Biên bản bàn giao hàng hóa: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản bàn giao hàng hóa giúp các bên ghi nhận việc giao nhận hàng, số lượng, chủng loại, tình trạng, quy cách đóng gói và các chứng từ đi kèm tại thời điểm bàn giao. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao hàng hóa tham khảo đã điền nội dung minh họa để thuận tiện đối chiếu, chỉnh sửa và sử dụng. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Mẫu Biên Bản.

Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?

Khái niệm biên bản bàn giao hàng hóa

Biên bản bàn giao hàng hóa là văn bản ghi nhận quá trình chuyển giao hàng hóa từ bên giao sang bên nhận tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng xác định các thông tin về số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng hàng hóa ngay thời điểm chuyển giao. Theo Điều 16 Luật Kế toán 2015, văn bản này thuộc nhóm chứng từ kế toán – giấy tờ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Khác với quan điểm của nhiều người, biên bản này không có mẫu thống nhất bắt buộc trên toàn quốc. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thiết kế mẫu riêng, miễn đáp ứng các nội dung tối thiểu theo quy định. Tên gọi của văn bản cũng khá đa dạng: có thể là “biên bản bàn giao hàng hóa”, “biên bản giao nhận”, “biên bản bàn giao” – quan trọng nhất vẫn là nội dung phản ánh chính xác và trung thực.

Mục đích và vai trò của biên bản trong giao dịch hàng hóa

Biên bản bàn giao hàng hóa có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong các giao dịch thương mại, bao gồm:

• Xác định thời điểm chuyển quyền sở hữu và rủi ro: Theo Điều 438 Bộ luật Dân sự 2015, quyền sở hữu được chuyển cho bên mua kể từ thời điểm bên mua đã nhận tài sản (trừ khi các bên có thỏa thuận khác). Biên bản ghi nhận thời điểm cụ thể, giúp xác định rõ nghĩa vụ của từng bên.
• Căn cứ pháp lý giải quyết tranh chấp: Nếu xảy ra khiếu nại về số lượng, chất lượng, biên bản có chữ ký hai bên sẽ là bằng chứng trưng khi kiện tụng.
• Xác định trách nhiệm chất lượng: Khi bên nhận ký xác nhận “đã kiểm tra, đạt yêu cầu”, việc khiếu nại về các lỗi không thể phát hiện bằng mắt thường sẽ trở nên khó khăn hơn, theo Điều 39 Luật Thương mại 2005.
• Hỗ trợ hạch toán doanh thu: Theo chuẩn mực kế toán VAS 14 và Thông tư 133/2016/TT-BTC hay Thông tư 200/2014/TT-BTC, đây là một chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu.

Phân biệt biên bản bàn giao hàng hóa và biên bản giao nhận hàng hóa

Trên thực tiễn, “biên bản bàn giao” và “biên bản giao nhận” là hai tên gọi cho cùng một loại văn bản, không có quy định pháp luật phân biệt riêng. Điều khác biệt chủ yếu nằm ngoài từ ngữ dùng để gọi theo thói quen vùng miền – một số doanh nghiệp miền Bắc ưa dùng “bàn giao”, còn miền Nam hay gọi “giao nhận”. Nội dung và giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương. Tuy nhiên, đối với tài sản cố định, nhà cửa thì có mẫu chuyên dụng là “Biên bản giao nhận TSCĐ” (mẫu 02-TSCĐ) ban hành kèm các Thông tư kế toán.

Nhiều đối tượng khác cũng có biên bản bàn giao chuyên biệt như bàn giao nhà chung cư hay bàn giao lâm sản sau khai thác mà bạn có thể tham khảo. Điều này cho thấy mỗi loại tài sản có những đặc thù riêng trong cách lập và nội dung biên bản.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đã điền nội dung minh họa. Các thông tin về doanh nghiệp, hàng hóa, số lượng và số tiền được sử dụng để minh họa cách lập.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA

Số: 17/BBBGHH

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại kho hàng Công ty TNHH Phân phối Minh Thành, chúng tôi gồm:

BÊN GIAO HÀNG

Tên đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất Gia Hưng

Địa chỉ: Số 128 đường Trường Chinh, phường Khương Mai, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Ông Phạm Đức Long

Chức vụ: Trưởng phòng Kinh doanh

BÊN NHẬN HÀNG

Tên đơn vị: Công ty TNHH Phân phối Minh Thành

Địa chỉ: Số 42 đường Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Bà Vũ Hoài An

Chức vụ: Quản lý kho

Hai bên tiến hành bàn giao hàng hóa theo Hợp đồng số 24/2026/HĐMB ký ngày ... tháng ... năm ... với nội dung như sau:

1. Danh mục hàng hóa bàn giao

Tổng số hàng hóa thực tế bàn giao: 75 đơn vị sản phẩm/bộ.

2. Tình trạng hàng hóa

Bên nhận đã kiểm tra số lượng, mã hàng, tình trạng bao bì và ngoại quan của hàng hóa tại thời điểm nhận.

Các hàng hóa nêu trên có số lượng thực tế phù hợp với danh mục bàn giao. Bao bì bên ngoài nguyên vẹn, không phát hiện dấu hiệu rách, vỡ hoặc móp méo nghiêm trọng tại thời điểm kiểm tra.

Các phụ kiện đi kèm được kiểm tra theo danh mục của từng sản phẩm.

3. Chứng từ kèm theo

Bên giao đã bàn giao cho bên nhận các chứng từ gồm:

• Phiếu xuất kho số 085/ PXK.
• Phiếu giao hàng.
• Hóa đơn giá trị gia tăng theo giao dịch.
• Danh sách hàng hóa chi tiết.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng và phiếu bảo hành của sản phẩm.

4. Xác nhận của bên giao và bên nhận

Bên giao xác nhận đã bàn giao đầy đủ hàng hóa theo danh mục nêu tại biên bản.

Bên nhận xác nhận đã kiểm tra và nhận đủ số lượng hàng hóa theo danh mục, đồng thời xác nhận tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao như nội dung đã ghi nhận.

Các bên thống nhất thực hiện các thủ tục tiếp theo liên quan đến nhập kho, thanh toán và bảo hành theo hợp đồng và chứng từ giao dịch.

5. Kết thúc bàn giao

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Biên bản kết thúc vào lúc ... giờ ... phút cùng ngày.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Phạm Đức Long

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Vũ Hoài An

Khi nào cần lập biên bản bàn giao hàng hóa?

Các trường hợp bắt buộc lập biên bản bàn giao

Không phải mọi giao dịch mua bán đều bắt buộc làm biên bản. Tuy nhiên, với những trường hợp sau đây, việc lập biên bản là nhu cầu cấp thiết:

• Bàn giao tài sản cố định (máy móc, thiết bị, nhà xưởng): bắt buộc lập theo mẫu 02-TSCĐ thuộc Thông tư 133 và Thông tư 200.
• Hàng hóa có giá trị lớn hoặc có điều khoản hợp đồng quy định: các bên nên lập biên bản để tránh phải ngại.
• Hàng hóa xuất nhập khẩu có kiểm dịch, giám định: thông qua biên bản để xác nhận số lượng, tình trạng.
• Hàng hóa trong xây dựng (vật tư, thiết bị): theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, cần lập biên bản nghiệm thu.

Giá trị pháp lý của biên bản (lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản)

Luật không ấn định cụ thể số bản, nhưng thông lệ chuẩn là lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị ngang nhau. Nếu có 3 bên (bên giao, bên nhận, bên vận chuyển/giám định) thì làm 03 bản. Biên bản coi như có giá trị khi có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Ngoài ra, theo Luật Kế toán, biên bản cần được lập ngay tại thời điểm giao nhận, tránh tẩy xóa – rủi ro khiếu nại nếu lập chậm.

Biên bản và liên quan đến hóa đơn, chứng từ kế toán

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu. Biên bản bàn giao giúp kéo chắc mắc thời điểm, tuy nhiên biên bản không thể thay thế hóa đơn. Bộ hồ sơ bán hàng thường gồm: hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hóa đơn, chứng từ thanh toán. Biên bản được lưu trữ tối thiểu 10 năm (theo Điều 41 Luật Kế toán).

Các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa phổ biến nhất hiện nay

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đơn giản

Mẫu đơn giản thường chỉ có các mục: thời gian, địa điểm, bên giao, bên nhận, bảng kê hàng (tên, số lượng, tình trạng), chữ ký. Phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ, không cần hạch toán chi tiết.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa file Word chuẩn

File Word được tìm kém nhiều nhất vì dễ chỉnh sửa, in ấn và chèn logo công ty. Thường được thiết kế theo thể thức văn bản hành chính để chuyên nghiệp. Hiện có nhiều mẫu chuẩn phổ biến tải về từ weblet.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa file Excel mới nhất

Với danh sách hàng hóa dài , Excel giúp tính số thành tiền tự động, tránh sai sót. Tuy nhiên cần chú ý khóa công thức và cài đặt vùng in. Thường được dùng làm phụ lực bảng kê chi tiết đi kèm biên bản gốc.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa cho 3 bên

Trong vận tải hoặc giám định, cần làm biên bản ghi rõ vai trò của 3 bên, xác định trách nhiệm. Đây là căn cứ cho bảo hiểm khi giải quyết tổn thất.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa kèm phiếu xuất kho

Kết hợp biên bản với phiếu xuất kho (mẫu 03-XK) tạo bộ hồ s hợp lệ. Mỗi lần giao hàng nên có phiếu xuất kho và biên bản riêng, cột “số lượng thực nhận” để phản ánh hao hụt.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa nghiệm thu

Dùng cho hàng sửa sau khi chạy thử, kiểm tra chất thể. Cần bổ sung kết quả chạy thử, thông số kỹ thuật, điều kiện nghiệm thu. Đặc biệt trong xây dựng, cần có chữ ký giám sát.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi biên bản bàn giao hàng hóa

Thông tin bên giao và bên nhận (tên công ty, địa chỉ, người đại diện)

Ghi đúng tên công ty theo đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện và chức danh. Với cá nhân, cần ghi số CCCD. Nếu ký thay, có kèm giấy ủy quyền hợp lệ.

Ghi thông tin hàng hóa: số lượng, chủng loại, đơn giá, chất lượng

Dùng bảng và cột: STT, tên hàng, mã, quy cách, xuất xứ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Số lượng ghi cả số và chữ. Với hàng có serial hoặc máy, kẻ đặc biệt.

Nội dung nghiệm thu, tình trạng hàng hóa khi bàn giao

Mô tả chi tiết tình trạng: vỡ đổ, thiếu số lượng, đạt/không đạt. Chi tiết này càng rõ ràng, tránh tranh chấp.

Điều khoản cam kết và chữ ký xác nhận của các bên

Thường có đoạn “Hai bên cam kết thông tin trên biên bản là đúng sự thật…” Kèm chữ ký, ghi rõ họ tên và chức danh. Trong trường hợp bản giao TSCĐ, có chữ ký của kế toán trưởng, trưởng plan.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao hàng hóa

Yêu cầu về nội dung bắt buộc theo quy định

Bên cạnh các yếu tố cơ bản, cần đáp ứng nội dung chứng từ kế toán theo Luật Kế toán: số và ngày của chứng từ, tên đơn vị, nội dung kinh tế, chỉ tiêu số tiền, chữ ký… Không có tẩy xóa.

Thời điểm, địa điểm và người ký biên bản

Lưu ý thời gian ký phải trùng thự bàn giao. Địa điểm ghi rõ đến cấp số nhà. Người ký cần đúng hiệu lực đại diện.

Lưu ý theo Thông tư 133 và Thông tư 200 cho kế toán

Đảm bảo thông tin trên biên bản khớp với phiếu xuất, nhập kho. Không tự tạo hoặc thiếu trường bắt buộc như mã số thuế.

Các sai sót thường gặp khi lập biên bản

Như thiếu chữ ký người đại diện, đơn giá chưa ghi VAT, tẩy xóa, thiếu ghi chú, số lượng không rõ ràng. Hãy cẩn thận các chi tiết nhỏ.

Tìm hiểu thêm về: biên bản bàn giao lên mua bán

Tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao hàng hóa file Word, Excel

Bạn có thể tải ngay các nút dẫn dưới đây để sử dụng:

Link tải mẫu biên bản bàn giao hàng hóa file Word

Tải file Word có thể chỉnh sửa dễ dàng, tương thích với doanh nghiệp.

Link tải mẫu biên bản bàn giao hàng hóa file Excel

Kế toán và người quản lý kho nên dùng file Excel để tính toán tự động.

Tải bộ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tổng hợp mới nhất 2025

Bộ mẫu bao gồm nhiều loại biên bản khác nhau, update theo quy định mới nhất.

Nội dung tham khảo khác: các loại biên bản như biên bản bàn giao nhà chung cư, biên bản bàn giao lâm sản sau khai thác cũng có thể hữu ích với bạn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao hàng hóa

Biên bản bàn giao hàng hóa dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc giao và nhận hàng hóa, đồng thời xác định số lượng, chủng loại, tình trạng hàng và các chứng từ đi kèm tại thời điểm bàn giao.

Ai ký biên bản bàn giao hàng hóa?

Thông thường, người đại diện hoặc người được ủy quyền của bên giao và bên nhận sẽ ký xác nhận. Đối với doanh nghiệp, người trực tiếp giao nhận có thể ký nếu được phân công theo quy trình nội bộ.

Có cần ghi giá trị hàng hóa vào biên bản không?

Không phải trường hợp nào cũng cần ghi giá trị. Nếu mục đích của biên bản là xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa, có thể không cần đưa giá trị. Nếu biên bản được sử dụng để đối chiếu thanh toán hoặc nghiệm thu, có thể bổ sung giá trị theo thỏa thuận.

Có thể lập biên bản khi hàng hóa được giao nhiều lần không?

Có thể lập biên bản riêng cho từng lần giao để phản ánh chính xác số lượng và tình trạng thực tế. Nếu các bên có thỏa thuận tổng hợp, có thể lập bảng theo dõi nhiều lần giao và xác nhận theo từng đợt.

Nếu hàng hóa giao không đúng chủng loại thì có nên ký biên bản không?

Có thể ký để ghi nhận thực tế giao nhận, nhưng cần thể hiện rõ hàng hóa thực tế khác với chứng từ hoặc thỏa thuận ở điểm nào. Không nên xác nhận rằng đã nhận đúng và đủ nếu thực tế có sai lệch.

Biên bản bàn giao hàng hóa có cần đóng dấu không?

Việc đóng dấu phụ thuộc vào quy trình của doanh nghiệp và yêu cầu của giao dịch. Không phải mọi trường hợp đều có chung một yêu cầu bắt buộc về con dấu.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo. Người dùng cần điều chỉnh nội dung theo hợp đồng, loại hàng hóa, quy trình giao nhận và tình trạng thực tế của từng lần bàn giao.

Kết luận

Biên bản bàn giao hàng hóa là một chứng từ không thể thiếu trong nghiệp vụ bán hàng và quản lý kho. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được tầm quan trọng, cách ghi đúng và chuẩn. Đừng quên tải ngay mẫu biên bản bàn giao hàng hóa dưới đây để áp dụng cho công việc, hoặc chia sẻ website này cho những ai có thể sử dụng.