Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy, giúp nhà trường, tổ chuyên môn, bộ phận thiết bị, giáo viên hoặc nhân viên phụ trách có sẵn khung văn bản để ghi nhận việc giao nhận máy chiếu, máy tính, thiết bị thí nghiệm, dụng cụ thực hành, thiết bị nghe nhìn và các phương tiện phục vụ dạy học khác. Mẫu có thể chỉnh sửa theo từng trường, từng phòng học, từng môn học và từng đợt bàn giao.

Thiết bị giảng dạy được sử dụng để phục vụ hoạt động giáo dục và có thể được quản lý theo danh mục, số lượng, tình trạng và người được giao sử dụng. Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành danh mục thiết bị dạy học tối thiểu cho các cấp học, trong đó các danh mục này tiếp tục được sửa đổi, bổ sung; chẳng hạn Thông tư 26/2023/TT-BGDĐT sửa đổi một số quy định tại các danh mục thiết bị dạy học tối thiểu cấp tiểu học, THCS và THPT.

Bạn đang cần bàn giao thiết bị giảng dạy nhưng chưa biết trình bày danh mục như thế nào? Hãy tải mẫu biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy file Word, file PDF với sẵn các phần thông tin người giao, người nhận, danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và ghi chú. Tải về, điền thông tin thực tế và chỉnh sửa theo yêu cầu của nhà trường.

Vì sao nên tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy tại Mẫu Biên Bản?

Khi bàn giao thiết bị cho giáo viên, phòng học hoặc bộ phận chuyên môn, người lập không chỉ cần ghi tên thiết bị mà còn phải đối chiếu số lượng, tình trạng, phụ kiện đi kèm và người chịu trách nhiệm quản lý sau khi nhận.

Nếu tự soạn từ đầu, bạn phải tự thiết kế bảng danh mục và nghĩ các trường thông tin cần có. Mẫu được chuẩn bị sẵn giúp giảm phần việc này để người lập tập trung vào kiểm tra và ghi nhận thiết bị thực tế.

Mẫu biên bản được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Giá trị của một mẫu bàn giao thiết bị không nằm ở việc tạo ra một file Word đơn thuần mà ở cách tổ chức thông tin để việc giao nhận có thể được kiểm tra và đối chiếu.

Mẫu được xây dựng theo hướng tách rõ thông tin về người giao, người nhận, danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và xác nhận. Điều này đặc biệt hữu ích khi thiết bị được giao cho nhiều giáo viên hoặc nhiều phòng học khác nhau.

Khi sử dụng, nhà trường vẫn cần đối chiếu với quy định quản lý tài sản, quy chế nội bộ và danh mục thiết bị áp dụng tại đơn vị.

Mẫu biên bản rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Một lần bàn giao có thể bao gồm nhiều loại thiết bị: máy chiếu, máy tính, màn hình, loa, micro, thiết bị thí nghiệm, dụng cụ thực hành, mô hình học tập và các phụ kiện đi kèm.

Mẫu có sẵn các trường thông tin giúp người lập dễ dàng ghi:

• Tên thiết bị.
• Mã tài sản hoặc mã thiết bị nếu có.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Tình trạng.
• Phụ kiện đi kèm.
• Vị trí sử dụng.
• Ghi chú.

Nhờ đó, người giao và người nhận có thể cùng đối chiếu ngay tại thời điểm bàn giao.

Mẫu biên bản được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Thiết bị giảng dạy thường có đặc điểm khác nhau tùy môn học và cấp học. Ví dụ, phòng Tin học có thể có máy tính, màn hình, thiết bị mạng; phòng Vật lý có thể có dụng cụ thí nghiệm; phòng Ngoại ngữ có thể có thiết bị nghe nhìn.

Vì vậy, một mẫu bàn giao hiệu quả cần có khung thông tin đủ linh hoạt để bổ sung nhiều loại thiết bị, thay vì chỉ thiết kế cho một nhóm tài sản cố định.

Các danh mục thiết bị dạy học tối thiểu hiện được quy định riêng theo cấp học và đã có văn bản sửa đổi, bổ sung.

Giá trị của việc tải mẫu nằm ở nội dung và cấu trúc được chuẩn bị sẵn, giúp người dùng tiết kiệm công sức thiết kế biểu mẫu từ đầu.

Mẫu biên bản được thường xuyên rà soát và cập nhật

Danh mục thiết bị dạy học không phải là một hệ thống hoàn toàn cố định. Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư 37/2021/TT-BGDĐT, Thông tư 38/2021/TT-BGDĐT và Thông tư 39/2021/TT-BGDĐT cho các cấp học; sau đó Thông tư 26/2023/TT-BGDĐT tiếp tục sửa đổi, bổ sung một số quy định trong các danh mục này.

Do đó, mẫu nên được sử dụng theo hướng có thể cập nhật và tùy chỉnh, đồng thời nhà trường cần đối chiếu với danh mục thiết bị và quy định quản lý đang áp dụng tại thời điểm bàn giao.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Nếu chỉ cần một mẫu để giao nhận thiết bị thông thường, bạn có thể tải mẫu và tự chỉnh sửa theo danh mục thực tế của trường.

Nếu việc bàn giao liên quan đến tài sản có giá trị lớn, thiết bị thiếu hoặc hư hỏng, chênh lệch với hồ sơ quản lý hoặc phát sinh vấn đề về trách nhiệm, bạn có thể đăng ký gói tư vấn bổ sung từ luật sư hoặc chuyên gia khi cần.

Phí tải mẫu và phí tư vấn là hai khoản riêng biệt. Bạn chỉ cần mẫu có thể sử dụng riêng mẫu; trường hợp cần hỗ trợ chuyên sâu có thể đăng ký thêm dịch vụ tư vấn.

Khi nào cần lập Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy?

Biên bản thường được lập khi thiết bị phục vụ giảng dạy được chuyển giao từ nhà trường, bộ phận quản lý hoặc người phụ trách cho giáo viên, tổ chuyên môn, phòng học hoặc cá nhân khác.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Nhà trường bàn giao thiết bị cho giáo viên sử dụng.
• Bàn giao thiết bị cho phòng học bộ môn.
• Bàn giao thiết bị cho tổ chuyên môn.
• Thay đổi giáo viên hoặc nhân viên phụ trách thiết bị.
• Bàn giao thiết bị đầu năm học.
• Bàn giao thiết bị sau khi mua sắm, tiếp nhận hoặc được cấp mới.
• Bàn giao sau khi sửa chữa hoặc bảo trì.
• Điều chuyển thiết bị giữa các phòng học.
• Kiểm kê và xác nhận lại thiết bị đang được giao quản lý.
• Bàn giao khi giáo viên chuyển công tác hoặc thay đổi nhiệm vụ.

Việc lập biên bản đặc biệt hữu ích khi một cá nhân được giao quản lý nhiều thiết bị. Khi đó, văn bản giúp xác định thiết bị nào đã nhận, số lượng bao nhiêu và tình trạng tại thời điểm nhận.

Đối với thiết bị thuộc trường công lập hoặc đơn vị sự nghiệp công lập, việc bàn giao cũng cần được thực hiện phù hợp với quy chế quản lý, sử dụng tài sản của đơn vị và quy định pháp luật về tài sản công áp dụng cho trường.

Khi kết thúc thỏa thuận cung cấp hoạt động giảng dạy, các bên có thể lập Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giảng dạy để ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ và các nội dung liên quan.

Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy gồm những nội dung gì?

1. Thông tin nhà trường

• Tên trường.
• Bộ phận hoặc tổ chuyên môn.
• Địa điểm bàn giao.
• Số biên bản nếu trường có sử dụng.
• Ngày lập biên bản.

2. Thông tin người giao và người nhận

Có thể ghi:

• Họ và tên.
• Chức vụ.
• Bộ phận hoặc tổ chuyên môn.
• Vai trò trong việc quản lý, sử dụng thiết bị.

3. Lý do bàn giao

Ví dụ:

• Bàn giao đầu năm học.
• Phân công giáo viên sử dụng.
• Tiếp nhận thiết bị mới.
• Điều chuyển thiết bị.
• Thay đổi người phụ trách.
• Bàn giao sau sửa chữa.

4. Danh mục thiết bị

Đây là phần trọng tâm, có thể gồm:

• STT.
• Tên thiết bị.
• Mã tài sản hoặc mã thiết bị.
• Đơn vị tính.
• Số lượng.
• Tình trạng.
• Phụ kiện đi kèm.
• Vị trí sử dụng.
• Ghi chú.

5. Tình trạng thiết bị

Có thể ghi:

• Mới.
• Đang hoạt động bình thường.
• Đã qua sử dụng.
• Có dấu hiệu hao mòn.
• Cần sửa chữa.
• Không hoạt động.
• Thiếu phụ kiện.

Nếu thiết bị có lỗi hoặc thiếu phụ kiện tại thời điểm bàn giao, nên ghi cụ thể thay vì chỉ ghi “đã bàn giao”.

6. Trách nhiệm của người nhận

Có thể ghi nội dung xác nhận người nhận đã kiểm tra thiết bị và có trách nhiệm quản lý, sử dụng theo quy định của nhà trường.

7. Kết luận bàn giao

Ghi:

• Tổng số thiết bị.
• Tình trạng chung.
• Vấn đề còn tồn tại nếu có.
• Nội dung cần tiếp tục xử lý.
• Thời điểm hoàn tất bàn giao.

8. Chữ ký

Có thể gồm:

• Người giao.
• Người nhận.
• Người chứng kiến.
• Đại diện nhà trường hoặc bộ phận phụ trách nếu cần.

Không muốn mất thời gian tự tạo bảng thiết bị và các cột bàn giao? Tải mẫu biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy bản Word và PDF để có sẵn phần danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng, phụ kiện và thông tin người giao nhận. Mở file Word, nhập danh sách thiết bị của trường và chỉnh sửa theo thực tế.

Hướng dẫn lập và điền Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy

Thông tin nhà trường và đợt bàn giao

Cần điền: Tên trường, bộ phận, địa điểm, thời gian và lý do bàn giao.

Cách điền: Ghi theo thông tin thực tế của nhà trường và kế hoạch hoặc quyết định phân công nếu có.

Lưu ý: Nếu trường có nhiều cơ sở hoặc phòng học bộ môn, nên ghi rõ địa điểm để tránh nhầm lẫn.

Người giao và người nhận

Cần điền: Họ tên, chức vụ, tổ chuyên môn hoặc bộ phận của người giao và người nhận.

Cách điền: Ghi đúng người thực tế tham gia bàn giao và người được giao quản lý thiết bị.

Lưu ý: Không nên chỉ ghi tên mà bỏ qua vai trò của người giao nhận nếu nhà trường có nhiều bộ phận cùng quản lý thiết bị.

Danh mục thiết bị

Cần điền: Tên thiết bị, mã tài sản hoặc mã thiết bị, đơn vị tính và số lượng.

Cách điền: Đối chiếu với danh sách thiết bị, sổ theo dõi hoặc hồ sơ quản lý của trường.

Lưu ý: Nếu có nhiều thiết bị cùng loại nhưng khác mã hoặc khác tình trạng, nên tách thành từng dòng để dễ kiểm tra.

Tình trạng thiết bị

Cần điền: Tình trạng thực tế của thiết bị tại thời điểm bàn giao.

Cách điền: Kiểm tra trực tiếp trước khi ký và ghi rõ thiết bị đang hoạt động, hư hỏng hoặc thiếu phụ kiện nếu có.

Lưu ý: Không nên ghi tất cả thiết bị là “tốt” nếu chưa thực hiện kiểm tra thực tế.

Phụ kiện đi kèm

Cần điền: Dây nguồn, điều khiển, cáp kết nối, bộ sạc, chân đế hoặc phụ kiện khác tùy từng thiết bị.

Cách điền: Kiểm tra từng thiết bị và ghi những phụ kiện được giao cùng.

Lưu ý: Với thiết bị có nhiều phụ kiện, việc ghi riêng giúp hạn chế tranh nhầm khi bàn giao lại.

Vị trí sử dụng

Cần điền: Phòng học, phòng thí nghiệm, phòng bộ môn hoặc vị trí đặt thiết bị.

Cách điền: Ghi theo vị trí thực tế sau khi bàn giao.

Lưu ý: Nếu thiết bị được sử dụng luân chuyển giữa nhiều phòng, có thể ghi “thiết bị dùng chung” và mô tả thêm trong phần ghi chú.

Nội dung xác nhận

Cần điền: Kết quả kiểm tra, tình trạng bàn giao và trách nhiệm quản lý sau khi nhận.

Cách điền: Ghi ngắn gọn, phản ánh đúng những gì các bên đã kiểm tra và thống nhất.

Lưu ý: Nếu còn thiết bị chưa kiểm tra hoặc chưa bàn giao, không nên xác nhận toàn bộ danh mục đã hoàn tất.

Chữ ký

Cần điền: Họ tên và chữ ký của người giao, người nhận và các chủ thể khác nếu cần.

Cách điền: Các bên kiểm tra lại danh mục trước khi ký.

