Khi công ty cổ phần thực hiện phân phối lợi nhuận và quyết định mức cổ tức, việc ghi nhận đầy đủ nội dung cuộc họp giúp xác định ý kiến thảo luận, kết quả biểu quyết và quyết định được thông qua. Biên bản họp chia cổ tức là tài liệu quan trọng để ghi nhận quá trình này, đặc biệt khi doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ quản trị và làm căn cứ triển khai việc trả cổ tức. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được biên soạn theo đúng nhu cầu lập biên bản họp về cổ tức, có sẵn file Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa theo loại cuộc họp, điều lệ và tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Tải ngay Biên bản họp chia cổ tức gồm file Word và PDF, có sẵn bố cục và nội dung thực tế để bạn cập nhật thông tin công ty, chương trình họp, phương án cổ tức và kết quả biểu quyết.

Vì sao nên tải Biên bản họp chia cổ tức tại Mẫu Biên Bản?

Một biên bản họp liên quan đến cổ tức không nên chỉ là văn bản ghi lại rằng “công ty quyết định chia cổ tức”. Nội dung cuộc họp cần thể hiện được vấn đề được đưa ra, quá trình thảo luận, kết quả biểu quyết và quyết định cuối cùng, để hồ sơ có thể phản ánh đúng diễn biến và kết quả của cuộc họp.

Người dùng hoàn toàn có thể tự soạn một file Word. Tuy nhiên, với những nội dung liên quan đến phân phối lợi nhuận, cổ tức và quyền lợi của cổ đông, việc tự xây dựng biểu mẫu từ đầu dễ khiến người lập bỏ sót những phần cần thiết hoặc trình bày chưa phù hợp với loại cuộc họp.

1. Nội dung được đầu tư và rà soát theo nhu cầu thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng và rà soát bởi đội ngũ luật sư, hướng đến nhu cầu thực tế của người đang cần sử dụng biểu mẫu.

Với biên bản họp chia cổ tức, giá trị của một mẫu được chuẩn bị sẵn nằm ở việc giúp người lập có một cấu trúc có hệ thống để ghi nhận cuộc họp, thay vì phải tự xác định từ đầu cần trình bày những nội dung nào.

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp không thường xuyên tổ chức các cuộc họp liên quan đến phân phối lợi nhuận.

2. Mẫu chuyên biệt cho nội dung họp về cổ tức

Đúng tình huống cần sử dụng là yếu tố quan trọng khi lựa chọn mẫu.

Biên bản họp về cổ tức không hoàn toàn giống biên bản họp nội bộ thông thường. Nội dung có thể liên quan đến báo cáo tài chính, lợi nhuận sau thuế, phương án phân phối lợi nhuận, mức cổ tức, hình thức trả cổ tức và kết quả biểu quyết.

Mẫu chuyên biệt giúp người dùng có điểm xuất phát phù hợp hơn thay vì lấy một biên bản họp chung rồi tự bổ sung hàng loạt nội dung liên quan đến cổ tức.

3. Tiết kiệm thời gian soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ

Thay vì phải tự xây dựng bố cục, xác định cách trình bày từng phần và định dạng văn bản, người dùng có thể mở mẫu, thay thông tin doanh nghiệp và cập nhật nội dung cuộc họp thực tế.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp đã có số liệu và phương án cổ tức, phần việc còn lại chủ yếu là hoàn thiện các thông tin tương ứng trong biểu mẫu.

Mẫu cũng có thể được chỉnh sửa để phù hợp với cách tổ chức cuộc họp và quy trình quản trị nội bộ của từng công ty.

4. Có sẵn file Word và PDF

Mẫu được cung cấp với file Word và PDF.

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, thời gian – địa điểm họp, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, phương án cổ tức và kết quả biểu quyết.

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục, lưu trữ hoặc sử dụng làm bản tham khảo.

