Mẫu Biên Bản Bàn Giao Vật Tư Thu Hồi (File Word, PDF) Mới Nhất 2026

Trong quá trình quản lý tài sản, vật tư tại doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước, việc lập biên bản bàn giao vật tư thu hồi là một thủ tục hành chính không thể thiếu. Bài viết này cung cấp cho bạn bộ mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi chuẩn, chi tiết, dễ tải về sử dụng, cùng hướng dẫn cách điền chính xác từng trường thông tin.

Biên bản bàn giao vật tư thu hồi là gì?

Biên bản bàn giao vật tư thu hồi là văn bản ghi nhận quá trình chuyển giao số lượng, chủng loại vật tư (tài sản, công cụ dụng cụ, máy móc) đã qua sử dụng hoặc không còn nhu cầu dùng đến, từ bên có trách nhiệm thu hồi về bộ phận khác (hoặc kho tập trung) để xử lý theo đúng quy định.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao vật tư thu hồi?

• Khi doanh nghiệp tiến hành thanh lý tài sản cố định.
• Khi ngừng sử dụng một dây chuyền sản xuất, máy móc thiết bị.
• Khi thực hiện phá dỡ công trình, nhà xưởng.
• Khi phát hiện hàng hóa, nguyên vật liệu bị hư hỏng, lỗi thời.
• Khi thu hồi công cụ dụng cụ từ các nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác.
• Khi các đơn vị thi công hoàn tất hợp đồng, bàn giao lại vật tư dư thừa cho chủ đầu tư.

Mục đích và ý nghĩa pháp lý của biên bản

• Rõ ràng hóa trách nhiệm: Xác nhận ai đã giao, ai đã nhận, tình trạng vật tư ra sao. Từ đó tránh thất thoát tài sản của doanh nghiệp.
• Căn cứ kế toán: Là chứng từ để hạch toán giảm tài sản, tăng chi phí, xử lý thuế.
• Bảo vệ pháp lý: Khi xảy ra tranh chấp, mất mát, biên bản có giá trị làm bằng chứng trước tòa.

Nội dung chính của biên bản bàn giao vật tư thu hồi

Một biên bản hoàn chỉnh cần có các phần sau:

Thông tin các bên tham gia (bên giao – bên nhận)

• Bên giao: Bộ phận, phòng ban đang quản lý vật tư (thường là kho, xưởng sản xuất). Đại diện là người có thẩm quyền trực tiếp.
• Bên nhận: Bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận và quản lý vật tư thu hồi (có thể là kho vật tư trung tâm, bộ phận tài vụ).

Danh mục vật tư thu hồi (tên, mã số, số lượng, tình trạng)

Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần liệt kê rõ: - STT, tên vật tư, mã số (nếu có). - Số lượng, đơn vị tính. - Tình trạng thực tế: Còn tốt, hư hỏng % bao nhiêu, cần sửa chữa gì… - Đơn giá khấu hao hoặc giá trị còn lại.

Lý do thu hồi (thanh lý, ngừng sử dụng, hư hỏng…)

Ghi rõ lý do làm phát sinh việc thu hồi. Ví dụ: “Thanh lý tài sản cố định hết khấu hao”, “Thu hồi công cụ dụng cụ do hết hạn bảo hành”.

Phương thức bàn giao và thời gian thực hiện

Thời gian, địa điểm bàn giao cụ thể. Có thể ghi “bàn giao trực tiếp tại kho” hoặc “bàn giao thông qua vận chuyển”.

Chữ ký xác nhận của đại diện các bên

Đại diện bên giao, bên nhận, và người giám sát (có thể là kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị).

Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao vật tư thu hồi

Cách ghi thông tin chung (quốc hiệu, tiêu ngữ)

Đầu biên bản phải ghi “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Tiếp đến là tên đơn vị, địa chỉ, số biên bản.

Cách ghi căn cứ pháp lý và quyết định thu hồi

Ví dụ: “Căn cứ Quyết định số …/2026/QĐ-GD của Giám đốc Công ty về việc thanh lý tài sản cố định”. Điều này giúp biên bản có tính hợp pháp.

Cách kê khai chi tiết danh mục vật tư

• Dùng bảng gồm các cột: Số thứ tự, tên vật tư, mã hiệu, số lượng, tình trạng, ghi chú.
• Nếu vật tư nhiều, có thể lập phụ lục kèm theo.

Lưu ý về tình trạng vật tư khi bàn giao

• Không được ghi chung chung như “vật tư cũ”. Phải ghi rõ mức độ hư hỏng: “Máy hàn hỏng bộ điều khiển, còn chạy được 70%”, “Bàn ghế gãy chân”.
• Ghi nhận bằng camera, ảnh chụp (nếu cần).

Cách ghi rõ trách nhiệm và cam kết giữa các bên

• Bên giao chịu trách nhiệm về số lượng, chủng loại khai báo.
• Bên nhận chịu trách nhiệm bảo quản sau khi nhận.
• Hai bên cam kết không khiếu nại sau khi ký.

Mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi (Tải miễn phí)

Mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi số 01 (Dành cho doanh nghiệp sản xuất)

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Mẫu này có sẵn cột “đơn giá nguyên giá”, “giá trị còn lại”.

Mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi số 02 (Mẫu BB-04 – Dành cho cơ quan hành chính)

Đây là mẫu biên bản thu hồi tài sản cố định, công cụ dụng cụ chuẩn theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Mẫu BB-04 thường dùng trong các đơn vị sự nghiệp công lập, nhà nước.

Mẫu biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC thu hồi

Mẫu chi tiết cho tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC). Có thêm cột “thời gian sử dụng thực tế”.

Mẫu biên bản bàn giao vật tư sau phá dỡ công trình

Dành cho các nhà thầu xây dựng, khi họ phải bàn giao lại sắt thép, gạch, cát đá còn thừa cho bên A.

Mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi cho đơn vị thi công

Mẫu dành để ghi nhận việc thi công trả lại các vật tư như máy móc, thiết bị sau khi kết thúc hợp đồng.

So sánh biên bản bàn giao vật tư thu hồi với các biên bản khác

Phân biệt với biên bản thu hồi TSCĐ (Mẫu BB-04)

Biên bản bàn giao vật tư thu hồi có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả hàng hóa, nguyên liệu, còn Mẫu BB-04 chỉ tập trung vào tài sản cố định và công cụ dụng cụ.

Phân biệt với biên bản bàn giao tài sản cho nhân viên

Biên bản bàn giao tài sản cho nhân viên (máy tính, bàn ghế) là ghi nhận chuyển giao quyền sử dụng. Còn biên bản thu hồi là lấy lại quyền quản lý.

Phân biệt với biên bản nghiệm thu và bàn giao vật tư thiết bị

Biên bản nghiệm thu thường xuất hiện khi mua mới thiết bị, xác nhận chất lượng. Biên bản thu hồi thì xác nhận trạng thái đã qua sử dụng.

Tải mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi (Link tải)

Bạn có thể tải trực tiếp các mẫu dưới đây:

Tải mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi file Word (DOCX)

• Tải mẫu biên bản bàn giao máy móc đưa vào sử dụng
• Tải mẫu biên bản bàn giao ca sản xuất
• Tải mẫu biên bản bàn giao sổ BHXH

Tải mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi file PDF

Trong các mẫu trên, bạn có thể chọn định dạng PDF để in ấn trực tiếp nếu cần.

Những câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao vật tư thu hồi

Biên bản bàn giao vật tư thu hồi có cần công chứng không?

Không. Biên bản chỉ có giá trị nội bộ. Chỉ cần chữ ký của các bên liên quan và con dấu của đơn vị (nếu có).

Ai là người ký trong biên bản bàn giao vật tư thu hồi?

• Bên giao: Người quản lý kho hoặc trưởng bộ phận.
• Bên nhận: Thủ kho hoặc kế toán vật tư.
• Người giám sát: Thường là kế toán trưởng hoặc giám đốc.

Biên bản bàn giao vật tư thu hồi có hiệu lực pháp lý không?

Có. Nếu lập đúng quy trình, có đầy đủ chữ ký, con dấu, biên bản là chứng từ kế toán hợp lệ, có thể dùng làm căn cứ cho các quyết định thu hồi nợ, xử lý tài sản.

Có bắt buộc phải lập biên bản bàn giao vật tư thu hồi không?

Có. Theo Luật Kế toán và các quy định về quản lý tài sản nhà nước, mỗi lần tài sản thay đổi chủ sở hữu hoặc chuyển giao đều phải có biên bản.

Kết luận

Việc lập biên bản bàn giao vật tư thu hồi không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý mà còn là cơ sở pháp lý vững chắc khi xử lý các vấn đề về tài sản. Hãy tải ngay mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi phù hợp với lĩnh vực hoạt động của bạn để áp dụng vào thực tế. Nếu cần thêm các mẫu biên bản khác, bạn có thể tham khảo các link ở trên.

Tải ngay mẫu biên bản bàn giao vật tư thu hồi để bắt đầu sử dụng!