Biên bản xử lý hàng lỗi là gì? Khi nào cần lập?

Khái niệm biên bản xử lý hàng lỗi

Biên bản xử lý hàng lỗi ghi nhận hiện trạng, số lượng, nguyên nhân và hướng xử lý hàng hóa lỗi, hư hỏng. Đây là chứng cứ quan trọng để phân định trách nhiệm và hạch toán chi phí.

Các trường hợp cần lập biên bản xử lý hàng lỗi

Cần lập khi: phát hiện hàng kém chất lượng khi nhập kho; hàng hư hỏng do vận chuyển, bảo quản; hàng hết hạn tiêu hủy; trả lại nhà cung cấp. Lập ngay để giữ quyền khiếu nại theo Luật Thương mại.

Giá trị pháp lý của biên bản xử lý hàng lỗi

Biên bản là hồ sơ để hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế. Thiếu biên bản, chi phí bị loại, doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt. Biên bản cũng là căn cứ giải quyết tranh chấp.

Hướng dẫn cách lập biên bản xử lý hàng lỗi đúng chuẩn

Các thông tin bắt buộc phải có trong biên bản

Gồm: tên, số hiệu, ngày lập; thông tin các bên; mô tả hàng hóa (mã hàng, số lô, số lượng, đơn giá); nguyên nhân, trách nhiệm; phương án xử lý; chữ ký. Theo Luật Kế toán, chứng từ cần 7 nội dung tối thiểu.

Quy trình xác định nguyên nhân và mức độ thiệt hại hàng lỗi

Quy trình: tiếp nhận, cô lập, kiểm đếm, phân loại, định giá thiệt hại. Mức thiệt hại tính theo giá vốn và chi phí liên quan. Lưu ảnh hiện trường để tăng giá trị pháp lý.

Hướng dẫn kê khai bảng kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng

Kê khai mã hàng theo hóa đơn, phiếu nhập kho; ghi rõ số lô, ngày sản xuất, hạn dùng; phân loại hàng lỗi theo nguyên nhân.

Thành phần tham gia ký biên bản và số bản lưu hành

Gồm người lập, KCS, thủ kho, kế toán. Lập 2-3 bản, mỗi bên giữ một bản. Trả hàng nhà cung cấp cần thêm chữ ký bên bán.

Tải mẫu biên bản xử lý hàng lỗi mới nhất

Mẫu biên bản xử lý hàng lỗi cơ bản

Dùng cho hàng lỗi nhẹ sửa chữa hoặc giảm giá, nêu rõ số lượng, lý do, quyết định.

Mẫu biên bản báo cáo hàng lỗi trong sản xuất

Dùng khi lỗi tại dây chuyền sản xuất, xác định trách nhiệm, đề xuất khắc phục.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng

Dùng cho hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn; kèm bảng kiểm kê và đề xuất tiêu hủy hoặc thanh lý.

Mẫu biên bản trả lại hàng lỗi cho nhà cung cấp

Mẫu có căn cứ pháp lý để yêu cầu đổi trả, bồi thường, kèm cam kết thời gian xử lý.

Lưu ý pháp lý khi xử lý hàng lỗi, hàng hư hỏng

Quy định về chi phí khi hàng lỗi trong quá trình sản xuất

Chi phí hàng lỗi được trừ nếu có hồ sơ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Hạch toán hàng hóa bị hư hỏng theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC

Hàng hư hỏng do nguyên nhân khách quan, có hồ sơ đầy đủ thì tính vào chi phí được trừ. Hàng hư hỏng do thiếu trách nhiệm cá nhân thì phải bồi thường.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa hư hỏng – Mẫu 56/BB-XLHHVP

Mẫu 56/BB-XLHHVP theo Thông tư 39/2014/TT-BTC dùng để lập biên bản tiêu hủy, là chứng từ kèm khi xử lý hàng lỗi.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản xử lý hàng lỗi

• Thiếu chữ ký.
• Không ghi rõ mã hàng, số lô.
• Trễ thời hạn 15 ngày, mất quyền khiếu nại.
• Không lưu hồ sơ, chi phí bị loại.

Tham khảo thêm: biên bản xử lý vi phạm hợp đồng dịch vụ, biên bản xử lý công nợ phải trả quá hạn, biên bản xử lý chặt phá rừng trái phép.

Tải ngay các mẫu biên bản tại Mẫu Biên Bản.