Mẫu biên bản xử lý vi phạm lao động chuẩn – Tải ngay (Word/PDF)

Khi một người lao động vi phạm nội quy lao động, việc lập biên bản xử lý vi phạm lao động là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Biên bản không chỉ ghi nhận sự việc khách quan mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để doanh nghiệp áp dụng các hình thức kỷ luật từ khiển trách đến sa thải. Nếu không có biên bản hoặc biên bản sai sót, toàn bộ quyết định kỷ luật có thể bị tòa án tuyên vô hiệu, gây thiệt hại lớn.

Bài viết này cung cấp mẫu biên bản chuẩn theo BLLĐ và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, kèm hướng dẫn điền chi tiết để bạn sử dụng ngay.

Các trường hợp bắt buộc lập biên bản xử lý vi phạm lao động

Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, mọi hình thức xử lý kỷ luật lao động đều phải có biên bản họp xử lý kỷ luật. Các trường hợp cụ thể gồm:

1. Người lao động tự ý bỏ việc

Khi người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm, doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, theo Điều 126 BLLĐ, quyết định sa thải chỉ hợp pháp khi có biên bản xác nhận vắng mặt và biên bản họp xử lý kỷ luật. Nếu thiếu biên bản, quyết định sẽ bị hủy bỏ.

2. Vi phạm về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Đây là nhóm vi phạm phổ biến nhất: đi muộn, về sớm, nghỉ không phép, tự ý đổi ca. Các vi phạm này cần được lập biên bản ngay khi phát hiện làm căn cứ xử lý sau đó. Dù hình thức kỷ luật là khiển trách, vẫn cần biên bản để ghi nhận lỗi.

3. Vi phạm an toàn lao động, vệ sinh lao động

Bất kỳ hành vi nào gây mất an toàn, nguy hiểm cho bản thân hoặc đồng nghiệp đều phải lập biên bản. Đây là cơ sở để doanh nghiệp khắc phục và phòng ngừa rủi ro.

4. Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, bí mật kinh doanh

Với các hành vi liên quan đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu xử lý kỷ luật là 12 tháng. Biên bản cần được lập trong thời hiệu này, nếu không sẽ mất quyền xử lý.

Theo Điều 33 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động xử lý kỷ luật không đúng trình tự, thủ tục (ví dụ không tổ chức họp, không lập biên bản) sẽ bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu biên bản xử lý vi phạm lao động

Một biên bản hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các mục sau.

Thông tin chung

• Tên công ty, số biên bản, thời gian họp, địa điểm họp.
• Thành phần tham dự: người sử dụng lao động (hoặc người được ủy quyền), người lao động vi phạm, đại diện tổ chức đại diện người lao động (nếu là thành viên), tối thiểu 02 người làm chứng.
• Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị của từng người.

Lưu ý: Nếu thiếu đại diện tổ chức đại diện người lao động hoặc người làm chứng, biên bản có thể bị coi là vô hiệu.

Nội dung vi phạm

• Mô tả chi tiết hành vi vi phạm: thời gian, địa điểm, diễn biến, tần suất, mức độ thiệt hại.
• Trích dẫn điều khoản nội quy lao động đã được đăng ký với cơ quan nhà nước.
• Ghi nhận lời trình bày của người lao động – họ có quyền giải thích, đưa ra bằng chứng bào chữa.

Chữ ký và xác nhận

• Người lập biên bản ký; người lao động đọc lại nội dung và ký xác nhận.
• Nếu người lao động từ chối ký, yêu cầu 02 người làm chứng ký xác nhận việc từ chối.

Một số sai lầm cần tránh

• Ghi thiếu căn cứ ban hành nội quy lao động: nếu nội quy chưa đăng ký, biên bản sẽ vô hiệu.
• Lập biên bản sau khi hết thời hiệu: thông thường là 6 tháng, trừ vi phạm đặc biệt là 12 tháng.
• Quên gửi biên bản cho người lao động trong vòng 3 ngày làm việc.

Tải xuống mẫu biên bản xử lý vi phạm lao động chuẩn (Word/PDF)

Chúng tôi đã chuẩn bị mẫu biên bản xử lý vi phạm lao động đầy đủ, dạng khung sẵn, bạn chỉ cần điền thông tin. Tải ngay file Word hoặc PDF.

Tải mẫu Word: [Liên kết tải] Tải mẫu PDF: [Liên kết tải]

Ngoài ra, nếu bạn cần các mẫu biên bản xử lý vi phạm trong lĩnh vực khác, hãy xem: - Biên bản xử lý vi phạm hợp đồng thuê mặt bằng - Biên bản xử lý vi phạm nội quy khách sạn - Biên bản xử lý vi phạm hợp đồng thuê nhà

Kết luận

Biên bản xử lý vi phạm lao động là văn bản bắt buộc trong quy trình kỷ luật. Sử dụng mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đặc biệt là mức phạt lên tới 20 triệu đồng. Đừng chủ quan chỉ cần quyết định là đủ; hãy đảm bảo đầy đủ biên bản.

Tải ngay mẫu biên bản xử lý vi phạm lao động và áp dụng vào doanh nghiệp của bạn. Ghé thăm Mẫu Biên Bản để tham khảo thêm các mẫu văn bản hữu ích.