Biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ là văn bản được ký kết giữa cơ sở nha khoa và khách hàng sau khi quá trình điều trị răng sứ hoàn tất và khoản tiền trả góp cuối cùng đã được thanh toán đầy đủ. Văn bản này xác nhận chấm dứt quan hệ hợp đồng, đồng thời là căn cứ để giải quyết các vấn đề bảo hành, khiếu nại sau này. Hiện nay có hai mô hình trả góp phổ biến: trả góp trực tiếp tại phòng khám hoặc qua công ty tài chính (FE Credit, Home Credit,...) – biên bản thanh lý được sử dụng chung nhưng phạm vi ràng buộc khác nhau.

Vai trò của biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng trả góp nha khoa

Biên bản thanh lý giúp phòng khám xóa công nợ phải thu trong sổ kế toán, xác định thời điểm bắt đầu bảo hành răng sứ và là chứng từ hợp pháp khi có tranh chấp. Đối với khách hàng vay trả góp qua công ty tài chính, biên bản này còn hỗ trợ đối soát và tất toán khoản vay nhanh chóng. Về mặt tâm lý, việc ký biên bản thanh lý tạo cảm giác "khép lại hồ sơ" chuyên nghiệp, giúp khách hàng yên tâm về chế độ bảo hành và sẵn sàng giới thiệu bạn bè, người thân.

Phân biệt biên bản thanh lý và hợp đồng trả góp răng sứ

Hợp đồng trả góp xác lập quyền, nghĩa vụ ban đầu; biên bản thanh lý là văn bản kết thúc các nghĩa vụ đó. Hợp đồng được ký trước khi điều trị, còn biên bản được lập sau khi răng sứ đã gắn và khách hàng thanh toán đủ. Nội dung biên bản ngắn gọn, tập trung xác nhận tài chính và quyền lợi bảo hành còn hiệu lực. Đặc biệt, trong mô hình trả góp qua công ty tài chính, khách hàng cần phân biệt hợp đồng vay vốn và hợp đồng dịch vụ nha khoa – biên bản thanh lý chỉ làm thủ tục với phòng khám, còn tất toán khoản vay thực hiện riêng tại công ty tài chính.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ?

Hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thanh toán trả góp

Ngay sau khi khách hàng trả hết khoản trả góp cuối cùng (thường từ 6–12 tháng), phòng khám nên chủ động lập biên bản trong vòng 24–48 giờ để tránh thất lạc hồ sơ. Hệ thống phần mềm quản lý sẽ hiển thị trạng thái "hợp đồng cần thanh lý" để nhân viên lễ tân xử lý.

Chấm dứt hợp đồng trước hạn hoặc hủy hợp đồng trả góp

Nếu khách hàng tất toán trước hạn hoặc hủy giữa chừng, biên bản cần ghi rõ lý do, số tiền còn lại, phí phát sinh (nếu có) và phần dịch vụ đã thực hiện (số răng đã mài cùi, đã lấy dấu,...) để tránh tranh chấp. Nếu chấm dứt do lỗi của phòng khám như sai màu răng, lệch khớp cắn, biên bản phải ghi nhận trách nhiệm hoàn tiền hoặc cam kết điều trị lại miễn phí.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ

Thông tin của các bên tham gia (nha khoa và khách hàng)

Cần ghi chính xác thông tin phòng khám (tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện) và khách hàng (họ tên, CCCD, địa chỉ). Nếu vay qua công ty tài chính, bổ sung tên và số hợp đồng vay để tiện đối soát.

Xác nhận tình trạng sản phẩm răng sứ và quá trình điều trị

Liệt kê vị trí răng đã bọc sứ, chất liệu (kim loại, titan, Zirconia), ngày hoàn tất và tình trạng khớp cắn. Điều này giúp xác định trách nhiệm bảo hành sau này, tránh khiếu nại kéo dài.

Xác nhận nghĩa vụ tài chính đã được thanh toán đầy đủ

Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã trả từng đợt, số tiền còn lại (nếu có) và xác nhận "đã thanh toán đủ". Nên viết cả số và chữ để tránh gian lận, sửa chữa. Nếu có phí phạt trả chậm hoặc phí tất toán trước hạn, cần nêu rõ.

Cam kết và chữ ký của các bên

Hai bên cam kết đã hoàn thành nghĩa vụ, không còn khiếu nại về tài chính. Phòng khám đóng dấu, khách hàng ký tay; nếu có ba bên (gồm công ty tài chính) thì cần đầy đủ chữ ký và mỗi bên giữ một bản gốc.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ

Các lưu ý về số hợp đồng, số tiền trả góp còn lại

Phân biệt rõ số hợp đồng nha khoa và số hợp đồng vay trả góp. Kiểm tra sao kê từ hệ thống trước khi lập biên bản, đảm bảo không còn sót kỳ thanh toán nào. Nếu khách thanh toán bằng chuyển khoản, cần chờ tiền về tài khoản (thường T+1) rồi mới ký thanh lý.

Lưu ý về hiệu lực pháp lý và số lượng bản lưu giữ

Biên bản không bắt buộc công chứng theo Luật Công chứng 2014, nhưng có thể công chứng tự nguyện để tăng giá trị pháp lý. Thông thường lập 2 bản (phòng khám và khách hàng), lập 3 bản nếu có công ty tài chính. Hồ sơ nên lưu tối thiểu 5 năm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ

Hướng dẫn tải và cách sử dụng mẫu

Tải mẫu dạng Word (.docx) để dễ chỉnh sửa thông tin. Kiểm tra đầy đủ các trường quan trọng như ngày bàn giao răng sứ, thời hạn bảo hành, số hợp đồng vay. Sau khi ký, lưu cả bản cứng và bản PDF gửi vào email để phòng khi mất giấy.

Ngoài ra, nếu bạn cần các mẫu biên bản thanh lý cho lĩnh vực khác, có thể tham khảo thêm:

• Biên bản thanh lý hợp đồng may đồng phục học sinh
• Biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe
• Biên bản thanh lý hợp đồng may đồng phục

Tất cả đều được cung cấp miễn phí tại Mẫu Biên Bản.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không, biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ không thuộc danh mục bắt buộc công chứng theo Luật Công chứng 2014. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã công chứng, bạn nên công chứng biên bản thanh lý để đảm bảo tính đồng bộ và tránh rủi ro khi một bên phủ nhận chữ ký.

Khách hàng còn dư nợ trả góp thì có thanh lý được không?

Nếu còn nợ phòng khám, chưa thể thanh lý vì biên bản phải xác nhận đã thanh toán đủ. Nếu còn nợ công ty tài chính, bạn vẫn có thể ký biên bản với phòng khám để xác nhận dịch vụ hoàn tất, nhưng nghĩa vụ trả nợ vẫn còn với công ty tài chính. Trong trường hợp này, biên bản cần ghi chú rõ ràng để tránh hiểu lầm.

Mất biên bản thanh lý thì phải xử lý như thế nào?

Liên hệ phòng khám để xin sao y từ bản lưu. Nếu cả hai bên đều mất, có thể lập biên bản thay thế ghi rõ lý do. Tốt nhất, ngay sau khi ký, hãy scan hoặc chụp lại và lưu trữ trên email hoặc Google Drive – chỉ cần một file ảnh rõ chữ ký cũng đủ làm căn cứ đối chiếu.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng trả góp răng sứ là văn bản quan trọng giúp khép lại hồ sơ điều trị một cách chuyên nghiệp và hợp pháp. Hãy tải ngay mẫu tại Mẫu Biên Bản để sử dụng, đồng thời đừng quên lưu giữ cẩn thận sau khi ký kết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình soạn thảo, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản liên quan tại website của chúng tôi.