Trong chiến dịch influencer marketing, việc sử dụng hình ảnh KOL (Key Opinion Leader) đòi hỏi sự đồng ý rõ ràng và hợp pháp. Một biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin thiết yếu về loại văn bản này.

Biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL là gì?

Khái niệm biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh

Biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL là văn bản pháp lý ghi nhận sự đồng ý của KOL cho phép doanh nghiệp sử dụng hình ảnh của họ trong phạm vi, thời gian và mục đích cụ thể. Văn bản này có thể được lập riêng hoặc là phụ lục của hợp đồng hợp tác.

Phân biệt biên bản xác nhận với hợp đồng thuê KOL và giấy ủy quyền

Khác với hợp đồng thuê KOL – bao gồm toàn bộ các điều khoản về nội dung, thù lao, KPI – biên bản xác nhận chỉ tập trung vào quyền sử dụng hình ảnh. Giấy ủy quyền lại cho phép một người đại diện cho người khác thực hiện giao dịch, không liên quan đến quyền tài sản trên hình ảnh. Biên bản này thiết lập quyền sử dụng hình ảnh như một tài sản riêng.

Vai trò trong chiến dịch influencer marketing

Trong bối cảnh thị trường influencer marketing tăng trưởng nhanh, nhiều doanh nghiệp gặp tranh chấp về quyền sử dụng hình ảnh sau chiến dịch. Biên bản xác nhận giúp phòng ngừa rủi ro, đảm bảo doanh nghiệp có thể tái sử dụng hình ảnh hợp pháp cho các mục đích truyền thông mà không lo vi phạm pháp luật.

Vì sao cần có biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL?

Nhiều vụ kiện liên quan đến sử dụng hình ảnh người nổi tiếng trái phép xuất phát từ việc thiếu văn bản xác nhận. Chi phí pháp lý cho một vụ tranh chấp kéo dài có thể lên đến hàng trăm triệu đồng, gấp nhiều lần chi phí soạn thảo biên bản. Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ AI, việc chỉnh sửa hình ảnh trái phép càng trở nên phổ biến, do đó biên bản cần có điều khoản bảo vệ hình ảnh KOL khỏi các hành vi can thiệp kỹ thuật số.

Cơ sở pháp lý về quyền sử dụng hình ảnh cá nhân tại Việt Nam

Quy định về quyền hình ảnh cá nhân theo Bộ luật Dân sự

Theo Điều 32 Bộ luật Dân sự, cá nhân có quyền đối với hình ảnh của mình và việc sử dụng hình ảnh phải được người đó đồng ý. Đây là nền tảng pháp lý vững chắc cho biên bản xác nhận. Các trường hợp ngoại lệ (vì lợi ích quốc gia, công cộng) không áp dụng cho mục đích thương mại.

Quyền sở hữu nội dung và hình ảnh khi làm việc với KOL

Theo Luật Sở hữu trí tuệ, nếu không có thỏa thuận riêng, KOL là tác giả của nội dung do họ sáng tạo. Biên bản xác nhận chỉ giải quyết quyền sử dụng hình ảnh (nhân thân), không chuyển nhượng quyền tác giả. Do đó, doanh nghiệp cần kết hợp với hợp đồng chính để có đầy đủ quyền khai thác.

Các trường hợp cần lập biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL

Khi hợp tác ngắn hạn, chiến dịch quảng cáo một lần

Trong các chiến dịch ngắn hạn, biên bản giúp doanh nghiệp được phép dùng hình ảnh sau khi chiến dịch kết thúc, ví dụ cho báo cáo nội bộ hay tiếp thị lại mà không cần xin phép lại.

Khi sử dụng lại nội dung cũ của KOL

Nhiều thương hiệu muốn tận dụng nội dung cũ để duy trì hiện diện. Biên bản ký mới với điều khoản về phí tái sử dụng giúp tránh tranh chấp.

Khi chấm dứt, thanh lý hợp đồng hợp tác

Khi hợp đồng chấm dứt, biên bản xác nhận riêng giúp doanh nghiệp giữ quyền sử dụng hình ảnh đã sản xuất mà không bị vô hiệu theo hợp đồng chính.

Nội dung chính của biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL

Thông tin các bên tham gia

Cần ghi đầy đủ tên pháp lý, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và tên chính chủ, số CCCD, địa chỉ của KOL. Điều này đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng cưỡng chế nếu có tranh chấp.

