Biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản là văn bản ghi nhận sự chấm dứt, kết thúc các quyền và nghĩa vụ của hai bên trong hợp đồng dịch vụ bảo vệ, thường được lập sau khi thời hạn hợp đồng kết thúc hoặc khi các bên thống nhất dừng hợp đồng trước thời hạn. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê bảo vệ tài sản là một dạng hợp đồng dịch vụ, được điều chỉnh từ Điều 513 đến Điều 521; biên bản thanh lý không được định nghĩa riêng trong luật nhưng được thừa nhận là chứng từ ghi nhận việc hoàn thành hợp đồng. Trong thực tế kế toán, biên bản này còn được gọi là “biên bản đối chiếu và quyết toán hợp đồng”, vì nó chốt lại số tiền phải thanh toán cuối cùng giữa bên thuê và đơn vị bảo vệ.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý được xem là chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp, bởi theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, đương sự có quyền và nghĩa vụ chứng minh yêu cầu của mình bằng chứng cứ, trong đó có văn bản thanh lý. Nếu không có biên bản thanh lý, bên thuê có thể bị đơn vị bảo vệ “khóa” hồ sơ công nợ, gây phát sinh các khoản phí vô lý như tiền nhân công ngoài giờ, tiền thiết bị, tiền phạt… mà không có cơ sở đối chiếu. Biên bản còn giúp chấm dứt trách nhiệm quản lý tài sản, nghĩa vụ bố trí nhân viên bảo vệ tại hiện trường và là cơ sở để thu hồi giấy tờ, chìa khóa, thẻ từ.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản?

Hợp đồng hết thời hạn theo thỏa thuận

Hợp đồng thuê bảo vệ thường có thời hạn 06 tháng hoặc 12 tháng. Khi hết thời hạn, nếu hai bên không ký phụ lục gia hạn, hợp đồng tự chấm dứt theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Đây là thời điểm cần lập biên bản thanh lý để chốt nghĩa vụ và chứng minh hợp đồng đã hoàn thành một cách hợp pháp.

Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Khi doanh nghiệp chuyển đổi đơn vị bảo vệ giữa chừng, hai bên cần lập biên bản thanh lý để xác nhận không ai còn nghĩa vụ gì với nhau sau ngày chấm dứt, tránh kiện tụng vì bỏ vị trí canh gác. Nếu một bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán hoặc phục vụ, bên còn lại có quyền yêu cầu thanh lý sớm; biên bản lúc này cần ghi rõ các khoản bồi thường, phạt để làm cơ sở xuất hóa đơn, truy thu.

Các trường hợp bất khả kháng hoặc vi phạm hợp đồng

Theo Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015, sự kiện bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn làm cho hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện. Khi đó, biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận việc miễn trừ trách nhiệm cho các bên, giúp các bên ràng buộc trách nhiệm còn lại một cách rõ ràng.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ

Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại

Bộ luật Dân sự 2015 là căn cứ nền tảng; nếu hợp đồng ký giữa các thương nhân vì mục đích lợi nhuận, Luật Thương mại 2005 cũng được áp dụng, trong đó Điều 82 quy định về việc chấm dứt hợp đồng dịch vụ. Các bên nên dẫn chiếu trực tiếp tại biên bản: “Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành” – đây là cách viết phổ biến trong các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ đang lưu hành.

Quy định về dịch vụ bảo vệ tài sản tại Việt Nam

Kinh doanh dịch vụ bảo vệ là ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo vệ phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự do cơ quan Công an cấp. Nghị định này không quy định cụ thể về thanh lý hợp đồng, nhưng yêu cầu doanh nghiệp bảo vệ quản lý chặt chẽ hồ sơ nhân viên, trang thiết bị, đồng phục – là cơ sở để bên thuê đối chiếu hiện trạng khi lập biên bản. Ngoài ra, theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại không được vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm – con số này nên được nhắc đến khi thanh lý hợp đồng có phát sinh vi phạm.

Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Biên bản cần ghi rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật và số điện thoại của cả bên thuê và bên cung cấp dịch vụ bảo vệ.

Thông tin về hợp đồng được thanh lý

Phần này bắt buộc phải nêu số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, phạm vi bảo vệ, giá trị hợp đồng (chưa gồm thuế GTGT) để đối chiếu với hồ sơ gốc.

Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ của các bên

Nội dung biên bản cần liệt kê khối lượng đã thực hiện: số ca trực, số nhân viên bảo vệ đã bố trí, các biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao ca trực đã ký trong quá trình thực hiện.

Tình trạng tài sản, thiết bị bàn giao

Bên cung cấp dịch vụ phải thống kê lại các tài sản đã nhận từ bên thuê như: camera, bộ đàm, đồng hồ chấm công, chìa khóa, thẻ từ, sổ giao ca… kèm tình trạng tốt/xấu và số lượng cụ thể.

Quyết toán chi phí và các khoản thanh toán cuối cùng

Biên bản phải có bảng quyết toán rõ ràng: Tổng giá trị hợp đồng đã ký, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán, các khoản phạt/khấu trừ nếu có, tiền thuế GTGT 10% (nếu thuộc diện chịu thuế) và tổng số tiền bên thuê phải chuyển khoản lần cuối.

Chữ ký, dấu và hiệu lực của biên bản

Biên bản thanh lý có hiệu lực sau khi được đại diện hợp pháp của hai bên ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu (nếu có); số bản lập thường là 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản

Bước 1: Thu thập hồ sơ hợp đồng gốc và phụ lục

Trước khi soạn biên bản, cần thu thập đầy đủ: hợp đồng gốc, các phụ lục hợp đồng, biên bản bàn giao hiện trường, biên bản nghiệm thu hàng tháng, bảng chấm công nhân viên bảo vệ, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán.

Bước 2: Soạn thảo nội dung biên bản thanh lý

Hướng dẫn lập biên bản thanh lý chuẩn là phải mở đầu bằng quốc hiệu – tiêu ngữ, sau đó ghi rõ căn cứ pháp lý, thông tin hai bên, nội dung thanh lý và điều khoản cam kết; ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt, rõ ràng, không tẩy xóa.

Bước 3: Kiểm tra thông tin và quyết toán công nợ

Kế toán hai bên cần đối chiếu công nợ trước khi ký; lập bảng đối chiếu công nợ kèm theo biên bản, ghi rõ tất cả các hóa đơn đã phát hành và số dư cuối cùng.

Bước 4: Ký kết và phân phối biên bản cho các bên

Sau khi ký, mỗi bên giữ 01 bản gốc, bộ phận kế toán nhập liệu vào sổ sách; nếu hợp đồng đã đăng ký giao dịch bảo đảm hoặc có công chứng, nên cân nhắc công chứng thêm biên bản thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản chuẩn (file word)

Tải về mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ

Hiện nay không có mẫu biên bản thanh lý hợp đồng duy nhất do Nhà nước ban hành, do đó doanh nghiệp có thể tải mẫu biên bản thanh lý file word tại các trang pháp lý uy tín như Thư viện Pháp luật, LuatVietnam, rồi chỉnh sửa thông tin cho phù hợp. Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp các mẫu thanh lý chuyên nghiệp, dễ dàng điều chỉnh theo từng loại hợp đồng. Ngoài mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản, bạn có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng thuê khoán tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng thuê tài sản và biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ trọng tài để có thêm lựa chọn phù hợp với nhu cầu thực tế.

Ví dụ cụ thể về cách điền mẫu

Ví dụ thực tế, trong mục “Giá trị quyết toán cuối cùng” nên ghi: “Tổng giá trị hợp đồng theo phụ lục 01: 120.000.000 đồng (chưa gồm 10% GTGT); đã thanh toán: 110.000.000 đồng; còn phải thanh toán: 10.000.000 đồng + 1.000.000 đồng thuế GTGT = 11.000.000 đồng” – con số này phải khớp tuyệt đối với bảng đối chiếu công nợ.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản

Tránh sai sót về thời điểm ký biên bản

Biên bản thanh lý chỉ nên ký sau ngày cuối cùng mà nhân viên bảo vệ thực hiện nhiệm vụ, tuyệt đối không ký “khống” vào ngày tương lai hoặc ký trước khi bên bảo vệ rút quân khỏi hiện trường.

Đảm bảo đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền

Người ký biên bản phải đúng người đại diện theo pháp luật ghi trong đăng ký kinh doanh; nếu ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp lệ theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015.

Xử lý các khoản phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại

Khi thanh lý, nếu nhân viên bảo vệ làm mất tài sản hoặc bỏ trực, bên thuê cần chỉ rõ điều khoản phạt, mức bồi thường và thời hạn thanh toán; nếu thuộc hợp đồng thương mại, nhớ khống chế mức phạt không vượt quá 8% theo Điều 301 Luật Thương mại 2005.

Nghĩa vụ bảo mật và chuyển giao hồ sơ sau khi thanh lý

Sau khi thanh lý, bên cung cấp dịch vụ bảo vệ phải bàn giao toàn bộ sổ sách, lịch trực, hình ảnh camera liên quan và cam kết không tiết lộ thông tin nội bộ của bên thuê theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP và thỏa thuận trong hợp đồng.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản, trừ khi các bên có thỏa thuận trước đó hoặc hợp đồng gốc đã được công chứng theo yêu cầu của bên thuê.

Nếu một bên không đồng ý thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên mong muốn thanh lý có thể lập văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, gửi bảo đảm qua bưu điện; nếu bên kia cố tình không ký biên bản, bên còn lại có quyền khởi kiện trong thời hiệu 03 năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015.

Biên bản thanh lý có thể được lập sau khi hợp đồng đã hết hạn không?

Hoàn toàn có thể lập sau, miễn là trong thời hiệu khởi kiện 03 năm; nhiều doanh nghiệp thường lập biên bản thanh lý trễ từ 30–45 ngày để chờ đối chiếu công nợ và chốt sổ thuế, điều này không làm mất giá trị pháp lý của biên bản.

Chi phí thanh lý hợp đồng do bên nào chịu?

Luật không quy định cụ thể, các bên tự thỏa thuận; thông thường, mỗi bên chịu chi phí của mình, còn chi phí công chứng (nếu có) thường do bên yêu cầu công chứng thanh toán, hoặc chia đôi theo sự đồng thuận.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê bảo vệ tài sản không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn pháp lý” giúp doanh nghiệp chốt công nợ, ngăn ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi khi kết thúc hợp đồng với đơn vị bảo vệ. Để biên bản có giá trị, bạn cần tải mẫu biên bản thanh lý file word chất lượng, điền đúng nội dung gợi ý và ký kết đúng thẩm quyền – đây là 03 yếu tố quyết định tính pháp lý của văn bản. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay mẫu chuẩn và nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ biên tập viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi!