Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ là văn bản không thể thiếu khi kết thúc một chương trình tài trợ, dù là tài trợ sự kiện, truyền thông hay dự án. Nó không chỉ giúp các bên chốt lại nghĩa vụ đã thực hiện mà còn là căn cứ pháp lý để quyết toán thuế và tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết và cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ miễn phí dạng Word.

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ là gì?

Khái niệm

Theo Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng tài trợ là sự thỏa thuận giữa bên tài trợ và bên nhận tài trợ, theo đó bên tài trợ chuyển giao tài sản (tiền, hiện vật, quyền tài sản) cho bên nhận để thực hiện một mục đích nhất định mà không có điều kiện hoàn trả trực tiếp. Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ là văn bản ghi nhận việc các bên xác nhận kết thúc các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng sau khi đã hoàn thành hoặc chấm dứt trước thời hạn.

Bản chất pháp lý và vai trò

Biên bản thanh lý không phải là một hợp đồng mới mà là văn bản xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng. Nó có giá trị như một chứng từ kế toán, giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí tài trợ đúng theo Luật Kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong thực tiễn, khi có tranh chấp, biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng để Tòa án xác định các bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hay chưa.

Phân biệt với phụ lục hợp đồng

Phụ lục hợp đồng bổ sung, sửa đổi hoặc làm rõ các điều khoản của hợp đồng gốc (Điều 403 BLDS 2015); nó không làm chấm dứt hợp đồng. Ngược lại, biên bản thanh lý xác nhận hợp đồng đã kết thúc, các bên không còn nghĩa vụ thực hiện tiếp. Nhầm lẫn giữa hai loại này có thể khiến doanh nghiệp vẫn bị đối tác yêu cầu thực hiện tiếp tài trợ sau khi đã "thanh lý" nhưng lại ký phụ lục gia hạn.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ?

Theo Điều 422 BLDS 2015, hợp đồng chấm dứt khi đã hoàn thành, được thỏa thuận, hết thời hạn, hủy bỏ hoặc không thể thực hiện do bất khả kháng. Trong hoạt động tài trợ, việc thanh lý là bắt buộc khi bên tài trợ đã chuyển toàn bộ giá trị và bên nhận đã tổ chức sự kiện theo cam kết, nhằm xác nhận công nợ cuối cùng và làm cơ sở quyết toán.

Hoàn thành đúng hạn

Đây là trường hợp phổ biến nhất: hợp đồng tài trợ quy định thời hạn kết thúc và hai bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ. Biên bản cần ghi rõ "hợp đồng hoàn thành đúng hạn" và xác nhận giá trị tài trợ đã giải ngân đủ.

Thanh lý trước thời hạn

Xảy ra khi sự kiện bị hủy bỏ hoặc thay đổi định hướng. Biên bản phải ghi rõ ai chịu chi phí phát sinh, giá trị đã giải ngân và phần còn lại được xử lý ra sao. Nếu không có thỏa thuận trước, bên yêu cầu chấm dứt có thể phải bồi thường theo Điều 419 BLDS.

Trường hợp bất khả kháng

Do thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh hoặc quyết định của cơ quan nhà nước. Biên bản cần mô tả sự kiện, xác nhận thiệt hại thực tế và quyết toán phần giá trị đã giải ngân. Nếu sự kiện không diễn ra, bên nhận phải hoàn trả theo Điều 427 BLDS.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Thông tin các bên

Cần ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số CMND/CCCD. Với hợp đồng 3 bên, xác định rõ vai trò từng bên (bên tài trợ, bên nhận tài trợ, bên trung gian) để tránh nhầm lẫn trách nhiệm.

Căn cứ pháp lý

Dẫn chiếu Bộ luật Dân sự 2015, số và ngày ký hợp đồng gốc, các phụ lục và biên bản nghiệm thu liên quan.

Xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ

Bên nhận tài trợ xác nhận đã nhận đủ tài trợ, sử dụng đúng mục đích, gửi báo cáo nghiệm thu và hóa đơn cho bên tài trợ. Với tài trợ truyền thông, cần ghi rõ số bài đăng, lượt hiển thị, thời lượng quảng cáo.

Quyết toán giá trị tài trợ

Ghi rõ tổng giá trị ban đầu, giá trị đã giải ngân từng đợt, giá trị thực tế sử dụng và chênh lệch. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản chưa dùng hết phải được hoàn trả hoặc xử lý theo thỏa thuận.

Chấm dứt quyền và nghĩa vụ

Các bên xác nhận kể từ ngày ký biên bản, mọi quyền và nghĩa vụ coi như hoàn tất; không bên nào được khiếu nại về các nghĩa vụ phát sinh sau ngày này.

Cam kết không tranh chấp

Nếu có khiếu nại, các bên giải quyết theo thương lượng, hòa giải trước khi khởi kiện tại Tòa án.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Nguyên tắc pháp lý

Tuân thủ nguyên tắc "sự thỏa thuận" và "không trái đạo đức xã hội, không trái pháp luật" (Điều 3 BLDS 2015). Không tạo nghĩa vụ mới, không sửa đổi hợp đồng gốc trừ khi cần.

Hướng dẫn điền thông tin

Dùng động từ rõ ràng như "đã thực hiện đầy đủ", "đã hoàn thành", không dùng "dự kiến". Các con số viết bằng cả số và chữ. Với hợp đồng 3 bên, lập bảng phụ lục chi tiết từng đợt giải ngân.

Lưu ý về ngôn ngữ

Ngôn ngữ trang trọng, khách quan, tránh từ mơ hồ như "tạm tính". Nếu hợp đồng gốc soạn bằng tiếng nước ngoài, biên bản nên làm song ngữ và xác định ngôn ngữ ưu tiên.

Giá trị pháp lý sau khi ký

Sau khi ký, không bên nào được yêu cầu tiếp tục thực hiện hợp đồng. Biên bản là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán; thiếu biên bản có thể bị xuất toán chi phí tài trợ.

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên – Điểm khác biệt

Cấu trúc biên bản 3 bên

Gồm: tiêu đề, thông tin ba bên, căn cứ pháp lý, nội dung xác nhận kết quả (bảng giá trị và phân chia trách nhiệm), quyết toán, cam kết chấm dứt, chữ ký và dấu.

Xác định nghĩa vụ giữa các bên

Cần xác định rõ: bên tài trợ là người bỏ tiền, bên nhận tài trợ là người thụ hưởng trực tiếp, bên tổ chức sự kiện là đơn vị vận hành. Nếu bên tài trợ chuyển tiền thẳng cho bên tổ chức, biên bản phải ghi rõ bên nào nhận tiền, bên nào xuất hóa đơn và gửi báo cáo nghiệm thu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên

Ngoài ra, nếu hợp đồng có yếu tố môi giới, bạn có thể tham khảo thêm mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới dự án để có cái nhìn đầy đủ hơn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ (Tải miễn phí)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ dạng Word chuẩn

Được biên tập theo Bộ luật Dân sự 2015, có đầy đủ các mục từ thông tin các bên, căn cứ pháp lý, xác nhận nghĩa vụ đến cam kết chấm dứt.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ 3 bên chi tiết

Dành cho hợp đồng có sự tham gia của bên tổ chức sự kiện hoặc bên trung gian.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ truyền thông – quảng cáo

Có thêm phần kết quả truyền thông đạt được như số bài đăng, lượt hiển thị, thời lượng quảng cáo. Liên quan đến các mẫu thanh lý hợp đồng quảng cáo trên đài phát thanh và truyền hình, bạn có thể tham khảo: mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo radio và mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo truyền hình.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu

Tải mẫu về máy, kiểm tra các trường dữ liệu, thay thế thông tin thực tế trước khi ký. Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ.

Một số câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Biên bản thanh lý có bắt buộc công chứng không?

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, biên bản thanh lý không thuộc danh mục bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã công chứng, nên công chứng biên bản thanh lý để tăng giá trị chứng cứ.

Thanh lý khi chưa giải ngân hết có được không?

Hoàn toàn được. Biên bản cần ghi rõ số tiền đã giải ngân, số còn lại và thỏa thuận xử lý (hủy bỏ, chuyển mục đích khác hoặc hoàn trả). Thực tế thường là bên nhận hoàn trả khoản chưa dùng hết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Biên bản thanh lý có thay thế hợp đồng tài trợ không?

Không. Biên bản thanh lý chỉ xác nhận sự chấm dứt, không xác lập quyền và nghĩa vụ mới như hợp đồng tài trợ.

Xử lý vi phạm nghĩa vụ trước khi thanh lý như thế nào?

Nếu một bên vi phạm, cần xử lý theo hợp đồng và Điều 301 Luật Thương mại 2005. Trước khi ký thanh lý, các bên phải giải quyết xong vi phạm; nếu không, biên bản phải ghi rõ thỏa thuận bồi thường hoặc quyền khởi kiện.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ là một công cụ pháp lý quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên và đảm bảo tính minh bạch trong quyết toán. Hãy tải ngay các mẫu biên bản miễn phí và điều chỉnh phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ Mẫu Biên Bản.