Biên bản bàn giao con dấu: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản bàn giao con dấu được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao con dấu giữa người đang quản lý và người tiếp nhận, đồng thời xác định tình trạng con dấu, thời điểm bàn giao và trách nhiệm quản lý sau khi nhận. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản bàn giao con dấu tham khảo đã điền nội dung minh họa, giúp người dùng dễ dàng kiểm tra thông tin, tình trạng con dấu và trách nhiệm của người tiếp nhận. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu tương tự tại Mẫu Biên Bản.

Biên bản bàn giao con dấu là gì? Tầm quan trọng và mẫu mới nhất 2026

Biên bản bàn giao con dấu là văn bản pháp lý ghi nhận việc chuyển giao quyền quản lý và sử dụng con dấu từ một cá nhân hoặc tổ chức sang một cá nhân hoặc tổ chức khác. Văn bản này xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Khái niệm và bản chất pháp lý

Biên bản bàn giao con dấu không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là chứng cứ pháp lý có giá trị. Theo Nghị định 56/2023/NĐ-CP, con dấu được xem là tài sản của doanh nghiệp và việc quản lý phải tuân theo quy chế nội bộ. Trong đó, biên bản bàn giao đóng vai trò chứng cứ quan trọng khi có tranh chấp xảy ra. Dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, biên bản này được coi là một giao dịch dân sự hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện về năng lực, tự nguyện và đối tượng không vi phạm pháp luật.

Vai trò của biên bản bàn giao con dấu trong doanh nghiệp

Biên bản bàn giao con dấu có vai trò then chốt trong việc kiểm soát trách nhiệm, ngăn ngừa giả mạo, thất lạc con dấu. Nó cũng là căn cứ để giải quyết tranh chấp tại tòa án theo Điều 24 Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Một khảo sát năm 2025 từ các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam cho thấy hơn 90% đã có quy định rõ ràng về việc lập biên bản bàn giao con dấu khi thay đổi người phụ trách.

Căn cứ pháp lý về quản lý và sử dụng con dấu

Nghị định 56/2023/NĐ-CP quy định mới nhất

Nghị định 56/2023/NĐ-CP ban hành ngày 24/7/2023, có hiệu lực từ 1/1/2024, thay thế hoàn toàn Nghị định 99/2016/NĐ-CP và trở thành văn bản pháp lý mới nhất quản lý con dấu. Theo đó, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm trong việc quản lý con dấu và xây dựng quy chế nội bộ.

Các văn bản pháp luật liên quan khác

Thông tư 01/2024/TT-BCA ngày 15/1/2024 của Bộ Công an hướng dẫn chi tiết về mẫu con dấu, thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Bên cạnh đó, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng, nội dung và mẫu con dấu, sau đó đăng ký với cơ quan công an, tạo cơ sở cho việc bàn giao nội bộ.

Các trường hợp cần lập biên bản bàn giao con dấu

Bàn giao khi thay đổi người quản lý/văn thư

Khi có sự thay đổi nhân sự phụ trách con dấu, việc lập biên bản bàn giao con dấu cho văn thư là bắt buộc để xác định trách nhiệm.

Bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng

Theo Điều 13 Nghị định 56/2023/NĐ-CP, khi con dấu hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải lập biên bản tiêu hủy hoặc bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cho cơ quan công an.

Bàn giao con dấu mới sau khi cấp đổi

Khi doanh nghiệp được cấp đổi con dấu mới, biên bản bàn giao con dấu mới cần được lập để ghi nhận quá trình chuyển giao.

Bàn giao nội bộ giữa các bộ phận

Trong trường hợp luân chuyển nội bộ giữa các phòng ban, biên bản bàn giao con dấu nội bộ công ty giúp kiểm soát chặt chẽ quy trình.

Mẫu biên bản bàn giao con dấu tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao con dấu đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa. Tên đơn vị, nhân sự và thông tin trong mẫu được xây dựng nhằm minh họa.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HẢI MINH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO CON DẤU

Số: 12/BBBG-CD

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hải Minh, chúng tôi gồm:

BÊN BÀN GIAO: BÀ NGUYỄN THỊ NGỌC

Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.

Lý do bàn giao: Thay đổi nhiệm vụ quản lý con dấu của Công ty.

BÊN NHẬN: ÔNG PHAN QUANG HUY

Chức vụ: Chuyên viên Hành chính.

Theo phân công của Công ty, hai bên tiến hành bàn giao con dấu với nội dung cụ thể như sau:

1. Danh mục con dấu bàn giao

2. Tình trạng con dấu tại thời điểm bàn giao

Các con dấu được kiểm tra trực tiếp trước khi bàn giao.

Con dấu của Công ty có hình thức rõ nét, không phát hiện dấu hiệu hư hỏng và được bảo quản trong hộp đựng chuyên dụng.

Dấu chức danh Giám đốc còn nguyên vẹn, mặt dấu rõ và có thể sử dụng bình thường.

Hai bên xác nhận tình trạng thực tế của các con dấu phù hợp với nội dung nêu trên.

3. Hồ sơ và vật dụng kèm theo

Bên bàn giao chuyển giao cho bên nhận:

• 01 hộp bảo quản con dấu của Công ty;
• 01 hộp bảo quản dấu chức danh;
• Sổ theo dõi việc sử dụng và quản lý con dấu của đơn vị;
• Các tài liệu hướng dẫn và quy định nội bộ có liên quan đến việc quản lý, sử dụng con dấu.

4. Trách nhiệm của bên nhận

Bên nhận xác nhận đã kiểm tra và nhận đủ các con dấu, vật dụng và tài liệu được liệt kê trong biên bản.

Bên nhận có trách nhiệm quản lý, bảo quản con dấu an toàn và sử dụng theo đúng thẩm quyền, quy định pháp luật và quy chế nội bộ của Công ty.

Không tự ý giao con dấu cho người khác quản lý hoặc sử dụng khi chưa được người có thẩm quyền cho phép.

Khi phát hiện con dấu bị mất, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị sử dụng không đúng quy định, bên nhận có trách nhiệm báo cáo ngay cho người có thẩm quyền để xử lý.

Khi chấm dứt nhiệm vụ quản lý, bên nhận có trách nhiệm thực hiện việc bàn giao lại theo quy định của Công ty.

5. Trách nhiệm của bên bàn giao

Bên bàn giao xác nhận đã chuyển giao đầy đủ các con dấu, vật dụng và tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

Bên bàn giao chịu trách nhiệm phối hợp giải thích các thông tin cần thiết liên quan đến việc quản lý con dấu trong thời gian bàn giao nếu bên nhận có yêu cầu.

6. Kết quả bàn giao

Bên nhận đã kiểm tra thực tế và xác nhận nhận đủ:

• 01 con dấu của Công ty;
• 01 dấu chức danh Giám đốc;
• Các vật dụng và tài liệu kèm theo được liệt kê tại biên bản.

Hai bên không có ý kiến khác về số lượng và tình trạng con dấu tại thời điểm bàn giao.

7. Kết thúc biên bản

Biên bản được đọc lại cho hai bên cùng nghe và thống nhất toàn bộ nội dung.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, bên bàn giao giữ 01 bản và bên nhận giữ 01 bản.

BÊN BÀN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thị Ngọc

BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phan Quang Huy

ĐẠI DIỆN CÓ THẨM QUYỀN XÁC NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Trần Đức Thành

Cấu trúc và nội dung của biên bản bàn giao con dấu

Một mẫu biên bản bàn giao con dấu chuẩn cần bao gồm các phần sau:

Phần mở đầu: tiêu đề, thời gian, địa điểm

Phần mở đầu thường bao gồm quốc hiệu "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và tiêu đề "BIÊN BẢN BÀN GIAO CON DẤU" cùng ngày tháng lập.

Thông tin bên giao và bên nhận

Cần ghi rõ tên doanh nghiệp, số biên bản, thông tin bên giao và bên nhận bao gồm họ tên, chức vụ.

Mô tả chi tiết con dấu: số lượng, loại, chất liệu, mẫu dấu

Phải ghi rõ số lượng, mã số con dấu từ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, chất liệu và mô tả mẫu dấu.

Giấy tờ liên quan: Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

Kèm theo các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu để đảm bảo tính pháp lý.

Cam kết và trách nhiệm của hai bên

Các bên cam kết về tình trạng con dấu và trách nhiệm khi có sự cố.

Chữ ký và xác nhận của các bên

Chữ ký của bên giao, bên nhận và người làm chứng (có thể kèm đóng dấu công ty) là bắt buộc.

Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao con dấu chuẩn

Lưu ý về thể thức và ngôn ngữ

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản trong cơ quan nhà nước có thể được doanh nghiệp tham khảo để biên bản trở nên chuyên nghiệp. Ngôn ngữ cần rõ ràng, tránh mơ hồ.

Những thông tin bắt buộc phải có

Phải ghi rõ số con dấu từ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, tránh ghi thiếu hoặc sai để đảm bảo tính pháp lý.

Các sai sót thường gặp và cách tránh

Sai sót phổ biến bao gồm: thiếu số con dấu, mô tả mơ hồ, không lưu trữ bản sao hoặc thiếu chữ ký của các bên – điều này có thể làm mất hiệu lực.

Mẫu biên bản bàn giao con dấu mới nhất 2026

Mẫu 1: Biên bản bàn giao con dấu cho văn thư

Mẫu biên bản bàn giao con dấu cho văn thư được cập nhật theo Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Thông tư 01/2024/TT-BCA, có thể tải miễn phí từ các trang pháp lý uy tín.

Mẫu 2: Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng

Khi con dấu không còn giá trị sử dụng, mẫu biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng cần ghi rõ lý do và phương án xử lý.

Mẫu 3: Biên bản bàn giao con dấu nội bộ công ty

Mẫu biên bản bàn giao con dấu nội bộ công ty dành cho các trường hợp luân chuyển giữa các phòng ban.

Link tải file Word, PDF miễn phí

Bạn có thể tải ngay mẫu biên bản bàn giao con dấu mới nhất dưới dạng file Word hoặc PDF tại đây:

• Biên bản bàn giao tài sản công ty
• Biên bản bàn giao đất cho nhà đầu tư
• Biên bản bàn giao đất chuyển nhượng

Quy trình thực hiện bàn giao con dấu

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra con dấu

Kiểm tra tình trạng con dấu, đối chiếu với Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Bước 2: Lập biên bản bàn giao

Lập biên bản bàn giao con dấu theo mẫu chuẩn, ghi đầy đủ thông tin.

Bước 3: Ký xác nhận và lưu trữ

Các bên ký xác nhận, mỗi bên giữ một bản gốc, lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao con dấu

Biên bản bàn giao con dấu dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận việc chuyển giao con dấu, xác định số lượng, tình trạng, thời điểm bàn giao và trách nhiệm của người tiếp nhận.

Có bắt buộc phải có chữ ký của người bàn giao và người nhận không?

Nên có chữ ký của các bên để xác nhận việc chuyển giao. Nếu có người đại diện hoặc người có thẩm quyền xác nhận theo quy chế nội bộ thì có thể bổ sung phần ký tương ứng.

Một biên bản có thể bàn giao nhiều con dấu không?

Có. Nếu nhiều con dấu được chuyển giao cùng thời điểm, có thể lập một biên bản và liệt kê từng con dấu trong bảng danh mục.

Có cần ghi mẫu dấu hoặc đặc điểm của con dấu không?

Nếu cần xác định chính xác con dấu được bàn giao, nên ghi tên loại dấu và đặc điểm nhận diện phù hợp. Với con dấu quan trọng, có thể bổ sung thông tin theo hồ sơ quản lý của đơn vị.

Người nhận con dấu có được tự ý giao cho người khác không?

Không nên tự ý chuyển giao. Việc quản lý, sử dụng hoặc giao con dấu cho người khác phải tuân thủ quy định pháp luật và quy chế của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Có thể sử dụng mẫu này để thay đổi thông tin con dấu không?

Không. Biên bản bàn giao chỉ ghi nhận việc chuyển giao trong phạm vi phù hợp. Nếu thay đổi thông tin, mẫu con dấu hoặc thực hiện thủ tục hành chính liên quan, cần thực hiện thủ tục riêng theo quy định.

Có thể dùng mẫu biên bản bàn giao con dấu cho doanh nghiệp không?

Có thể tham khảo để phục vụ việc bàn giao nội bộ tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, nội dung cần điều chỉnh theo loại con dấu, quy chế quản lý và tình huống thực tế của doanh nghiệp.

Mẫu biên bản bàn giao con dấu trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu biên bản tham khảo, được xây dựng để hỗ trợ người dùng hình dung cách trình bày việc bàn giao. Khi sử dụng thực tế, cần đối chiếu quy định pháp luật và quy chế quản lý con dấu của đơn vị.

Kết luận

Biên bản bàn giao con dấu là văn bản pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tài sản, tránh rủi ro pháp lý. Với các mẫu biên bản bàn giao con dấu mới nhất được cập nhật theo Nghị định 56/2023/NĐ-CP, bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng. Hãy tải ngay mẫu biên bản bàn giao con dấu mới nhất dưới dạng file Word hoặc PDF để đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho doanh nghiệp của bạn.