Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt: Mẫu tham khảo, cách lập và lưu ý

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tiền mặt, chứng từ và trách nhiệm quản lý quỹ từ người bàn giao sang người nhận bàn giao tại một thời điểm cụ thể. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin các bên, số tiền thực tế, cơ cấu tiền theo mệnh giá, chứng từ liên quan và trách nhiệm sau bàn giao. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu quản lý quỹ tại doanh nghiệp, đơn vị hoặc tổ chức.

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là gì?

Định nghĩa và vai trò của biên bản bàn giao quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là văn bản ghi nhận sự kiện chuyển giao quyền quản lý và trách nhiệm đối với quỹ tiền mặt từ một cá nhân (Bên A – người giao) sang một cá nhân khác (Bên B – người nhận). Vai trò chính của biên bản này là minh bạch hóa số dư tiền mặt tại thời điểm bàn giao, xác định rõ ràng trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan, từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp nội bộ. Việc lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là cơ sở để ghi sổ kế toán theo đúng quy định tại Điều 12 của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Phân biệt biên bản bàn giao quỹ tiền mặt với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

Cần phân biệt rõ hai loại biên bản này. Biên bản bàn giao quỹ được lập khi có sự thay đổi người quản lý quỹ (thủ quỹ, kế toán quỹ) hoặc khi luân chuyển quỹ giữa các bộ phận. Ngược lại, biên bản kiểm kê quỹ (theo mẫu 08a-TT của Thông tư 200) được lập định kỳ hoặc đột xuất để xác nhận số tồn quỹ thực tế so với sổ sách. Sự khác biệt cốt lõi nằm ở mục đích: bàn giao là chuyển giao quyền quản lý, còn kiểm kê chỉ xác nhận hiện trạng quỹ tại một thời điểm. Thông thường, biên bản kiểm kê được lập trước để làm căn cứ cho biên bản bàn giao.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt?

Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt bắt buộc phải lập trong các trường hợp như: thủ quỹ nghỉ việc, chuyển công tác hoặc bị thay thế (căn cứ Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC); khi có sự thay đổi về kế toán trưởng hoặc chủ doanh nghiệp; khi tiến hành bàn giao công việc giám đốc tài chính; hoặc trong các giai đoạn kiểm toán nội bộ, tạm dừng hoạt động, sáp nhập doanh nghiệp.

Mục đích và ý nghĩa pháp lý của biên bản

Biên bản này có giá trị pháp lý quan trọng. Nó là căn cứ để xác định trách nhiệm bồi thường khi phát hiện thiếu hụt quỹ sau bàn giao. Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không lập chứng từ bàn giao khi có sự thay đổi người quản lý quỹ, có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng. Biên bản cũng là tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ quyết toán thuế.

Căn cứ pháp lý về quản lý và bàn giao quỹ tiền mặt

Việc lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp cần được đặt trong mối quan hệ với quy định về kế toán, chứng từ và quản lý tiền mặt. Tùy loại hình đơn vị và chế độ kế toán áp dụng, căn cứ pháp lý có thể khác nhau.

Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn về chế độ kế toán là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức ghi nhận, kiểm tra và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, có thể đối chiếu Thông tư 152/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, về hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý tiền mặt đặc thù, cần kiểm tra thêm văn bản chuyên ngành. Chẳng hạn, hoạt động giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt trong lĩnh vực ngân hàng có quy định riêng; Thông tư 05/2025/TT-NHNN đã sửa đổi quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá.

Vì vậy, biên bản bàn giao quỹ tiền mặt trên website nên được sử dụng với mục đích tham khảo về cấu trúc và cách trình bày. Khi lập hồ sơ thực tế, cần đối chiếu chế độ kế toán và quy chế quản lý tài chính áp dụng tại đơn vị.

Mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt đã điền nội dung demo để có thể tham khảo và chỉnh sửa nhanh:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN PHÚC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT

Hôm nay, vào lúc 16 giờ 00 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Thương mại An Phúc, chúng tôi gồm:

1. Người bàn giao

Họ và tên: Lê Minh Khánh

Chức vụ: Thủ quỹ

Bộ phận: Phòng Tài chính - Kế toán

2. Người nhận bàn giao

Họ và tên: Phạm Ngọc Diệp

Chức vụ: Nhân viên kế toán

Bộ phận: Phòng Tài chính - Kế toán

3. Người chứng kiến

Họ và tên: Vũ Thành Nam

Chức vụ: Kế toán trưởng

Bộ phận: Phòng Tài chính - Kế toán

Nội dung bàn giao

Hai bên tiến hành kiểm đếm và bàn giao toàn bộ quỹ tiền mặt do ông Lê Minh Khánh đang trực tiếp quản lý tính đến thời điểm lập biên bản.

Số dư theo sổ quỹ: 86.450.000 đồng.

Số tiền mặt thực tế kiểm đếm: 86.450.000 đồng.

Chênh lệch: 0 đồng.

Bằng chữ: Tám mươi sáu triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng.

Chi tiết tiền mặt theo mệnh giá

Chứng từ và tài liệu bàn giao

Người bàn giao chuyển giao cho người nhận các tài liệu và vật dụng liên quan đến công tác quản lý quỹ, gồm:

1. Sổ quỹ tiền mặt đang sử dụng.
2. Phiếu thu, phiếu chi đã lập và lưu theo hồ sơ.
3. Các chứng từ thu, chi chưa hoàn tất việc đối chiếu.
4. Chìa khóa tủ đựng tiền mặt.
5. Các tài liệu khác liên quan đến việc quản lý quỹ tại thời điểm bàn giao.

Người nhận bàn giao đã kiểm đếm số tiền thực tế, kiểm tra các tài liệu được bàn giao và xác nhận số liệu nêu trên phù hợp với số tiền thực tế tại thời điểm bàn giao.

Kể từ thời điểm ký biên bản, người nhận bàn giao chịu trách nhiệm quản lý số tiền mặt và các tài liệu đã tiếp nhận theo quy định của Công ty.

Hai bên thống nhất không có khiếu nại hoặc ý kiến khác về số tiền thực tế được bàn giao tại thời điểm lập biên bản.

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị như nhau; người bàn giao giữ 01 bản, người nhận bàn giao giữ 01 bản và bộ phận kế toán lưu 01 bản.

NGƯỜI BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Minh Khánh

NGƯỜI NHẬN BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Ngọc Diệp

NGƯỜI CHỨNG KIẾN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Vũ Thành Nam

Nội dung cơ bản của một biên bản bàn giao quỹ tiền mặt chuẩn

Một biên bản bàn giao quỹ tiền mặt chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin bên giao tiền (Bên A): Họ tên, số CCCD/CMND, chức danh, đơn vị công tác, căn cứ pháp lý của việc bàn giao (quyết định số...).
• Thông tin bên nhận tiền (Bên B): Tương tự như Bên A. Cần kèm giấy ủy quyền hợp pháp nếu có.
• Số tiền bàn giao: Ghi rõ cả bằng số và bằng chữ, phải thống nhất tuyệt đối với sổ quỹ.
• Tình trạng quỹ và tài liệu kèm theo: Liệt kê chi tiết tiền mặt theo mệnh giá, các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi.
• Cam kết và trách nhiệm: Bên nhận quản lý đúng mục đích, bên giao chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu.
• Chữ ký và xác nhận: Của các bên và người làm chứng (nếu có).

Tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt định dạng Word, Excel

Link tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt file Word (.doc)

Bạn có thể tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt file Word được biên soạn dựa trên phụ lục Thông tư 200/2014/TT-BTC. File word dễ dàng chỉnh sửa và in ấn.

Link tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt file Excel (.xlsx) – Có sẵn công thức tính

Mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt file Excel được thiết kế với các ô tính tự động, công thức kiểm tra sự khớp nhau giữa số liệu, giúp hạn chế sai sót.

Link tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt mới nhất theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Lưu ý rằng Thông tư 200/2014/TT-BTC không ban hành mẫu cố định cho biên bản bàn giao quỹ, doanh nghiệp được tự xây dựng. Tuy nhiên, các mẫu tải về là gợi ý chuẩn thực tế, bạn nên đối chiếu với quy định doanh nghiệp mình áp dụng.