Việc có sẵn hai định dạng giúp người dùng chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị và lưu hồ sơ.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi trường hợp phức tạp

Các vấn đề liên quan đến cổ tức có thể trở nên phức tạp nếu doanh nghiệp có nhiều loại cổ phần, cổ phần ưu đãi cổ tức, điều lệ có quy định riêng hoặc phương án phân phối lợi nhuận cần xem xét thêm.

Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một biểu mẫu thông thường, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ xem xét và hiệu chỉnh nội dung theo trường hợp cụ thể.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. 

Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Khi doanh nghiệp thực hiện chi trả lợi nhuận cho cổ đông, mẫu biên bản nhận cổ tức có thể được tham khảo để ghi nhận việc tiếp nhận khoản cổ tức theo thỏa thuận hoặc hồ sơ liên quan.

Khi nào cần lập Biên bản họp chia cổ tức?

Biên bản được lập khi công ty tổ chức cuộc họp có nội dung liên quan đến phương án phân phối lợi nhuận hoặc quyết định về cổ tức và cần ghi nhận chính thức diễn biến, ý kiến và kết quả của cuộc họp.

Trong thực tế, có thể gặp các trường hợp:

• Công ty cổ phần tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên và xem xét mức cổ tức;
• Cuộc họp có nội dung thông qua phương án phân phối lợi nhuận;
• Doanh nghiệp cần ghi nhận kết quả biểu quyết về phương án cổ tức;
• Cần hoàn thiện hồ sơ quản trị sau khi Đại hội đồng cổ đông thông qua nội dung liên quan đến cổ tức;
• Hội đồng quản trị họp để thực hiện các nội dung thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị liên quan đến kiến nghị mức cổ tức hoặc quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức.

Theo Luật Doanh nghiệp, Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trong khi Hội đồng quản trị có quyền kiến nghị mức cổ tức được trả và quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức theo thẩm quyền. Vì vậy, khi sử dụng mẫu cần xác định đúng loại cuộc họp và thẩm quyền của cơ quan ra quyết định.

Trường hợp quyền nhận cổ tức phát sinh sau giao dịch chuyển nhượng cổ phần, Mẫu biên bản xác nhận quyền nhận cổ tức sau chuyển nhượng là tài liệu liên quan để tham khảo khi xác nhận quyền và nghĩa vụ giữa các bên.

Biên bản họp chia cổ tức gồm những nội dung gì?

Tùy loại cuộc họp và quy định trong điều lệ công ty, biên bản có thể được xây dựng với các nhóm nội dung sau.

Thông tin doanh nghiệp

Ghi đầy đủ:

• Tên công ty;
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Mã số doanh nghiệp;
• Các thông tin nhận diện khác nếu cần.

Thông tin trong biên bản cần thống nhất với hồ sơ pháp lý và tài liệu quản trị của công ty.

Thời gian và địa điểm họp

Cần ghi rõ:

• Ngày, giờ bắt đầu cuộc họp;
• Địa điểm;
• Thời điểm kết thúc nếu biểu mẫu yêu cầu.

Thông tin này giúp xác định chính xác cuộc họp mà biên bản ghi nhận.

Thành phần tham dự

Tùy loại cuộc họp, có thể ghi nhận:

• Họ tên người tham dự;
• Tư cách tham dự;
• Số lượng cổ phần;
• Số phiếu biểu quyết tương ứng;
• Người được ủy quyền tham dự nếu có;
• Chủ tọa;
• Thư ký;
• Các thành phần khác được mời tham dự.

Đối với Đại hội đồng cổ đông, cần đặc biệt chú ý thông tin về cổ đông hoặc người đại diện dự họp và số cổ phần, số phiếu biểu quyết tương ứng. Luật Doanh nghiệp quy định biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải thể hiện các nội dung liên quan đến thành phần tham dự và kết quả biểu quyết.

Chương trình và nội dung cuộc họp

Cần thể hiện rõ vấn đề được đưa ra thảo luận, chẳng hạn:

• Báo cáo kết quả kinh doanh;
• Báo cáo tài chính;
• Tình hình lợi nhuận;
• Phương án phân phối lợi nhuận;
• Mức cổ tức dự kiến;
• Hình thức trả cổ tức;
• Thời gian dự kiến trả;
• Các nội dung khác liên quan.

Không nên ghi chương trình quá chung chung nếu cuộc họp có nhiều vấn đề cần biểu quyết.

Nội dung thảo luận

Phần này ghi nhận diễn biến chính và các ý kiến được đưa ra đối với từng vấn đề.

Không nhất thiết phải ghi lại toàn bộ lời nói của từng người, nhưng cần thể hiện đủ nội dung cần thiết để phản ánh quá trình thảo luận và các ý kiến quan trọng.

Phương án cổ tức

Nếu cuộc họp xem xét phương án cổ tức, có thể ghi:

• Loại cổ phần được hưởng cổ tức;
• Mức cổ tức;
• Tỷ lệ hoặc số tiền dự kiến;
• Căn cứ xác định;
• Nguồn lợi nhuận sử dụng để trả;
• Hình thức trả;
• Thời điểm dự kiến thực hiện;
• Các điều kiện hoặc nội dung liên quan.

Cần phân biệt nội dung được đề xuất, kiến nghị với nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền thông qua.

Kết quả biểu quyết

Đây là một trong những phần quan trọng của biên bản.

Nên ghi rõ:

• Tổng số phiếu biểu quyết;
• Số phiếu hợp lệ;
• Số phiếu tán thành;
• Số phiếu không tán thành;
• Số phiếu không có ý kiến;
• Tỷ lệ tương ứng;
• Kết luận vấn đề có được thông qua hay không.

Đối với biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Luật Doanh nghiệp yêu cầu ghi nhận kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề, bao gồm phương thức biểu quyết, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không có ý kiến và tỷ lệ tương ứng.

Quyết định được thông qua

Sau phần biểu quyết cần thể hiện rõ nội dung đã được thông qua.

Ví dụ có thể liên quan đến việc thông qua phương án phân phối lợi nhuận và mức cổ tức theo đúng nội dung thuộc thẩm quyền của cuộc họp.

Không nên chỉ ghi “thông qua phương án chia cổ tức” mà không thể hiện nội dung quyết định cụ thể.

Chữ ký

Biên bản cần có phần ký của chủ tọa và thư ký theo quy định áp dụng đối với loại cuộc họp.

Đối với biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Luật Doanh nghiệp quy định biên bản phải được lập và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp; chủ tọa và thư ký chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Đối với việc xác định mức cổ tức phát sinh từ hoạt động đầu tư, Mẫu biên bản xác nhận tỷ lệ cổ tức từ khoản đầu tư cổ phiếu cung cấp thêm mẫu tham khảo để ghi nhận thông tin và tỷ lệ cổ tức.

Hướng dẫn điền Biên bản họp chia cổ tức

Bước 1: Xác định đúng loại cuộc họp

Trước khi điền mẫu, cần xác định đây là cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị.

Đây là bước quan trọng vì thẩm quyền đối với mức cổ tức và việc thực hiện trả cổ tức được pháp luật phân định khác nhau.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu cuộc họp

Nên chuẩn bị các tài liệu liên quan như:

• Báo cáo tài chính;
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
• Phương án phân phối lợi nhuận;
• Dự kiến mức cổ tức;
• Điều lệ công ty;
• Các tài liệu quản trị liên quan.

Việc chuẩn bị trước giúp nội dung trong biên bản khớp với hồ sơ được sử dụng tại cuộc họp.

Bước 3: Điền thông tin thành phần tham dự

Đối với cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, cần kiểm tra kỹ danh sách cổ đông hoặc người đại diện tham dự và số phiếu biểu quyết.

Không nên nhập số liệu theo ước tính nếu doanh nghiệp đã có danh sách đăng ký tham dự chính thức.

Bước 4: Ghi nhận nội dung thảo luận

Tóm tắt các vấn đề chính được đưa ra, đặc biệt là những ý kiến liên quan trực tiếp đến phương án phân phối lợi nhuận và cổ tức.

Bước 5: Ghi chính xác kết quả biểu quyết

Đối chiếu với biên bản kiểm phiếu hoặc kết quả biểu quyết thực tế trước khi hoàn thiện biên bản.

Số phiếu và tỷ lệ trong biên bản phải thống nhất với kết quả được xác nhận tại cuộc họp.

Bước 6: Hoàn thiện phần quyết định và chữ ký

Sau khi thống nhất nội dung, ghi rõ các quyết định được thông qua rồi hoàn thiện chữ ký theo quy định áp dụng.

Lưu ý pháp lý khi lập Biên bản họp chia cổ tức

1. Phải xác định đúng điều kiện trả cổ tức

Theo Điều 135 Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức của cổ phần phổ thông khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ tài chính khác; đã trích lập các quỹ, bù đắp lỗ trước đó theo quy định; và sau khi trả cổ tức vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản đến hạn.

Do đó, không nên hiểu rằng cứ có lợi nhuận kế toán là công ty đương nhiên được chia cổ tức.

2. Phân biệt thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị

Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần. Hội đồng quản trị có quyền kiến nghị mức cổ tức được trả và quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức theo quy định.

Vì vậy, mẫu biên bản cần được điều chỉnh theo đúng cơ quan tổ chức cuộc họp.

3. Cổ tức có thể được trả bằng nhiều hình thức

Luật Doanh nghiệp quy định cổ tức có thể được trả bằng tiền mặt, bằng cổ phần của công ty hoặc bằng tài sản khác theo Điều lệ công ty. Nếu trả bằng tiền mặt thì phải thực hiện bằng Đồng Việt Nam và theo phương thức thanh toán phù hợp.

4. Lưu ý thời hạn trả cổ tức

Theo quy định hiện hành, cổ tức phải được thanh toán đầy đủ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày kết thúc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên; Hội đồng quản trị có trách nhiệm lập danh sách cổ đông nhận cổ tức và xác định mức, thời hạn, hình thức trả theo thời hạn luật định.

5. Biên bản họp không thay thế nghị quyết

Biên bản họp ghi nhận diễn biến và kết quả cuộc họp. Nghị quyết là văn bản thể hiện quyết định được thông qua theo hình thức và thẩm quyền tương ứng.

Trong hồ sơ quản trị doanh nghiệp, cần xem xét việc lập và lưu giữ cả hai loại tài liệu khi pháp luật, điều lệ hoặc quy chế nội bộ yêu cầu.

Checklist trước khi ký biên bản

•  Đúng tên và thông tin công ty;
• Đúng loại cuộc họp;
• Đúng thời gian và địa điểm;
• Đúng chủ tọa và thư ký;
• Đã ghi nhận đầy đủ thành phần tham dự;
• Đã kiểm tra số cổ phần và số phiếu biểu quyết;
• Đã ghi đúng nội dung thảo luận;
• Đã ghi rõ phương án cổ tức;
• Đã phân biệt nội dung đề xuất và nội dung được thông qua;
• Kết quả biểu quyết khớp với kết quả kiểm phiếu;
• Đã ghi rõ quyết định được thông qua;
• Đã kiểm tra tỷ lệ biểu quyết;
• Đã hoàn thiện chữ ký;
• Đã lưu biên bản cùng tài liệu liên quan.

Nếu bạn đang cần hoàn thiện hồ sơ cuộc họp về phân phối lợi nhuận và cổ tức, hãy tải Biên bản họp chia cổ tức file Word và PDF với cấu trúc được chuẩn bị sẵn, giúp bạn nhanh chóng cập nhật thông tin công ty, nội dung thảo luận và kết quả biểu quyết.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo loại cuộc họp, điều lệ và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

Các nội dung cần cập nhật gồm:

Thông tin công ty: thay tên, địa chỉ và mã số doanh nghiệp.

Cuộc họp: cập nhật thời gian, địa điểm, chủ tọa và thư ký.

Thành phần tham dự: nhập danh sách cổ đông hoặc thành viên tham dự theo đúng hồ sơ thực tế.

