Khi một hệ thống phần mềm được nghiệm thu và chuyển giao cho doanh nghiệp, việc bàn giao không chỉ dừng ở việc cung cấp tài khoản hoặc mã nguồn mà còn cần xác nhận rõ phạm vi hệ thống, chức năng, dữ liệu, tài khoản, tài liệu kỹ thuật và tình trạng vận hành tại thời điểm chuyển giao. 

Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm giúp các bên ghi nhận đầy đủ những nội dung đã bàn giao và làm căn cứ đối chiếu trong quá trình khai thác, bảo trì hoặc hỗ trợ sau này. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được biên soạn theo đúng nhu cầu bàn giao hệ thống phần mềm, có sẵn file Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa theo từng dự án và phạm vi chuyển giao thực tế.

Tải ngay Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm gồm file Word và PDF, có sẵn cấu trúc thực tế để bạn nhanh chóng cập nhật thông tin dự án, hệ thống, tài khoản, dữ liệu và các hạng mục đã bàn giao.

Vì sao nên tải Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm tại Mẫu Biên Bản?

Bàn giao phần mềm khác với bàn giao một tài sản vật chất đơn thuần. Một hệ thống có thể bao gồm nhiều chức năng, tài khoản, dữ liệu, tài liệu kỹ thuật, cấu hình và thành phần liên quan. Nếu tự soạn biên bản từ đầu, người lập dễ tập trung vào việc “đã bàn giao phần mềm” nhưng lại bỏ sót những thành phần quan trọng cần được xác nhận.

Một mẫu chuyên biệt giúp người dùng có sẵn cấu trúc để rà soát hệ thống thực tế đã bàn giao đến đâu, bên nhận đã tiếp nhận những gì và còn nội dung nào cần hoàn thiện.

1. Nội dung được đầu tư và rà soát theo nhu cầu sử dụng thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng và rà soát bởi đội ngũ luật sư, hướng đến những tình huống người dùng thực sự cần lập biểu mẫu.

Đối với hệ thống phần mềm, biên bản cần phục vụ đồng thời nhu cầu quản lý dự án, nghiệm thu – bàn giao, vận hành và lưu trữ hồ sơ. Một cấu trúc được chuẩn bị trước giúp người lập dễ kiểm tra các nội dung cần xác nhận thay vì tự xây dựng toàn bộ từ đầu.

2. Mẫu chuyên biệt cho đúng tình huống bàn giao hệ thống phần mềm

Đây là lý do quan trọng để lựa chọn mẫu chuyên biệt thay vì một mẫu bàn giao tài sản hoặc thiết bị thông thường.

Hệ thống phần mềm có thể bao gồm phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu, tài khoản quản trị, tài liệu hướng dẫn, mã nguồn, máy chủ, cấu hình, API, tài liệu kỹ thuật và các thành phần tích hợp tùy phạm vi dự án.

Mẫu chuyên biệt cho bàn giao hệ thống phần mềm giúp người dùng có điểm xuất phát phù hợp hơn với đặc thù của sản phẩm công nghệ, sau đó điều chỉnh theo phạm vi chuyển giao thực tế.

3. Tiết kiệm thời gian xây dựng hồ sơ bàn giao

Thay vì phải tự xác định cấu trúc, thiết kế bảng danh mục và nghĩ xem cần xác nhận những thành phần nào, người dùng có thể mở mẫu, thay thông tin dự án và cập nhật các hạng mục thực tế.

Điều này giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị, đặc biệt khi bàn giao các dự án có nhiều thành phần hoặc khi doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận hệ thống từ nhà cung cấp phần mềm.

Mẫu cũng có thể được điều chỉnh để phù hợp với quy trình quản lý dự án và quy trình tiếp nhận hệ thống nội bộ.

4. Có sẵn file Word và PDF

Mẫu được cung cấp với file Word và PDF.

File Word thuận tiện chỉnh sửa tên dự án, thông tin các bên, danh mục chức năng, tài khoản, dữ liệu, tài liệu và các nội dung kỹ thuật.

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, lưu trữ hoặc đối chiếu sau khi hoàn thiện.

