Biên bản mở niêm phong: Mẫu tham khảo, nội dung, trình tự và căn cứ pháp lý

Biên bản mở niêm phong được sử dụng để ghi nhận việc mở một vật, tài liệu hoặc đối tượng đã được niêm phong, đồng thời xác nhận tình trạng niêm phong trước khi mở và thực trạng của đối tượng sau khi mở. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản mở niêm phong tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin người tổ chức và người tham gia, căn cứ mở niêm phong, tình trạng niêm phong trước khi mở, nội dung kiểm tra sau khi mở và xác nhận của những người tham gia. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu lập hồ sơ thực tế.

Lưu ý: “Biên bản mở niêm phong” có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau. Tuy nhiên, nếu văn bản liên quan đến mở niêm phong vật chứng trong hoạt động điều tra, truy tố, xét xử hoặc thi hành án, phải tuân thủ đúng thẩm quyền, thành phần và trình tự pháp luật chuyên ngành, không nên sử dụng một mẫu tham khảo chung để thay thế biểu mẫu hoặc thủ tục bắt buộc.

Biên bản mở niêm phong là gì? Vai trò và giá trị pháp lý

Khái niệm biên bản mở niêm phong

Biên bản mở niêm phong là văn bản pháp lý ghi nhận toàn bộ quá trình mở niêm phong đối với tang vật, phương tiện vi phạm hành chính, tài sản bị kê biên hoặc hồ sơ, tài liệu được cơ quan có thẩm quyền niêm phong. Văn bản này xác nhận tình trạng dấu niêm phong trước khi mở, diễn biến quá trình mở và tình trạng bên trong sau khi mở, đảm bảo tính khách quan tuyệt đối.

Mục đích và tính pháp lý của biên bản

Biên bản mở niêm phong có giá trị pháp lý quan trọng, là căn cứ xác định sự nguyên vẹn của vật chứng, tài sản trước và sau khi mở. Việc lập biên bản này ngăn chặn các hành vi can thiệp, thay đổi nội dung hoặc đánh tráo tài sản trong quá trình tố tụng. Đây chính là bằng chứng pháp lý không thể thay thế trong nhiều vụ việc xử lý vi phạm hành chính và tố tụng dân sự.

Các trường hợp cần lập biên bản mở niêm phong

Biên bản mở niêm phong được lập trong các trường hợp: tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được niêm phong phục vụ điều tra; tài sản bị kê biên thi hành án; hồ sơ, tài liệu giám định tư pháp; hàng hóa vi phạm bị tạm giữ. Trong lĩnh vực ngân hàng, khi xử lý khoản vay có tài sản bảo đảm, việc mở niêm phong cũng cần lập biên bản minh bạch. Nếu doanh nghiệp gặp sự cố như mất hóa đơn, nên lập biên bản mất hóa đơn để ghi nhận tình huống tương tự.

Căn cứ pháp lý về mở niêm phong

1. Bộ luật Tố tụng hình sự 2015

Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng đối với việc quản lý, bảo quản vật chứng trong tố tụng hình sự.

Theo quy định về bảo quản vật chứng, vật chứng cần niêm phong phải được bảo quản nguyên vẹn; việc niêm phong, mở niêm phong được lập biên bản và đưa vào hồ sơ vụ án. Việc niêm phong, mở niêm phong vật chứng được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Nghị định 127/2017/NĐ-CP

Nghị định 127/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết việc niêm phong, mở niêm phong vật chứng và hiện được Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật ghi nhận là còn hiệu lực. Nghị định quy định phạm vi điều chỉnh, nguyên tắc, người tổ chức, người tham gia cũng như trình tự, thủ tục mở niêm phong vật chứng.

Theo Nghị định, việc mở niêm phong vật chứng chỉ được thực hiện khi có yêu cầu phục vụ hoạt động điều tra, truy tố, xét xử hoặc thi hành án; đồng thời phải bảo đảm đúng trình tự, thủ tục, hình thức, thẩm quyền và tính nguyên vẹn của vật chứng.

3. Quy định chuyên ngành trong từng trường hợp

Không phải mọi hoạt động mở niêm phong đều áp dụng Nghị định 127/2017/NĐ-CP. Chẳng hạn, pháp luật về thi hành án hình sự có quy định riêng đối với việc mở niêm phong tài liệu, chứng từ, thiết bị chứa dữ liệu điện tử hoặc con dấu của pháp nhân thương mại bị tạm giữ.

