Biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê là gì?

Biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê là văn bản ghi nhận toàn bộ hiện trạng tàu, trang thiết bị, hồ sơ giấy tờ và thời điểm chuyển giao quyền quản lý khai thác từ bên cho thuê sang bên thuê. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định thời điểm chuyển rủi ro, trách nhiệm bảo hiểm và là bằng chứng khi có tranh chấp xảy ra.

Theo Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, hợp đồng thuê tàu được phân thành thuê tàu định hạn, thuê tàu chuyến và thuê tàu trần. Mỗi loại đều cần có biên bản bàn giao kèm theo để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên.

Vì sao cần lập biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê?

Việc lập biên bản bàn giao tàu là bắt buộc trong thực tiễn hàng hải. Nếu không có biên bản, khi tàu gặp sự cố hoặc hư hỏng, rất khó xác định trách nhiệm thuộc về bên nào. Theo thống kê, có tới 40% khiếu nại về hư hỏng giữa chủ tàu và người thuê không thể giải quyết nếu thiếu biên bản giám định hiện trạng khi giao nhận.

Ngoài ra, biên bản bàn giao còn là cơ sở để tính các khoản chi phí như nhiên liệu, dầu nhờn, cũng như thời điểm bắt đầu tính tiền thuê tàu.

Giá trị pháp lý của biên bản bàn giao tàu

Biên bản bàn giao tàu có giá trị như một phần của hợp đồng thuê tàu. Theo Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, biên bản là nguồn chứng cứ viết để Tòa án hoặc Trọng tài xem xét khi có tranh chấp. Vì vậy, nội dung trong biên bản cần chính xác, đầy đủ và có chữ ký của người có thẩm quyền.

Đối với hợp đồng thuê tàu có yếu tố nước ngoài, biên bản thường được lập theo mẫu BIMCO và cần được chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự.

Trách nhiệm của bên cho thuê và bên thuê khi ký biên bản

Bên cho thuê có trách nhiệm giao tàu đúng thời điểm, địa điểm và tình trạng kỹ thuật theo hợp đồng. Bên thuê phải kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký biên bản. Mọi khiếm khuyết phát hiện sau khi ký biên bản sẽ thuộc trách nhiệm của bên thuê nếu không được ghi nhận trước đó. Do đó, việc kiểm tra và mô tả chi tiết hiện trạng tàu là vô cùng quan trọng.

Mẫu biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê chuẩn (tải file Word miễn phí)

Hiện nay, chưa có mẫu biên bản bàn giao tàu do cơ quan nhà nước ban hành thống nhất. Các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu của BIMCO hoặc tự soạn thảo. Mẫu chuẩn cần có các phần: thông tin hai bên, thông tin tàu, kiểm kê hiện trạng, danh mục trang thiết bị, hồ sơ tài liệu, cam kết và chữ ký.

Mẫu biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê dạng Word

Mẫu Word nên được thiết kế dạng bảng với phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, định dạng theo văn bản hành chính. Đặc biệt, với các loại tài sản khác, bạn có thể tham khảo thêm biên bản bàn giao máy móc thiết bị nhà kho, biên bản bàn giao gian hàng thương mại điện tử và biên bản bàn giao kho hàng thương mại điện tử để có thêm gợi ý kết cấu và cách trình bày.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản cho thuê đa năng

Nếu không tìm được mẫu riêng cho tàu, bạn có thể sử dụng mẫu biên bản bàn giao tài sản cho thuê đa năng và tùy chỉnh thêm thông tin đặc thù của tàu biển như số IMO, tải trọng DWT, loại tàu, v.v. Việc tùy biến cần cẩn thận để đảm bảo đầy đủ các trường bắt buộc.

Hướng dẫn cách điền biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê

Thông tin các bên tham gia hợp đồng thuê tàu

Phần này cần ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật. Nếu người ký không phải người đại diện, cần kèm giấy ủy quyền.

Thông tin về tàu vận chuyển: số đăng ký, tải trọng, hiện trạng

Ghi chính xác số IMO, cảng đăng ký, trọng tải DWT, công suất máy, mớn nước... Mô tả hiện trạng chi tiết như màu sơn, vết trầy xước, hầm hàng... để tránh tranh cãi về sau.

Cam kết và chữ ký của hai bên

Cam kết về tính chính xác của thông tin, trách nhiệm bảo hiểm, chi phí... Chữ ký cần ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu nếu là tổ chức.

Những nội dung quan trọng cần có trong biên bản bàn giao tàu cho thuê

Kiểm tra tình trạng kỹ thuật và thân tàu

Việc kiểm tra nên có sự tham gia của giám định viên độc lập. Kiểm tra thân tàu, máy chính, máy phụ, hệ thống lái, thiết bị cứu sinh, cứu hỏa...

Trang thiết bị, hồ sơ tài liệu kèm theo tàu

Liệt kê đầy đủ các giấy chứng nhận như giấy chứng nhận đăng kiểm, an toàn kỹ thuật, dung tích, sổ dầu, sổ vệ sinh...

Thời điểm và địa điểm bàn giao – nhận tàu

Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc bàn giao, địa điểm cụ thể (cảng, cầu cảng, tọa độ...). Đây là cơ sở xác định trách nhiệm và chi phí.

Những lưu ý pháp lý khi bàn giao tàu vận chuyển cho thuê

Kiểm tra giấy chứng nhận đăng kiểm và các giấy tờ pháp lý

Cần xác minh giấy chứng nhận còn hiệu lực, không vướng tranh chấp, không bị cầm cố...

Cam kết về trách nhiệm bảo hiểm và chi phí liên quan

Biên bản cần nêu rõ bên nào chịu trách nhiệm mua bảo hiểm, chi phí nhiên liệu, cảng phí... để tránh mập mờ.

Các biên bản liên quan trong quá trình thuê tàu vận chuyển

Ngoài biên bản bàn giao tàu, các bên còn cần lập biên bản bàn giao thuyền viên (trong thuê tàu định hạn) và biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu chở hàng (khi kết thúc hợp đồng). Các biên bản này đều có vai trò pháp lý quan trọng không kém.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao tàu vận chuyển cho thuê

Biên bản bàn giao tàu có bắt buộc không?

Pháp luật không bắt buộc nhưng nếu hợp đồng có điều khoản về việc bàn giao tàu thì biên bản trở thành bắt buộc. Trong thực tế, biên bản là cần thiết để bảo vệ quyền lợi các bên.

Biên bản bàn giao tàu cần lập thành mấy bản?

Thông thường lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Nếu có đại diện cảng vụ hoặc đơn vị giám định, có thể lập thêm bản để lưu trữ.