Việc có sẵn hai định dạng giúp người dùng không phải tự thiết kế lại hoặc chuyển đổi tài liệu sau khi đã hoàn thiện nội dung.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi trường hợp phức tạp

Việc bàn giao hệ thống phần mềm đôi khi liên quan đến quyền sử dụng, quyền sở hữu trí tuệ, mã nguồn, dữ liệu, bảo mật, bảo hành, bảo trì hoặc trách nhiệm hỗ trợ sau bàn giao.

Nếu trường hợp cụ thể có những vấn đề vượt quá việc sử dụng một biểu mẫu thông thường, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ xem xét và hiệu chỉnh theo nhu cầu.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. 

Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Trước khi triển khai hoặc bàn giao hệ thống, mẫu biên bản khảo sát hệ thống phần mềm ERP có thể được tham khảo để ghi nhận hiện trạng, yêu cầu và các nội dung khảo sát liên quan.

Khi nào cần lập Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm?

Biên bản nên được lập khi một bên chuyển giao quyền quản lý, vận hành hoặc tiếp nhận một hệ thống phần mềm cho bên khác và cần có hồ sơ xác nhận.

Một số trường hợp thường gặp:

• Nhà cung cấp hoàn thành dự án và bàn giao phần mềm cho khách hàng;
• Bàn giao hệ thống sau khi nghiệm thu;
• Chuyển giao hệ thống từ đơn vị phát triển sang bộ phận công nghệ thông tin nội bộ;
• Bàn giao hệ thống giữa hai nhà cung cấp dịch vụ;
• Chuyển giao hệ thống khi thay đổi đơn vị vận hành;
• Bàn giao phần mềm cùng dữ liệu và tài liệu kỹ thuật;
• Bàn giao hệ thống khi kết thúc hợp đồng phát triển hoặc triển khai;
• Bàn giao phiên bản mới sau quá trình nâng cấp, tùy thỏa thuận giữa các bên.

Biên bản nên được lập sau khi các bên đã kiểm tra phạm vi bàn giao và trước hoặc tại thời điểm chính thức tiếp nhận hệ thống, tùy quy trình dự án.

Đối với phần mềm phục vụ hoạt động bán hàng, mẫu biên bản bàn giao hệ thống phần mềm quản lý bán hàng là tài liệu tham khảo giúp ghi nhận các hạng mục, chức năng và tình trạng hệ thống khi bàn giao.

Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm gồm những nội dung gì?

Thông tin các bên

Ghi rõ:

• Bên bàn giao;
• Bên nhận bàn giao;
• Tên doanh nghiệp;
• Địa chỉ;
• Người đại diện;
• Chức vụ;
• Người trực tiếp thực hiện bàn giao;
• Người trực tiếp tiếp nhận.

Nếu hệ thống được bàn giao theo hợp đồng, nên ghi thêm số hợp đồng, ngày ký hoặc tên dự án để thuận tiện đối chiếu hồ sơ.

Thông tin dự án và hệ thống

Có thể xác định:

• Tên hệ thống phần mềm;
• Tên dự án;
• Phiên bản;
• Môi trường triển khai;
• Ngày bàn giao;
• Phạm vi hệ thống;
• Thời điểm bắt đầu vận hành nếu có.

Các thông tin này giúp xác định chính xác phiên bản và phạm vi hệ thống được bàn giao.

Danh mục chức năng

Biên bản có thể liệt kê:

• Các module/chức năng;
• Phạm vi chức năng;
• Tình trạng hoàn thành;
• Phiên bản tương ứng;
• Ghi chú về những chức năng chưa triển khai hoặc đang tiếp tục hoàn thiện nếu có.

Việc lập danh mục cụ thể giúp hạn chế tình trạng sau bàn giao các bên có cách hiểu khác nhau về phạm vi hệ thống.

Dữ liệu và cơ sở dữ liệu

Nếu dữ liệu thuộc phạm vi bàn giao, cần ghi nhận:

• Loại dữ liệu;
• Cơ sở dữ liệu;
• Thời điểm sao lưu/chuyển giao;
• Phương thức bàn giao;
• Tình trạng dữ liệu;
• Các ghi chú hoặc giới hạn liên quan.

Nếu có dữ liệu nhạy cảm, cần tuân thủ quy trình bảo mật và quản lý quyền truy cập của dự án và doanh nghiệp.

Tài khoản và quyền truy cập

Tùy phạm vi thực tế, có thể ghi nhận:

• Tài khoản quản trị;
• Tài khoản người dùng;
• Tài khoản máy chủ;
• Tài khoản cơ sở dữ liệu;
• Quyền truy cập;
• Phương thức bàn giao thông tin đăng nhập.

Không nên ghi mật khẩu trực tiếp vào biên bản nếu quy trình bảo mật của doanh nghiệp yêu cầu sử dụng kênh bàn giao riêng. Biên bản có thể ghi nhận rằng thông tin truy cập đã được bàn giao theo phương thức được thống nhất.

Mã nguồn và tài liệu kỹ thuật

Nếu thuộc phạm vi hợp đồng, có thể ghi nhận:

• Mã nguồn;
• Tài liệu thiết kế;
• Tài liệu kiến trúc;
• Tài liệu API;
• Tài liệu cài đặt;
• Tài liệu cấu hình;
• Tài liệu hướng dẫn vận hành;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Không nên mặc định rằng mọi dự án phần mềm đều phải bàn giao mã nguồn. Nội dung này cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

Hạ tầng và thành phần liên quan

Nếu có trong phạm vi bàn giao, có thể ghi nhận:

• Máy chủ;
• Tên miền;
• Hosting hoặc cloud;
• Cấu hình hệ thống;
• Chứng thư số hoặc chứng chỉ liên quan;
• Dịch vụ tích hợp;
• API;
• Công cụ giám sát;
• Các thành phần khác.

Tình trạng hệ thống tại thời điểm bàn giao

Nên ghi rõ hệ thống:

• Đã hoàn thành;
• Đang vận hành;
• Có hạng mục cần tiếp tục xử lý;
• Có lỗi hoặc giới hạn đã được xác nhận;
• Đang trong thời gian bảo hành/bảo trì nếu có.

Việc ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao giúp hạn chế tranh luận về phạm vi công việc đã hoàn thành.

Xác nhận của các bên

Cuối biên bản cần có phần xác nhận về:

• Các hạng mục đã bàn giao;
• Các nội dung còn tồn tại;
• Tài liệu đã nhận;
• Quyền truy cập đã được cấp;
• Trách nhiệm tiếp theo của mỗi bên nếu có.

Sau đó là chữ ký của đại diện các bên theo thỏa thuận.

Nếu hệ thống được sử dụng để hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh, mẫu biên bản bàn giao hệ thống phần mềm quản lý kinh doanh cung cấp thêm mẫu liên quan để tham khảo khi hoàn thiện hồ sơ bàn giao.

Hướng dẫn điền Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm

Bước 1: Đối chiếu hợp đồng và phạm vi dự án

Trước khi điền mẫu, cần xác định phạm vi bàn giao theo hợp đồng.

Không nên đưa vào biên bản những hạng mục chưa thuộc phạm vi chuyển giao chỉ vì chúng đang tồn tại trong hệ thống.

Bước 2: Xác định phiên bản bàn giao

Ghi rõ phiên bản, ngày triển khai hoặc thông tin nhận diện hệ thống nếu dự án có nhiều phiên bản.

Điều này đặc biệt quan trọng khi phần mềm tiếp tục được nâng cấp sau thời điểm bàn giao.

Bước 3: Lập danh sách các thành phần

Đối chiếu thực tế để xác định những gì đã bàn giao:

• Chức năng;
• Dữ liệu;
• Tài khoản;
• Tài liệu;
• Mã nguồn nếu có;
• Hạ tầng;
• Thành phần tích hợp.

Bước 4: Kiểm tra quyền truy cập

Bên nhận nên kiểm tra khả năng đăng nhập và quyền truy cập đối với những tài khoản thuộc phạm vi bàn giao.

Nếu thông tin đăng nhập được chuyển qua một kênh bảo mật riêng, chỉ cần ghi nhận việc bàn giao theo quy trình đã thống nhất.

Bước 5: Kiểm tra hệ thống thực tế

Bên nhận nên kiểm tra các chức năng chính, dữ liệu và những thành phần quan trọng trước khi ký.

Nếu có lỗi hoặc nội dung chưa hoàn thành, nên ghi rõ trong biên bản hoặc phụ lục thay vì bỏ qua.

Bước 6: Xác nhận và ký

Sau khi đối chiếu toàn bộ danh mục, các bên xác nhận nội dung bàn giao và ký biên bản.

Nếu còn hạng mục phải hoàn thiện sau bàn giao, nên ghi rõ nội dung, bên chịu trách nhiệm và thời hạn dự kiến nếu đã có thỏa thuận.

Lưu ý khi lập Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm

1. Xác định rõ phạm vi bàn giao

Không nên dùng các cụm từ quá chung như “bàn giao toàn bộ hệ thống” nếu dự án có nhiều thành phần. Nên có danh mục cụ thể hoặc phụ lục kèm theo.

2. Phân biệt bàn giao hệ thống với chuyển giao quyền sở hữu

Việc bàn giao phần mềm không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chuyển giao quyền sở hữu mã nguồn, quyền sở hữu trí tuệ hoặc mọi quyền khai thác. Những nội dung này cần căn cứ vào hợp đồng và thỏa thuận giữa các bên.

3. Không đưa thông tin bảo mật vào biên bản một cách tùy tiện

Đặc biệt với mật khẩu, khóa truy cập, khóa API hoặc thông tin quản trị, nên sử dụng phương thức bàn giao bảo mật phù hợp.

4. Ghi nhận các hạng mục chưa hoàn thành

Nếu hệ thống còn lỗi, chức năng chưa hoàn thiện hoặc tài liệu chưa bàn giao đầy đủ, nên ghi rõ trạng thái thực tế và phương án xử lý tiếp theo.

5. Kiểm tra dữ liệu trước khi tiếp nhận

Nếu hệ thống có dữ liệu sản xuất, cần kiểm tra tính đầy đủ và khả năng truy cập dữ liệu trước khi xác nhận hoàn tất bàn giao.

6. Đối chiếu với hồ sơ nghiệm thu

Nếu dự án đã có biên bản nghiệm thu, cần đảm bảo nội dung bàn giao phù hợp với phạm vi và kết quả nghiệm thu.

Checklist trước khi ký biên bản

•  Đúng tên dự án và hệ thống;
• Đúng phiên bản bàn giao;
• Đúng bên bàn giao và bên nhận;
• Đã xác định phạm vi bàn giao;
• Đã kiểm tra các chức năng;
• Đã kiểm tra dữ liệu;
• Đã kiểm tra tài khoản và quyền truy cập;
• Đã kiểm tra tài liệu kỹ thuật;
• Đã kiểm tra mã nguồn nếu thuộc phạm vi bàn giao;
• Đã kiểm tra hạ tầng và các thành phần tích hợp nếu có;
• Đã ghi nhận lỗi hoặc hạng mục còn tồn tại;
• Đã xác định trách nhiệm xử lý các nội dung chưa hoàn thành;
• Các bên đã thống nhất phạm vi bàn giao;
• Đã ký và lưu biên bản.

Nếu bạn cần hoàn thiện hồ sơ bàn giao một dự án phần mềm, hãy tải Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm file Word và PDF với cấu trúc được chuẩn bị sẵn, giúp bạn dễ cập nhật phạm vi hệ thống, dữ liệu, tài khoản, tài liệu và tình trạng bàn giao thực tế.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo dự án và phạm vi chuyển giao thực tế.

Thông tin dự án: cập nhật tên dự án, tên hệ thống, phiên bản và thời điểm bàn giao.

Thông tin các bên: thay tên doanh nghiệp, đại diện và người trực tiếp bàn giao – tiếp nhận.

Danh mục chức năng: bổ sung đúng các module và chức năng thuộc phạm vi.

Dữ liệu: cập nhật loại dữ liệu và trạng thái bàn giao.

Tài khoản: bổ sung các loại tài khoản hoặc phương thức bàn giao quyền truy cập phù hợp, nhưng không nên đưa mật khẩu trực tiếp vào biên bản nếu không cần thiết.

Tài liệu: cập nhật danh sách tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng hoặc tài liệu khác đã bàn giao.

Mã nguồn và hạ tầng: chỉ bổ sung nếu đây là nội dung thực tế thuộc phạm vi chuyển giao.

Tồn tại sau bàn giao: ghi rõ lỗi, chức năng hoặc tài liệu còn thiếu nếu có.

Sau khi chỉnh sửa, cần đối chiếu toàn bộ nội dung với hợp đồng, phạm vi dự án và tình trạng hệ thống thực tế trước khi ký.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Mẫu được cung cấp với:

• File Word: thuận tiện chỉnh sửa, bổ sung danh mục hệ thống và tái sử dụng cho các dự án khác.
• File PDF: thuận tiện xem trước bố cục, lưu trữ hoặc đối chiếu với bản Word.

Với dự án có nhiều hạng mục, file Word giúp người dùng dễ mở rộng bảng danh mục và điều chỉnh nội dung theo phạm vi bàn giao thực tế.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc chuyển giao hệ thống phần mềm và các thành phần thuộc phạm vi bàn giao, chẳng hạn chức năng, dữ liệu, tài khoản, tài liệu, mã nguồn hoặc hạ tầng nếu có.

Biên bản bàn giao có thay thế biên bản nghiệm thu phần mềm không?

Không nhất thiết. Nghiệm thu và bàn giao có thể là hai bước khác nhau trong quy trình dự án. Việc sử dụng một hay nhiều loại biên bản phụ thuộc vào hợp đồng, quy trình dự án và thỏa thuận giữa các bên.

Có bắt buộc phải bàn giao mã nguồn không?

Không thể mặc định. Việc có bàn giao mã nguồn hay không phụ thuộc vào hợp đồng, phạm vi công việc và thỏa thuận về quyền đối với phần mềm.

Có nên ghi mật khẩu vào biên bản không?

Không nên ghi trực tiếp nếu không cần thiết, đặc biệt với tài khoản quản trị hoặc thông tin bảo mật. Có thể ghi nhận việc bàn giao và thực hiện chuyển giao thông tin đăng nhập qua một kênh bảo mật riêng.

Nếu hệ thống vẫn còn lỗi thì có thể lập biên bản bàn giao không?

Có thể, nếu các bên thống nhất bàn giao trong trạng thái đó. Tuy nhiên, nên ghi rõ lỗi, phạm vi ảnh hưởng, trách nhiệm và thời hạn xử lý nếu đã có thỏa thuận.

Có thể dùng mẫu bàn giao tài sản cho phần mềm không?

Có thể tham khảo về hình thức, nhưng mẫu chuyên biệt cho hệ thống phần mềm phù hợp hơn vì có thể bao quát các thành phần đặc thù như chức năng, dữ liệu, tài khoản, tài liệu kỹ thuật và quyền truy cập.

Có thể chỉnh sửa mẫu sau khi tải không?

Có. File Word có thể chỉnh sửa để cập nhật thông tin dự án, phạm vi hệ thống, các thành phần bàn giao và tình trạng thực tế.

Xem trước và tải Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm

Nếu bạn đang hoàn tất việc chuyển giao một phần mềm, nền tảng hoặc hệ thống công nghệ thông tin, sử dụng mẫu chuyên biệt giúp quá trình lập hồ sơ có cấu trúc rõ ràng hơn.

Tải Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm gồm file Word và PDF, có sẵn nội dung và bố cục để bạn cập nhật dự án, chức năng, dữ liệu, tài khoản, tài liệu kỹ thuật và các hạng mục bàn giao thực tế.

Kết luận

Biên bản bàn giao hệ thống phần mềm giúp các bên xác định rõ phạm vi hệ thống, các thành phần đã chuyển giao, tình trạng tại thời điểm tiếp nhận và những nội dung còn phải xử lý. Một mẫu được chuẩn bị sẵn giúp giảm thời gian soạn thảo và hỗ trợ quá trình kiểm tra hồ sơ trước khi ký.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:

Biên bản bàn giao nội thất quán.

Biên bản bàn giao trại chăn nuôi cho thuê.

Biên bản bàn giao hồ sơ kỹ thuật thang máy.