căn cứ duy nhất để cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận các thay đổi như vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện pháp luật. Trong tranh chấp cổ đông, biên bản là chứng cứ để tòa án xác định nghị quyết có hợp pháp hay không. Nếu biên bản sai sót, công ty có thể bị phạt hành chính hoặc nghị quyết bị tuyên vô hiệu.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Căn cứ chính là Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể các Điều 138 đến 151 quy định về quyền hạn, thủ tục họp ĐHĐCĐ. Ngoài ra, cần tham chiếu Điều lệ công ty và các văn bản hướng dẫn liên quan. Khi soạn biên bản, phải tuân thủ đúng các điều khoản về điều kiện họp, biểu quyết, thông qua nghị quyết.

Điều kiện công nhận cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hợp lệ

Cuộc họp ĐHĐCĐ chỉ hợp lệ khi có đủ số cổ đông dự họp theo quy định. Thông thường, lần họp thứ nhất cần tối thiểu 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết; lần thứ hai cần 33% (theo Điều lệ hoặc luật định). Nếu không đủ điều kiện, biên bản họp sẽ không có giá trị pháp lý. Do đó, trước khi họp phải kiểm tra chặt chẽ danh sách cổ đông tham dự.

Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông tham khảo

CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………

Số: ……/BB-ĐHĐCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 00 phút ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại ………………………………, Công ty Cổ phần ……………………… tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2026.

I. THÔNG TIN CÔNG TY

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………

Mã số doanh nghiệp: ………………………

Địa chỉ trụ sở chính: ………………………

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

1. Đoàn Chủ tọa

Ông/Bà: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị - Chủ tọa cuộc họp

2. Thư ký cuộc họp

Ông/Bà: Trần Thị B

Chức vụ: ………………………

3. Cổ đông tham dự

Tổng số cổ đông được triệu tập: …… cổ đông.

Tổng số cổ đông trực tiếp tham dự hoặc được ủy quyền tham dự: …… cổ đông.

Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông tham dự: ………… cổ phần, chiếm ……% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty.

4. Đại biểu, khách mời khác

…………………………………………………………

III. KIỂM TRA TƯ CÁCH CỔ ĐÔNG VÀ ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH

Ban kiểm tra tư cách cổ đông báo cáo kết quả kiểm tra danh sách cổ đông tham dự.

Tổng số cổ đông và đại diện được ủy quyền có quyền biểu quyết tham dự cuộc họp là …… cổ đông, đại diện cho …… cổ phần có quyền biểu quyết, tương ứng ……% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty.

Căn cứ kết quả kiểm tra, cuộc họp đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

IV. CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP

Cuộc họp tiến hành các nội dung:

1. Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị.
2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
3. Thông qua báo cáo tài chính năm.
4. Thông qua phương án phân phối lợi nhuận.
5. Thảo luận kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo.
6. Các nội dung khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Chương trình họp được các cổ đông tham dự thống nhất thông qua.

V. NỘI DUNG THẢO LUẬN

1. Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị

Chủ tọa trình bày báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị trong năm ………………

Các cổ đông tham dự thảo luận về:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

2. Kết quả hoạt động kinh doanh

Đại hội nghe báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty.

Một số chỉ tiêu chính:

• Doanh thu: ……………………
• Lợi nhuận: ……………………
• Các chỉ tiêu khác: ……………………

3. Kế hoạch hoạt động năm tiếp theo

Đại hội thảo luận về kế hoạch:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

VI. Ý KIẾN CỦA CỔ ĐÔNG

Cổ đông Ông/Bà …………………… phát biểu:

…………………………………………………………

Cổ đông Ông/Bà …………………… phát biểu:

…………………………………………………………

Các ý kiến được Chủ tọa tiếp thu và giải đáp theo nội dung cuộc họp.

VII. KẾT QUẢ BIỂU QUYẾT

Nội dung 1: Thông qua báo cáo tài chính

• Tổng số phiếu/tỷ lệ tán thành: ……%
• Tổng số phiếu/tỷ lệ không tán thành: ……%
• Tổng số phiếu/tỷ lệ không có ý kiến: ……%

Kết quả: Được thông qua.

Nội dung 2: Thông qua phương án phân phối lợi nhuận

• Tán thành: ……%
• Không tán thành: ……%
• Không có ý kiến: ……%

Kết quả: Được thông qua.

Nội dung 3: Thông qua kế hoạch kinh doanh

• Tán thành: ……%
• Không tán thành: ……%
• Không có ý kiến: ……%

Kết quả: Được thông qua.

Các nội dung khác được biểu quyết theo chương trình họp và kết quả được ghi nhận tại biên bản kiểm phiếu.

VIII. NGHỊ QUYẾT ĐƯỢC THÔNG QUA

Căn cứ kết quả biểu quyết, Đại hội đồng cổ đông thống nhất thông qua các nội dung:

1. …………………………………………
2. …………………………………………
3. …………………………………………

Nội dung chi tiết được thể hiện tại Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp.

IX. KẾT LUẬN CUỘC HỌP

Chủ tọa kết luận:

• Các nội dung trong chương trình họp đã được trình bày và thảo luận.
• Các vấn đề thuộc thẩm quyền đã được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết.
• Kết quả biểu quyết được ghi nhận theo kết quả kiểm phiếu.
• Các nghị quyết được thông qua sẽ được triển khai theo quy định.

Cuộc họp kết thúc vào lúc …… giờ …… phút cùng ngày.

Biên bản được lập và đọc lại cho các cổ đông tham dự cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp.

………, ngày …… tháng …… năm 2026

THƯ KÝ CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

CHỦ TỌA CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

…………………………

Các phần bắt buộc có trong biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Thông tin công ty và cuộc họp

Ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, số cổ phần có quyền biểu quyết, thời gian, địa điểm họp, loại họp (thường niên/bất thường).

Thành phần tham dự và điều kiện hợp lệ

Liệt kê số cổ đông dự họp, tỷ lệ đại diện, xác nhận cuộc họp đủ điều kiện theo pháp luật.

Nội dung, diễn biến và ý kiến phát biểu tại cuộc họp

Tóm tắt từng nội dung thảo luận, ghi nhận ý kiến phát biểu của cổ đông (tối thiểu là những ý kiến phản đối hoặc khác biệt).

Kết quả biểu quyết và tỷ lệ thông qua

Nêu rõ số phiếu tán thành, phản đối, phiếu trắng; tỷ lệ phần trăm trên tổng số phiếu dự họp. Kết luận từng vấn đề được thông qua hay bác bỏ.

Chữ ký của Chủ tọa, Thư ký và các xác nhận khác

Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của Chủ tọa và Thư ký. Trường hợp có người mời chứng kiến hoặc giám sát, cần bổ sung chữ ký của họ.

Hướng dẫn cách soạn biên bản họp Đại hội đồng cổ đông chuẩn pháp lý

Để soạn đúng, bạn cần: (1) chuẩn bị dự thảo biên bản trước; (2) ghi chép trung thực diễn biến; (3) xác định đúng tỷ lệ biểu quyết; (4) kiểm tra danh sách cổ đông dự họp; (5) hoàn thiện chữ ký. Lưu ý, biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, nếu dịch sang tiếng nước ngoài để giao dịch thì bản tiếng Việt vẫn là gốc.

Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mới nhất

Mẫu biên bản thường niên bao gồm các mục chính: thời gian, địa điểm, thành phần, báo cáo kết quả kinh doanh, phương án phân phối lợi nhuận, bầu HĐQT và Ban kiểm soát. Bạn có thể tải bản đầy đủ tại website. Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực hợp tác xã, cần tham khảo biên bản họp thành viên hợp tác xã để áp dụng đúng đặc thù.

Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bất thường

Cuộc họp bất thường được triệu tập khi cần quyết định gấp như thay đổi vốn, chiến lược khẩn cấp. Mẫu biên bản tương tự như thường niên nhưng lý do họp phải nêu rõ. Trong trường hợp huy động thêm vốn từ cổ đông, bạn nên sử dụng biên bản họp cổ đông góp vốn để thể hiện chính xác nội dung tăng vốn.

Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông khi thay đổi ngành nghề kinh doanh

Khi công ty mở rộng ngành nghề, biên bản cần ghi rõ nội dung sửa đổi Điều lệ, danh sách ngành nghề bổ sung và tỷ lệ thông qua. Đây là một dạng biên bản thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nếu việc thay đổi gắn với phân chia lợi nhuận sau điều chỉnh, hãy tham khảo thêm biên bản họp cổ đông chia lợi nhuận để soạn thảo phù hợp.

Mẫu thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông kèm biên bản

Thông báo mời họp phải được gửi trước tối thiểu 7 ngày (hoặc theo Điều lệ), nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình. Kèm theo là dự thảo biên bản để cổ đông nắm trước. Mẫu thông báo thường có phần xác nhận tham dự, giúp kiểm tra điều kiện hợp lệ của cuộc họp.

Lưu ý pháp lý khi lập và lưu trữ biên bản họp

Biên bản gốc phải được lưu trữ tại trụ sở chính, trong sổ đăng ký thành viên hoặc sổ biên bản họp. Thời gian lưu trữ tối thiểu theo pháp luật, thường là suốt thời gian tồn tại công ty. Không được tẩy xóa, sửa chữa sau khi đã ký. Nếu có sai sót, phải tổ chức họp lại hoặc ban hành biên bản sửa đổi.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp Hội đồng cổ đông

“Biên bản họp Hội đồng cổ đông” có phải tên chính xác không?

Trong hồ sơ công ty cổ phần, nên sử dụng tên Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản họp ĐHĐCĐ dùng để làm gì?

Dùng để ghi nhận nội dung, diễn biến, ý kiến, kết quả biểu quyết và kết luận của cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản có cần căn cứ pháp lý không?

Nên xác định căn cứ pháp lý phù hợp, đặc biệt là Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quy định nội bộ có liên quan. Không cần liệt kê những văn bản không liên quan.

Ai ký biên bản?

Chủ tọa và Thư ký cuộc họp thực hiện việc ký theo quy định áp dụng.

Có cần lập nghị quyết riêng không?

Thông thường, khi Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền, nghị quyết là văn bản cần được lập riêng để thể hiện các nội dung được thông qua.

Có cần ghi toàn bộ ý kiến cổ đông không?

Cần ghi nhận đầy đủ các nội dung quan trọng của cuộc họp; không nhất thiết phải chép nguyên văn mọi phát biểu nếu không có yêu cầu.

Biên bản có cần đóng dấu công ty không?

Không nên coi đóng dấu là yêu cầu chung cho mọi biên bản. Cần xem xét quy định pháp luật, Điều lệ và quy chế của công ty.

Kết luận

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản không thể thiếu trong quản trị công ty cổ phần. Hy vọng bài viết giúp bạn soạn thảo đúng pháp luật, tránh rủi ro pháp lý. Hãy tải ngay các mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản để thuận tiện cho công việc. Nếu bạn có nhu cầu về mẫu văn bản khác, đừng ngần ngại liên hệ đội ngũ của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.