Biên bản cân tải trọng đất san lấp là chứng từ quan trọng giúp chủ đầu tư, nhà thầu kiểm soát chính xác khối lượng đất vận chuyển, làm cơ sở nghiệm thu và thanh quyết toán. Bài viết này cung cấp mẫu biên bản chuẩn, kèm lưu ý pháp lý cần thiết.

Biên bản cân tải trọng đất san lấp là gì? Khi nào cần sử dụng?

Đây là văn bản ghi nhận kết quả cân của từng xe chở đất tại trạm cân điện tử, xác định trọng lượng đất thực tế trong mỗi chuyến và cả quá trình. Mặc dù không phải là tài liệu bắt buộc riêng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, biên bản này là bằng chứng cốt lõi để lập Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo Phụ lục 8A Thông tư 08/2021/TT-BXD.

Thực tế, các dự án san lấp diện tích lớn nếu không kiểm soát cân tải trọng, tỷ lệ thất thoát có thể lên 3-5%. Do đó, biên bản này trở thành công cụ tài chính quan trọng. Cần lập biên bản tại ba thời điểm: khi xe vào công trường, khi kết thúc ca làm việc, và khi nghiệm thu cuối cùng. Đặc biệt, theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP, các gói thầu thanh toán theo khối lượng thực tế bắt buộc phải dùng biên bản này. Nếu khối lượng vượt 1.000m³/ngày, nên sử dụng phần mềm tự động tích hợp trạm cân để tránh sai sót.

Nội dung và cấu trúc chuẩn của biên bản cân tải trọng đất san lấp

Theo hướng dẫn của Thông tư 09/2021/TT-BXD, biên bản hợp lệ cần có 5 nhóm thông tin:

1. Thông tin chung: tên công trình, đơn vị thi công, giám sát, chủ đầu tư.
2. Thông tin phương tiện: biển số xe, tên lái xe, tải trọng trục.
3. Thông tin nguồn đất: tên mỏ, tọa độ, cự ly vận chuyển.
4. Thông số cân: số phiếu cân, trọng lượng bì, tổng, trọng lượng đất.
5. Chữ ký xác nhận của ba bên: nhà thầu, tư vấn giám sát, chủ đầu tư.

Điểm quan trọng là phải ghi rõ hệ số quy đổi từ tấn sang m³ theo TCVN 9362:2012 (thường từ 1.4 đến 1.8 tấn/m³). Nếu thiếu thông số này, biên bản dễ bị cơ quan thanh quyết toán từ chối. Đồng thời, trạm cân phải đạt chuẩn cấp chính xác III theo QCVN 23:2014/BKHCN, có tem kiểm định còn hiệu lực.

Mẫu biên bản cân tải trọng đất san lấp đầy đủ, chi tiết

Dưới đây là mẫu tham khảo được xây dựng dựa trên Phụ lục 8A Thông tư 08/2021/TT-BXD, bổ sung các trường dữ liệu về trạm cân để đáp ứng yêu cầu giám sát:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CÂN TẢI TRỌNG ĐẤT SAN LẤP

• Tên công trình: …
• Địa điểm: …
• Chủ đầu tư: …
• Nhà thầu thi công: …
• Đơn vị giám sát: …
• Trạm cân: … (số tem kiểm định: …, hạn kiểm định: …)

Bảng kê chi tiết:

Phiếu cân	Giờ cân	Biển số xe	Trọng lượng bì (kg)	Trọng lượng tổng (kg)	Trọng lượng đất (kg)	Ghi chú
…	…	…	…	…	…	…

Tổng khối lượng: … tấn, tương đương … m³ (hệ số quy đổi …).

Chứng từ kèm theo: Phiếu cân số: từ… đến…

Chữ ký các bên: - Đại diện nhà thầu - Đại diện giám sát - Đại diện chủ đầu tư

Những lưu ý pháp lý quan trọng khi lập biên bản cân tải trọng đất san lấp

• Quá tải trọng: Theo Nghị định 168/2024/NĐ-CP, xe vượt tải 10-40% bị phạt nặng. Cần ghi rõ trọng lượng cho phép tham gia giao thông của xe để tránh trách nhiệm liên đới.

• Giá trị chứng cứ: Biên bản phải khớp với nhật ký thi công. Nếu lệch ngày, biên bản có thể bị coi là lập khống và mất giá trị pháp lý.

• Tem kiểm định: Trạm cân hết hạn kiểm định sẽ khiến biên bản bị hủy khi tranh chấp, gây thiệt hại cho nhà thầu.

• Tính pháp lý trong thanh toán: Biên bản này là chứng từ kế toán, cần lưu trữ ít nhất 5 năm. Nếu sử dụng phần mềm, phải đáp ứng quy định về chữ ký điện tử.

Trong quá trình quản lý, ngoài biên bản cân tải trọng, các doanh nghiệp thường cần đến biên bản bù trừ công nợ để đối chiếu thanh toán, hoặc biên bản cảnh cáo và kỷ luật nhân viên khi xử lý vi phạm nội bộ. Ngoài ra, nếu dự án có liên quan đến thiết bị y tế, bạn có thể tham khảo biên bản bảo dưỡng thiết bị y tế để đảm bảo quy trình quản lý chặt chẽ.

Kết luận

Biên bản cân tải trọng đất san lấp không chỉ là thủ tục mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi cho mọi bên. Hãy sử dụng mẫu trên, kết hợp phần mềm tự động và tuân thủ lưu ý pháp lý để tránh rủi ro. Truy cập ngay Mẫu Biên Bản để tải thêm nhiều mẫu biên bản chuyên nghiệp và cập nhật mới nhất.