Biên bản giao nhận hàng: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản giao nhận hàng là văn bản được sử dụng để ghi nhận việc bên giao chuyển hàng hóa và bên nhận tiếp nhận hàng theo thỏa thuận. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản giao nhận hàng tham khảo đã điền nội dung minh họa, tập trung vào thông tin bên giao, bên nhận, danh mục hàng hóa, số lượng, tình trạng hàng và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản và các biểu mẫu liên quan để chỉnh sửa, sử dụng theo nhu cầu thực tế.

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì? Khi nào cần sử dụng?

Khái niệm và vai trò pháp lý

Biên bản giao nhận hàng hóa ghi nhận việc bàn giao giữa bên bán và bên mua, là căn cứ xác định thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro theo Bộ luật Dân sự. Trong tố tụng, hơn 60% tranh chấp thương mại thiếu chứng từ này bị bác yêu cầu. Với kế toán, biên bản cần đáp ứng Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC để ghi nhận doanh thu, chi phí hợp lệ.

Các trường hợp cần lập biên bản giao nhận hàng hóa

Lập biên bản khi giao hàng B2B, qua vận chuyển, bán online, xuất nhập khẩu, đổi trả hoặc giao nhận ba bên. Với đơn hàng giá trị lớn, biên bản gần như bắt buộc. Đặc biệt, khi hàng hóa qua trung gian, biên bản giúp phân định trách nhiệm bồi thường khi tổn thất.

Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn nhất hiện nay (Word/Excel)

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản dùng chung

Mẫu gồm quốc hiệu, thông tin hai bên, nội dung bàn giao, số lượng, đơn giá, chữ ký. File Word dễ chỉnh sửa; file Excel tự động tính tiền, thuế.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Thông tư 200 cho doanh nghiệp lớn; Thông tư 133 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Dù không có mẫu cố định, biên bản phải có tên, số hiệu, ngày lập, nội dung, số lượng, giá trị và chữ ký để làm chứng từ kế toán.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ba bên

Bổ sung thông tin vận chuyển, biển số xe, xác nhận tình trạng hàng trước/sau khi giao. Dùng cho logistics, phân phối, bán ký gửi.

Tham khảo thêm biên bản giao nhận và nghiệm thu TSCĐ, biên bản giao nhận tài sản cố định thanh lý và biên bản giao nhận tài sản đầu tư sản xuất thép.

Mẫu biên bản giao nhận hàng tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản giao nhận hàng đã điền nội dung demo để có thể tham khảo và chỉnh sửa nhanh.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN PHÚC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

Số: 17/BBGN-AP

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại kho hàng Công ty TNHH Thương mại An Phúc, chúng tôi gồm:

1. Bên giao hàng

Công ty TNHH Thương mại An Phúc

Địa chỉ: Số 86 đường Nguyễn Khuyến, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Đại diện: Ông Trần Quốc Khánh
Chức vụ: Trưởng bộ phận Kho vận.

2. Bên nhận hàng

Công ty Cổ phần Nội thất Gia Hưng

Địa chỉ: Số 142 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội.

Đại diện: Bà Nguyễn Thùy Linh
Chức vụ: Nhân viên phụ trách mua hàng.

Hai bên tiến hành giao nhận hàng hóa theo Đơn đặt hàng số 24/ĐH-GH ngày ... tháng ... năm ...

3. Danh mục hàng hóa giao nhận

Tổng số hàng hóa thực tế đã giao nhận: 85 đơn vị sản phẩm.

4. Tình trạng hàng hóa

Sau khi kiểm đếm, hai bên xác nhận:

• Hàng hóa đúng chủng loại, mã hàng và số lượng theo chứng từ;
• Bao bì bên ngoài còn nguyên vẹn tại thời điểm giao nhận;
• Không phát hiện hàng hóa bị thiếu, vỡ hoặc hư hỏng trong quá trình kiểm tra;
• Bên nhận đã kiểm tra số lượng thực tế và xác nhận tiếp nhận toàn bộ số hàng nêu trên.

5. Kết quả giao nhận

Bên giao đã hoàn thành việc bàn giao số hàng hóa nêu tại mục 3.

Bên nhận đã kiểm tra, tiếp nhận đủ số lượng và xác nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận.

Các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng hoặc lỗi kỹ thuật của hàng hóa, nếu được phát hiện sau khi đưa vào sử dụng, sẽ được hai bên xử lý theo thỏa thuận tại đơn đặt hàng và các tài liệu giao dịch có liên quan.

6. Kết thúc biên bản

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để đối chiếu và lưu hồ sơ.

Hai bên đã đọc lại toàn bộ nội dung, thống nhất với các thông tin được ghi nhận và cùng ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Quốc Khánh

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thùy Linh

Hướng dẫn cách lập biên bản giao nhận hàng hóa chi tiết

Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản giao nhận hàng hóa

Theo Thông tư 200 và 133, cần có tên chứng từ, ngày lập, tên đơn vị, nội dung, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký. Nên thêm xác nhận chất lượng, bao bì để đảm bảo quyền khiếu nại.

Các bước lập biên bản giao nhận hàng hóa đúng quy chuẩn

• Ghi thông tin bên giao, bên nhận.
• Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá.
• Xác nhận tình trạng hàng.
• Ghi thời gian, địa điểm, số hóa đơn.
• Hai bên ký, đóng dấu.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Lưu ý về chữ ký, con dấu và thời điểm ký biên bản

Biên bản cần chữ ký người đại diện hợp pháp; tổ chức nên đóng dấu. Ký ngay khi giao nhận, tránh ký sau vì ảnh hưởng giá trị pháp lý.

Lưu ý để biên bản có giá trị pháp lý khi xảy ra tranh chấp

Lập hai bản gốc, mỗi bên giữ một. Không tẩy xóa; nếu sai sót, lập biên bản sửa đổi. Lưu cùng hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho để đối soát.

Câu hỏi thường gặp về biên bản giao nhận hàng

Biên bản giao nhận hàng dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc bên giao đã bàn giao hàng và bên nhận đã tiếp nhận hàng, đồng thời xác định số lượng, chủng loại và tình trạng hàng tại thời điểm giao nhận.

Biên bản giao nhận hàng có cần ghi giá hàng hóa không?

Không nhất thiết. Nếu mục đích chính là xác nhận giao nhận, có thể tập trung vào tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng và tình trạng. Trường hợp cần đối chiếu giá trị giao dịch, có thể bổ sung đơn giá và thành tiền.

Có cần ghi số hóa đơn vào biên bản giao nhận hàng không?

Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc. Tuy nhiên, nếu biên bản được lập để đối chiếu một hóa đơn cụ thể, có thể ghi số hóa đơn và ngày lập để thuận tiện tra cứu.

Ai là người ký biên bản giao nhận hàng?

Thông thường là người trực tiếp giao và người trực tiếp nhận hoặc đại diện được doanh nghiệp phân công. Người ký cần có tư cách phù hợp với việc xác nhận giao nhận.

Có thể lập biên bản giao nhận hàng sau khi hàng đã được giao không?

Nên lập và ký tại thời điểm giao nhận hoặc ngay sau khi hoàn tất kiểm tra. Nếu lập sau, cần bảo đảm nội dung phản ánh đúng thực tế và có sự xác nhận của các bên.

Có thể chỉnh sửa mẫu biên bản giao nhận hàng không?

Có. Có thể điều chỉnh danh mục hàng, số lượng, thông tin bên giao nhận, căn cứ giao hàng và phần xác nhận để phù hợp với giao dịch thực tế.

Mẫu biên bản giao nhận hàng trên Mẫu Biên Bản có thể dùng ngay không?

Có thể dùng làm cơ sở tham khảo và chỉnh sửa. Trước khi ký, cần thay toàn bộ thông tin minh họa bằng dữ liệu thực tế, đồng thời kiểm tra lại số lượng, chủng loại, tình trạng hàng hóa và căn cứ giao nhận.

Kết luận

Biên bản giao nhận hàng hóa đúng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa và là căn cứ pháp lý quan trọng. Hãy chọn mẫu phù hợp và điền đầy đủ thông tin. Truy cập Mẫu Biên Bản để tải thêm mẫu biên bản hữu ích.