Biên bản bàn giao hàng hóa và nghiệm thu là gì?

Khái niệm

Biên bản bàn giao hàng hóa và nghiệm thu là văn bản ghi nhận việc bên giao chuyển hàng cho bên nhận, đồng thời hai bên xác nhận kết quả kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách so với hợp đồng. Đây là chứng từ quan trọng trong quản lý kho, kế toán và giải quyết tranh chấp.

Phân biệt với biên bản nghiệm thu thanh lý hợp đồng

Trong khi biên bản bàn giao hàng hóa được lập trong quá trình thực hiện hợp đồng cho từng đợt giao hàng, biên bản thanh lý hợp đồng chỉ lập một lần sau khi hợp đồng kết thúc, tập trung vào quyết toán công nợ.

Khi nào cần lập?

Cần lập khi giao hàng nhiều đợt, hàng hóa phải lắp đặt chạy thử, hoặc hàng hóa có điều kiện bảo quản đặc biệt. Đặc biệt, doanh nghiệp nên lập cho mọi lần giao nhận để hợp thức hóa chứng từ kế toán.

Vai trò và giá trị pháp lý

Căn cứ pháp lý

Căn cứ Điều 430–440 Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, biên bản xác định thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro. Đồng thời, đây là chứng từ kế toán hợp lệ theo Luật Kế toán 2015.

Giá trị chứng cứ

Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, biên bản có chữ ký hai bên là nguồn chứng cứ trực tiếp. Nếu ghi rõ tình trạng hàng hóa, sẽ hạn chế tranh chấp về trách nhiệm sau này.

Vai trò trong kế toán

Biên bản là căn cứ để lập phiếu nhập kho, ghi nhận hàng tồn kho và xác định chi phí hợp pháp khi hoàn thuế.

Nội dung và cấu trúc chuẩn

Quốc hiệu, tiêu đề và thông tin các bên

Phần đầu ghi quốc hiệu, tiêu ngữ, tiêu đề "BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA VÀ NGHIỆM THU", số biên bản, ngày tháng. Sau đó là thông tin bên giao, bên nhận: tên công ty, MST, địa chỉ, người đại diện kèm chức danh.

Căn cứ và danh mục hàng hóa

Ghi số hợp đồng, ngày ký. Bảng danh mục cần có: STT, tên hàng, mã hàng, quy cách, đơn vị, số lượng, đơn giá, thành tiền, tình trạng. Đặc biệt với hàng có hạn sử dụng phải ghi rõ lô, hạn.

Kết quả và chữ ký

Kết quả nghiệm thu ghi rõ "đạt" hoặc "không đạt". Phần cuối là chữ ký, họ tên, dấu của đại diện hai bên.

Hướng dẫn cách viết

Bước 1: Xác định thông tin

Kiểm tra hợp đồng, phụ lục, phiếu xuất kho để lấy thông tin chính xác.

Bước 2: Liệt kê hàng hóa

Đối chiếu từng dòng với hóa đơn GTGT, tránh sai sót tên hàng hay đơn vị tính.

Bước 3: Ghi kết quả nghiệm thu

Kiểm tra ngay tại thời điểm giao nhận, không viết chung chung như "về cơ bản đạt".

Bước 4: Hoàn thiện chữ ký và lưu trữ

Ký đúng thẩm quyền, đóng dấu (nếu có), mỗi bên giữ một bản gốc.

Lưu ý quan trọng

Tránh sai sót như thiếu giấy ủy quyền, không ghi rõ tình trạng hàng hóa, hoặc lập biên bản qua loa. Hãy ghi nhận xét trung thực và giữ file gốc để đối chiếu.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa và nghiệm thu chuẩn (Tải miễn phí)

Dưới đây là các mẫu thông dụng:

• Mẫu 1: Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa thông thường (Word)
• Mẫu 2: Biên bản nghiệm thu bàn giao vật tư, thiết bị đưa vào sử dụng
• Mẫu 3: Biên bản giao nhận hàng hóa kèm phiếu xuất kho (Excel)

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các biên bản bàn giao chuyên ngành như biên bản bàn giao dữ liệu khách hàng salon tóc, biên bản bàn giao máy móc thiết bị salon tóc, hay biên bản bàn giao nhà mới xây. Các mẫu đều định dạng Word/PDF, dễ dàng chỉnh sửa.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản có bắt buộc không?

Không bắt buộc nhưng rất nên lập để đảm bảo quyền lợi và hợp thức hóa chứng từ.

Lập thành mấy bản?

Thường lập 02 bản, mỗi bên giữ một bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Bên nhận từ chối ký thì sao?

Nên lập biên bản ghi nhận ý kiến từ chối và mời người làm chứng.

Có cần công chứng?

Không bắt buộc, chỉ cần chữ ký và đầy đủ thông tin là có giá trị.

Kết luận

Biên bản bàn giao hàng hóa và nghiệm thu là chứng từ không thể thiếu trong giao nhận hàng hóa. Hãy tải ngay mẫu chuẩn 2025 để sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.