Lưu ý: Nếu có phụ lục danh sách thiết bị, nên xác nhận rõ phụ lục là một phần kèm theo biên bản.

Checklist trước khi hoàn tất:

•  Đúng tên trường và bộ phận.
• Đúng người giao, người nhận.
• Có thời gian, địa điểm bàn giao.
• Danh mục thiết bị đầy đủ.
• Số lượng đã kiểm tra thực tế.
• Mã tài sản hoặc mã thiết bị được ghi nếu có.
• Tình trạng thiết bị đã được xác nhận.
• Phụ kiện đi kèm đã được kiểm tra.
• Thiết bị hỏng hoặc thiếu đã được ghi chú.
• Đủ chữ ký xác nhận.

Để theo dõi chất lượng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, mẫu biên bản kiểm tra định kỳ công tác giảng dạy có thể được sử dụng nhằm ghi nhận kết quả kiểm tra theo từng thời điểm.

Sau khi tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy cần chỉnh sửa gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo danh mục thiết bị và quy trình quản lý của từng trường.

Bạn nên chỉnh sửa:

1. Tên trường: thay thông tin mẫu bằng tên chính thức.
2. Bộ phận: cập nhật tổ chuyên môn, phòng thiết bị hoặc đơn vị liên quan.
3. Người giao và nhận: điền đúng thông tin.
4. Lý do bàn giao: ghi đúng tình huống.
5. Danh mục thiết bị: bổ sung thiết bị thực tế.
6. Mã tài sản: điền nếu có.
7. Số lượng: đối chiếu với thực tế.
8. Tình trạng: kiểm tra trước khi ghi.
9. Phụ kiện: bổ sung nếu cần.
10. Vị trí sử dụng: ghi phòng học hoặc khu vực được phân công.
11. Phần xác nhận: điều chỉnh người ký theo quy trình của trường.

Nếu thiết bị thuộc tài sản công, nhà trường cần đồng thời thực hiện việc theo dõi, quản lý và sử dụng theo quy định áp dụng đối với tài sản của đơn vị. Vì vậy, biên bản bàn giao không thay thế hồ sơ tài sản, sổ theo dõi hoặc chứng từ quản lý khác nếu các hồ sơ đó được yêu cầu.

Trường hợp cần hoàn tất thỏa thuận giảng dạy môn tiếng Anh, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy tiếng anh là tài liệu có thể tham khảo để ghi nhận việc kết thúc hợp đồng giữa các bên.

Tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy nhận file gì?

Khi tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy tại Mẫu Biên Bản, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word cho phép chỉnh sửa tên trường, người giao nhận, danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và các trường thông tin khác.

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục và kiểm tra cách trình bày trước khi hoàn thiện.

Thay vì phải tự thiết kế một bảng bàn giao từ đầu, bạn có thể sử dụng khung nội dung đã được chuẩn bị sẵn, sau đó tập trung vào việc kiểm tra và nhập danh sách thiết bị thực tế.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy

Thứ nhất, đối chiếu danh mục thiết bị với cấp học. Bộ Giáo dục và Đào tạo có danh mục thiết bị dạy học tối thiểu riêng cho tiểu học, THCS và THPT; các danh mục này cũng đã có văn bản sửa đổi, bổ sung.

Thứ hai, kiểm tra thiết bị trước khi ký. Đặc biệt với máy tính, máy chiếu, loa, thiết bị thí nghiệm hoặc thiết bị điện tử, nên kiểm tra khả năng hoạt động và phụ kiện đi kèm.

Thứ ba, ghi rõ thiết bị hỏng hoặc thiếu phụ kiện. Không nên để tình trạng thực tế không được phản ánh trong biên bản, vì người nhận có thể gặp khó khăn khi đối chiếu về sau.

Thứ tư, phân biệt thiết bị được giao sử dụng với tài sản được điều chuyển. Tùy trường hợp, việc bàn giao để sử dụng và việc điều chuyển tài sản có thể có quy trình quản lý khác nhau.

Thứ năm, không tự sửa mã hoặc thông tin tài sản. Nếu thiết bị đã có mã quản lý, cần đối chiếu với hồ sơ của trường thay vì tự đặt mã mới.

Thứ sáu, lập phụ lục khi danh mục dài. Nếu có hàng trăm thiết bị, nên sử dụng phụ lục danh mục để dễ kiểm kê và ký xác nhận.