Hướng dẫn cách điền biên bản bàn giao quỹ tiền mặt chi tiết

Cách ghi thông tin bên giao, bên nhận

Ghi đầy đủ họ tên, số quyết định bổ nhiệm, ngày hiệu lực để chứng minh thẩm quyền. Nếu bên giao là tổ chức, ghi tên công ty và mã số thuế.

Cách ghi số tiền và chứng từ kèm theo

Số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Các chứng từ kèm theo nên được đánh số thứ tự để dễ quản lý.

Những lưu ý khi ký tên và đóng dấu (nếu có)

Chữ ký phải được ghi rõ ràng trên từng trang, không ký khống. Dấu nên đóng trùm lên chữ ký để tránh bị tẩy xóa. Người ký cần ghi rõ họ tên và số điện thoại.

Các mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt theo từng bối cảnh sử dụng

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt giữa kế toán cũ và kế toán mới

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Mẫu cần có thêm mục bàn giao toàn bộ hệ thống sổ sách, chứng từ liên quan đến quỹ và các tài khoản phản ánh quỹ.

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt cho dự án hoặc chi nhánh

Khi bàn giao quỹ cho chi nhánh, cần ghi rõ nguồn vốn hoạt động, số dư tài khoản ngân hàng và lập phụ lục chi tiết mệnh giá.

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt đơn giản cho đoàn thể, hội nhóm

Đối với các tổ chức không có tư cách pháp nhân, có thể áp dụng mẫu biên bản tinh gọn, chỉ cần ghi tối thiểu số tiền và chữ ký.

Những lưu ý pháp lý khi lập và sử dụng biên bản bàn giao quỹ tiền mặt

Giá trị pháp lý của biên bản trong trường hợp tranh chấp

Biên bản có chữ ký đầy đủ là bằng chứng có giá trị pháp lý cao trong tố tụng, theo Điều 92 Bộ luật Tố tụng dân sự. Tuy nhiên, biên bản phải được lập tự nguyện, đúng thẩm quyền.

Căn cứ pháp lý liên quan (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133)

Thông tư 200 quy định chặt chẽ về chứng từ kế toán, Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Lưu trữ và bảo quản biên bản đúng quy định

Biên bản bàn giao quỹ cần được lưu trong hồ sơ kế toán tối thiểu 5 năm. Nên scan và lưu file PDF để dự phòng.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao quỹ tiền mặt

Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt dùng để làm gì?

Biên bản dùng để xác nhận số tiền mặt, chứng từ và trách nhiệm quản lý được chuyển giao từ người bàn giao sang người nhận tại một thời điểm cụ thể.

Biên bản bàn giao quỹ có cần ghi số tiền bằng chữ không?

Nên ghi cả số và bằng chữ để hạn chế nhầm lẫn khi xác định số tiền được bàn giao.

Có cần kiểm kê tiền trước khi bàn giao quỹ không?

Nên kiểm đếm tiền thực tế và đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ trước khi ký biên bản.

Có thể bàn giao quỹ khi chưa đối chiếu hết chứng từ không?

Có thể phát sinh trường hợp cần bàn giao trước khi hoàn tất toàn bộ chứng từ, nhưng biên bản nên ghi rõ những chứng từ chưa đối chiếu hoặc chưa hoàn tất để xác định trách nhiệm của các bên.

Nếu có chênh lệch quỹ thì có được ký biên bản không?

Các bên có thể lập biên bản để ghi nhận hiện trạng, nhưng phải thể hiện chính xác số liệu thực tế, số liệu theo sổ sách và phần chênh lệch. Việc xử lý chênh lệch cần thực hiện theo quy định và quy chế của đơn vị.

Có thể chỉnh sửa mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt không?

Có. Mẫu tham khảo có thể được điều chỉnh về thông tin người bàn giao, người nhận, bảng kê tiền, chứng từ và các nội dung khác để phù hợp với thực tế sử dụng.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết về biên bản bàn giao quỹ tiền mặt. Để thuận tiện cho công việc, bạn hãy tải ngay mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt tại đây.