Biên bản ủy quyền: Mẫu tham khảo, nội dung, căn cứ pháp lý và cách lập

Biên bản ủy quyền được sử dụng để ghi nhận việc một cá nhân hoặc tổ chức giao cho cá nhân, tổ chức khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc trong phạm vi, thời hạn và điều kiện đã thỏa thuận. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản ủy quyền tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên và nội dung chấm dứt ủy quyền. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản phù hợp với nhu cầu ủy quyền trong thực tế.

Biên bản ủy quyền là gì?

Biên bản ủy quyền là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền về việc bên được ủy quyền thay mặt hoặc nhân danh bên ủy quyền thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.

Nội dung ủy quyền có thể liên quan đến:

• Làm việc với cơ quan, tổ chức.
• Ký và nhận hồ sơ, giấy tờ.
• Thực hiện giao dịch trong phạm vi được ủy quyền.
• Quản lý, bàn giao tài sản.
• Đại diện giải quyết một công việc cụ thể.
• Thực hiện các thủ tục hành chính.
• Thực hiện quyền và nghĩa vụ theo một hợp đồng hoặc giao dịch.

Phạm vi ủy quyền cần được xác định cụ thể và rõ ràng, tránh sử dụng những nội dung quá chung chung khiến khó xác định quyền hạn của người được ủy quyền.

Căn cứ pháp lý về ủy quyền

1. Bộ luật Dân sự 2015

Căn cứ pháp lý quan trọng nhất đối với quan hệ ủy quyền dân sự là Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt các quy định về hợp đồng ủy quyền.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Các bên cần lưu ý những nội dung về:

• Phạm vi đại diện, ủy quyền.
• Thời hạn ủy quyền.
• Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền.
• Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền.
• Ủy quyền lại.
• Chấm dứt ủy quyền.
• Trách nhiệm khi thực hiện vượt quá phạm vi được ủy quyền.

2. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và pháp luật chuyên ngành

Nếu việc ủy quyền nhằm tham gia tố tụng, thực hiện thủ tục hành chính, giao dịch về đất đai, nhà ở, doanh nghiệp hoặc một lĩnh vực đặc thù, cần xem xét thêm quy định pháp luật chuyên ngành.

Không nên sử dụng một mẫu ủy quyền dân sự thông thường cho mọi trường hợp.

3. Quy định về công chứng, chứng thực

Một số giao dịch hoặc thủ tục có thể yêu cầu văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực, tùy tính chất giao dịch và quy định pháp luật áp dụng.

Do đó, trước khi ký, cần kiểm tra cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc quy định của giao dịch cụ thể có yêu cầu về hình thức của văn bản ủy quyền hay không.

Lưu ý: Không phải mọi văn bản ủy quyền đều bắt buộc công chứng hoặc chứng thực. Hình thức của văn bản cần được xác định dựa trên nội dung ủy quyền và giao dịch cụ thể.

Mẫu biên bản ủy quyền tham khảo

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN ỦY QUYỀN

Số: 01/BB-UQ/2026

Hôm nay, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Hà Nội, chúng tôi gồm:

I. BÊN ỦY QUYỀN

Họ và tên: Nguyễn Văn A

Ngày sinh: ………………………

Số CCCD: ………………………

Ngày cấp: ………………………

Nơi cấp: ………………………

Địa chỉ: ………………………

Số điện thoại: ………………………

Sau đây gọi là Bên ủy quyền.

II. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN

Họ và tên: Trần Văn B

Ngày sinh: ………………………

Số CCCD: ………………………

Ngày cấp: ………………………

Nơi cấp: ………………………

Địa chỉ: ………………………

Số điện thoại: ………………………

Sau đây gọi là Bên được ủy quyền.

Hai bên thống nhất lập Biên bản ủy quyền với các nội dung sau:

Điều 1. Nội dung ủy quyền

Bên ủy quyền đồng ý ủy quyền cho Bên được ủy quyền thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau:

1. Liên hệ và làm việc với …………………… về nội dung …………………….
2. Nộp, nhận và ký xác nhận các hồ sơ, tài liệu liên quan trong phạm vi được ủy quyền.
3. Nhận kết quả giải quyết hồ sơ.
4. Thực hiện các công việc cần thiết khác có liên quan trực tiếp đến nội dung nêu trên, trong phạm vi pháp luật cho phép.

Bên được ủy quyền không được tự ý thực hiện các giao dịch hoặc công việc nằm ngoài phạm vi ủy quyền nêu tại Biên bản này.

Điều 2. Thời hạn ủy quyền

Thời hạn ủy quyền kể từ ngày 18/08/2026 đến hết ngày 18/11/2026.

Việc gia hạn ủy quyền, nếu có, phải được các bên thỏa thuận theo hình thức phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của Bên ủy quyền

Bên ủy quyền có các quyền và nghĩa vụ:

1. Cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để Bên được ủy quyền thực hiện công việc.
2. Chịu trách nhiệm về những nội dung đã ủy quyền trong phạm vi pháp luật quy định.
3. Yêu cầu Bên được ủy quyền thông báo về tình hình thực hiện công việc.
4. Nhận kết quả và tài liệu liên quan sau khi công việc hoàn thành.
5. Thanh toán thù lao và các chi phí hợp lý theo thỏa thuận nếu có.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên được ủy quyền

Bên được ủy quyền có các quyền và nghĩa vụ:

1. Thực hiện công việc đúng phạm vi được ủy quyền.
2. Thông báo cho Bên ủy quyền về quá trình và kết quả thực hiện công việc khi được yêu cầu.
3. Bảo quản và hoàn trả tài liệu, tài sản được giao.
4. Không sử dụng việc ủy quyền để thực hiện các công việc ngoài phạm vi được giao.
5. Bồi thường thiệt hại nếu có hành vi vi phạm nghĩa vụ theo quy định pháp luật và thỏa thuận của các bên.

Điều 5. Thù lao và chi phí

Hai bên thống nhất việc ủy quyền:

Có/Không có thù lao.

Trường hợp phát sinh chi phí cần thiết để thực hiện công việc, các bên thống nhất:

……………………………………………………………………

Điều 6. Ủy quyền lại

Bên được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác, trừ trường hợp được Bên ủy quyền đồng ý và việc ủy quyền lại phù hợp với quy định pháp luật.

Điều 7. Chấm dứt ủy quyền

Việc ủy quyền chấm dứt trong các trường hợp:

1. Hết thời hạn ủy quyền.
2. Công việc được ủy quyền đã hoàn thành.
3. Các bên thỏa thuận chấm dứt.
4. Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

Khi việc ủy quyền chấm dứt, Bên được ủy quyền có trách nhiệm hoàn trả các tài liệu, giấy tờ, tài sản đã nhận từ Bên ủy quyền theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Điều 8. Cam kết của các bên

Hai bên cam kết:

1. Thông tin cung cấp trong Biên bản là đúng sự thật.
2. Việc ủy quyền được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
3. Bên được ủy quyền chỉ thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền.
4. Các bên chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình.
5. Mọi sửa đổi, bổ sung liên quan đến nội dung ủy quyền được thực hiện theo thỏa thuận và quy định pháp luật áp dụng.

Điều 9. Hiệu lực của Biên bản

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày các bên ký, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Các bên đã đọc, hiểu và đồng ý với toàn bộ nội dung Biên bản trước khi ký.

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn A

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Văn B

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản ủy quyền đúng quy định

Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền

Phần này cần ghi rõ họ tên, số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, số điện thoại của từng bên. Đối với tổ chức, cần ghi tên công ty, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật, chức vụ. Thông tin phải chính xác, khớp với giấy tờ tùy thân để biên bản có hiệu lực.

Nội dung và phạm vi ủy quyền

Đây là phần quan trọng nhất. Phải mô tả cụ thể công việc được ủy quyền, ví dụ: ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ, nhận tài sản, đại diện giải quyết thủ tục hành chính. Phạm vi càng chi tiết, rõ ràng càng hạn chế rủi ro bên được ủy quyền lạm dụng. Tránh ghi chung chung như "ủy quyền giải quyết mọi công việc" vì có thể bị tòa án tuyên vô hiệu.

Thời hạn hiệu lực của biên bản ủy quyền

Cần xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc hiệu lực. Nếu không ghi, theo quy định, hiệu lực tối đa là 1 năm. Thời hạn có thể kết thúc trước khi hết hạn nếu bên ủy quyền hủy bỏ hoặc bên được ủy quyền từ chối. Nên ghi rõ ngày cụ thể hoặc sự kiện hoàn thành công việc.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quy định trách nhiệm của bên được ủy quyền trong việc thực hiện công việc, báo cáo kết quả, giữ gìn tài sản, không được chuyển giao lại cho người khác nếu không được đồng ý. Bên ủy quyền có nghĩa vụ cung cấp thông tin, giấy tờ cần thiết và thanh toán chi phí hợp lý. Việc nêu rõ quyền và nghĩa vụ giúp phân định trách nhiệm khi xảy ra vi phạm.

Các trường hợp sử dụng biên bản ủy quyền phổ biến

Biên bản ủy quyền cá nhân cho cá nhân

Thường dùng khi cá nhân nhờ người thân, bạn bè thay mình thực hiện các thủ tục như nộp hồ sơ xin việc, nhận lương hộ, đăng ký kết hôn, hoặc nhận hàng hóa. Ví dụ, khi một người đi xa không thể nhận xe thuê, có thể lập biên bản ủy quyền cho người khác nhận thay. Tham khảo thêm biên bản tra xe thuê để hiểu cách trình bày.

Biên bản ủy quyền công ty cho cá nhân

Doanh nghiệp thường ủy quyền cho nhân viên đại diện ký hợp đồng, đàm phán, nộp thuế, hoặc tham gia tố tụng. Mẫu này cần có dấu công ty và chữ ký của người đại diện pháp luật. Trong lĩnh vực tuyển dụng, công ty có thể ủy quyền cho cá nhân phỏng vấn, tuyển dụng nhân sự – xem thêm biên bản tuyển dụng nhân sự sản xuất.

Biên bản ủy quyền giải quyết công việc

Dùng khi một người cần người khác thay mình xử lý một công việc cụ thể như nộp hồ sơ thi hành án, đòi nợ, chuyển nhượng tài sản. Phạm vi phải ghi rõ để đúng pháp luật.

Biên bản ủy quyền đất đai, sổ đỏ

Trong lĩnh vực bất động sản, biên bản ủy quyền thường liên quan đến việc làm sổ đỏ, chuyển nhượng, thế chấp. Các trường hợp này bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực để có giá trị pháp lý.

Tải mẫu biên bản ủy quyền trực tiếp (file DOC/DOCX/PDF)

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải trực tiếp các mẫu biên bản ủy quyền có sẵn định dạng DOC/DOCX/PDF từ các trang web uy tín. Mẫu thường được thiết kế sẵn khung, chỉ cần điền thông tin vào. Tuy nhiên, cần kiểm tra mẫu có phù hợp với nhu cầu và cập nhật theo quy định mới nhất của pháp luật.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản ủy quyền để tránh vô hiệu

Một số sai lầm thường gặp khi soạn thảo

• Không ghi rõ phạm vi ủy quyền, dẫn đến bên được ủy quyền tự ý làm ngoài phạm vi.
• Thiếu chữ ký, điểm chỉ hoặc không có người làm chứng khi cần thiết.
• Không công chứng, chứng thực trong các trường hợp pháp luật yêu cầu (như mua bán đất đai).
• Sử dụng mẫu cũ, không còn phù hợp với quy định hiện hành.
• Không ghi ngày tháng, thời hạn hiệu lực, gây tranh cãi.

Cách xử lý khi biên bản ủy quyền hết hiệu lực hoặc bị hủy bỏ

Khi hết thời hạn hoặc hoàn thành công việc, biên bản tự động chấm dứt. Bên ủy quyền có thể hủy bỏ bất cứ lúc nào bằng văn bản thông báo cho bên được ủy quyền và bên thứ ba liên quan. Nếu có tranh chấp, cần lập biên bản thanh lý hoặc hủy bỏ rõ ràng. Trong một số tình huống liên quan đến trách nhiệm cá nhân, việc kiểm điểm lại có thể cần đến mẫu biên bản tự kiểm điểm – tham khảo biên bản tự kiểm điểm cá nhân đảng viên để biết cách trình bày.

Câu hỏi thường gặp về biên bản ủy quyền

Biên bản ủy quyền dùng để làm gì?

Dùng để ghi nhận việc một cá nhân hoặc tổ chức giao cho người khác thực hiện một hoặc một số công việc trong phạm vi được xác định.

Biên bản ủy quyền cần có những gì?

Cần có thông tin các bên, nội dung và phạm vi ủy quyền, thời hạn, quyền và nghĩa vụ, chấm dứt ủy quyền và chữ ký xác nhận.

Có bắt buộc công chứng không?

Không phải mọi trường hợp. Cần căn cứ vào nội dung giao dịch và pháp luật áp dụng.

Có thể ủy quyền ký hợp đồng không?

Có, nếu nội dung ủy quyền cho phép và người ủy quyền có thẩm quyền đối với giao dịch đó.

Có được ủy quyền lại không?

Chỉ khi đáp ứng điều kiện theo pháp luật và thỏa thuận ủy quyền.

Có thể chấm dứt ủy quyền trước thời hạn không?

Có thể trong những trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên cho phép.

Có cần ghi thời hạn ủy quyền không?

Nên ghi rõ để xác định giới hạn thời gian thực hiện quyền được ủy quyền.

Có cần ghi phạm vi ủy quyền cụ thể không?

Có. Đây là nội dung quan trọng để xác định quyền hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền.

Mẫu biên bản ủy quyền có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo, cần điều chỉnh theo từng giao dịch và yêu cầu pháp luật cụ thể.

Kết luận

Biên bản ủy quyền là công cụ pháp lý quan trọng, giúp mọi giao dịch ủy quyền diễn ra minh bạch và an toàn. Việc nắm vững cách soạn thảo, các lưu ý để tránh vô hiệu là điều cần thiết cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Nếu bạn cần tham khảo thêm nhiều mẫu biên bản khác nhau, hãy truy cập Mẫu Biên Bản – nơi cung cấp đa dạng các mẫu văn bản thông dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.