Thứ bảy, lưu biên bản cùng hồ sơ quản lý. Sau khi ký, nên lưu biên bản theo quy trình của nhà trường để có thể đối chiếu khi kiểm kê, bàn giao lại hoặc thay đổi người phụ trách.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy

Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc giao và nhận thiết bị phục vụ dạy học, đồng thời xác định danh mục, số lượng, tình trạng và người chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng sau bàn giao.

Những thiết bị nào có thể ghi trong biên bản?

Có thể ghi máy tính, máy chiếu, màn hình, loa, micro, thiết bị thí nghiệm, dụng cụ thực hành, mô hình, thiết bị nghe nhìn và các thiết bị phục vụ dạy học khác.

Có cần ghi mã tài sản vào biên bản không?

Nếu thiết bị có mã tài sản hoặc mã quản lý, nên ghi để thuận tiện đối chiếu với hồ sơ của nhà trường. Nếu trường không sử dụng mã cho loại thiết bị đó thì có thể bỏ trường này.

Có cần ghi tình trạng thiết bị không?

Nên ghi. Tình trạng tại thời điểm bàn giao giúp người giao và người nhận xác định rõ hiện trạng thiết bị, đặc biệt với thiết bị đã qua sử dụng.

Giáo viên nhận thiết bị có phải chịu trách nhiệm về tài sản không?

Việc xác định trách nhiệm quản lý, sử dụng cụ thể phụ thuộc vào quyết định phân công, quy chế của nhà trường và quy định áp dụng đối với tài sản. Biên bản có thể ghi nhận việc bàn giao và trách nhiệm quản lý trong phạm vi mà nhà trường giao.

Nếu thiết bị bị hỏng trước khi bàn giao thì có được ghi vào biên bản không?

Có. Nên ghi rõ tình trạng hư hỏng, mức độ hoặc biểu hiện có thể kiểm tra được và hướng xử lý nếu đã xác định.

Có thể dùng một biên bản cho nhiều giáo viên không?

Có thể nếu nhà trường tổ chức một đợt bàn giao chung, nhưng cần thiết kế bảng đủ rõ để xác định thiết bị nào giao cho ai. Nếu mỗi giáo viên nhận một nhóm thiết bị khác nhau, tách thành từng biên bản có thể thuận tiện hơn cho quản lý.

Biên bản có thay thế sổ theo dõi thiết bị của trường không?

Không. Biên bản ghi nhận một lần bàn giao cụ thể; sổ theo dõi hoặc hồ sơ quản lý thiết bị vẫn được thực hiện theo quy định và quy trình nội bộ của nhà trường.

Xem preview và tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy

Trước khi tải, bạn nên xem preview Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy để kiểm tra bố cục bảng danh mục, phần thông tin người giao nhận, tình trạng và xác nhận.

Sau khi tải file Word, bạn có thể thay tên trường, danh sách thiết bị, số lượng, tình trạng và người nhận. Nếu danh mục thiết bị lớn, có thể mở rộng bảng hoặc thêm phụ lục để thuận tiện kiểm kê.

Cần hoàn thiện hồ sơ bàn giao thiết bị mà không muốn tự dựng biểu mẫu từ đầu? Hãy tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy file Word, file PDF để có sẵn khung danh mục thiết bị, số lượng, tình trạng và thông tin người giao nhận. Xem preview, tải file về và chỉnh sửa trực tiếp theo danh sách thiết bị của trường.

Kết luận

Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy giúp nhà trường và người được giao sử dụng có một tài liệu thống nhất để ghi nhận thiết bị, số lượng, tình trạng và trách nhiệm quản lý tại thời điểm bàn giao. Việc sử dụng mẫu có sẵn giúp giảm thời gian thiết kế văn bản và thuận tiện hơn khi trường phải thực hiện nhiều đợt bàn giao.

Danh mục thiết bị dạy học tối thiểu hiện được Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định theo từng cấp học và đã có những cập nhật, sửa đổi. Vì vậy, người sử dụng nên đối chiếu danh mục và quy định đang áp dụng tại trường trước khi hoàn thiện biên bản.

Nếu mục tiêu là có sẵn mẫu Word và PDF để chỉnh sửa nhanh thay vì tự thiết kế bảng bàn giao, bạn có thể xem preview và tải Biên bản bàn giao thiết bị giảng dạy tại Mẫu Biên Bản, sau đó cập nhật theo danh mục, tình trạng thiết bị và quy trình quản lý thực tế.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản khác như biên bản bàn giao mốc thực địa, biên bản bàn giao chất thải nguy hại, và biên bản bàn giao hóa đơn.