Biên bản họp thôn: Mẫu tham khảo, cách lập và nội dung cần có

Biên bản họp thôn được sử dụng để ghi nhận diễn biến, ý kiến thảo luận và kết quả của cuộc họp tại thôn, trong đó có thể bao gồm các nội dung về đời sống cộng đồng, xây dựng cơ sở hạ tầng, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, các khoản đóng góp hoặc những vấn đề được người dân bàn bạc, thống nhất. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản họp thôn tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin chủ trì, thư ký, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, ý kiến của người dân và kết quả thống nhất. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa phù hợp với nội dung cuộc họp thực tế.

Biên bản họp thôn là gì? Quy định pháp luật hiện hành

Khái niệm biên bản họp thôn đã trở nên quen thuộc trong hoạt động hành chính tại các thôn, xóm, tổ dân phố. Đây là một loại văn bản ghi chép trung thực diễn biến cuộc họp, các ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết.

Khái niệm biên bản họp thôn và vai trò pháp lý

Biên bản họp thôn là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức một cuộc họp dân cư. Văn bản này không chỉ đơn thuần là biên bản lưu ký sự kiện mà còn là chứng cứ pháp lý cho những quyết định của cộng đồng.

Vai trò pháp lý của biên bản họp thôn sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc nội dung được ghi chép có trung quan không, công túng với thực tế hay không và có đầy đủ chữ ký xác nhận của những chủ thể có liên quan. Các quyết định, chủ trương của cuộc họp sẽ chỉ thực sự có giá trị khi biên bản thể hiện rõ ràng và được phê chuẩn.

Căn cứ pháp lý: Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở và Nghị định 59/2023/NĐ-CP

Hiện nay, quá trình tổ chức và biên bản họp thôn phải tuân thủ tuyệt vời theo quy định của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở năm 2022 và Nghị định 59/2023/NĐ-CP. Trong đó, Nghị định này hướng dẫn rõ về mẫu văn bản, trình tự thực hiện dân chủ ở cơ sở, in ấn, báo cáo.

Đặc biệt, các công ty không được chủ quan trong việc ghi chép vì đây chính là cơ sở để xem xét tính hiệu lực của các nghị định thư. Việc nắm vững quy định này giúp thôn/tổ dân phố thực hiện quyền dân chủ một cách tốt nhất.

Các trường hợp bắt buộc phải lập biên bản họp thôn

Theo pháp luật, hầu hết các cuộc họp liên quan đến nhân sự, công việc, các nội dung thực hiện dân chủ, các cuộc bầu cử,... đều bắt buộc phải lập biên bản. Các cuộc họp này thường bao gồm:

• Cuộc họp để bầu tổ dân phố làm việc hoặc bãi nhiệm trưởng thôn.
• Hội nghị để ý kiến đánh giá các chủ trương, chính sách.
• Họp để biểu quyết các nội dung về xây dựng nông thôn mới.

Nếu bạn băn khoăn chưa biết kê chính xác những trường hợp nào, hãy tham khảo những mẫu để dưới trong bài viết này.

Mẫu biên bản họp thôn tham khảo

Dưới đây là mẫu đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP THÔN

Về việc thống nhất phương án vệ sinh môi trường và chỉnh trang tuyến đường nội thôn

Hôm nay, vào lúc 19 giờ 30 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại Nhà văn hóa thôn Đồng Lạc, xã Minh Sơn, tỉnh Bắc Ninh, thôn Đồng Lạc tổ chức cuộc họp với nội dung thống nhất phương án vệ sinh môi trường và chỉnh trang tuyến đường nội thôn.

I. Thành phần tham dự

1. Chủ trì cuộc họp:
Ông Phạm Văn Quang – Trưởng thôn Đồng Lạc.

2. Thư ký cuộc họp:
Bà Nguyễn Thị Hương – Chi hội trưởng Chi hội Phụ nữ thôn Đồng Lạc.

3. Thành phần tham dự:
Đại diện Ban công tác Mặt trận thôn, các chi hội đoàn thể và đại diện các hộ gia đình trong thôn.

Tổng số đại diện hộ gia đình được mời tham dự: 126 hộ.

Số đại diện hộ gia đình có mặt: 108 hộ.

Số đại diện hộ gia đình vắng mặt: 18 hộ.

II. Nội dung cuộc họp

Ông Phạm Văn Quang – Trưởng thôn, chủ trì cuộc họp, thông báo mục đích cuộc họp là trao đổi và thống nhất phương án duy trì vệ sinh môi trường, thu gom rác thải và chỉnh trang tuyến đường chính của thôn.

Theo tình hình thực tế, một số đoạn đường nội thôn còn xảy ra tình trạng tập kết rác không đúng thời gian, cỏ dại mọc tại khu vực ven đường và một số điểm thoát nước bị đất, lá cây che lấp.

Trưởng thôn đề nghị các hộ gia đình trao đổi về phương án khắc phục và phân công trách nhiệm thực hiện.

III. Ý kiến thảo luận

Ông Lê Văn Thành, đại diện xóm Đông, đề nghị tổ chức tổng vệ sinh toàn thôn vào ngày thứ Bảy cuối cùng của mỗi tháng và giao từng cụm dân cư phụ trách khu vực đường làng, ngõ xóm tương ứng.

Bà Vũ Thị Lan, đại diện xóm Nam, đề nghị bổ sung lịch thu gom rác cố định để các hộ gia đình chủ động đưa rác ra đúng thời gian, hạn chế tình trạng rác tồn đọng tại điểm tập kết.

Ông Trần Đức Hoài, đại diện xóm Bắc, đề nghị trước khi thực hiện chỉnh trang tuyến đường cần kiểm tra hệ thống thoát nước và phát quang các vị trí bị che khuất.

Các ý kiến khác cơ bản thống nhất với phương án tổ chức tổng vệ sinh định kỳ, duy trì lịch thu gom rác và phân công các cụm dân cư tự quản khu vực được giao.

IV. Nội dung đưa ra biểu quyết

Cuộc họp tiến hành biểu quyết đối với phương án:

1. Tổ chức tổng vệ sinh toàn thôn vào ngày thứ Bảy cuối cùng của mỗi tháng.
2. Các cụm dân cư chịu trách nhiệm vệ sinh khu vực được phân công.
3. Các hộ gia đình thực hiện việc tập kết rác đúng thời gian và địa điểm.
4. Thôn phối hợp với đơn vị liên quan kiểm tra các điểm thoát nước trước khi thực hiện chỉnh trang tuyến đường.
5. Trưởng thôn tổng hợp những vấn đề phát sinh để báo cáo và đề xuất phương án xử lý phù hợp.

Kết quả biểu quyết:

• Số người có mặt tán thành: 104 người.
• Số người không tán thành: 02 người.
• Số người có ý kiến khác: 02 người.

Kết quả trên được ghi nhận theo hình thức biểu quyết tại cuộc họp.

V. Kết luận cuộc họp

Sau khi nghe các ý kiến và kết quả biểu quyết, ông Phạm Văn Quang – Trưởng thôn kết luận:

1. Thống nhất tổ chức tổng vệ sinh toàn thôn định kỳ vào ngày thứ Bảy cuối cùng của mỗi tháng.
2. Các cụm dân cư chủ động triển khai vệ sinh khu vực được phân công.
3. Các hộ gia đình thực hiện đúng thời gian và địa điểm tập kết rác.
4. Ban công tác Mặt trận và các đoàn thể phối hợp tuyên truyền, vận động người dân thực hiện.
5. Trưởng thôn phối hợp với các cá nhân có liên quan kiểm tra hệ thống thoát nước và tổng hợp những vị trí cần xử lý.

Cuộc họp kết thúc vào lúc 21 giờ 10 phút cùng ngày.

Biên bản được đọc lại cho những người tham dự cuộc họp nghe và thống nhất với nội dung ghi nhận.

Biên bản được lập thành 02 bản, 01 bản lưu tại thôn và 01 bản sử dụng để tổng hợp, báo cáo theo yêu cầu.

THƯ KÝ
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thị Hương

CHỦ TRÌ CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Văn Quang

Mẫu biên bản họp thôn mới nhất theo Mẫu số 03 Nghị định 59/2023/NĐ-CP

Đối với văn bản hành chính, việc chuẩn hoá sẽ giúp các đối tượng sử dụng tránh được những sự cố. Dù vậy, mỗi đơn vị, địa phương mang đặc thù riêng nên mẫu biên bản sẽ có những điều chỉnh phù hợp.

Cấu trúc chuẩn của mẫu biên bản cuộc họp thôn, tổ dân phố

Một mẫu biên bản cuộc họp thôn, tổ dân phố cần phải đáp ứng được những nhu cầu về nội dung và tính pháp lý theo đúng định dạng hành chính nhà nước.

