Biên bản bàn giao xe: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản bàn giao xe được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao xe giữa cá nhân, doanh nghiệp hoặc các bên có liên quan, đồng thời xác định thông tin phương tiện, tình trạng xe, giấy tờ, phụ kiện và trách nhiệm của người nhận. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao xe tham khảo đã điền nội dung minh họa, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra và hoàn thiện thông tin phương tiện trước khi ký xác nhận. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Mẫu Biên Bản.

Biên bản bàn giao xe là gì? Mục đích và giá trị pháp lý

Khái niệm biên bản bàn giao xe

Biên bản bàn giao xe là văn bản ghi nhận việc chuyển giao phương tiện từ bên giao sang bên nhận, xác định thời điểm xe chính thức thuộc quyền quản lý, sử dụng của bên nhận. Khác với hợp đồng mua bán chỉ thể hiện thỏa thuận, biên bản này phản ánh việc thực hiện hợp đồng trên thực tế – nhiều người coi đây là “biên bản nghiệm thu” trong giao dịch xe. Theo Bộ luật Dân sự 2015, biên bản có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện về năng lực, tự nguyện, nội dung hợp pháp và hình thức phù hợp. Thông thường, biên bản được lập thành 2–3 bản, mỗi bên giữ một bản.

Vai trò của biên bản bàn giao xe trong mua bán, cho thuê, giao xe nội bộ

Trong mua bán xe mới, đại lý sử dụng biên bản kèm phiếu PDI để xác nhận xe không lỗi trước khi khách hàng ký nhận. Với xe cũ, biên bản ghi nhận tình trạng “cũ”, số km thực tế, là căn cứ hạn chế tranh chấp sau sang tên. Trong cho thuê xe tự lái, biên bản là cơ sở xử lý tiền cọc, bồi thường trầy xước, hư hỏng. Khi giao xe cho nhân viên công ty, biên bản là chứng từ quản trị tài sản, phục vụ kế toán, kiểm toán nội bộ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Giá trị pháp lý khi ký biên bản bàn giao xe

Theo Điều 441 Bộ luật Dân sự 2015, rủi ro được chuyển giao cho bên mua từ thời điểm tài sản được chuyển giao – biên bản chính là bằng chứng xác định thời điểm đó. Sau khi ký, nếu xe gặp tai nạn, hư hỏng hay bị phạt nguội, trách nhiệm thuộc về bên nhận. Biên bản ghi đầy đủ số khung, số máy, tình trạng xe giúp bên giao thoát khỏi trách nhiệm về khuyết tật phát sinh sau bàn giao (Điều 443). Trong tố tụng, biên bản được coi là chứng cứ theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự nếu đáp ứng tính khách quan, hợp pháp.

Các trường hợp cần lập biên bản bàn giao xe

Bàn giao xe khi mua bán xe mới/đã qua sử dụng

Khi mua xe mới tại đại lý, khách hàng bắt buộc ký biên bản cùng hóa đơn GTGT, giấy chứng nhận xuất xưởng, sổ bảo hành. Với xe cũ giữa cá nhân, biên bản là giấy tờ bổ sung cần thiết khi làm thủ tục sang tên theo Thông tư 24/2023/TT-BCA. Ngân hàng cũng thường yêu cầu bản sao biên bản khi mua xe trả góp.

Bàn giao xe cho nhân viên sử dụng công vụ

Doanh nghiệp có đội xe nên lập biên bản mỗi lần cấp xe cho nhân viên, ghi rõ mã nhân viên, phòng ban, số km, mức nhiên liệu, tình trạng ngoại thất – tránh quy kết nhầm khi trả xe.

Bàn giao xe theo hợp đồng cho thuê xe

Các công ty cho thuê xe tự lái thường lập biên bản lúc nhận và trả xe; chênh lệch trong bảng kiểm tra là căn cứ tính chi phí bồi thường. Việc chụp ảnh hiện trạng kèm biên bản giúp giải quyết nhanh đến 90% tranh chấp.

Bàn giao xe trong nội bộ công ty

Khi điều chuyển xe giữa chi nhánh, biên bản xác định trách nhiệm quản lý tài sản. Với công ty có kiểm toán, biên bản là chứng từ cần thiết trong quy trình kiểm kê theo VAS 05. Trường hợp sáp nhập, biên bản được dùng trong hồ sơ bàn giao tài sản giữa các pháp nhân.

Mẫu biên bản bàn giao xe tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao xe đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa. Thông tin doanh nghiệp, cá nhân và phương tiện trong mẫu được xây dựng nhằm minh họa.

CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THÀNH ĐẠT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO XE

Số: 16/BBBG-XTD

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Vận tải Thành Đạt, chúng tôi gồm:

BÊN BÀN GIAO: ÔNG TRẦN VĂN KHANG

Chức vụ: Trưởng phòng Vận hành.

Đơn vị: Công ty Cổ phần Vận tải Thành Đạt.

BÊN NHẬN: ÔNG ĐẶNG MINH QUÂN

Chức vụ: Nhân viên lái xe.

Đơn vị: Phòng Vận hành.

Hai bên tiến hành bàn giao phương tiện với các nội dung cụ thể sau:

1. Thông tin phương tiện

2. Tình trạng xe

Tại thời điểm bàn giao, hai bên cùng kiểm tra phương tiện và ghi nhận:

• Ngoại thất xe nguyên vẹn, có một vết xước nhẹ dài khoảng 8 cm tại góc cản sau bên phải;
• Kính chắn gió và các kính cửa hoạt động bình thường;
• Hệ thống đèn chiếu sáng, đèn báo hiệu hoạt động bình thường;
• Nội thất sạch, ghế và dây đai an toàn đầy đủ;
• Điều hòa hoạt động bình thường;
• Động cơ khởi động và vận hành bình thường;
• Lốp xe còn đủ 04 bánh chính và 01 lốp dự phòng;
• Đồng hồ kilomet hiển thị 18.642 km tại thời điểm bàn giao;
• Không ghi nhận hư hỏng khác ngoài nội dung đã nêu.

3. Giấy tờ bàn giao kèm theo

Bên bàn giao đã chuyển cho bên nhận các giấy tờ và tài liệu sau:

1. Giấy chứng nhận đăng ký xe;
2. Giấy chứng nhận kiểm định xe;
3. Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự còn hiệu lực;
4. Sổ theo dõi, bảo dưỡng phương tiện của Công ty;
5. Hướng dẫn sử dụng xe.

Các giấy tờ được kiểm tra và bàn giao cùng phương tiện.

4. Chìa khóa và phụ kiện

Bên nhận đã nhận:

• 02 chìa khóa xe;
• 01 lốp dự phòng;
• 01 bộ dụng cụ sửa chữa cơ bản;
• 01 kích nâng xe;
• 01 camera hành trình;
• 01 bộ thảm sàn;
• 01 bình chữa cháy được trang bị trên xe.

5. Mục đích sử dụng xe

Xe được bàn giao cho ông Đặng Minh Quân để phục vụ công việc vận chuyển và công tác theo nhiệm vụ do Công ty phân công.

Bên nhận không tự ý sử dụng xe vào mục đích cá nhân ngoài phạm vi được Công ty cho phép.

6. Trách nhiệm của bên nhận

Bên nhận xác nhận đã kiểm tra phương tiện, giấy tờ và phụ kiện kèm theo.

Bên nhận có trách nhiệm:

• Quản lý và bảo quản xe trong thời gian được giao;
• Sử dụng xe đúng mục đích và đúng phạm vi được phân công;
• Chấp hành quy định pháp luật về giao thông đường bộ;
• Chủ động kiểm tra tình trạng xe trước khi vận hành;
• Thông báo kịp thời cho bộ phận quản lý khi xe phát sinh sự cố hoặc hư hỏng;
• Không tự ý thay đổi kết cấu hoặc lắp đặt thiết bị trên xe;
• Không tự ý chuyển giao xe cho người khác sử dụng khi chưa được phép;
• Bàn giao lại xe, giấy tờ và phụ kiện khi Công ty có yêu cầu.

7. Trách nhiệm của bên bàn giao

Bên bàn giao xác nhận đã chuyển giao phương tiện cùng giấy tờ và phụ kiện theo danh mục nêu trên.

Bên bàn giao có trách nhiệm cung cấp cho bên nhận những thông tin cần thiết về tình trạng xe và lịch bảo dưỡng gần nhất để phục vụ quá trình quản lý, sử dụng.

8. Xác nhận của các bên

Hai bên xác nhận đã trực tiếp kiểm tra phương tiện và thống nhất về số lượng giấy tờ, chìa khóa, phụ kiện cũng như tình trạng xe được ghi nhận trong biên bản.

Các bên không có ý kiến khác tại thời điểm bàn giao.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, bên bàn giao giữ 01 bản và bên nhận giữ 01 bản.

BÊN BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Văn Khang

BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Đặng Minh Quân

Nội dung bắt buộc có trong biên bản bàn giao xe

Thông tin các bên tham gia (bên giao, bên nhận)

Cần ghi đầy đủ họ tên, số CCCD/CMND hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại. Nếu bên giao là tổ chức, người ký phải là người đại diện pháp luật hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ. Với xe cho thuê, ghi thêm số giấy phép lái xe và hạng giấy phép phù hợp.

Thông tin xe: nhãn hiệu, biển số, số khung, số máy, màu sơn, năm sản xuất

Số khung, số máy phải đối chiếu chính xác với giấy đăng ký, không viết tắt. Biển số ghi đúng biển số đăng ký (nếu đã đổi biển định danh thì ghi biển mới). Màu sơn mô tả theo đăng ký. Năm sản xuất theo hồ sơ, không suy đoán.

Tình trạng xe tại thời điểm bàn giao (ngoại thất, nội thất, vận hành)

Mô tả chi tiết các vết trầy xước, móp méo tại vị trí cụ thể. Nội thất: ghế, taplo, điều hòa, màn hình. Vận hành: động cơ, hộp số, phanh, đèn. Ghi lại chỉ số ODO và mức nhiên liệu.

Danh mục phụ kiện, giấy tờ kèm theo xe (đăng ký, bảo hiểm, sổ bảo hành)

Liệt kê đầy đủ: đăng ký xe, tem kiểm định, bảo hiểm TNDS, sổ bảo hành, chìa khóa, lốp dự phòng, bộ kích, áo phản quang. Có dòng xác nhận “bên nhận đã nhận đủ giấy tờ, phụ kiện”.

Cam kết và chữ ký các bên

Bên giao cam kết xe không thế chấp, không kê biên, không tranh chấp. Bên nhận cam kết đã kiểm tra kỹ và đồng ý nhận xe theo hiện trạng. Ghi rõ thời điểm chuyển giao rủi ro: “Kể từ khi ký biên bản, bên nhận chịu trách nhiệm toàn bộ”. Chữ ký ghi rõ họ tên, nếu ký thay phải ghi thẩm quyền. Biên bản nhiều trang nên ký giáp lai.

Hướng dẫn viết biên bản bàn giao xe đúng chuẩn

Cách ghi thông tin xe chính xác (số khung, số máy)

Số khung ô tô ở khoang máy hoặc dưới sàn ghế lái; xe máy ở cổ xe. Số máy dập trên thân máy. Vệ sinh sạch trước khi đọc, dùng định dạng VIN cho ô tô. Đối chiếu với đăng ký để tránh nhầm ký tự.

Cách kiểm tra và mô tả tình trạng xe khi bàn giao

Dùng checklist, đánh dấu từng hạng mục. Quan sát từ xa, rồi kiểm tra gần. Chạy thử 2–3 km để kiểm tra vận hành. Mô tả định lượng: “vết xước dài 5 cm ở cản trước phải”. Chụp ảnh 8–10 góc và ghim kèm biên bản.

Những lưu ý về thời gian, địa điểm, đại diện ký biên bản

Ghi rõ ngày, giờ, địa chỉ cụ thể. Ký ngay sau khi kiểm tra, tránh trì hoãn. Người ký phải đúng thẩm quyền, nên có người làm chứng. Mọi sửa chữa phải ký xác nhận cạnh chỗ sửa.

Lỗi thường gặp khi viết biên bản bàn giao xe và cách tránh

Thiếu số khung/số máy, nhầm lẫn với hợp đồng mua bán, mô tả chung chung, quên ghi số km, thiếu danh mục giấy tờ, ký không đúng thẩm quyền. Cách tránh: dùng mẫu đầy đủ, kèm ảnh, ký nháy từng trang.

Mẫu biên bản bàn giao xe thông dụng (tải miễn phí)

Mẫu biên bản bàn giao xe ô tô (Word/DOC)

Mẫu ô tô cần có bố cục chuẩn: quốc hiệu – tiêu ngữ, thời gian/địa điểm, nội dung, chữ ký. Bổ sung bảng kiểm tra ngoại thất, nội thất, động cơ, điện. Có sẵn khoảng trống để điền thông tin. Bạn có thể tải mẫu biên bản bàn giao xe tại các trang uy tín.

Mẫu biên bản bàn giao xe máy

Mẫu ngắn gọn, tập trung biển số, số khung, số máy, màu sơn, số km. Thêm cột tình trạng các bộ phận như gương, đèn, khóa. Với xe máy điện, bổ sung tình trạng bình ắc quy.

Mẫu biên bản bàn giao xe cho nhân viên

Có thêm cột mã nhân viên, phòng ban, mục đích sử dụng, thời hạn tạm giao. Ghi định mức nhiên liệu, phạm vi hoạt động và cam kết bồi thường khi hư hỏng.

Mẫu biên bản bàn giao xe cho thuê

Bảng đối chiếu tình trạng lúc giao/lúc trả: số km, nhiên liệu, trầy xước. Thỏa thuận bồi thường, chi phí sửa chữa. Khuyến khích đính kèm ảnh hiện trạng.

Mẫu biên bản nghiệm thu - bàn giao xe mới

Dùng cho đại lý, gồm phiếu PDI với 30–50 hạng mục kiểm tra. Có chữ ký kỹ thuật viên, trưởng phòng bán hàng và khách hàng. Xác nhận xe chưa đăng ký lưu hành.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao xe

Biên bản bàn giao xe dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc giao nhận xe, xác định thông tin phương tiện, tình trạng, giấy tờ, phụ kiện và trách nhiệm của người tiếp nhận.

Một biên bản có thể bàn giao nhiều xe không?

Có thể nếu nhiều phương tiện được bàn giao cùng thời điểm và giữa cùng các bên. Khi đó nên lập bảng danh mục riêng cho từng xe để tránh nhầm lẫn.

Có cần ghi biển số xe trong biên bản không?

Nên ghi biển số cùng với số khung, số máy và các thông tin nhận diện khác để xác định chính xác phương tiện được bàn giao.

Nếu bàn giao xe nhưng thiếu giấy tờ thì có ký biên bản được không?

Các bên có thể ghi nhận tình trạng thực tế, trong đó nêu rõ giấy tờ còn thiếu và trách nhiệm bổ sung. Không nên ghi rằng đã nhận đầy đủ nếu thực tế chưa đủ.

Có cần ghi mức nhiên liệu khi bàn giao xe không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp quản lý xe theo định mức nhiên liệu có thể bổ sung thông tin này để thuận tiện theo dõi.

Có thể dùng mẫu này cho bàn giao xe máy không?

Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng cần điều chỉnh danh mục thông tin cho phù hợp với xe máy, chẳng hạn thông tin đăng ký, số khung, số máy, chìa khóa và phụ kiện.

Biên bản bàn giao xe có cần đóng dấu không?

Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy định của doanh nghiệp, tổ chức và trường hợp ký kết. Không nên mặc định mọi biên bản bàn giao xe đều bắt buộc phải đóng dấu.

Mẫu biên bản bàn giao xe trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu biên bản tham khảo, được xây dựng để hỗ trợ người dùng soạn thảo và kiểm tra các nội dung cơ bản. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh theo loại xe, mục đích bàn giao và thỏa thuận giữa các bên.

Kết luận – Tải ngay mẫu biên bản bàn giao xe chuẩn pháp lý

Biên bản bàn giao xe là văn bản quan trọng giúp bạn tránh tranh chấp, bảo vệ quyền lợi trong mọi giao dịch xe. Dù mua bán, cho thuê hay nội bộ, hãy luôn sử dụng biên bản chi tiết, kèm ảnh hiện trạng. Bên cạnh đó, các biên bản về chứng từ tài chính, kế toán cũng cần được quản lý chặt chẽ. 

Nếu bạn cần tài liệu cho các nghiệp vụ khác, có thể tham khảo mẫu biên bản bàn giao hợp đồng vay vốn, biên bản bàn giao chứng từ tài chính, hoặc biên bản bàn giao chứng từ kế toán. Hãy tải ngay các mẫu miễn phí tại Mẫu Biên Bản để có văn bản chuẩn pháp lý, tiết kiệm thời gian và công sức!