Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm là văn bản pháp lý ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng sau khi các quyền và nghĩa vụ đã được thực hiện xong. Khác với phụ lục hợp đồng (bổ sung, sửa đổi điều khoản), biên bản thanh lý mang bản chất xác nhận "kết thúc mối quan hệ hợp đồng" – tương đương với thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo Điều 422.1.d Bộ luật Dân sự 2015. Đối với hàng hóa nguy hiểm, loại biên bản này đòi hỏi các nội dung đặc thù như: kiểm đếm hàng hóa, xác nhận an toàn trong toàn bộ quá trình vận chuyển, đối chiếu giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm theo Nghị định 42/2020/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm

Việc thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm cần căn cứ vào các văn bản pháp luật sau:

• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 423) quy định căn cứ chấm dứt hợp đồng và hậu quả pháp lý khi chấm dứt.
• Luật Thương mại 2005 (Điều 75, 301, 312, 313) điều chỉnh hợp đồng dịch vụ vận chuyển và xử lý vi phạm.
• Luật Giao thông đường bộ 2008 (sửa đổi, bổ sung 2019) quy định về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm trên đường bộ.
• Nghị định 42/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, bao gồm điều kiện phương tiện, người lái xe, người áp tải và giấy phép vận chuyển.
• Nghị định 100/2019/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 123/2021/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm giao thông liên quan đến hàng nguy hiểm.
• Luật Bảo vệ môi trường 2020 quy định trách nhiệm bồi thường thiệt hại về môi trường do sự cố hóa chất, chất thải nguy hại.

Ngoài ra, cần rà soát Thông tư liên quan nếu hợp đồng kết hợp đường bộ và đường thủy.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm?

• Phòng ngừa tranh chấp: Biên bản thanh lý là bằng chứng pháp lý chứng minh các bên đã hoàn thành nghĩa vụ, tránh các khiếu kiện sau khi hợp đồng kết thúc.
• Xác định thời hiệu khởi kiện: Theo Điều 429 BLDS 2015, thời hiệu khởi kiện là 3 năm; biên bản giúp xác định mốc thời gian rõ ràng.
• Hoàn tất thủ tục kế toán, thuế: Là chứng từ quan trọng để quyết toán chi phí, doanh thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Chốt trách nhiệm bồi thường: Đặc biệt hữu ích khi xảy ra sự cố rò rỉ, cháy nổ, ô nhiễm môi trường trong quá trình vận chuyển.
• Giải quyết bảo hiểm: Là điều kiện cần để hoàn tất hồ sơ bảo hiểm trách nhiệm dân sự theo Nghị định 03/2021/NĐ-CP.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm chi tiết nhất

Phần thông tin chung và căn cứ pháp lý của biên bản

Phần này ghi rõ: tên biên bản, số biên bản, thời gian, địa điểm lập; thông tin các bên (tên pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện). Căn cứ pháp lý cần liệt kê số hợp đồng gốc, ngày ký, các phụ lục, biên bản bàn giao hàng hóa và giấy phép vận chuyển hàng nguy hiểm.

Phần nội dung thanh lý: đối chiếu nghĩa vụ đã hoàn thành của các bên

Cần lập bảng đối chiếu: nghĩa vụ theo hợp đồng, khối lượng đã thực hiện, kết quả xác nhận, ghi chú. Với bên vận chuyển: khối lượng hàng, tuyến đường, thời gian giao nhận, tình trạng hàng hóa. Với bên thuê vận chuyển: cước phí đã thanh toán, chi phí phát sinh, chứng từ giao nhận. Đặc biệt, phải ghi rõ mã UN, số chuyến, tình trạng an toàn của từng chuyến.

Phần xác nhận chấm dứt hợp đồng và cam kết của các bên

Hai bên xác nhận chấm dứt hợp đồng kể từ thời điểm ký biên bản, cam kết không khiếu kiện về các nghĩa vụ đã hoàn thành. Với hàng nguy hiểm, cần thêm cam kết về việc mọi rủi ro phát sinh sau bàn giao thuộc về bên nhận hàng. Biên bản thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

Phần chữ ký, xác nhận của đại diện hai bên

Chữ ký phải đúng thẩm quyền, có dấu đỏ (nếu là pháp nhân). Nên có chữ ký của người giao/nhận hàng hoặc người áp tải để tăng độ tin cậy. Nếu ký điện tử, cần đáp ứng quy định về chữ ký điện tử an toàn.

Các điều khoản quan trọng cần lưu ý khi thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm

Xác nhận tình trạng hàng hóa nguy hiểm khi bàn giao và kết thúc vận chuyển

Ghi chi tiết số kiện, trọng lượng, mã hiệu, tình trạng bao bì, niêm phong tại thời điểm bàn giao. Đối với hàng hóa dễ bay hơi, cần xác nhận khối lượng hao hụt tự nhiên. Nên quy định thời gian bảo hành phát hiện hư hỏng (7–15 ngày) để xử lý vấn đề phát sinh muộn.

Xử lý các khoản cước phí, chi phí phát sinh trước khi thanh lý

Lập bảng quyết toán cuối cùng bao gồm: tổng cước phí, các khoản đã tạm ứng, phụ phí nhiên liệu, phí cầu đường, phí chờ đợi, phí lưu kho. Đảm bảo tất cả chi phí phát sinh đã có hóa đơn, chứng từ. Nếu có bù trừ công nợ, ghi rõ căn cứ và số tiền còn lại phải thanh toán.

Trách nhiệm bồi thường thiệt hại do hàng hóa nguy hiểm gây ra trong quá trình vận chuyển

Theo Điều 48 Nghị định 42/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân vận chuyển phải bồi thường nếu không chứng minh được lỗi thuộc về bên thuê hoặc bất khả kháng. Biên bản cần xác nhận rõ bên chịu trách nhiệm đối với chi phí khắc phục ô nhiễm, thiệt hại theo Luật Bảo vệ môi trường 2020. Mức phạt vi phạm không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm (Điều 301 Luật Thương mại).

Quy trình soạn thảo và hoàn tất biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm

Bước 1: Rà soát toàn bộ hợp đồng vận chuyển gốc và phụ lục kèm theo

Kiểm tra số hợp đồng, ngày ký, các điều khoản về thanh lý, phụ lục, biên bản bàn giao để đảm bảo thông tin chính xác.

Bước 2: Đối chiếu tiến độ, khối lượng và nghĩa vụ các bên đã thực hiện

Sử dụng bảng đối chiếu chi tiết, ghi rõ từng nghĩa vụ đã hoàn thành và còn tồn đọng (nếu có).

Bước 3: Soạn thảo biên bản thanh lý theo mẫu chuẩn

Áp dụng mẫu phù hợp với loại hình vận chuyển, bổ sung các điều khoản đặc thù về hàng nguy hiểm.

Bước 4: Tổ chức ký kết và lưu trữ biên bản

Sắp xếp buổi ký kết, xác nhận chữ ký, dấu, và lưu trữ hồ sơ đầy đủ cho cả hai bên.

Một số lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm

• Thiếu số hợp đồng gốc, ngày ký, hoặc thông tin sai lệch về các bên.
• Phần đối chiếu nghĩa vụ chung chung, không chi tiết dẫn đến mất giá trị chứng minh.
• Không ghi rõ tình trạng hàng hóa nguy hiểm tại thời điểm bàn giao.
• Bỏ sót các chi phí phát sinh, dẫn đến tranh chấp về tài chính sau thanh lý.
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu dấu, làm biên bản bị vô hiệu.

Hướng dẫn tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nguy hiểm (Word/PDF)

Bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản thanh lý khác như biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa trọn gói, biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển hàng hóa nội địa, hoặc biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì phương tiện hạng nặng để ứng dụng cho từng trường hợp cụ thể. Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý chuẩn và điều chỉnh theo đúng tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, đội ngũ luật sư của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí.