Biên bản điều chỉnh biên lai thu phí là gì?

Biên bản điều chỉnh biên lai thu phí là văn bản ghi nhận việc sửa đổi, bổ sung thông tin sai sót trên biên lai thu phí đã phát hành. Đây là căn cứ để điều chỉnh số liệu kế toán, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong quản lý tài chính.

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh biên lai thu phí?

Các trường hợp sai sót thường gặp trên biên lai thu phí

Thông thường, biên bản được lập khi phát hiện sai sót về tên đơn vị thu phí, mã số thuế, nội dung khoản phí, số tiền, ngày lập hoặc thiếu chữ ký, con dấu.

Trường hợp sai sót không cần lập biên bản điều chỉnh

Nếu sai sót chỉ về hình thức không ảnh hưởng đến giá trị, hoặc biên lai chưa được luân chuyển, có thể hủy bỏ và lập biên lai mới thay vì điều chỉnh.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản điều chỉnh biên lai

Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ về việc xử lý hóa đơn, biên lai điện tử. Khi phát hiện sai sót, tổ chức thu phí phải lập biên bản điều chỉnh và gửi đến cơ quan thuế.

Các văn bản hướng dẫn liên quan của Bộ Tài chính

Bộ Tài chính ban hành các Thông tư hướng dẫn chi tiết về quy trình, mẫu biểu và thời hạn lập biên bản, giúp đơn vị thực hiện thống nhất.

Mẫu biên bản điều chỉnh biên lai thu phí chuẩn hiện nay

Cấu trúc và các mục chính của biên bản

Mẫu biên bản bao gồm: quốc hiệu, tiêu ngữ; tên biên bản; thời gian, địa điểm; thông tin các bên; nội dung điều chỉnh; xác nhận; chữ ký và đóng dấu.

Hướng dẫn ghi chi tiết từng trường thông tin

Thông tin bên thu phí và bên nộp phí

Ghi rõ tên tổ chức, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản (nếu có) của cả hai bên.

Thông tin biên lai cần điều chỉnh (ký hiệu, số, ngày lập)

Ghi chính xác ký hiệu mẫu, ký hiệu biên lai, số biên lai và ngày lập của biên lai gốc.

Nội dung trước và sau khi điều chỉnh

Cần thể hiện rõ các chỉ tiêu sai và chỉ tiêu đúng để tránh nhầm lẫn.

Lý do điều chỉnh

Nêu ngắn gọn nguyên nhân sai sót, như nhập nhầm dữ liệu hoặc khách hàng cung cấp thông tin không chính xác.

Mẫu biên bản điều chỉnh biên lai thu phí dùng ngay

Bạn có thể tham khảo mẫu sau và điều chỉnh theo tình hình thực tế:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên biên bản.
• Thời gian, địa điểm lập biên bản.
• Thông tin bên thu phí (tên, MST, địa chỉ) và bên nộp phí.
• Số biên lai, ký hiệu, ngày lập của biên lai gốc.
• Nội dung sai và nội dung đã điều chỉnh.
• Lý do điều chỉnh.
• Chữ ký, họ tên, chức vụ của đại diện hai bên. Nếu là tổ chức, cần đóng dấu.

Quy trình lập biên bản điều chỉnh biên lai thu phí

Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu thông tin biên lai sai sót

Rà soát kỹ biên lai gốc và hồ sơ liên quan để xác định chính xác sai sót.

Bước 2: Lập biên bản điều chỉnh giữa hai bên

Hai bên thống nhất nội dung và ký biên bản. Thời điểm lập là ngay khi phát hiện sai sót.

Bước 3: Gửi biên bản lên cơ quan quản lý thu phí

Biên bản phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý để cập nhật thông tin trên hệ thống.

Bước 4: Lưu trữ và hạch toán chứng từ

Biên bản được lưu cùng biên lai gốc và hạch toán kèm bút toán điều chỉnh.

Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh biên lai trên phần mềm kế toán

Thao tác điều chỉnh biên lai điện tử trên meInvoice

Chọn biên lai cần điều chỉnh, nhấn “Điều chỉnh”, nhập nội dung thay đổi và lưu. Hệ thống tự tạo biên bản và gửi đến cơ quan thuế.

Thao tác điều chỉnh trên các phần mềm hóa đơn điện tử khác

Hầu hết phần mềm đều có chức năng tương tự; người dùng làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp để hoàn tất.

Một số lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh biên lai thu phí

Số lượng biên bản cần lập (02 bản)

Phải lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để đảm bảo giá trị pháp lý.

Chữ ký và đóng dấu của hai bên

Người ký phải là người đại diện hợp pháp; chữ ký và dấu phải đúng mẫu đã đăng ký.

Thời hạn lập biên bản sau khi phát hiện sai sót

Phải lập ngay khi phát hiện sai sót, không chậm trễ để tránh rủi ro thuế, kế toán.

Sai sót về tiền thu phí và cách xử lý

Nếu sai số tiền, cần điều chỉnh theo nguyên tắc: thu thừa thì trả lại, thu thiếu thì truy thu.

Các mẫu biên bản điều chỉnh liên quan - Phân biệt và lựa chọn

Biên bản điều chỉnh biên lai thu phí so với biên bản điều chỉnh hóa đơn

Biên bản điều chỉnh biên lai thu phí dùng cho khoản thu phí, lệ phí; còn biên bản điều chỉnh hóa đơn dùng cho hàng hóa, dịch vụ. Cần chọn đúng loại cho phù hợp.

Biên bản hủy biên lai và biên bản điều chỉnh biên lai

Biên bản hủy dùng khi biên lai sai cần hủy hoàn toàn và thay bằng biên lai mới; biên bản điều chỉnh giữ nguyên biên lai gốc, chỉ sửa thông tin sai.

Kết luận

Biên bản điều chỉnh biên lai thu phí là chứng từ không thể thiếu khi xử lý sai sót. Việc nắm vững quy trình, mẫu biểu và lưu ý sẽ giúp bạn tránh được rủi ro không đáng có. Để có thêm các mẫu biên bản hữu ích khác, hãy ghé thăm Mẫu Biên Bản – kho mẫu biên bản đa dạng, cập nhật liên tục.