Mẫu chuẩn cần thể hiện được hết những nhiệm vụ trọng tâm:

1. Phần mở đầu và thông tin chung về cuộc họp.
2. Phần nội dung chính (mục đích, diễn biến).
3. Phần tổng hợp ý, biểu quyết.
4. Phần kết luận và chữ ký.

Phần thông tin chung: Quốc hiệu, tiêu ngữ, thời gian, địa điểm, thành phần

Với thể thức văn bản hành chính, nhất định phải có quốc hiệu và tiêu ngữ nằm ở trang đầu văn bản. Sau đó đến tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan lập biên bản để đảm bảo tính pháp lý. Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự luôn là mục bắt buộc vì nó liên quan đến tính xác thực của cuộc họp.

Phần nội dung: Mục đích, diễn biến, ý kiến thảo luận

Nội dung chính tường thuật lại cuộc họp. Viết mục đích cuộc họp ngay đầu mục này (biên bản ghi „Ý kiến phát biểu" của từng thành phần). Sau đó tả diễn biến, vấn đề được và cách giải quyết.

Phần biểu quyết và kết luận cuộc họp

Cần nhấn mạnh kết quả biểu quyết: số đồng ý/ không đồng ý/ không có ý kiến với từng nội dung. Phần kết luận thường do người chủ trì nêu lại.

Phần ký xác nhận của chủ trì, thư ký và đại diện nhân dân

Chứng thực cuối cùng của bản biên bản chính là chữ ký của chủ trì, người thư ký và ít nhất hai đại diện nhân dân dự họp (nếu là những công việc trong dân chủ cơ cở). Sau khi mọi người đã ký,sẽ thể hiện đồng thời đúng pháp luật.

Tải mẫu biên bản họp thôn file Word chuẩn (Sản phẩm – Tải ngay)

Tải ngay bộ đầy đủ sản phẩm được biên soạn riêng theo tất cả các loại đã liệt kê, giúp bạn không cần tự viết,

• Mẫu biên bản họp thôn tổng hợp (Word – PDF)
• Mẫu biên bản họp thôn theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP
• Đầy đủ các biên bản liên quan (kiểm điểm, chi bộ, doanh nghiệp) được tổng hợp.

Ưu điểm khi sử dụng mẫu biên bản soạn sẵn

Việc sử dụng mẫu có sẵn tiết kiệm tối đa thời gian, hạn chế sai sót về thể thức, đồng thời cập nhật được theo vân bản pháp luật mới nhất, bạn chỉ chỉnh sửa một vài thông số.

Hướng dẫn cách viết biên bản họp thôn chi tiết từ A-Z

Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc họp (giấy mời, tài liệu, kế hoạch)

Trước khi cuộc họp diễn ra, việc chuẩn bị tài liệu có sẵn giúp biên bản được ghi đầy đủ nội dung quan trong. Hãy chủ động nạp lại kế hoạch và làm đề cương nội dung trước.

Bước 2: Ghi nhận thông tin mở đầu cuộc hợp

Phải ghi tỉ mỉ, cụ thể: thời gian, địa điểm, người chủ trì, thư ký, số người tham gia, tổng số được triệu tập.

Bước 3: Ghi nội dung thảo luận và các ý kiến phát biểu

Mỗi ý kiến được phản ánh chính xác bản chất không cần ghi chép trong toàn văn từng từ. Tuy nhiên việt tóm tắt cần khách quan, đúng trọng tâm.

Bước 4: Ghi kết quả biểu quyết theo từng hình thức

Kết quả biểu quyết bao giờ có 3 mức: đồng ý, không đồng ý, không tham gia biểu quyết. Ghi kèm tỉ lệ sau khi kiểm phiếu.

Bước 5: Hoàn thiện, rà soát và ký số bản lưu

Sau khi hoàn thiện, cần đọc tất cả cho cả lớp nghe, tiến hành sửa sai, sau đó nộp lưu hành chính. Các thành viên sẽ ký tên xác nhận.

Lưu ý thể thức, kỹ thuận trình bày văn bản hành chính

Một văn bản không đúng thể thức sẽ có nguy cơ bị lỗi trách nhiệm. Nên tuân theo phông chữ theo quy định chuẩn: Times New Roman, cỡ chữ 13/14.

Các mâu biên bản họp thôn thông dụng kèm file tải

Mẫu biên bản họp toàn thể nhân dân thôn/xóm/tổ dân phố

Mẫu biên bẩn kiểm phiếu họp thôn, tổ dân phố

Mẫu biên bản họp bầu trưởng thôn, tổ trưởng tổ dân phố

Mẫu biên bản sinh hoạt chi bộ thôn, làng, tổ dân phố

Ngoài ra, các cuộc họp hội chuyên môn có thể tham khảo thêm biên bản họp chi bộ chi tiết.

Mẫu biên bản họp thôn về xây dựng nông thôn mới, làm đường giao thông

Những sai lầm phổ biến khi soạn biên bản họp thôn và cách khử phục

Thiếu chữ ký xác nhận của các thành phần bắt buộc

Chữ ký là một trong những yếu tố làm cho sửa chữa. Nếu thiếu sót cần báo cáo người có trách nhiệm, hoặc có thể lập bản phụ lục.

Ghi thiếu hoặc sai kết quả biểu quyết

Một sai sót về số liệu sẽ khiến cho kết quả cuộc họp bị sai lệch hiệu lực từ đó làm cho những cuộc kiểm định dân chủ s,Sau khi hoàn thành phải dò từng con số.

Nhầm lẫn giữa biên bản và hth nghị quyết cuộc họp thôn

Biên bản (ghi lại) khác với nghị quyết (kết luận). Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, biên bản thường được coi là cơ sở để ban hành nghị quyết hoặc những quyết định trực tiếp.

Sai quy cách thể thức văn bản hành chính

Các lỗi về phông chữ, thời thể, số trang... có thể nhanh chóng được xử lý nếu sử dụng mẫu biên bản đã tải. Đây là lí do nên chọn bản chuẩn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp thôn

Biên bản họp thôn dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận thời gian, thành phần, nội dung thảo luận, ý kiến của người tham dự và kết quả của cuộc họp thôn.

Biên bản họp thôn có cần ghi số người tham dự không?

Nên ghi số người được mời, số người tham dự và số người vắng mặt khi những thông tin này có ý nghĩa đối với việc xác định thành phần hoặc kết quả cuộc họp.

Ai ký biên bản họp thôn?

Thông thường biên bản có chữ ký của người chủ trì và thư ký. Nếu thủ tục cụ thể yêu cầu thêm chủ thể xác nhận thì cần thực hiện theo quy định tương ứng.

Có cần ghi toàn bộ nội dung phát biểu trong cuộc họp không?

Không nhất thiết. Nên ghi các ý kiến chính, vấn đề được thảo luận và nội dung có liên quan đến kết luận hoặc kết quả biểu quyết.

Nếu cuộc họp có biểu quyết thì ghi thế nào?

Nên ghi rõ nội dung được đưa ra biểu quyết, hình thức biểu quyết và kết quả. Không nên chỉ ghi chung chung “mọi người đồng ý” nếu cần xác định chính xác số lượng hoặc tỷ lệ.

Có thể lập biên bản họp thôn bằng máy tính không?

Có. Biên bản có thể được soạn bằng máy tính và in ra để kiểm tra, ký xác nhận nếu phù hợp với cách thức tổ chức và lưu trữ hồ sơ.

Có thể dùng mẫu này cho cuộc họp tổ dân phố không?

Có thể tham khảo về bố cục, nhưng cần thay đổi tên gọi, thành phần và nội dung cho phù hợp với tổ dân phố cũng như quy định áp dụng.

Có thể tải mẫu biên bản họp thôn về để chỉnh sửa không?

Có thể sử dụng nội dung mẫu để tham khảo và xây dựng văn bản phù hợp với cuộc họp thực tế. Cần thay toàn bộ thông tin minh họa, số liệu và nội dung cuộc họp trước khi sử dụng.

Kết luận và lời khuyên

Việc nắm chắc các quy định về biên bản họp thôn là cực kỳ cần thiết, giúp đơn vị tiết kiệm khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ. Sử dụng ngay mẫu biên bản biên soạn sẵn để công việc của bạn trở nên đơn giản hơn. Hoặc các bạn có thể tham khảo thêm một số dạng như biên bản họp kiểm điểm cho công tác đoàn thể, hay biên bản họp triển khai kế hoạch kinh doanh khi bạn cần điều hành doanh nghiệp.

Xem ngay tại https://maubienban.vn/ để sở hữu trọn bộ tài liệu hành chính chuẩn chỉnh, rút ngắn 70% thời giờ soạn thảo một cách an toàn và chuyên sâu.