Do đó, trước khi sử dụng mẫu, cần xác định đối tượng được niêm phong, mục đích mở niêm phong và cơ quan thực hiện để áp dụng đúng quy định.

Mẫu biên bản mở niêm phong chuẩn theo quy định hiện hành

Mẫu biên bản mở niêm phong tang vật, phương tiện vi phạm hành chính (Mẫu số 17 / Mẫu số 27)

Mẫu số 17 dùng khi mở niêm phong tang vật, phương tiện trong xử lý vi phạm hành chính thông thường. Mẫu số 27 áp dụng cho quy trình hành chính nhanh. Cả hai mẫu đều nêu rõ số hiệu tang vật, chủ sở hữu, thời gian và địa điểm mở niêm phong.

Mẫu biên bản mở niêm phong tài sản bị kê biên (Mẫu số 03/CC)

Mẫu này được sử dụng trong thi hành án dân sự, khi mở niêm phong tài sản của người phải thi hành án. Biên bản ghi chi tiết danh mục tài sản, tình trạng dấu niêm phong, sự có mặt của chấp hành viên và người chứng kiến.

Mẫu biên bản mở niêm phong hồ sơ, tài liệu giám định tư pháp

Mẫu này dùng trong hoạt động khám nghiệm, trưng cầu giám định. Biên bản ghi nhận tình trạng niêm phong của phong bì, hộp đựng hồ sơ trước khi mở, mô tả nội dung bên trong và xác nhận của giám định viên.

Mẫu biên bản mở niêm phong tham khảo

Dưới đây là mẫu tham khảo theo hướng mở niêm phong vật chứng. Khi sử dụng trong hồ sơ tố tụng thực tế, cần đối chiếu với thủ tục và biểu mẫu đang được cơ quan có thẩm quyền áp dụng.

CƠ QUAN …………………
Số: ………/BB-MNP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN MỞ NIÊM PHONG VẬT CHỨNG

Hôm nay, vào hồi 09 giờ 00 phút ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại …………………, chúng tôi tiến hành mở niêm phong vật chứng.

I. NGƯỜI TỔ CHỨC MỞ NIÊM PHONG

Họ và tên: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Điều tra viên

Đơn vị: …………………

II. NGƯỜI THAM GIA MỞ NIÊM PHONG

1. Ông/Bà: …………………
   Tư cách tham gia: …………………
2. Ông/Bà: …………………
   Tư cách tham gia: …………………
3. Ông/Bà: …………………
   Tư cách tham gia: …………………

III. CĂN CỨ MỞ NIÊM PHONG

Căn cứ yêu cầu phục vụ hoạt động điều tra vụ án ………………….

Căn cứ hồ sơ và tài liệu liên quan đến vật chứng đang được quản lý, bảo quản.

IV. THÔNG TIN VẬT CHỨNG

Tên vật chứng: …………………

Số lượng: …………………

Đặc điểm nhận dạng: …………………

Nơi bảo quản trước khi mở niêm phong: …………………

Thông tin giấy niêm phong: …………………

V. TÌNH TRẠNG NIÊM PHONG TRƯỚC KHI MỞ

Qua kiểm tra, giấy niêm phong được xác định:

• Vị trí niêm phong: …………………
• Tình trạng giấy niêm phong: …………………
• Chữ ký/dấu niêm phong: …………………
• Có dấu hiệu rách, bong, thay đổi hoặc tác động bất thường: Không/Có
• Nội dung khác: …………………

VI. QUÁ TRÌNH MỞ NIÊM PHONG

Người tổ chức thực hiện tiến hành mở niêm phong theo đúng trình tự.

Sau khi gỡ giấy niêm phong và mở bao gói, vật chứng được kiểm tra với sự tham gia của những người có mặt.

VII. THỰC TRẠNG VẬT CHỨNG SAU KHI MỞ

Sau khi mở niêm phong, vật chứng được kiểm tra và ghi nhận:

………………………………………………………………

………………………………………………………………

………………………………………………………………

Tình trạng thực tế của vật chứng: …………………

Số lượng/đặc điểm thực tế: …………………

VIII. KẾT QUẢ VÀ XỬ LÝ TIẾP THEO

Các bên tham gia xác nhận kết quả kiểm tra nêu trên.

Vật chứng được:

• Tiếp tục sử dụng phục vụ hoạt động tố tụng; hoặc
• Được đưa đi giám định; hoặc
• Được bảo quản theo quy định; hoặc
• Được niêm phong lại sau khi kết thúc việc sử dụng.

Nội dung khác: …………………

Biên bản kết thúc vào hồi …… giờ …… phút cùng ngày.

Biên bản đã được đọc lại cho những người tham gia cùng nghe, thống nhất nội dung và ký xác nhận.

NGƯỜI TỔ CHỨC MỞ NIÊM PHONG
(Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI THAM GIA
(Ký, ghi rõ họ tên/điểm chỉ)

NGƯỜI THAM GIA
(Ký, ghi rõ họ tên/điểm chỉ)

Hướng dẫn chi tiết cách điền biên bản mở niêm phong

Các thông tin bắt buộc trong biên bản

Một biên bản chuẩn cần đầy đủ: thời gian, địa điểm lập biên bản; căn cứ pháp lý; thông tin đối tượng niêm phong (số hiệu, đặc điểm, chủ sở hữu); tình trạng dấu niêm phong (nguyên vẹn hay rách, mờ); diễn biến quá trình mở; tình trạng bên trong sau khi mở; chữ ký các bên liên quan.

Quy trình lập biên bản và các bên tham gia ký xác nhận

Quy trình gồm: chuẩn bị (kiểm tra niêm phong, thông báo các bên), tiến hành mở trước sự chứng kiến, ghi nhận hiện trạng, hoàn tất và ký xác nhận. Các bên bắt buộc ký: người lập biên bản (cán bộ thi hành án, cảnh sát giao thông...), người chứng kiến, chủ sở hữu hoặc đại diện hợp pháp.

Lưu ý khi mô tả tình trạng niêm phong trước khi mở

Phần mô tả phải chi tiết: số niêm phong, chất liệu dấu, màu sắc, dấu hiệu rách, móp méo hoặc can thiệp. Nên chụp ảnh, quay video làm phụ lục. Mô tả chính xác giúp xác định liệu niêm phong có bị thay đổi sau này hay không.

Câu hỏi thường gặp về biên bản mở niêm phong

Biên bản mở niêm phong dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận quá trình mở đối tượng đã được niêm phong và tình trạng của đối tượng trước, sau khi mở.

Mở niêm phong vật chứng có cần lập biên bản không?

Có. Đối với mở niêm phong vật chứng theo Nghị định 127/2017/NĐ-CP, khi kết thúc mở niêm phong phải lập biên bản theo quy định. (VBPL)

Ai được tổ chức mở niêm phong vật chứng?

Người có thẩm quyền theo quy định pháp luật và thuộc cơ quan, đơn vị được giao thực hiện hoạt động tố tụng hoặc thi hành án tương ứng.

Biên bản cần ghi tình trạng niêm phong trước khi mở không?

Có. Đây là một trong những nội dung quan trọng phải được mô tả trong biên bản mở niêm phong vật chứng. (VBPL)

Có cần ghi thực trạng vật chứng sau khi mở không?

Có. Biên bản phải phản ánh thực trạng vật chứng sau khi mở niêm phong. (VBPL)

Có phải niêm phong lại sau khi mở không?

Nếu vật chứng vẫn cần được bảo quản bằng hình thức niêm phong thì phải thực hiện niêm phong lại theo trình tự tương ứng.

Mẫu biên bản mở niêm phong có phải mẫu bắt buộc không?

Không nên coi mẫu tham khảo trên website là mẫu bắt buộc. Đối với thủ tục tố tụng, cần sử dụng đúng biểu mẫu và thực hiện đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Tải mẫu biên bản mở niêm phong ở đâu?

Người dùng có thể tải mẫu chuẩn ngay trên website Mẫu Biên Bản. Ngoài ra, các mẫu biên bản miễn giảm lãi vay tín dụng và biên bản mở hồ sơ KHCN cũng có sẵn, phục vụ đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp và cá nhân.

Kết luận

Biên bản mở niêm phong là văn bản pháp lý thiết yếu, đảm bảo tính minh bạch trong xử lý tang vật, tài sản và hồ sơ. Việc soạn thảo đúng mẫu, đầy đủ nội dung và quy trình giúp phòng tránh rủi ro pháp lý. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải các mẫu chuẩn và nhận tư vấn chuyên sâu cho từng trường hợp cụ thể.