Biên bản điều chỉnh ngày hoá đơn: Mẫu, cách viết và quy định mới

Biên bản điều chỉnh ngày hoá đơn là văn bản cần thiết khi hóa đơn đã phát hành bị sai ngày. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn soạn biên bản chuẩn, đúng căn cứ pháp lý hiện hành.

Biên bản điều chỉnh ngày hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh ngày hóa đơn là văn bản do bên bán và bên mua cùng lập để ghi nhận thỏa thuận sửa lại chỉ tiêu ngày lập trên hóa đơn gốc. Biên bản này không phải hóa đơn thay thế; nó là căn cứ để lập hóa đơn điều chỉnh và là chứng cứ giải trình với cơ quan thuế.

Phân biệt với hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử có ký hiệu riêng, ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn số...”. Biên bản chỉ là văn bản song phương, nhưng nếu thiếu biên bản thì việc lập hóa đơn điều chỉnh sẽ không đủ cơ sở pháp lý.

Ý nghĩa pháp lý

Biên bản giúp doanh nghiệp xác định đúng kỳ khai thuế, giảm rủi ro bị loại thuế đầu vào, sẵn sàng đối chiếu khi có đoàn thanh tra.

Khi nào cần lập biên bản?

Ngày lập hóa đơn là một trong những chỉ tiêu bắt buộc. Khi biết chênh một ngày, doanh nghiệp đã có sai sót và cần xử lý theo quy định.

Các tình huống

Do nhập dữ liệu hoặc hệ thống hiển thị sai giờ, phần mềm bị thời gian. Các lỗi như sai tên hàng, sai tên công ty cũng yêu cầu biên mẫu riêng. Tham khảo biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng và biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty khi cần xử lý.

Không phải lập biên bản

Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua, chưa khai báo thuế, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn lỗi và lập mới.

Căn cứ pháp lý mới nhất

Đối với xử lý sai sót, mới đây áp dụng theo Nghị định 254/NĐ-CP và Thông tư 91/TT-BTC. Nội dung biên bản yêu cần số hóa đơn gốc, ngày lập cũ, ngày sửa, ý kiến xác nhận hai bên và chữ ký số hợp pháp.

Thời điểm lập biên bản

Biên bản phải được lập trước khi tạo hóa đơn điều chỉnh, sau đó hóa đơn điều chỉnh được gửi lên cổng hệ thống. Nếu thứ tự bị giãn, việc điều chỉnh doanh thu/chi phí có thể bị góp hỏi.

Hướng dẫn lập giản gọn

• Bên bán - bên mua: ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, đại diện ký.
• Hóa đơn gốc: điền số hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, ngày sai.
• Lý do: giả thích ngắn gọn nhưng đầy đủ, tránh chung 手.
• Nội dung điều: ví dụ “Điều chỉnh ngày từ 15/03 thành 16/03”. Hai bện cùng xác nhận trung.
• Chữ ký: chủ đích hoặc người được quyền kết, tổ chức thực hiện động dấu theo quỹ.

Mẫu quyết định

Biên bản chuẩn gồm cổ trạnh: Quốc hiệu, tiêu thân; tên loại biên bản; thông tin hai bên; thông tin hóa đơn gốc; nội dung điều chỉnh; chữ ký số dấu.

Với hóa đơn điện tử, nên thêm mã giao dịch điện tử để đối soát. Nếu sửa nhiều chủ tiêu, dùng bảng “cảnh tiêu, trước khi sửa, sau khi sửa, chú ý” sẽ chi tiết.

Quy trình sau khi ra biên bản

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng mẫu.
• Gửi người mua trực qua hệ thống hóa đơn điện tử.
• Nếu hóa đơn gốc đã kê, hóa bổ sung kỳ hiện tại.
• Lưu hồ sơ: biên bản, hóa đơn điều chỉnh, chứng từ liên fan; bắt buộc thời gian lưu trữ theo luật kế.

Ngoài ra, với loại chi phấn kinh doanh từ nước ngoài, doanh nghiệp cần đối chiếu, tham khảo thêm biể bản khác như [biên bản điều chỉnh kế hoạch đầu tư quốc tế] để khai đồng bộ.

Thường xuyên gây

• Ghi sai ngày biên mức so với thời điểm hoá chất điều nhất.
• Không ghi đủ số hóa đơn, mã số thuế người mua.
• Thiếu chữ ký hoặc dấu của hai bên.
• Không cập nhật mẫu theo văn mới, dùng mới cũ hết hạn.

Hãy kiểm lại tại 3 book object tại ký các lỗi này.

Giải pháp phần mềm

Phần mềm hóa đơn điện tử như Mẫu Biên Bản có thể tự sinh biên bản sau khi phát hiện sai, tự kiểm tra tính pháp luật và thu thập dấu số hai nơi. Điều này giúp phòng kế toán tiết kiệm gian, tránh tổng số ảnh hưởng đến nhiều kỳ khai thuế.

Kết luận

Biên bản điều chỉnh ngày ht nhiều trong giao dịch hóa đơn. Hãy lập số dần, đủ chữ k, lưu trung và đúng thời điểm để không mất quyền khấu trừ thuế. Bạn có thể bắt đầu nhanh với các mẫu được cung c존 tại: https://maubienban.vn/