Nội dung thảo luận: thay bằng nội dung thực tế được trình bày tại cuộc họp.

Phương án cổ tức: cập nhật mức cổ tức, loại cổ phần, hình thức và các thông tin liên quan theo phương án được trình.

Kết quả biểu quyết: nhập số phiếu và tỷ lệ chính xác theo kết quả kiểm phiếu.

Quyết định: cập nhật nội dung cuối cùng đã được thông qua.

Sau khi chỉnh sửa, nên đối chiếu biên bản với tài liệu họp và kết quả kiểm phiếu trước khi ký.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Mẫu được cung cấp với:

• File Word: thuận tiện chỉnh sửa toàn bộ nội dung cuộc họp và tái sử dụng cho các kỳ họp phù hợp.
• File PDF: thuận tiện xem trước bố cục, lưu trữ hoặc đối chiếu.

Việc có cả Word và PDF giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ quản trị.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản họp chia cổ tức là gì?

Đây là văn bản dùng để ghi nhận diễn biến, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết và các quyết định được thông qua tại cuộc họp có nội dung liên quan đến cổ tức.

Ai quyết định chia cổ tức trong công ty cổ phần?

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, Đại hội đồng cổ đông quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần; Hội đồng quản trị có quyền kiến nghị mức cổ tức và quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức theo thẩm quyền.

Có phải cứ công ty có lợi nhuận là được chia cổ tức?

Không. Việc trả cổ tức cổ phần phổ thông phải đáp ứng các điều kiện luật định, bao gồm hoàn thành nghĩa vụ tài chính, xử lý các quỹ và khoản lỗ theo quy định, đồng thời vẫn bảo đảm khả năng thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn sau khi trả cổ tức.

Biên bản họp có cần ghi kết quả biểu quyết không?

Có, nếu đây là cuộc họp có nội dung biểu quyết. Đối với biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, pháp luật yêu cầu thể hiện kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề theo các nội dung tương ứng.

Có thể chia cổ tức bằng cổ phần không?

Có. Luật Doanh nghiệp cho phép cổ tức được trả bằng tiền mặt, cổ phần của công ty hoặc tài sản khác theo Điều lệ công ty, với các yêu cầu tương ứng đối với từng hình thức.

Biên bản họp có thay thế nghị quyết chia cổ tức không?

Không nên xem hai tài liệu này là một. Biên bản ghi nhận diễn biến và kết quả cuộc họp, còn nghị quyết thể hiện quyết định được thông qua. Doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ theo quy định pháp luật, điều lệ và quy chế quản trị áp dụng.

Có thể chỉnh sửa mẫu sau khi tải không?

Có. File Word có thể chỉnh sửa để cập nhật thông tin công ty, thành phần tham dự, phương án cổ tức, kết quả biểu quyết và các nội dung khác theo cuộc họp thực tế.

Xem trước và tải Biên bản họp chia cổ tức

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị hồ sơ cho cuộc họp liên quan đến phân phối lợi nhuận và cổ tức, sử dụng mẫu chuyên biệt giúp giảm thời gian xây dựng văn bản và thuận tiện hơn khi hoàn thiện hồ sơ.

Tải Biên bản họp chia cổ tức gồm file Word và PDF, có sẵn bố cục để bạn cập nhật thông tin cuộc họp, phương án cổ tức, kết quả biểu quyết và quyết định được thông qua.

Kết luận

Biên bản họp chia cổ tức giúp doanh nghiệp ghi nhận có hệ thống nội dung cuộc họp, quá trình thảo luận và kết quả quyết định liên quan đến cổ tức. Khi sử dụng mẫu, cần đặc biệt chú ý đúng loại cuộc họp, đúng thẩm quyền, điều kiện trả cổ tức và kết quả biểu quyết thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Một số biểu mẫu liên quan:

Mẫu biên bản họp cổ đông góp vốn

Mẫu biên bản họp cổ đông chia lợi nhuận

Mẫu biên bản họp thành viên hợp tác xã.