Phạm vi và mục đích sử dụng hình ảnh

Phải liệt kê cụ thể nơi sử dụng: website, mạng xã hội, poster, TVC... Nếu không nêu rõ, việc sử dụng ngoài phạm vi sẽ bị coi là vi phạm.

Thời hạn sử dụng và lãnh thổ sử dụng

Thông thường từ 3 tháng đến 1 năm, tùy thỏa thuận. Nếu sử dụng dài hơn, cần đàm phán lại thù lao.

Quyền chỉnh sửa, gia công hình ảnh

Nêu rõ mức độ chỉnh sửa cho phép: cắt cúp, thay màu, thêm chữ, hay chỉnh sửa khuôn mặt. Đặc biệt, cần có điều khoản cấm sử dụng AI để biến đổi khuôn mặt khi chưa có sự đồng ý.

Thù lao và phương thức thanh toán

Ghi rõ số tiền hoặc xác nhận thù lao đã bao gồm trong hợp đồng chính. Nếu sử dụng hình ảnh lâu hơn, cần quy định phí bổ sung.

Cam kết và trách nhiệm của các bên

KOL cam kết không tạo dựng hình ảnh phản cảm; doanh nghiệp cam kết sử dụng hình ảnh đúng mục đích, không vi phạm pháp luật.

Điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Theo Bộ luật Dân sự, mức phạt thường từ 8-15% giá trị hợp đồng. Có thể thỏa thuận cao hơn để tăng tính răn đe.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL chuẩn

Các bước chuẩn bị trước khi soạn thảo

Cần chuẩn bị hợp đồng thuê KOL, danh sách hình ảnh dự kiến sử dụng, xác định rõ các bộ phận liên quan và mốc thời gian. Tham khảo biên bản xác nhận lịch đăng bài KOL để hiểu cách thức lập biên bản tương tự.

Lưu ý về ngôn ngữ và cách diễn đạt điều khoản

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, tránh mơ hồ. Mỗi điều khoản cần cụ thể về phạm vi, thời gian, mục đích. Đồng thời, tham khảo biên bản xác nhận KPI truyền thông KOL để thống nhất cách đo lường hiệu quả.

Quy trình ký kết và xác nhận pháp lý

Cả hai bên ký tên, đóng dấu (nếu có) để tăng giá trị pháp lý. Nên công chứng nếu cần thiết. Việc này giúp biên bản trở thành chứng cứ vững chắc khi xảy ra tranh chấp.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc nêu rõ phạm vi lãnh thổ, thời hạn sử dụng, hoặc quên đề cập quyền chỉnh sửa. Một sai lầm phổ biến khác là không ghi rõ mức phạt vi phạm, dẫn đến khó xử lý khi KOL làm trái cam kết.

Mẫu biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL

Bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản có sẵn để áp dụng. Ngoài ra, biên bản xác nhận chi phí bảo trì nâng cấp ERP là một ví dụ về biên bản xác nhận trong lĩnh vực khác, giúp bạn hình dung cách trình bày.

Câu hỏi thường gặp về biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL

Biên bản xác nhận có thay thế được hợp đồng thuê KOL không?

Không. Biên bản chỉ bổ sung, làm rõ quyền sử dụng hình ảnh. Hợp đồng chính vẫn cần thiết cho các điều khoản khác.

KOL có được tự ý rút lại quyền sử dụng hình ảnh không?

Không, nếu biên bản đã ký và không có điều khoản cho phép rút lại. Doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường nếu KOL tự ý hủy bỏ.

Thời hạn sử dụng hình ảnh trong biên bản thường kéo dài bao lâu?

Tùy thỏa thuận, phổ biến từ 6 tháng đến 1 năm. Đối với hình ảnh đại diện thương hiệu, có thể lâu hơn.

Xử lý thế nào khi KOL vi phạm cam kết trong biên bản?

Doanh nghiệp có thể áp dụng điều khoản phạt, yêu cầu bồi thường thiệt hại, hoặc khởi kiện ra tòa theo quy định.

Kết luận

Biên bản xác nhận quyền sử dụng hình ảnh KOL là văn bản không thể thiếu trong bất kỳ chiến dịch influencer marketing nào. Nó bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, ngăn ngừa tranh chấp và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Hãy xây dựng biên bản chi tiết, rõ ràng và luôn đồng hành cùng hợp đồng chính. Để có thêm nhiều mẫu biên bản hữu ích, hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay.